Документирование управленческой деятельности

Возьмем для рассмотрения роли документов в деятельности предприятия условный упрощенный пример. Предположим, на наш завод постоянный клиент прислал заказ на изготовление партии продукции. Этот заказ должен быть выполнен на официальном бланке, заверен необходимыми подписями ответственных лиц и печатью, содержать сведения о наличии у заказчика счета в банке, с которого он переведет нам деньги за продукцию. Для нас этот документ является гарантией того, что, понеся расходы по производству продукции, мы не останемся без компенсации наших затрат. В случае спора такой документ должен иметь статус доказательства в арбитражном суде.

Этот документ поступает к нам в канцелярию по почте или факсу (не всякий заказ можно выполнять на основании заказа по факсу, поскольку факсимильное сообщение -- это не подлинник, а факсимильная копия документа, а суды рассматривают только подлинники документов). В канцелярии его должны принять, проверить достоверность, правильность составления, наличие всех необходимых элементов, положенных для такого рода документов. Документ должны зарегистрировать, т. е. присвоить уникальный индекс и номер, благодаря которым этот документ будет отличаться от массы подобных ему, его можно будет найти, проконтролировать его движение, установить место хранения.

Такого рода важные документы направляются обычно на рассмотрение руководителю организации, который накладывает резолюцию, пишет свое решение, что следует делать, кому и когда по сути данного документа.

Если решение положительное, документ или его копии, сделанные для каждого исполнителя в канцелярии, направляются исполнителям решения руководителя «на исполнение». Исполнителями могут быть:

· конструкторский отдел, разрабатывающий чертежи на изготовление продукта, изделия;

· технологический отдел, разрабатывающий технологию изготовления изделия;

· экономические службы, планирующие все виды затрат, связанных с производством и реализацией изделия;

· маркетинговая служба, регулирующая отношения предприятия с рынком;

· отдел сбыта, осуществляющий реализацию изделия и контроль за соблюдением оговоренных сроков изготовления;

· другие подразделения, включая производственные цеха.

Функции, права, обязанности этих подразделений зафиксированы в документах, отражающих разделение труда, таких как положения о подразделениях, штатные расписания. Общие правила поведения и взаимодействия участников и организаторов создания продукции обеспечиваются многочисленными документами: коллективным договором администрации и трудового коллектива, положением о персонале или трудовым распорядком, а обязанности, права и ответственность каждого специалиста и руководителя -- должностной инструкцией и трудовым договором. Трудовой процесс по производству изделия сопровождается также разработкой многочисленных документов: чертежами и другой конструкторской документацией, техническими условиями, сметами затрат, калькуляциями, технологической документацией, финансовыми документами, учетными документами и др. Подразделения пишут друг другу служебные записки, докладные, их деятельность регулируется приказами, распоряжениями руководителей разного уровня.

В процессе производства изделия стороны обмениваются служебными письмами разного предназначения: напоминание, информирование, уточнение, изменение условий и т. п.

Завершается эта деятельность отгрузкой изготовленного изделия, его отправкой с сопроводительными документами, выставлением банковского счета на оплату издержек производства. Все участники производства, его организаторы и руководители получают компенсацию за труд (заработную плату, премии) из средств, поступивших за реализацию изделия.

У каждого из документов свое предназначение, особенности содержания и разработки, свои маршруты движения по подразделениям.

На рис. 1.1 показана система документов, образующихся в деятельности предприятия при выполнении заказа.

Рис.1.1. Укрупненная схема движения документов на предприятии

1.4 Этические аспекты письменных коммуникаций

Этика делового общения посредством письменной речи, т. е. посредством документов заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:

· знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению;

· стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;

· проявлять скромность в общении, не теряя достоинства;

· помнить, что направленный вами адресату документ -- это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от впечатления, которое производит ваш документ (грамотный -- неграмотный, правильный -- неправильный, на понятном деловом языке -- составленный по непонятным правилам, скромный -- амбициозный и т. д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.

Помните, что в серьезном бизнесе самое ценное -- клиент, а из клиентов самый ценный -- постоянный клиент, партнер. Ваш документ -элемент вашего имиджа; самое ценное в имидже -- репутация честного, надежного делового партнера.

2. НАПРАВЛЕНИЯ КЛАССИФИКАЦИИ, СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству

Приведем ряд определений, позволяющих установить единство терминологии и показать направления развития отечественной общегосударственной системы документационного обеспечения управления.

Документ -- материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ-- это обычно носитель информации или управленческого решения, затем -- хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.

Делопроизводство -- деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами (ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Документированная информация (документ) -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ; Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609. С. 1213).

Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации:

1. Стремление привести к единообразию носители информации и порядок размещения на них информации.

2. Ускорение процессов обработки и передачи информации.

3. Минимизация затрат на поиск и хранение данных.

Первое направление реализуется путем стандартизации и унификации носителей информации и их элементов, а второе и третье -- путем совершенствования процессов и развития средств обработки и передачи информации (рис. 2.1). Конечно, унификация и стандартизация носителей информации и процедур их обработки также способствует ускорению их обработки, поиска, обеспечению сохранности.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) -

комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях. На основе ЕГСД разработан нормативный документ -- Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Стандартизация -- процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Стандартизация, например, терминов и определений в сфере делопроизводства позволила предоставить специалистам возможность использовать единый язык, лексику, стиль, обеспечить точное понимание друг друга.

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ -- документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

На настоящий момент разработан ряд унифицированных систем документации. К ним относятся унифицированные системы:

· плановой документации;

· отчетно-статистической документации;

· первичной учетной документации;

· финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений, организаций;

· расчетно-денежной документации;

· организационно-распорядительной документации;

· документации по ценообразованию;

· документации по материально-техническому снабжению и сбыту;

· документации по торговле;

· документации по внешней торговле;

· проектной документации для строительства;

· документации по изобретениям и открытиям;

· документации по социальному обеспечению;

· документации по труду и социальным вопросам;

· документации по бытовому обслуживанию;

· документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла.

Особой группой документов, в которых зафиксирована техническая мысль, являются технические документы (графические и текстовые). Наиболее широко известны конструкторская, технологическая, научно-исследовательская документации и соответствующие им системы документов:

· ЕСКД -- Единая система конструкторской документации;

· ЕСТД -- Единая система технологической документации;

· ЕСТПП -- Единая система документации по технической подготовке производства;

· структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах;

· строительные нормы и правила и др.

Благодаря этим нормативным материалам технические специалисты понимают чертежи, технологию изготовления и требования, где бы они ни были выработаны. Этим, в частности, обеспечивается производственная кооперация.

Как правило, одним из факторов профессионализма в той или иной сфере деятельности являются знания и умения в области соответствующей системы документации. Но наиболее широко используемой группой документов являются организационно-распорядительные документы, с составлением, оформлением и обработкой которых сталкивается буквально каждый работник (например, документы по личному составу, приказы, справки, протоколы и т. п.); поэтому мы особенно выделяем унифицированную систему организационно-распорядительной документации, которая устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач.

Форма документа -- установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа -- обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Постоянный реквизит документа -- реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа -- реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Реквизит-признак -- реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.

Реквизит-основание -- реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.

Показатель в документе -- совокупность реквизита-признака и реквизита-основания.

Бланк документа (бланк) -- носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Схема расположения реквизитов документов -- модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов. Схемы размещения реквизитов организационно-распорядительных документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Рабочее поле документа -- часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.

Служебное поле документа -- часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль; на верхнее поле «заходит» реквизит «Гриф утверждения».

2.2 Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии

В любой организации, на любом предприятии должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия.

Общегосударственные материалы по ДОУ

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68. (Помогает в разработке собственной Инструкции по делопроизводству).

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.

4. Положение об Архивном фонде РФ. М., 1994.

5. Положение о Государственной архивной службе РФ. М., 1994.

6.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.)1.

Необходимо выяснить в территориальном учреждении Росархива, является ли ваша организация источником формирования Архивных фондов РФ. Возможно, вышестоящая организация разработала специальный отраслевой или корпоративный Перечень документов с указанием сроков их хранения; в этом случае следует руководствоваться и его требованиями.

8. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. М., 1981.

Благодаря ориентации на нормы, устанавливаемые этим документом, обычно удается обеспечить уважительное отношение к клиентам и создать благоприятный имидж у потребителей и общества в целом.

9. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Более полный перечень нормативных документов, регламентирующих оформление документов, можно найти, например, в книге А. Ю. Чуковенкова и В. Ф. Янковой «Правила оформления документов» (М.: Велби, 2004).

Собственные документы организации

1. Копия Устава организации -- для точного исполнения реквизитов, связанных с наименованием и справочными данными о собственной организации.

2. Положения о структурных подразделениях -- для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, что способствует экономии времени руководителя (который освобождается от необходимости накладывать резолюцию на каждый входящий документ, определяя задание и срок исполнения, что не является необходимым в очевидных случаях места исполнения документа; однако при этом необходимо ввести систему типовых сроков исполнения документов внутри организации, чтобы с их помощью контролировать исполнительскую дисциплину), ускорению документооборота и повышению оперативности принятия решений.

