Бухгалтерский учет и внутренний контроль за движением материальных запасов в учреждении

Согласно учетной политике больницы, утвержденной главным врачом на 2006 год, в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности были определены сроки проведения инвентаризации продуктов питания - 1 раз в три месяца. Таким образом, нами была проведена плановая инвентаризация продуктов питания по состоянию на 21 декабря отчетного года.

Перед проведением инвентаризации приказом по больнице был определен состав инвентаризационной комиссии, в которую вошли председатель комиссии начальник административно - хозяйственной службы

Кулехин А.А., члены комиссии: главная медицинская сестра Трошина Е.И., бухгалтер материального сектора Пирожкова О.А., бухгалтер по учету основных средств Трубченко Т.В. и кладовщик Ларионова Л.В.

Инвентаризационной комиссией было принято решение начать проведение инвентаризации продуктов питания во второй половине дня, поскольку к этому времени кладовщик выдаст со склада на кухню все необходимые продукты питания для завтрака, обеда и ужина и можно будет проверить остатки продуктов питания на складе.

Прибыв к месту проведения проверки, инвентаризационная комиссия получила от кладовщика последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы. Председатель инвентаризационной комиссии Кулехин А.А. принял все приходные и расходные документы с указанием “до инвентаризации на «21» декабря 2006г.'', что послужило основанием для определения остатков продуктов питания к началу инвентаризации по данным бюджетного учета. Материально ответственное лицо кладовщик Ларионова Л.В. дала расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество были переданы комиссии.

Фактическое наличие продуктов питания инвентаризационная комиссия определяла путем обязательного подсчета и взвешивания, с помощью весоизмерительных приборов. Комиссия также проверила, как продукты питания размещаются на стеллажах, полках и в холодильниках, поскольку их правильное размещение необходимо для обеспечения быстрой их приемки, отпуска и контроля за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса. Была также произведена проверка материальных ярлыков, которые заполняются на каждый номенклатурный номер кладовщиком Ларионовой Л.В. и прикрепляются к месту хранения продуктов питания. Инвентаризационной комиссией было установлено, что на данных материальных ярлыках указаны все необходимые реквизиты, а именно: наименование продуктов питания, номенклатурный номер, единица измерения, цена и лимит наличия материалов.

Поступавшие во время инвентаризации продукты питания принимались кладовщиком Ларионовой Л.В. в присутствии инвентаризационной комиссии, они вносились в отдельную опись и приходовались по реестру после инвентаризации. Следует отметить, что при проведении нами плановой инвентаризации продуктов питания не было выявлено недостач или излишков, что свидетельствует о добросовестной работе кладовщика Ларионовой Л.В.

Результаты проведенной инвентаризации материальных ценностей были отражены в инвентаризационной описи (Приложение 23), которая была составлена в двух экземплярах (один для передачи в бухгалтерию, второй - для материально ответственного лица) и отражены в бюджетном учете и отчетности в декабре месяце, то есть в том месяце, в котором и была закончена инвентаризация.

Как бы качественно ни был организован в больнице системный бухгалтерский учет, все равно есть вероятность возникновения расхождений между данными об остатках запасов, числящихся на счетах бухгалтерского учета, и фактическими остатками на складе. Эти расхождения могут быть объективными, так как происходят изменения в состоянии материальных ценностей при хранении и перемещении (естественная убыль и др.), а также субъективными, то есть данные расхождения могут возникнуть из-за несовершенства весоизмерительных средств, а также в результате бесхозяйственности (порча и т.д.), недостач и хищений.

В процессе проведения инвентаризации продуктов питания инвентаризационная комиссия выявила ряд немаловажных недостатков.

Важными недостатками, выявленными при проведении инвентаризации, были арифметические ошибки, допущенные кладовщиком Ларионовой Л.В. в Книге учета материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия, проверяя правильность ведения Книги учета материальных ценностей, обнаружила необоснованные исправления количества продуктов питания, в отдельных случаях неподтвержденных датой и подписью исправителя. Также подобного рода ошибки выявляются и при проведении внутренних сверок данных фактического наличия материалов с данными бухгалтерского учета.

