Бухгалтерский учет и внутренний контроль за движением материальных запасов в учреждении

МУЗ «Калужская городская больница № 4» 15 ноября 2006г. по расходной накладной № РНк - 004695 (Приложение 5) получила от ГП ПТО «Медтехника» медикаменты на сумму 6146,21 руб. Медикаменты были оплачены и оприходованы на склад. По окончании месяца медикаменты были списаны по средней себестоимости.

Отразим данные хозяйственные операции в бухгалтерском учете.

1) Оприходование медикаментов на склад в сумме 6146,21 руб.:

Дебет 210501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»

Кредит 230222730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

2) Произведена оплата медикаментов по счету, полученному от ГП ПТО «Медтехника» в сумме 6146,21 руб.:

Дебет 230222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит 220101610 «Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов»

3) Списание медикаментов в конце месяца по средним ценам:

Дебет 240101272 «Расходование материальных запасов»

Кредит 210501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств».

Оценка материальных запасов по средней себестоимости производится по каждой группе запасов путем деления общей фактической стоимости группы запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, и поступивших запасов в течение месяца на дату списания.

Пример списания медикаментов по средней себестоимости.

На 01.11.2006 г. остаток по позиции «Игла спинальная одноразовая G 20» в учреждении составил 80 штук на сумму 2560 руб.

В течение ноября были осуществлены закупки игл спинальных:

15.11.2006г. - 100 штук по 37 руб. на сумму 3700 руб.;

25.11.2006г. - 120 штук по 38 руб. на сумму 4560 руб.;

Всего за месяц было закуплено 220 штук игл спинальных на общую сумму 8260 руб.

В течение месяца было израсходовано 185 штук игл спинальных в том числе:

16.11.2006г. - 60 штук;

27.11.2006г. - 125 штук.

Стоимость израсходованных медикаментов составила:

16.11.2006г.

27.11.2006г.

Общая стоимость 185 штук игл спинальных составила:

4508,75 + 2086,80 = 6595,55 руб.

Учет продуктов питания в бухгалтерии. После того как кладовщик сделал записи в Книге учета материальных ценностей о поступлении на склад продуктов питания все первичные документы (накладные, счета - фактуры) (Приложение 9) по движению продуктов питания со склада поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль над законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению продуктов питания. После проверки первичные документы подвергаются таксировке.

Для поставки продуктов питания с поставщиками в обязательном порядке заключаются договора на поставку продукции (Приложение 10). Основные поставщики продуктов питания в учреждении представлены на рис. 3.

Рис.3. Основные поставщики продуктов питания в учреждении

Учет расходования продуктов питания на пищеблоке ведется на основании сведений о наличии больных, состоящих на питании, с разбивкой по диет - столам. Списание продуктов питания осуществляется на основании меню - требования на выдачу продуктов питания ф.299 (Приложение 11). На рис.4, 5 представлено как данная операция отражается в ППП «Парус».

Рис.4. Создание хозяйственной операции на списание продуктов питания

Рис.5. Списание продуктов питания на основании меню - требования

Меню-требование на выдачу продуктов питания применяется для оформления отпуска продуктов питания и составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся лиц.

В заголовной части меню-требования указывают коды категорий довольствующихся (группы), количество довольствующихся по плановой стоимости одного дня и численность персонала.

В содержательной части меню-требования отражают количество продуктов питания, подлежащих закладке по каждому виду блюд на завтрак, обед, ужин. По каждому указанному показателю записывают количество порций, выход-вес порций и виды расходуемых продуктов (мясо говядины, крупы, молоко, масло сливочное и т. п.). Заверенное установленными подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование продуктов питания, меню-требование утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком. На основании меню-требования бухгалтер осуществляет спасание продуктов питания. Списание продуктов осуществляется по методу средней себестоимости.

