Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). -- СПб.: Питер, 2005. --240 с.: ил. -- (Серия «Краткий курс»),

ISBN 5-469-00647-6

Перед вами не сухое описание документации и рекомендации по ее ведению, а настоящий помощник для секретаря любого уровня, будь вы секретарем в маленькой фирме или на огромном производстве с многочисленным штатом сотрудников и нескончаемым документооборотом. Книга известного российского автора, выдержавшая несколько тиражей, уникальна тем, что в ней скомпонованы все основные правила делопроизводства под одной «крышей». Они помогут вам оптимизировать важнейшие процессы информационного обмена, от которых зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей.

В ясном изложении с множеством примеров рассмотрены вопросы дисциплины «Документирование управленческой деятельности» Государственного образовательного стандарта по специальности 060800 «Экономика и управление предприятием», угвержденного Приказом министра образования РФ от 02.03.2000 № 686.

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

1.1 Значение документационного обеспечения управления

1.2 Из истории письменных коммуникации в России

1.3 Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов

1.4 Этические аспекты письменных коммуникаций

2. НАПРАВЛЕНИЯ КЛАССИФИКАЦИИ, СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству

2.2 Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии

2.3 Классификация документов

3. СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ДОКУМЕНТАХ, ПРАВИЛА ИХ КОРРЕКТИРОВКИ, СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ

3.1 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов в России: ГОСТ Р 6.30-2003

3.2 Меры против мошенничества

3.3 Стандарты при осуществлении письменных коммуникаций с зарубежными деловыми партнерами

3.4 Этические нормы при составлении текста делового письма. Проблема определения формы вежливого обращения

3.5 Правила корректировки документов

3.6 Сроки исполнения документов

3.7 Стандарты при разработке научной документации, реферата, информационного обзора, бизнес-отчета

4. ПРИМЕРЫ СОСТАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5. Документы По Личному Составу Предприятия

5.1 Документы личного дела работника

5.2 Правила ведения и хранения трудовых книжек

5.3 Документы для трудоустройства

5.4 Деловое общение посредством визитной карточки

6. ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА И ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

7. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДОКУМЕНТООБОРОТ И АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

7.1 Систематизация документов на предприятии

7.2 Регистрация документов с помощью «Номенклатуры дел»

7.3 Документооборот на предприятии

7.4 Автоматизация документационных процессов

7.5 Особенности хранения документов

8. ТЕХНОЛОГИЯ ПОДГОТОВКИ И ЗАКЛЮЧЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОГО СОГЛАШЕНИЯ

8.1 Сбор информации о деловом партнере

8.2 Структура ц содержание договора купли-продажи товаров

9. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

9.1 Основные понятия. Обязанности и права обладателя информации

9.2 Режим коммерческой тайны

9.3 Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну

9.4 Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну

9.5 Защита персональных данных работника (глава 14 Трудового кодекса РФ, статьи 85-90; извлечения)

10. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ И РЕГИСТРАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Статья 11. Порядок учреждения общества

Статья 12. Учредительные документы общества

Статья 13. Государственная регистрация общества

11. ИССЛЕДОВАНИЯ И РАСЧЕТЫ В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

12. СПРАВОЧНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

12.1 Примерный перечень документов, подлежащих легитимизации

12.2 Список слов делового языка, вызывающих трудности в употреблении

12.3 Модели и варианты синтаксических конструкций для делового письма

12.4 Примеры оформления приказов и соответствующих записей в разделе «Сведения о работе» трудовых книжек работников

12.5 Примерное Положение о канцелярии

12.6 Квалификационная характеристика «Заведующий канцелярией»

13. ДЕЛОВАЯ ИГРА, ВОПРОСЫ. ЗАДАНИЯ

13.1 Деловая игра: Организация деловой переписки и оформление документов по сделке в двух вариантах -- путем составления и обмена деловыми письмами (оферта и акцепт) и путем разработки специального коммерческого соглашения

13.2 Деловая ситуация: Оформление на работу

13.3 Отдельные практические задания

13.4 Состав папки студента по итогам изучения делопроизводства

13.5 Вопросы по теории делопроизводства

ЛИТЕРАТУРА

Введение

Информация в наше время играет исключительно важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того что оно «потребительское» и «постиндустриальное», еще характеризуется как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации на современном этапе развития человечества. Уместно отметить, что темпы научно-технического прогресса, развитие компьютерных, телекоммуникационных систем и информационных технологий беспрецедентно высоки. В ценности информации не сомневается ни один человек; многочисленные примеры доказывают решающую роль информации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.

Важнейшими носителями информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

Документы -- одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо -- это еще и самопредставление, элемент и показатель имиджа организации; оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма могут дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство -- один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

По определению, делопроизводство (документационное обеспечение управления) -- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами1.

В этой книге рассмотрены вопросы дисциплины «Документирование управленческой деятельности» Государственного образовательного стандарта по специальности 060800 «Экономика и управление предприятием», утвержденного Приказом министра образования РФ от 2 марта 2000 г. № 686:

· документ и системы документации;

· управленческая документация: требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, состав и расположение реквизитов;

· составление и оформление основных документов: договоров, контрактов, приказов, служебных записок, протоколов, актов, справок и документов личного происхождения;

· организация документооборота;

· систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения;

· современные способы и техника создания документов;

· деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения;

· правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами;

· корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция;

· организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Автор выражает благодарность сотрудникам Центрального государственного архива Санкт-Петербурга Валентине Анатольевне Вагановой и Ирине Николаевне Григорьевой за их бесценные советы, полученные автором в процессе написания этой книги.

