Документирование трудовой деятельности работника на предприятии

Кроме перечисленных учетных форм в крупных организациях кадровая служба ведет вспомогательную алфавитную картотеку личных дел, необходимую для быстрого нахождения того или иного дела. Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает в себя: фамилию, имя, отчество работника, номер личного дела, дату заведения личного дела и т.д.

Следовательно, в кадровой службе ведутся следующие виды традиционных или электронных учетных картотек (учетного аппарата): картотека личных карточек, статистическая картотека руководящих и ответственных работников, картотека специалистов, картотека научных работников, должностная картотека, алфавитная картотека, контрольная картотека и ряд картотек персонального учета в зависимости от специфики организации.

В практике работы кадровых служб многих организаций достаточно широко используются до настоящего времени одновременно с картотеками или вместо специализированных картотек журнальные формы учета личного состава, количество которых доходит до 30 различных видов.

Обычно журнал или книга учета заводится по каждому четно-справочному направлению работы в разрезе групп и даже отдельных отчетных показателей, справочных и аналитических запросов для быстрого подсчета массовых показателей, необходимых для включения в различные формы отчетности.

Информация о необходимых изменениях и дополнениях в учетных сведениях работников поступает прежде всего из договорных, персональных и организационно-распорядительных документов или от самих работников.

Обязательным условием правильной организации работы по внесению изменений и дополнений в учетные документы является одновременное изменение идентичных показателей сразу во всех видах карточек, журналов баз данных, в которых эта запись имеется.

Конечной целью обработки учетных массивов информации является составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации на разовые запросы.

Регламентированная отчетность по кадрам имеет заранее обусловленный состав информационных показателей. Справочная и справочно-отчетная информация обеспечивает разовые, непериодические запросы, поступающие с различных уровней управления, характеризуется произвольным содержанием и формой документирования. Запрашиваемые справочно-аналитические сведения всегда отличаются большим разнообразием: половой, возрастной и национальный состав кадров, распределение кадров по стажу работы, образовательному уровню, категориям, должностям, наличию правительственных наград и т.д. Справочная информация в большинстве случаев индивидуальна и выдается по вопросам, касающимся отдельных работников.

К справочной информации можно отнести справки, подтверждающие место работы и должность, которые выдаются кадровой службой по требованию работника, и составляемые на основе учетной карточки формы № Т-2. Справки выдаются в срок не более 3 дней. По просьбе работника ему выдается заверенная копия касающегося его приказа (распоряжения).

В последние годы ведение учетной, отчетной, справочно-аналитической и справочной работы по персоналу учреждений, организаций, предприятий и фирм в большинстве случаев основывается на автоматизированной технологии.

Подобная технология резко повышает эффективность управления персоналом за счет оперативного получения полных и достоверных данных по всем функциям, включая не только статистический и персональный поиск необходимых сведений, но и логический анализ состава и движения личного состава для целей прогноозирования и планирования перспективных направлений подбора, подготовки, переподготовки, расширения или сокращения численности персонала и расстановки кадров.

Заключение

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением необходимых документов.

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

Процедура увольнения, освобождения от должности по собственной инициативе, соглашению сторон, в связи в переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовым стажем работника.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих - № Т-2ГС.

Список использованной литературы

1. Айман, Т. О. Делопроизводство : образцы документов. - 2-е изд. / Т. О. Айман. - М. : Издательство РИОР, 2005. - 272 с. - ISBN 5-9557-0144-3.

2. Андреева, В. И. Практика делопроизводства : организация и ведение : учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. - М. : КНОРУС, 2006. - 272 с. - ISBN 5-85971-209-Х.

3. Березина, Н. М. Современное делопроизводство. - 2-е изд. / Н. М. Березина. - СПб. : Питер,2005. - 253 с. - ISBN 5-469-00960-2.

4. Васильева, И. Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент : учеб. пособие / И. Н. Васильева. - М. : Вузовский учебник, 2004. - 243 с. - ISBN 5-9558-0014-Х.

5. Делопроизводство в кадровой службе / сост. А В. Верховцев. - 7-е изд. - М. : ИНФРА-М,2004. - 234 с. - ISBN 5-16-002143.

6. Делопроизводство : образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд. / В. В. Галахов. - М. : ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 456 с. - ISBN 5-98032-024-5.

7. Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. - СПб. : Питер, 2005. - 224 с. - ISBN 5-9579-0037-0.

8. Елизаветина, Т. Делопроизводство на компьютере / Т. Елизаветина. - М. : ИНФРА-М, 2005. - 312 с. - ISBN 5-16-001873-5.

9. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства : документационное обеспечение управления : учебное пособие / М. В. Кирсанова. - М. : ИНФРА-М, 2006. - 364 с. - ISBN 5-16-002417-4.

10. Климова, М. А. Делопроизводство в бухгалтерии / М. А. Климова. - М. : Издательство РИОР, 2004. - 157 с. - ISBN 5-9557-0081-1.

11. Красавин, А. С. Секретарь руководителя организации и делопроизводства / А. С. Красавин. - М. : ИНФРА-М, 2004. - 104 с. - ISBN 5-16-002148-5.

12. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство : учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. - 520 с. - ISBN 5-94798-847-Х.

13. Курноскина, О. Г. Современное делопроизводство компании : постановка и ведение / О. Г. Курноскина. - М. : Издательство «Альфа-Пресс», 2005. - 208 с. - ISBN 5-94280-165-7.

14. Пиляева, В. В. Образцы и строуктурные слова для их составления / В. В. Пиляева. - М. : ИНФРА-М, 2003. - 171 с. - ISBN 5-16-000837-3.