При проверке складского учета продуктов питания было установлено, что кладовщик Ларионова Л.В. в некоторых случаях несвоевременно отражает поступившие на склад материалы в Книге учета материальных ценностей. Эта проблема, возможно, имела как объективные, так и субъективные причины. К объективным причинам можно отнести тот факт, что незадолго до проведения инвентаризации в больницу поступило существенное количество продуктов питания, которое кладовщик вовремя не отразил в Книге учета материальных ценностей. К субъективным причинам можно отнести и тот факт, что кладовщик в силу каких - то обстоятельств своевременно не отразил поступление продуктов питания на склад. Возможно, это связано с загруженностью работы кладовщик, хотя и это не является оправданием.

При оценке системы внутреннего контроля в МУЗ «Калужская городская больница № 4» было установлено, что с целью организации текущего внутреннего контроля за сохранностью материальных запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием в местах хранения проводятся внутренние сверки. Порядок проведения внутренних сверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих сверке, сроки проведения сверки и т.п., устанавливается главным врачом больницы (дважды в месяц).

Заключительным этапом оценки системы бухгалтерского учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4» было изучение отдельных показателей годового бухгалтерского баланса учреждения. Оценке и изучению были подвергнуты следующие показатели бухгалтерского баланса: строка 080 «Материальные запасы» (счет 010500000), строка 252 «Расчеты по выданным авансам на приобретение материальных запасов» (счет 020622000), строка 324 «Расчеты по недостачам материальных запасов» (счет 020904000), строка 402 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов» (счет 030222000). Оценивая величины данных показателей, было произведено сопоставление их сумм на конец года по сравнению с началом года, то есть, выявлены отклонения в стоимости показателей и определены возможные причины данных отклонений (табл.3.1).

Таблица 3.1

Анализ отклонений в стоимости материальных запасов, дебиторской и кредиторской задолженности и расчетов по недостачам (руб.)

Из таблицы 3.1 видно, что значение показателя строки «Материальные запасы» уменьшилось и составило (- 451 590,30 руб.). Это связано с тем, что в течение 2006 года было произведено больше расходов на медикаменты на оказание медицинских услуг.

Анализируя строку 324 ««Расчеты по недостачам материальных запасов» следует отметить, что величина недостач в 2006 году составила 313 715,71 руб. Причиной недостач в МУЗ «Калужская городская больница №

4» в 2006 году явилась кража материальных ценностей в одном из поликлинических отделений учреждения.

Дебиторская задолженность по авансам выданным на приобретение материальных запасов увеличилась на 208 470,94 руб. и составила 290 767,59 руб. Это может свидетельствовать о чрезмерном отвлечении денежных средств из учреждения.

Отклонение по строке 402 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов» составило (- 645 762,38 руб.). Нужно сказать, что размер кредиторской задолженности в конце года по сравнению с началом года существенно снизился, но все еще составляет внушительную сумму, а именно 169 358,20 руб. Причиной возникновения данной кредиторской задолженности могла быть несвоевременная оплата счетов поставщиков за материалы, отсутствие денежных средств на текущих счетах, плохое состояние расчетно - платежной дисциплины и т.д.

Таким образом, стоит сказать, что еще одним важным недостатком системы бухгалтерского учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4» является недостаточный контроль за величиной дебиторской и кредиторской задолженности.

3.2 Мероприятия по совершенствованию бухгалтерского учета и внутреннего контроля в МУЗ «Калужская городская больница № 4»

Выявленные недостатки в организации бухгалтерского учета МУЗ «Калужская городская больница № 4» явились предпосылками для разработки путей совершенствования учета материалов с целью более эффективного их использования и приведения в соответствие c нормами законодательства и Уставом больницы.

Мероприятия по совершенствованию бухгалтерского учета в первую очередь должны затронуть учетную политику учреждения. Необходимо устранить выявленные недостатки в учетной политике, а именно:

оформить указания на периодичность сдачи первичных документов и материальных отчетов со складов в бухгалтерию;

отразить перечень лиц, имеющих право подписывать документы по движению материалов.

В целях совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками бухгалтерской службе МУЗ «Калужская городская больница № 4» рекомендуется отражать в бюджетном учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов-фактур от поставщиков товарно-материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.).

Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию учреждения в самые кратчайшие сроки (в день обработки товарно - транспортной накладной на складе и в день получения счета-фактуры больницей), избегая простоя документов на складах с обязательным отражением данных требований в учетной политике больницы.