3. Должностные инструкции ведущих (ключевых) специалистов, особенно заместителей руководителя -- для достижения тех же целей, что и в предыдущем случае.

4. Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) -- для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами; типовые сроки исполнения документов на предприятии; маршруты движения наиболее важных документов; система контроля за исполнением документов; особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну; правила регистрации документов; типовые формы документов и т. п. Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составивших, должны быть единообразны с точки зрения формы и содержания постоянных реквизитов. Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают некоторое разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее приемлемый вариант. Например, реквизит «Справочные данные об организации», входящий в число постоянных реквизитов для внешней документации, согласно стандарту должен обязательно включать только почтовый адрес организации, а остальные элементы (номера телефонов, факсов, телексов, электронной почты, банковские счета, БИК) -- по усмотрению организации. Поэтому руководство должно решить, как будет выглядеть бланк организации с постоянными реквизитами, и это решение довести до всех лиц, подготавливающих документы, для его обязательного выполнения. Шаблон бланка можно исполнить на компьютере и внести в базу всех компьютеров, используемых для подготовки документов. Изображение бланка организации уместно привести в «Инструкции по делопроизводству».

В Инструкции по делопроизводству конкретной организации, кроме того, должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления. Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а, кроме того, отражают неповторимость личности ее руководителей, постольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. Повторим, что в ГОСТ Р 6.30-2003 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и это «усмотрение» должно быть доведено до всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними. Кроме того, документационное обеспечение управления требует от всех его участников знания правил ДОУ; ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих местах необходимых инструктивных и нормативных материалов. Выходом из этой ситуации может стать разработка и доведение до работников инструкции по делопроизводству в организации, включающей также и нормативные, и инструктивные материалы общего назначения.

На что же следует обратить внимание, что определить при разработке инструкции по ДОУ (делопроизводству) в организации? Перечислим основные моменты:

1. Какие виды бланков для документов вводятся в организации из перечня: общий бланк, бланк письма, бланки конкретных документов, кроме письма.

2. Состав справочных данных об организации на бланках.

3. Порядок простановки даты на документах.

4. Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел.

5. Примеры бланков документов, их формы.

6. Состав отметки для автоматического поиска документов в памяти компьютера.

7. Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица организации.

8. Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделения.

9. При наличии у организации законных прав на размещение Гер-бэ РФ или Герба субъекта Федерации -- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с гербами.

10. Порядок проставления реквизита «Отметка об исполнителе».

11. Порядок контроля исполнения документов.

12. Типовые сроки исполнения документов.

13. Перечень документов, по которым требуется составление не только копии, но и отпуска (второго экземпляра оригинала).

14. Признаки оригинальной подписи на документах (например, цветные чернила) и порядок использования подписи-факсимиле.

15. Порядок составления номенклатуры дел и, возможно, сама номенклатура дел в качестве приложения к Инструкции.

16. Положение об экспертной комиссии по делопроизводству.

17. Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью, а также указание места размещения печати (под последним словом в названии должности).

18. Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов.

19. Порядок визирования документов должностными лицами организации и состав визирующей надписи.

20. Должностная инструкция ответственного за документацион-ное обеспечение управления и других лиц, для которых работа с организационно-распорядительными документами является основным видом деятельности.

21. Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну и другие виды ограничения доступа.

22. Документооборот по важнейшим сквозным документам.

23. Словарь слов, содержащих трудности при написании.

24. Правила корректировки документов, черновиков и применяемые корректурные знаки.

25. Система кодировки подразделений и должностных лиц организации (если она имеется).

26. Перечень нерегистрируемых документов.

27. Указание, что при наличии нескольких исполнителей у документа, согласно резолюции, ответственным за исполнение документа в целом является лицо, чья фамилия идет первой в списке исполнителей или подчеркнута.

28. Особенности и примеры составления конкретных видов документов (при необходимости).

29. Договор с организацией Росархива (таковой должен быть, если организация является участником комплектования архивных фондов государственных, муниципальных архивов) и др.

Для примера, при разработке фирменной «Инструкции по делопроизводству» целесообразно использовать упоминавшуюся «Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденную приказом Федеральной архивной службы РФ от 27 ноября 2000 г. № 68'.

5. Номенклатура дел, о которой речь пойдет дальше, -- это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке. Этот документ определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания. Дело (папка) -- совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Иногда возникает необходимость в создании отдельной папки (дела) всего на один документ (например, для размещения устава организации).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6