Приложение 1

ТРУДОВОЙ ДОРОВОР (КОНТРАКТ)

Дата__10.03.2004______ №____653_______

Предприятие (организация)_____НЦПИ при Минюсте России

(наименование)

в лице_______директора Фадеева _Олега Борисовича_______________,

(должность, Ф.И.О.)

именуемое в дальнейшем «Предприятие», и___Сергеев__Петр Дмитриевич

(Ф.И.О.)

именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. Работник Сергеев__Петр Дмитриевич_____________

(Ф.И.О.)

принимается на работу в экономический отдел__________

(наименование структурного подразделения)

по профессии, должности инженер-экономист____________

(полное наименование профессии, должности)

квалификации_______________________________________

(разряд, квалификационная категория)

2. Контракт является: договором по основной работе

договором по совместительству

3. Вид контракта:

на неопределенный срок (бессрочный)

на определенный срок___________________________________

(указать причину заключения срочного контракта)

на время выполнения определенной работы_________________.

(указать какой)

4. Срок действия контракта:

начало работы_____________________________________

окончание работы_____________________.

5. Срок испытания: а) без испытания________________________;

б) один месяц__________________________.

(продолжительность испытательного срока)

6. Работник должен выполнять следующие обязанности:_________ Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения: по объему производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), соблюдению правил по охране труда, выполнению смежнных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости или делается ссылка на соответствующие пункты должностной инструкции. При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций делается перечень этих работ и их объемы.

7. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату.

Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.

8. Обязанности Предприятия по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсации и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда:

9. Гарантии согласно Указу Президента РФ от 21.04.93 № 471 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации

10. Особенности режима рабочего времени:

неполный рабочий день

неполная рабочая неделя

почасовая работа

11. Работнику устанавливается:

должностной оклад (тарифная ставка)_____ руб. в месяц или_____ руб. за 1 час работы,

надбавка (доплата и другие выплаты)________________________________________________

(указать вид доплат, надбавок)

_________________________ руб. ( в % к ставке, окладу).

12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:

основной________________________________ рабочих дней;

дополнительный__________________________ рабочих дней.

13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда__________________________

14. Юридические адреса и подписи сторон

Предприятие Работник

Адрес_____________________________

Паспортные данные

Телефон__________________________

Должность И. О. Фамилия

Подпись И. О. Фамилия Подпись

М. П.

Приложение 2

Титульный лист трудовой книжки

Утверждена

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 16 апреля 2003г. № 225

Приложение 3

Форма вкладыша трудовой книжки

Приложение 4

Фрагмент заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»

Приложение 5

Примерные формулировки записей в трудовой книжке, совершенные на основании приказов по персоналу

Приложение 6

Пример заполнения личной карточки работника

Унифицированная форма № Т-2

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 5 января 2004г. № 1

Форма по ОКУД

по ОКПО

НЦПИ при Минюсте России

(наименование организации)

Личная карточка

работника

І. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Трудовой договор

1. Фамилия Сергеев Имя Петр Отчество Дмитриевич

2. Дата рождения 16 июня 1971г.

3. Место рождения г. Астрахань

4. Гражданство Российская Федерация по ОКАТО

5. Знание иностранного языка английский свободно по ОКИН

(наименование) (степень знания) по ОКИН

_____________________________ по ОКИН

(наименование) (степень знания)

6. Образование высшее профессиональное

(среднее (полное, общее), начальное профессиональное,

среднее профессиональное, высшее профессиональное)

Послевузовское профессиональное Код по образование _____________________________________________________ ОКИН

(аспирантура, адъюнктура, докторантура)

7. Профессия инженер-экономист __________

(основная) по ОКАТО

_____________________________

(другая) по ОКПДТР

8. Стаж работы (по состоянию на «12» марта 2004г.)

Общий 12 дней 05 месяцев 10 лет

Непрерывный 12 дней 05 месяцев 10 лет

Дающий право ____ дней ____ месяцев _____ лет

на надбавку

за выслугу лет ____ дней ____ месяцев ______ лет

9. Состояние в браке женат___________________ Код по ОКИН

10. Состав семьи:

11. Паспорт: № 43 02 357539 Дата выдачи: «12» марта 2001г.

Выдан ОВД «Останкинский» г. Москвы___________________

(наименование органа, выдавшего паспорт)

129515, г. Москва, ул. Останкинская, д. 45, кв. 12_________

_____________________________________________________________

Дата регистрации по указанному

месту жительства «18» октября 2000г.________________

Номер телефона 215-12-43______________________

ІІ. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

1.Категория запаса 6. Наименование _____________ воинского

2. Воинское звание майор_____ комиссариата Останкинский

3. Состав (профиль) ____________ по месту РВК г. Москвы

4. Полное кодовое жительства

обозначение ВУС 12543_____ ___________________

5. Категория 7. Состоит

годности на воинском учете: ___________________________

к военной службе годен к строевой а) общем (номер команды, партии)

б) специальном № 1________________________

8. __________________________________________

Отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы инспектор Никитина П. М. Никитина

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Работник Сергеев_

(подпись)

«12» марта 2004г.

ІІІ. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

ІV. АТТЕСТАЦИЯ

V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

VІ. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

VІІ. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ

VІІІ. ОТПУСК

ІX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ

Х. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

_____________________________________________________

ХІ. ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ)

пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации - по собственному желанию

Дата увольнения «15» апреля 2004г.

Приказ (распоряжение) от 05 апреля 2004г. № 237

Работник кадровой службы инспектор Никитина П. М Никитина

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Работник Сергеев

(подпись)

Страницы: 1, 2, 3