Документирование трудовой деятельности работника на предприятии

Документирование трудовой деятельности работника на предприятии

САРАТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра экономики и менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: Делопроизводство и корреспонденция

НА ТЕМУ: Документирование трудовой деятельности работника на предприятии

г. Энгельс 2006г.

Содержание

Введение

Глава 1. Характеристика и документирование основных этапов трудовой деятельности работников

1.1 Оформление документов при поступлении на работу

1.2 Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу

1.3 Документирование процедуры увольнения работников

Глава 2. Процесс документирования учета и отчетности по кадрам

2.1 Трудовая книжка как основной документ трудовой деятельности

2.2 Унифицированная форма карточки № Т-2

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Цель работы - изучить документирование трудовой деятельности работника на предприятии.

Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.

Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:

- документация, связанная с комплектованием персонала организации;

- документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;

-документация, связанная с выполнением работником требований дисциплины;

-документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.

В кадровой службе в процессе документирования учета и отчетности решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих различные персональные данные по всем аспектам управления трудовым коллективом.

Процесс документирования процедур трудовой деятельности работников связан с осуществлением достаточно большого числа операций, включая оценку достоверности представленных документов, а также различных методов психологического анализа личности работника.

Глава 1. Характеристика и документирование основных этапов трудовой деятельности работников

1.1 Оформление документов при поступлении на работу

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов, указанных на рисунке 1.

Рис. 1. Последовательность документирования при приеме на работу

Резюме в настоящее время, наряду с объявлениями в средствах массовой информации, предложениями кадровых агентств, являются наиболее оперативным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на работу в организацию на вакантную должность.

Резюме - сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

По содержанию резюме может выглядеть следующим образом:

Рис. 2. Макет оформления резюме

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента по следующему образцу (рисунок 3).

Рис. 3. Примерная форма заявления о приеме на работу

При приеме на работу кроме письменного заявления администрация обязана потребовать от поступающего предъявления следующих документов:

- трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые, - справки о последнем занятии, выданной по месту жительства;

- паспорта;

- военного билета (для военнослужащих).

При оформлении на работу, требующую специальных знаний, необходимо предъявление диплома или иного документа о получении образования и профессиональной подготовке.

При поступлении на работу лиц от 14 до 15 лет от них требуется предъявление свидетельства о рождении.

Если гражданин РФ принимается на государственную службу в федеральные органы, он обязан представить сведения о своем имущественном положении, а также ряд других документов.

Право поступления на госслужбу имеют граждане РФ не моложе 18 лет, владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям, установленным Федеральным законом для государственных служащих.

Для привлечения на работу иностранных граждан необходимо получение разрешения Федеральной миграционной службы России. Разрешения выдаются, как правило, на срок от одного года. Российские граждане на занятие вакантных мест имеют приоритет перед иностранными.

Общий порядок приема на работу предусматривает ознакомление поступающего работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами охраны труда, а также другими необходимыми сведениями и его обязанностями. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране.

В связи с тем, что согласно ТК РФ среди документов, необходимых при поступлении на работу, не значится анкета, работодатель не вправе требовать ее заполнения. Однако если поступающий не возражает против того, чтобы сообщить дополнительные сведения о себе, служба управления персоналом от этого только выигрывает.

Действующее законодательство предусматривает в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при приеме на работу. Например, при проведении конкурса на замещение вакантных должностей в вузах от конкурсантов требуется письменная служебная характеристика с последнего места работы, при приеме на работу инвалидов должна быть представлена трудовая характеристика МСЭК. В некоторых случаях законодательство предусматривает администрации право требовать от принимаемых на работу предоставления сведений о противоэпидемических иммунизациях, а также о нахождении на учете в наркологических и психоневрологических диспансерах.

В последнее время некоторые организации проводят тестирование или другие мероприятия с целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности. Поскольку такие испытания при приеме на работу не предусмотрены действующим законодательством, можно рекомендовать, в случае затруднительности определения деловых качеств работника, принимать претендента на должность с испытательным сроком.

Испытание не устанавливается при приеме на работу: лиц, не достигших восемнадцати лет; молодых рабочих по окончании профессионально-технических учебных заведений; молодых специалистов по окончании высших и средних специальных учебных заведений; инвалидов Отечественной войны, направленных на работу в счет брони. Испытание не устанавливается также при приеме на работу в другую местность.

Испытание не может быть установлено и для руководителей, избранных на должность, для лиц, поступающих на выборные должности и по конкурсу, а также для работников, направленных на работу по окончании аспирантуры с отрывом от производства.

При приеме на работу временных работников испытание не устанавливается, это относится также и к сезонным работникам.

Срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом, - шести месяцев.

Если в трудовом договоре или в приказе о приеме на работу не оговаривается испытание, работник вправе считать себя принятым на работу без испытания.

Запрещается совместная служба на одном и том же государственном или муниципальном предприятии, в учреждении, организации лиц, состоящих между собой в близком родстве или свойстве, если их служба не связана с непосредственной подчиненностью или подкон6трольностью одного из них другому.

Анкета составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

Приказ о приеме на работу заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме № Т-1 (приложение 1), если оформление производиться индивидуально, или по форме № Т-1а (приложение 2) в случае одновременного оформления нескольких работников.