Иногда на склад возвращают продукты питания из - за убывших больных или производится дополнительная выдача продуктов на вновь прибывших больных. В данных случаях кладовщик прикладывает к меню - требованию требование - накладную на выдачу продуктов питания (Приложение 12). Требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо, сдающее материальные ценности.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Также при ведении бухгалтерского учета продуктов питания составляется оборотная ведомость по нефинансовым активам (Приложение 13). Программа «Парус Бухгалтерия» дает возможность формирования таких оборотных ведомостей. Оборотные ведомости используются в системе как средство оперативного контроля финансового состояния организации, а также как удобный инструмент для поиска и исправления ошибок в бухгалтерском учете (рис. 6).

Рис.6. Порядок формирования оборотных ведомостей в ППП «Парус Бухгалтерия»

Каждая строка оборотной ведомости характеризуется остатками товарно - материальных ценностей на начало периода формирования, оборотами по дебету и кредиту в течение периода формирования, а также остатками на конец периода (рис.7).

Рис.7. Оборотная ведомость по материальным ценностям

При формировании ведомости Система проверяет согласованность данных журнала учета хозяйственных операций и регистра остатков ТМЦ. В случае обнаружения расхождений Система формирует соответствующие сообщения.

Наряду с оборотной ведомостью по итогам каждого месяца составляется Журнал - ордер по приходу продуктов питания, в котором отражается сумма поступивших от поставщиков продуктов питания и наименования самих поставщиков. Также составляется Журнал - ордер по расходу продуктов питания, здесь отражается Ф.И.О. материально - ответственного лица и сумма израсходованных продуктов питания за месяц.

Пример 2

МУЗ «Калужская городская больница № 4» 23 августа 2006г. на основании договора на поставку продукции № 4 от 25 января 2006г. (Приложение 10) закупила продукты питания у ИП Мареевой Е.Е. на сумму

7757,25 руб. (Приложение 9). После поступления на склад продуктов питания от данного поставщика и ряда других поставщиков (таких как, ЗАО «Хлебокомбинат», ООО «ТФС», ИП Александрова и др.) была произведена выдача продуктов питания со склада на кухню на основании меню - требования.

Операции по принятию к учету продуктов питания оформляются следующими бухгалтерскими записями:

1) Приобретение больницей продуктов питания на сумму 7757,25 руб. у ИП Мареевой Е.Е.:

Дебет 210502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»

Кредит 230222730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

2) Произведена оплата поставщику за продукты питания в сумме 7757,25 руб.:

Дебет 230222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит 220101610 «Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов»

3) Списание продуктов питания на основании меню - требования по средним ценам:

Дебет 240101272 «Расходование материальных запасов»

Кредит 210502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания».

На счете 010503000 «Горюче - смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов, находящихся на складах, а также непосредственно у материально ответственных лиц.

МУЗ «Калужская городская больница № 4» имеет в своем парке 12 автомобилей. Заправка данных автомобилей производится с помощью смарт - карт, которые были выданы водителям под отчет. Дважды в месяц больница пополняет количество бензина на смарт - картах, осуществляя оплату ОАО «Калуганефтепродукт» на основании счетов (Приложение 14).

При списании горюче - смазочных материалов больница руководствуется утвержденными нормами расхода на базе документа Минтранса России от 29.04.2003 № Р3112194 - 0366 - 03, разработанного НИИ автомобильного транспорта, который действует по 1 января 2008г. Рассчитанные для учреждения нормы для каждого автомобиля, сезона и места эксплуатации в соответствии с расчетными формулами по нормативу утверждаются приказом по учреждению и являются обязательными к исполнению. Фактический расход определяется по показаниям приборов и сверяется с данными в путевом листе автомобиля.

Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается путевой лист в одном экземпляре механиком больницы на один день и по окончании дня он сдается в бухгалтерию для проверки. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (например, командировка в другой город). В путевом листе (Приложение 15) обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Пример 3

Исходя из данных путевого листа (Приложение 15) установлено, что автомобиль УАЗ - 3162 (год выпуска 1992г.) государственный номерной знак - О 498 ОО, принадлежащий МУЗ «Калужской городской больнице № 4», в январе 2006г. совершил пробег в 3060 км по г.Калуге (сумма пробега автомобиля по всем путевым листам). Остаток бензина А - 80 в баке на начало отчетного периода составляет 5 л, и на конец отчетного периода - 5 л. Стоимость приобретенных ГСМ за отчетный период - 9555 руб. (650 л).