Таким образом, в результате предложенных изменений бухгалтерия МУЗ «Калужская городская больница № 4» будет получать счета-фактуры от поставщиков непосредственно в день их поступления на склад, что позволит существенно ускорить процесс обработки данных в бухгалтерии и избежать отражения счетов поставщиков не в соответствующем периоде.

Также следует устранить выявленные недостатки при выписке накладных (требований) на выдачу прочих материальных запасов, таких как канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы и т.д. В обязательном порядке в них должны быть заполнены все реквизиты, а также должна быть подпись главного врача больницы, указание должностей материально ответственных лиц и расшифровки подписей лиц, отпустивших и получивших указанные материальные ценности.

В целях улучшения организации складского учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4» также рекомендуется:

1) внимательно вести учет материалов, избегая арифметических ошибок, и осуществляя пересчеты материальных ценностей несколько раз;

2) своевременно отражать в Книге учета материальных ценностей поступление и расходование материальных запасов;

3) исключить необоснованные исправления количества материальных запасов в Книге учета материальных ценностей;

4) своевременно маркировать поступившие на склад материалы индивидуальными бирками;

5) произвести нумерацию полок и стеллажей на складах.

Для обеспечения внутреннего контроля со стороны бухгалтерии инвентаризации материальных запасов должны проводиться регулярно, и в обязательном порядке перед составлением годового бухгалтерского отчета. Для усиления контроля за движением материальных ценностей желательно увеличить количество внезапных проверок. Также необходимо систематически проводить внутренние сверки фактического наличия материалов с данными бухгалтерского учета.

В отношении дебиторской и кредиторской задолженности можно сделать вывод: необходимо усилить контроль над дебиторской и кредиторской задолженностью, чаще делать сверки с поставщиками своевременно и в полном объеме оплачивать счета поставщиков и т.д.

В целях совершенствования бухгалтерского учета материалов в МУЗ «Калужская городская больница № 4» рекомендуется более широко применять компьютерный учет при оформлении первичных документов, особенно при выписке накладных на отпуск материалов. С этой целью необходимо автоматизировать складской учет, что позволит механизировать обработку информации о внутреннем перемещении материальных запасов и снизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета.

Важной задачей работы учреждения также является рациональное и экономное использование материальных запасов. Этому способствует упорядочение первичной документации, применение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учета, ограничение числа должностных лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, а также обеспечение строгого порядка приемки, хранения и расходования материальных запасов.

Для обеспечения сохранности материальных ценностей, правильной их приемки, хранения и отпуска важное значение имеет наличие в учреждении в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо внедрение эффективных форм предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов.

Важен также выбор метода учета на складе, который должен обеспечить оперативность и достоверность количественного учета на складе, систематический контроль за правильностью документирования операций по движению материалов и соответствия остатков материалов по данным складского учета с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Решение этих и других проблем позволит наладить в МУЗ «Калужская городская больница № 4» более действенный и менее трудоемкий бухгалтерский учет и контроль за наличием, движением и использованием материальных запасов, а также предоставит возможность достичь экономии этих запасов.

Следует отметить, что все выявленные недостатки были сообщены руководству МУЗ «Калужской городской больницы № 4» и по большинству из них были предложены методы устранения. Большая часть рекомендаций по совершенствованию системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля была также внедрена в учреждении.

Заключение

Выпускная квалификационная работа посвящена бухгалтерскому учету и внутреннему контролю за движением материальных запасов в МУЗ «Калужская городская больница № 4». В процессе ее написания были определены цель работы и поставлены задачи, которые в ходе исследования полностью выполнены.

При общем ознакомлении с учреждением подробно рассмотрена организационная структура больницы, ее учетная политика, структура бухгалтерской службы и должностные инструкции, составленные на каждого работника бухгалтерии. Также была подробно изучена структура материальных ресурсов и описана методика ведения бухгалтерского учета материальных запасов, как на складе, так и бухгалтерии, в соответствии с утвержденными положениями и нормативными актами.

Были приведены конкретные примеры, связанные с учетом материальных запасов и отражены операции с использованием бюджетного плана счетов. Приведенная методика ведения бухгалтерского учета материальных запасов в МУЗ «Калужская городская больница № 4» является достаточно полной и конкретизированной, что позволяет организовать эффективный контроль за их учетом.