Указанные формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются инспектором отдела персонала или другим лицом, ответственным за прием на работу.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указывается наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или Т-2 ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой предприятия, организации после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке.

Заключение трудового договора (контракта) осуществляется согласно Кодексу законов о труде РФ. Трудовой договор (контракт) - это соглашение между работником и работодателем (предприятием, учреждением, организацией, отдельным гражданином), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовой договор (контракт) должен иметь следующие реквизиты: название документа, дату, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Договор (контракт) составляется в двух экземплярах, подписывается сторонами и скрепляется печатью. Один экземпляр остается у работодателя в организации, другой вручается работнику (приложение 3).

Оформление документов о приеме на работу заканчивается составлением личного дела.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников. Личные дела содержат следующие документы:

- заявление о приеме на работу;

- приказ (распоряжение) о приеме на работу;

- анкету и автобиографию (составляются по взаимному согласию сторон);

- резюме;

- копии документа об утверждении в должности (в отдельных случаях);

- характеристики или рекомендательные письма;

- трудовой договор (контракт);

- аттестационные листы;

- список научных трудов и изобретений;

- приказы (распоряжения) о перемещении работника;

- справки разного рода о данном работнике;

- приказы (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контакта).

Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел одного и того же государственного служащего быть не должно.

Личное дело работника содержит внутреннюю опись документов.

Личное дело - документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение.

1.2 Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

Технологическая цепочка включает следующие процедуры:

- предварительную договоренность о переводе заинтересованных сторон - работника и работодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подразделений);

- написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициативе работника);

- написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);

- согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений - планово-финансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;

- передачу заявления работника и представления (докладной записки) первому руководителю организации для принятия решения (резолюции);

- при положительном решении вопроса - обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости - внесение в текс дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;

- составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о переводе; при необходимости - согласование черновика приказа с руководством организации и структурных подразделений;

- визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдачу по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

- информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода работника и необходимости внесения соответствующих изменений в табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13);

- внесение необходимой записи в дополнение к личному листку учета кадров;

- внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановку учетных карточек в картотеке;

- внесение необходимых изменений в первичные бухгалтерские документы;

- внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Заявление о переводе имеет следующую форму, например:

Научно-технический отдел Генеральному директору

ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»

24.01.2000 господину Николаеву Р.Б.

(Место для резолюции)

Прошу перевести меня на должность заведующего сектором технической документации научно-технического отдела в связи с вакантным характером этой должности и наличием у меня профильного образования.

Инженер отдела (роспись, расшифровка росписи)

или

Прошу перевести меня на должность инспектора в связи с окончанием Московской финансовой академии по специальности «Налогообложение» с присвоением квалификации «менеджер».

Представление к переводу (назначению) на другую должность содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места работы и должности, оценку деловых качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышение профессионального уровня, объективных оснований для перевода на другую должность.

Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководитель структурного подразделении, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой службой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.

Если должность, на которую переводится (назначается) сотрудник, входит в должность вышестоящего органа управления, представление оформляется на общем бланке и отправляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимости - руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения на должность.

При переводах внутри организации часто вместо представления составляется докладная записка, аналогичная по содержанию представлению.

Представление или докладная записка сопровождает, как правило, перевод работника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.

В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом выполняются те же процедуры или основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.

При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор. Действующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществляется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.

В традиционном приказе по личному составу пункт о переводе должен структурно включать: обозначение распорядительного действия (перевести), фамилию, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника до перевода, фразу «сего согласия», вид перевода, наименование должности (профессии, специальности) и места работы после перевода, дату перевода, размер заработной платы и другие существенные условия труда, изменяющие содержание трудового договора (льготы и преимущества, сменность и т.п.).

Такой пункт может формулироваться и как назначение на должность, но с обязательным указанием, что назначение осуществляется переводом.

Основание к пункту приказа о переводе являются: изменение к трудовому договору (контракту), заявление, представление, докладная записка с указанием даты и автора, резолюция руководителя и др.

Например:

«2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. Петрова Георгия Алексеевича, старшего экономиста планово-финансового отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 16.01.2000 с окладом по 13-му разряду ЕТС.

Основание: контракт от _____№_____, заявление Г.А. Петрова от_____ с резолюцией ______ от _______, докладная записка заведующего планово-финансового отдела Л.Д. Ефимова от______.

С приказом ознакомлен: роспись, дата».

Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-5 (приложение 4) или № Т-5а (приложение 5). Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, категорию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т.п.). Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразделений (цеха, отдела). Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Унифицированная форма не содержит реквизитов, отражающих процедуру перевода, и требует составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справки о несданных материальных ценностях и др.

Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с сопоставлением и оформлением значительного количества документов. Однако аналитические операции по выявлению наиболее достойных кандидатур для перевода должны характеризоваться обоснованностью и учитывать реальные способности этого лица.

1.3. Документирование процедуры увольнения работников

Технологическая цепочка прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:

- составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя структурного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);

- передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования и направления в кадровую службу;

- передача заявления или докладной записки в кадровую службу;

- ознакомление с докладной запиской работника; проставление им росписи ознакомления;

- проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;

- составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи Трудового кодекса;

- передача заявления, докладной записки и при необходимости - служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;

Страницы: 1, 2, 3