По приказу главного врача больницы нормируемый расход топлива в зимнее время (с 1 ноября по 31 марта) для данного автомобиля составляет 21,25 л на 100 км. Таким образом, норма расхода топлива за январь 2006г. составила 650 л (3060/100 х 21,25).

И фактически списано с подотчета водителем Диденко К.Н. 650 л. Цена бензина А - 80 - 14,70 руб. Для данного примера рассмотрим порядок списания ГСМ. Зная количество израсходованного бензина и его цену, записи в бюджетном учете будут следующими:

1) Списан бензин А - 80 по норме: 14,70 руб. х (3060/100 х 21,25) = 14,70 руб. х 650 л = 9555,00 руб.:

Дебет 140101272 «Расходование материальных запасов»

Кредит 110503440 «Уменьшение стоимости горюче - смазочных материалов».

Фактически (на основании данных путевых листов и замера остатков бензина в баках автомобиля) за январь 2006г. израсходовано 650 л топлива.

Учет мягкого инвентаря в бухгалтерии. Списание пришедших в ветхость и негодность белья, постельных принадлежностей производиться с учетом сроков службы, утвержденных в порядке, установленном действующим законодательством, на основании утвержденного главным врачом больницы Акта о списании мягкого инвентаря (Приложение 17). Составляется он в одном экземпляре сестрами - хозяйками отделений, которым был выдан в пользование мягкий инвентарь. Бухгалтер вместе с комиссией проверяют, действительно ли тот мягкий инвентарь, который указан в Акте о списании, пришел в негодность.

Мягкий инвентарь отражается в бухгалтерском учете и отчетности по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим расходам на их приобретение.

Учет операций по выбытию и перемещению ведется в Журнале - ордере 10.

Работники бухгалтерии обязаны систематически, не реже одного раза в неделю, осуществлять проверку своевременности, достоверности записей, и оформления первичных документов по складским операциям, подтверждая их своей подписью на соответствующей карточке складского учета.

Учет прочих материальных запасов в бухгалтерии. После того как кладовщик сделал записи в Книге учета материальных ценностей о поступлении на склад материальных запасов все первичные документы (накладные, счета - фактуры) со склада поступают в бухгалтерию. При поставке прочих материальных запасов на склад больницы с поставщиками в обязательном порядке заключаются договора на поставку продукции.

Расходование прочих материальных запасов в больнице осуществляется на основании накладных (требований). Таким образом, в начале месяца от сестер - хозяек отделений (при требовании хозяйственных материалов, канцелярских принадлежностей и посуды) в бухгалтерию поступают заявки (Приложение 20), в которых они указывают наименования материальных запасов необходимых для работы отделений в течение месяца (например, мыло, лампочки, ручки, карандаши, кастрюли и т.п.). В свою очередь бухгалтер проверяет поступившие заявки, а именно он проверяет, не превышает ли указанное в заявках количество требуемых материальных ценностей установленным лимитам. После этого бухгалтер выписывает для кладовщика накладные (Приложение 21) с использованием ППП «ПАРУС», на основании которых сестры - хозяйки получают необходимые для отделений материальные ценности.

По окончании месяца кладовщик и механик составляют Отчет о расходовании материальных запасов, где указывается наименование, количество, цена и сумма выданных в течение месяца материальных ценностей, и сдают его в бухгалтерию. После этого бухгалтер осуществляет списание материальных запасов по средней себестоимости, далее составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей (Приложение 22).