Были изучены основные принципы и методы учета материальных запасов, дана оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля в МУЗ «Калужская городская больница № 4», а имеющиеся недостатки, выявленные в процессе работы в учреждении, послужили основанием для их разбора и разработки возможных вариантов по их устранению.

Так, например, при оценке системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля в МУЗ «Калужская городская больница № 4» были выявлены указанные ниже недостатки и предложены возможные пути их устранения.

1. В процессе изучения учетной политики больницы установлено, что в ней нет указаний на периодичность сдачи первичных документов, материальных отчетов со складов в бухгалтерию и нет перечня лиц, имеющих право подписывать документы по движению материалов. Руководству учреждения рекомендовано исправить данные недостатки и дополнить учетную политику соответствующими положениями.

2. При оценке системы бухгалтерского учета было выявлено, что некоторые операции по движению материальных ценностей отражаются не в соответствующем периоде. Для совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов-фактур от поставщиков товарно-материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.).

3. В результате проверки первичной документации на выдачу прочих материальных запасов были обнаружены следующие недостатки: на накладной (требование) отсутствует подпись главного врача больницы, указание должностей материально ответственных лиц и расшифровки подписей лиц, отпустивших и получивших указанных материальные ценности. Данные недостатки были сообщены главному бухгалтеру больницы и в ближайшее время устранены.

4. Важными недостатками, выявленными при проведении инвентаризации на складе продуктов питания, были арифметические ошибки и исправления, допущенные кладовщиком Ларионовой Л.В. в Книге учета материальных ценностей, и в некоторых случаях неподтвержденные подписью и датой материально ответственного лица. Также при проверке складского учета продуктов питания было установлено, что кладовщик Ларионова Л.В. в отдельных случаях несвоевременно отражает поступившие на склад материалы. Для улучшения организации складского учета рекомендуется: свести к минимуму наличие арифметических ошибок и необоснованных исправлений и наладить своевременный учет прихода и расхода материалов на складах.

5. Еще одним недостатком системы бухгалтерского учета является недостаточный контроль со стороны бухгалтерии за величиной дебиторской и кредиторской задолженности. Необходимо усилить контроль над дебиторской и кредиторской задолженностью, чаще делать сверки с поставщиками, своевременно и в полном объеме оплачивать счета поставщиков и т.д.

Таким образом, при рассмотрении материальных запасов как объекта учета и контроля, огромную роль играет четко организованный бухгалтерский и складской учет, который должен оперативно обеспечивать руководителей и других заинтересованных лиц необходимой информацией для эффективного управления материальными запасами.

Список литературы

1. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 № 51 - ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 26.06.2007).

2. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996 № 14 - ФЗ (принят ГД ФС РФ 22.12.1995) (ред. от 26.06.2007).

3. «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья)» от 26.11.2001 № 146 - ФЗ (принят ГД ФС РФ 01.11.2001) (ред. от 03.06.2006, с изм. от 29.12.2006).

4. «Бюджетный кодекс Российской Федерации» от 31.07.1998 № 145 - ФЗ (принят ГД ФС РФ 17.07.1998) (ред. от 26.04.2007).

5. «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 № 146 - ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998) (ред. от 17.05.2007).

6. Федеральный закон РФ № 129-ФЗ от 21 ноября 1996г. «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) (ред. от 03.11.2006).

7. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»

8. Приказ Минфина РФ от 28.12.2001г. № 119н (ред. от 23.04.2002г.) «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально - производственных запасов (зарегистрировано в Минюсте РФ 13.02.2000г. № 3245).

9. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н (ред. от 18.09.2006) «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 № 1598).

10. Приказ Минфина РФ 09.12.1998 № 60н (ред. от 30.12.1999) «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ № 1/98» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 31.12.1998 № 1673).

11. Приказ Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н (ред. от 27.11.2006) «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет материально - производственных запасов» ПБУ № 5/01» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 19.07.2001 № 2806).

12. Приказ Минфина РФ от 26.08.2004г. № 70 н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».

13. Приказ Минфина РФ от 21.01.2005г. № 5н «Об утверждении инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности».