1.ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

1.1 Значение документационного обеспечения управления

Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно обеспечить необходимые ресурсы, производственные мощности, распределить работы, согласовать усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. Каждый человек является специалистом в своей области (один -- конструктор, второй -- технолог, третий -- экономист, четвертый -- станочник и т. д.), но только вместе люди могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай. Зачастую отдельные детали и узлы конечной продукции производятся на разных предприятиях, в разных городах, а иногда и в разных странах.

Своевременность получения и достаточность информации -- фактор снижения риска, залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.

По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три -- пять лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране за последние годы появилась масса новых юридических лиц -- организаций, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями, и эти организации активно включились в процессы производства и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации.

Информация -- важнейший товар: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому современное общество называют «информационным».

Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и средства массовой информации, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 г. действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено, и информационное обеспечение управления.

О значении, придаваемом делопроизводству в современной России, говорит такой факт.

Правительство Москвы еще в 1993 г. приняло постановление «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а мэр Москвы издал распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу». Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов -- за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до 28 минимальных окладов -- за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).

Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии и в любой организации РФ («Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г, а также «Положение об Архивном фонде РФ» и «Положение о Государственной архивной службе», утвержденные указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552).

С 1 июля 2002 г. введен в действие Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях, где, в частности, предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в виде предупреждения или наложения на должностных лиц штрафа от трех до пяти МРОТ (ст. 13.20). Штраф, налагаемый за невыполнение в срок законного предписания органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства на должностное лицо, предусмотрен в пределах от пяти до десяти МРОТ, а на юридическое лицо -- от пятидесяти до ста МРОТ (ст. 19.5).

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяют оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияют на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы -- целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, -- организатором производства и управления и потому обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством; а с другой стороны, -- руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому руководителю необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.

В силу несовершенства человеческой нравственности, преобладания тяги к обеспечению в первую очередь своих интересов сохраняется необходимость закреплять принимаемые решения в документах, имеющих юридическую силу и позволяющих обеспечить защиту, гарантию соблюдения интересов взаимодействующих сторон. Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. В рассказах об устных сделках, совершавшихся некогда русскими купцами, обычно не упоминается о наличии купеческих гильдий, вступление в которые было сопряжено с проверкой на честность и поручительством других членов гильдии. Исключение из гильдии за нарушение данного слова вело к потере клиентуры и разорению «разгильдяя». Устные же договоренности современных зарубежных бизнесменов подкрепляются, как правило, составлением юристами и экономистами фирм-участников сделки полноценного коммерческого соглашения.

1.2 Из истории письменных коммуникаций в России

Отечественное делопроизводство имеет богатую историю, традиции; суть его не изменилась за сотни лет существования нашего государства. Для примера приведем сравнение процедур, связанных с «приказным» делопроизводством времен царя Алексея Михайловича1, и современного делопроизводства (табл. 1.1).

В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу непосредственно на склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился «столп», или свиток; да и государственные документы бывали длинными: Соборное уложение 1649 г. -- 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках; для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и «волочились» за тем, кто их переносил; отсюда разговорное слово «волокита» -- необоснованное затягивание дела.

Да и как было не затягивать дело, особенно состоятельного клиента, если «молодшие подьячие» служили «неверстанно», т. е. без жалованья, только на подношения «челобитчиков»! Составление каждого нового документа подразумевало вознаграждение подьячего, а сколько и каких документов нужно -- они же и определяли, зачастую, по критерию собственной выгоды. Отсюда, наверное, на Руси вековая тяга чиновников к мздоимству.

«Из центра» (от царя, боярской думы, приказов) на места шли указы, грамоты, приговоры, наказы, а снизу вверх поступали отписки, челобитные, доклады. Знакомое слово -- отписка? Приказы писали друг другу «памяти».

Интересна и система коллежского делопроизводства, в частности, Петр I ввел вместо столбцовой формы документов тетрадную и значительно улучшил «порядок в делах».

С начала XIX века в России осуществляется министерское делопроизводство. Так, «Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документа до его хранения в архиве.

Современное делопроизводство -- это результат многовекового исторического процесса. Но если бы у России были документационные источники или солидные артефакты, свидетельствующие об ее историческом прошлом (которое, в действительности, уходит не на одну тысячу лет в глубь веков), мы бы и больше уважали себя как народ, и могли бы чувствовать себя на равных с великими древними цивилизациями, а не (по Маяковскому) «страной-подростком».

О древности истории России можно судить, например, по мифологии различных народов (в которой, как известно, зачастую отражаются реальные исторические события). Так, сохранилось описание царства, куда направились за золотым руном древнегреческие герои: царство, в котором жила мифологическая Медея, было на юге России, имело выход к Черному морю. Кто был Аттила, захвативший в V веке почти всю Европу, в том числе Рим? Предводитель гуннов, волжских племен. Итиль -- древнее название Волги; «Аттила» -- говорят, это искаженное «Эт Итиль» (т. е. «человек с Волги», «волжанин»). Недавно на территории Южного Урала был обнаружен древний город, которому не менее трех тысяч лет: оказывается, и мы являемся потомками древнейших цивилизаций, и у нас есть основания этим гордиться. Будь больше документов, а не только берестяные грамоты древнего Новгорода и Пскова, может быть, и наш менталитет был бы иным, а тяга к потрясениям меньше. Кстати, период в истории Европы, определяемый как Средневековье, у нас, согласно учебникам истории, совпадает с периодом Древней Руси.

Справедливо сделать следующий вывод: исторические источники, документальные свидетельства -- это еще и «менталитетообразующий» фактор.

Таблица 1.1 Сравнение процедур делопроизводства

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6