Известно, что во многих организациях материальные запасы составляют значительную часть имущества. Соответственно, из этого следует, что организации большую часть своих денежных средств расходуют на приобретение и заготовление материальных ценностей. Для того чтобы оценить расходы МУЗ «Калужской городской больницы № 4» на приобретение материальных запасов, например, в феврале и ноябре 2006г., определим структуру этих расходов и изменение величины расходов на материальные запасы. Оценку проведем с использованием оборотных ведомостей по нефинансовым активам. Для этого сформируем оборотные ведомости по каждому виду материальных запасов (медикаменты, продукты питания, ГСМ и т.д.) за февраль и ноябрь 2006г., с помощью которых можно легко определить величину расходов на приобретение материальных ценностей (рис.8).

Рис.8. Изменение величины расходов на материальные запасы в феврале и ноябре 2006 г.

Из диаграммы видно, что расходы больницы на медикаменты в феврале 2006г. составили 860 561,10 руб., а в ноябре - 793 905,08 руб., что на 66 656,02 руб. меньше, т.е. произошла экономия денежных средств. В феврале больница оплатила поставщикам за продукты питания 120 653,12 руб., в то время как в ноябре эта сумма составила 150 528, 95 руб., т.е. расходы на продукты питания увеличились на 29 875,83 руб. Расходы больницы на горюче - смазочные материалы в феврале месяце составили 80 610,10 руб., а в ноябре эта цифра увеличилась до 106 310,00 руб., что на 25 699, 90 руб. больше. На прочие материальные запасы в феврале 2006г. больницей было потрачено 180 524,89 руб., а в ноябре - 210 899, 12 руб., и опять мы можем наблюдать отток денежных средств из учреждения. Что же касается мягкого инвентаря, то расходы на его приобретение в феврале 2006г. составили 58 045,14 руб., а в ноябре - 84 012,63 руб., что на 25 967,49 руб. больше.

Глава 3. Оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля МУЗ «Калужская городская больница №4» за 2006 финансовый год

3.1 Оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета материалов в МУЗ «Калужская городская больница № 4»

Изучив систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля, организованных в МУЗ «Калужская городская больница № 4», следует отметить, что бюджетный учет в больнице ведется в соответствии со всеми установленными законодательными и нормативными актами, а именно: в соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129 - ФЗ; Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях № 70н и др.

Проводя оценку системы бухгалтерского учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4» прежде всего, были проверены положения учетной политики по учету товарно - материальных ценностей. При этом особое внимание обращалось на то:

- как учитывались материальные ценности;

- какой метод использовался для списания материальных ценностей;

В процессе изучения учетной политики больницы были обнаружены следующие недостатки: в учетной политике нет указаний на периодичность сдачи первичных документов, материальных отчетов со складов в бухгалтерию; нет перечня лиц, имеющих право подписывать документы по движению материалов.

Уточнив выполнение положений учетной политики, можно приступать к проверке следующих комплексов задач по учету материальных ценностей.

Следующим этапом оценки системы бухгалтерского учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4» было изучение основных положений Устава учреждения. В процессе ознакомления с Уставом больницы, утвержденного начальником здравоохранения Кондюковым В.М., было установлено, что в нем отражены основные положения, цели и задачи учреждения. Присутствуют разделы: «Имущество и финансы», «Организация деятельности учреждения», «Управление учреждением», «Кадры» и др. Таким образом, следует отметить, что в Уставе учреждения присутствуют все основные положения, регулирующие процесс деятельности учреждения. МУЗ «Калужская городская больница № 4» осуществляет свою деятельность, строго следуя утвержденному Уставу.

Оценке бухгалтерского учета были также подвергнуты должностные инструкции, которые составлены на каждого работника бухгалтерской службы. Должностные инструкции в МУЗ «Калужская городская больница № 4» составлены таким образом, что соблюсти права и обязанности работников бухгалтерии, разграничить их полномочия и избежать дублирования участков работ.