14. Приказ Минфина РФ от 23.09.2005г. № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».

15. Приказ Минфина РФ от 24.02.2005г.№ 26н «Об утверждении методических указаний по внедрению по бюджетному учету, утвержденных приказом Министерства финансов в Российской Федерации от 26 августа 2004г. № 70н».

16. Инструкция о годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений и иных организаций, получающих финансирование из бюджета в соответствии с бюджетной росписью. Утверждена приказом МФ России от 15 июня 2000г. № 54н.

17. <Письмо> МНС РФ от 27.03.2004г. № 02 - 2 - 07/19@ «О представлении бухгалтерской отчетности бюджетным учреждениям».

18. Бабаев Ю.А. «Бухгалтерский финансовый учет»: Учебник для вузов / Под ред. проф. Ю.А.Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2003. - 525 с.

19. Бабаева Ю.А. «Бухгалтерский учет материалов и товаров» - М.: ООО «ТК Велби», 2006.

20. Жуков В.Н. «Учет операций по приобретению и заготовлению материально-производственных запасов». - М.: ООО Печать, «Бухгалтерский учет 5`2000».

21. Захарьин В.Р. «Учет материалов». Учебное пособие. ДиС. 2002 г. - 144 с.

22. «Инструкция по бюджетному учету». - М.: ИНФРА - М, 2005. - 320

23. Козлова Е.П. «Бухгалтерский учет в организациях»- 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2003. - с.752.

24. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н.: «Бухгалтерский учет в бюджетных организациях», Издание третье, переработ. и дополн. - М.: ООО «ТК Велби», 2002. - 232с.

25. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н.: «Бухгалтерский учет в бюджетных организациях». - 6 - е изд., переработ. и доп. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2007. - 376с.

26. НефедовВ.П., Долгая В.М., Жоромская Н.Н. «Бухгалтерский учет в лечебных учреждениях». - М.: «Книжный мир», 2000. - 160с.

27. Палий В.Ф. «Современный бухгалтерский учет». - М.: Изд-во «Бухгалтерский учет», 2003.

28. Палий В.Ф., Палий В.В. «Финансовый учет»: Учебное пособие. - 2-е изд., перераб. и доп - М.: ИД ФБК - ПРЕСС, 2001. - с.672.

29. Панков Д.А., Головкова Е.А., Пашковская Л.В. и др. «АХД бюджетных организаций»: Учебное пособие / под общей ред. Д.А. Панкова, Е.А.Головковой. - 4 - е изд. перераб. и доп. - М.: Новое знание, 2005 - 631 с. - (Экономическое образование).

30. Родионова В.М. и др. «Бухгалтерский и налоговый учет в бюджетных учреждениях» под. ред. В.М. Родионовой. М.: ТК Велби, Изд - во Проспект, 2004.

31. Сотникова Л.В. «Внутренний контроль и аудит». Учебник/ ВЗФЭИ. - М.: ЗАО «Финстатинформ», 2000. - 239с.

32. Токарев Н.Н. «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях» 3 - е изд., перераб. и доп. М.: НД ФБК- ПРЕСС, 2003.

33. Харьков В.П., Хорошев А.А. «Бюджетный учет в современных условиях». - М.: Финансы и статистика, 2005. - 208с.: ил.

34. СПС «Консультант Плюс».

35. Безруких П.С. Комментарий к Положению по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» // Главбух, 2004, № 16.

36. Волков Н.Г. «Учет материально-производственных запасов и неотфактурованных поставок», «Бухгалтерский учет 9`2002».

37. Волошин Д.А. «Учет материально-производственных запасов. Комментарий к Методическим указаниям по применению ПБУ 5/01», «Главбух», №4, февраль 2002.

38. Воробьева Л.П. «Бюджетный учет ГСМ», «Советник бухгалтера». Бюджетный учет, № 5(29) (май) 2005г.

39. Ливанова Н.В. «Оценка материально- производственных запасов: учетно-налоговые аспекты», «Бухгалтерское приложение», 2000, № 31.

40. Лихинина И.А. «Типичные ошибки при отражении поступления материалов в организацию», «Финансовая газета», N 31, 32, июль, август 2004г.

41. Патров В.В., «Новое в учете материально-производственных запасов», «Бухгалтерский учет», N 10, май 2002 г.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5