Документирование трудовой деятельности работника на предприятии

- при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнении работника; подписание обращения первым руководителем организации;

- получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнении работника;

- прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях - составление соответствующего акта приема; заполнение обходного листа;

- составление сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 или Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;

- визирование приказа, подписание приказа руководством организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

- внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

- внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку;

- внесение необходимых отметок в табель рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;

- сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;

- получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки.

Процедура увольнения, освобождения от должности по собственной инициативе, соглашению сторон, в связи в переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или Т-8а).

Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного документа, например:

Научно-технический отдел Генеральному директору

ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»

09.01.2000 господину Сидорову М.Ю.

(место для резолюции)

Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела с 23.01.2000 по собственному желанию в связи с поступлением в очную аспирантуру.

Старший инженер отдела (Роспись, расшифровка росписи)

В заявлении и приказе (распоряжении) указывается причина увольнения и дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: учебного заведения, справка медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Желательно, чтобы причина «по собственному желанию» была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести кадров. С этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.

Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора в принципе соответствует процедуре увольнения по собственной инициативе или в исключительных случаях процедуре увольнения по инициативе работодателя.

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств независящих от воли сторон, являются докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершение иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника.

Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и по какой статье Трудового кодекса. Представление подписывает первый руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решение этого органа. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или учетного совета, приговор суда и другие документы, а также факт смерти работника.

При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.

Традиционный текстовый приказ об увольнении часто входит в качестве пункта в сложный приказ по личному составу. Пункт формулируется следующим образом: обозначение распорядительного действия (освободить, уволить), фамилия, имя, отчество, должность (профессия, специальность), место работы, дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу. В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и дата других документов, сопровождавших процедуру увольнения (заявление, контракт, решение профсоюзного органа и т.п.).

Например:

«3. УВОЛИТЬ:

3.1. Антипову Ольгу Николаевну, секретаря-референта отдела информации, 19.01.2002 в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ст. 58 ТК.

Основание: трудовой договор от______№_______

С приказом ознакомлена: роспись, дата».

Факт прекращения действия трудового договора с работником может документироваться приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-8 (приложение 6) или Т-8а (приложение 7). Эти формы имеют практически те же содержательные элементы, что и пункт об увольнении в традиционном приказе.

Стабильность кадрового состава организации наравне с другими серьезными преимуществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов - самый трудноконтролируемый канал утраты информации. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется возможным.

Глава 2. Процесс документирования учета и отчетности по кадрам

2.1 Трудовая книжка как основной документ трудовой деятельности

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовым стажем работника. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда). Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

В трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение (приложение 10);

- сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством;

- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях (приложение 11).

Взыскания в трудовую книжку не вписываются, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено предприятие, организация, и на официальном языке РФ.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенным работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В приложении 8 представлен образец титульного листа трудовой книжки и примерные формулировки записей в ней сведений о работе.

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжке. Фамилия, имя и отчество и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается только на основании документов.

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании или другого надлежащего оформления документа.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании документов и со ссылкой на номер и дату этих документов.

В графе 3 «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство» с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного звания.

В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись:

- о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, руководство предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в общий непрерывный трудовой стаж.

Перевод на другую постоянную работу в том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Перевод на другую работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника.

Не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.

Для того, чтобы сделать правильную запись в трудовой книжке необходимо привести статью и пункт Трудового кодекса Российской Федерации, в соответствии с которыми производится увольнение.

Основаниями прекращения трудового договора являются:

1) соглашение сторон (ст. 78);

2) истечение срока трудового договора (п.2 ст. 58), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

3) расторжение трудового договора по инициативе работника (ст. 80);

4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81);

5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу;

6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (ст. 75);

7) отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч. 2 ст. 72);

10) обстоятельства, независящие от воли сторон (ст. 83);

11) нарушение установленных федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (ст. 84).

Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (приложение 9).

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

На предприятиях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номер каждого бланка);

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке (№ Т-2) и в книге учета.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

- сведения об общем и непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

2.2 Унифицированная форма карточки № Т-2

В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Стадии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или автоматизированными методами. При любой применяемой технологии процесс включает в себя следующие стадии:

- формирование учетных массивов информации;

- обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов);

- составление регламентированной отчетности по кадрам и выдачу справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежат заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой.

Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2 (приложение 12), а для государственных служащих - № Т-2ГС. Карточка является машиноориентированной и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки - А3 (2А4).

Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична.

Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание таких форм не кодируется.

Первая и вторая страницы формы № Т-2 заполняются при поступлении граждан на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. Внесенные сведения заверяются росписью руководителя службы и росписью гражданина.

Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повешение квалификации; профессиональная переподготовка, аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; увольнение. В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» предусмотрена роспись работника за каждую запись.

Личная карточка заполняется работникам кадровой службы в одном экземпляре, все данные вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой или штатным расписанием организации.

Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным образом.

После заполнения изготовляется бумажный экземпляр этой карточки, в который вносятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию.

Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. Подобный способ систематизации карточек позволяет быстро найти нужную карточку. Страховые бумажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись и ставится роспись увольняющего в получении им трудовой книжки (подобная запись ставится в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.

Помимо личной формы № Т-2 в кадровой службе с необходимых случаях вводится ряд дополнительных вторичных видов карточек, отражающих различные направления персонального учета личного состава. Так, на научный и научно-педагогический персонал в том числе совместителей, заполняется учетная карточка унифицированной формы № Т-4. На специалистов с высшим и средним специальным образованием заполняются соответствующие учетные карточки специалистов. Все указанные виды карточек включают в себя как общие анкетные и квалификационные данные, так и разделы, характеризующие перемещения сотрудника по службе, повышением им квалификационного уровня. Такие карточки расставляются по шифрам специальностей и в порядке алфавита (фамилий).

В крупных управленческих структурах ведется также персональный учет руководителей и ответственных работников, работников, владеющих иностранными языками, уезжающих в загранкомандировки, награжденных правительственными наградами, повышающих свою квалификацию и т.п. С этой целью заполняются специальные учетные карточки, содержащие необходимые сведения о сотруднике. Например, на лиц, занимающих руководящие и ответственные должности, ведутся статистические карточки работника.

Указанные выше карточки группируются в одноименные картотеки, в которых располагаются в порядке алфавита (фамилий) или в другой последовательности в зависимости от удобства работы с картотекой. В кадровых службах, использующих автоматизированную технологию учета личного состава, эти карточки обычно имеют электронную форму; иногда дополнительно формируются страховые картотеки распечаток карточек на бумажном носителе.