Далее при изучении системы бухгалтерского учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4» был подробно изучен рабочий план счетов учреждения. Необходимо отметить, что при отражении операций по учету материальных ценностей в больнице используются, созданные главным бухгалтером, образцы хозяйственных операций, для тех операций, которые проводятся довольно часто. Такого рода образцы хозяйственных операций существенно облегчают работу бухгалтерского состава.

Как было сказано выше, учет материальных ценностей в МУЗ «Калужская городская больница № 4» ведется в соответствии с законодательными и нормативными актами и в соответствии с Уставом учреждения. Однако даже при соблюдении данных документов есть вероятность возникновения недостатков и ошибок в работе бухгалтерского аппарата и деятельность работников бухгалтерии МУЗ «Калужская городская больница № 4» не является исключением. Поэтому, далее будут рассмотрены недостатки, выявленные при оценке системы бухгалтерского учета МУЗ «Калужская городская больница № 4».

Проводя анализ первичных документов и регистров бухгалтерского учета, было выявлено, что отражение в учете полученных товарно-материальных ценностей производится значительно позднее даты, зафиксированной в первичных документах поставщиков. Такая ситуация объясняется бухгалтерами задержкой в получении первичных учетных документов (накладных, счетов-фактур), которые служат основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

К примеру, поставщиком крови и кровезаменителей в МУЗ «Калужская городская больница № 4» является Калужская областная станция переливания крови. Медикаменты от данной организации в больницу поступают несколько раз в месяц, а первичные документы поставщик выписывает последним числом месяца и высылает их почтой. Естественно, данные документы поступают в бухгалтерию больницы с большим опозданием. Такая ситуация становится причиной того, что бухгалтерия МУЗ «Калужская городская больница № 4», не учитывает эти документы в бухгалтерском учете в соответствующем периоде. Зачастую это связано с тем, что на момент поступления документации в бухгалтерию больницы все операции по движению материальных ценностей уже отражены в бюджетном учете данного периода и составлены Журналы - ордера. Поэтому бухгалтер материального сектора, при получении подобного рода документов, вынужден указывать дату поступления и заверять их своею подписью.

Данное нарушение может привести к следующим нарушениям:

1) искажение показателей бухгалтерского баланса, характеризующих материальные запасы и кредиторскую задолженность;

2) искажение сумм сальдо и оборотов по счетам учета материальных ценностей и кредиторской задолженности;

3) возникновение трудностей при сверке с поставщиком и т.д.

Следующим этапом оценки системы бухгалтерского учета больницы является правильность и своевременность составления первичной документации на отпуск материальных ценностей со складов.

В результате проверки первичной документации было установлено, что все документы на выдачу материальных запасов со складов составляются своевременно, однако что касается правильности составления некоторых документов, то здесь обнаружены следующие недостатки. Так, например, при проверке документов по движению прочих материальных ценностей (при отпуске канцелярских принадлежностей и хозяйственных материалов) было установлено, что на накладной (требование) отсутствует подпись главного врача больницы, указание должностей материально ответственных лиц и расшифровки подписей лиц, отпустивших и получивших указанных материальные ценности. (Приложение 18).

При оценке порядка ведения бюджетного учета по движению материальных ценностей на складах, было проверено, как организован складской учет материалов и как ведется контроль со стороны бухгалтерии.

В МУЗ «Калужская городская больница № 4» нет отдела внутреннего контроля, поэтому все функции по контролю и сохранности материальных ценностей выполняет бухгалтер материального сектора. Таким образом, на бухгалтера возложена обязанность проведения как плановых, так и внезапных инвентаризаций материальных запасов, внутренних сверок, проверок правильности оформления первичных документов, а также сверок расчетов с поставщиками.

При проведении внутреннего контроля бухгалтерская служба больницы обязана:

1) проверять поступившие от подразделений больницы отчеты и документы;

2) производить сверку отчетов подразделений больницы с данными складского учета, а также с данными бухгалтерской службы, при выявлении расхождений производятся соответствующие исправления;

3) контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах;

4) регулярно проводить инвентаризации и своевременно отражать их результаты в бухгалтерском учете, а также отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5