Бухгалтерский учет и внутренний контроль за движением материальных запасов в учреждении

Инвентаризация товарно - материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно - материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение. [7]

Для проведения комплекса работ по выявлению фактического наличия запасов, сопоставления фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Учитывая большой объем указанных работ, их специальный характер, в организации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).

В состав указанных комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, техники и т.д.). [5]

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. [4]

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно - материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно - материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. [34]

Эти товарно - материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно - материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Мягкий инвентарь, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете. [17]

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи. [6]

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

а) излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:

- в коммерческих организациях - на финансовые результаты;

- в некоммерческих организациях - на увеличение доходов;

б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно - заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц. [9]

Товарно - материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.

В описях на товарно - материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов. [12]

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности. [16]

Глава 2. Организация бюджетного учета в МУЗ «Калужская городская больница №4»

2.1 Экономико-правовая характеристика МУЗ «Калужская городская больница №4»

Выпускная квалификационная работа написана на основе данных Муниципального учреждения здравоохранения «Калужская городская больница № 4» (далее МУЗ «Калужская городская больница № 4»)

История образования. Более 200 лет назад началась история богоугодных заведений Антона Семеновича Хлюстина, отставного майора и преуспевающего в делах мосальского помещика. В 1804 году Антон Семенович обратился к калужскому губернатору А.Л.Львову с намерением предпринять строительство в Александровской слободе дома для инвалидов.

Начатая как приют для инвалидов со временем Хлюстинская богадельня превратилась в крупнейшую городскую больницу № 4. В настоящее время - это огромное медицинское учреждение, оказывающее стационарную и амбулаторно-поликлиническую помощь людям. Больница охватывает большую часть города, оказывая медицинскую помощь 70 тыс. жителям. В больнице работает 485 человек: врачей - 104, медицинских сестер - 246, младший медицинский персонал - 64, сотрудники административно - хозяйственной службы - 52. Средняя заработная плата составляет - 6320 рублей.

МУЗ «Калужская городская больница № 4» в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, постановлениями Городской Думы г. Калуги, постановлениями и распоряжениями Городского Головы, приказами Управления здравоохранения города Калуги и принятым в больнице Уставом.

Для выполнения уставных задач МУЗ «Калужская городская больница № 4» осуществляет следующие виды деятельности:

1. Медицинская помощь и медицинские услуги, на которые получена лицензия:

- доврачебная медицинская помощь в здравпунктах;

- амбулаторно-поликлиническая помощь;

- стационарная помощь;

- диагностическое исследование и др.;

2. Дополнительные платные медицинские услуги населению.

3. Дополнительные медицинские услуги предприятиям и учреждениям города на основе заключения договоров.

Предметом деятельности больницы является квалифицированная специализированная медицинская помощь населению города.

Задачами больницы являются:

- повышение качества медицинской помощи на основе внедрения эффективных методов диагностики и лечения;

- пропаганда здорового образа жизни;

- взаимодействие с другими лечебно-профилактическими учреждениями и т.д.

МУЗ «Калужская городская больница № 4» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, расчетный счет и иные счета в учреждениях банков, печать со своим полным наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты, необходимые для его деятельности.

Больница от своего имени заключает договоры, приобретает имущественные и неимущественные права, выступает истцом и ответчиком в суде, арбитражном суде, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Организационная структура МУЗ «Калужской городской больницы № 4» представлена на рис.1.

Структура бухгалтерского аппарата МУЗ «Калужской городской больницы № 4» представлена на рис.2. Общая численность сотрудников, работающих в бухгалтерии, составляет 7 человек

Рис.2. Структура бухгалтерского аппарата

Каждый работник бухгалтерский службы осуществляет свою деятельность в соответствии с должностными инструкциями. Должностная инструкция составлена на каждого работника в целях разграничения полномочий, определения прав и обязанностей, что позволяет избежать дублирования участков работ.

В соответствии с должностной инструкцией, составленной на главного бухгалтера больницы, он обязан осуществлять контроль над полным учетом поступающих денежных средств, товарно - материальных ценностей и основных средств, а также за своевременным отражением в учете операций, связанных с их движением; вести точный учет результатов финансово - хозяйственной деятельности; осуществлять контроль над правильным начислением и своевременным перечислением платежей; нести ответственность за организацию бухгалтерского учета и составление достоверной налоговой и бухгалтерской отчетности и т.д.

Заместитель главного бухгалтера выполняет часть должностных обязанностей главного бухгалтера, а также выполняет все функции главного бухгалтера в момент его отсутствия.

Бухгалтер материального сектора и бухгалтер по учету основных средств в соответствии с должностной инструкцией (Приложение 1) обязаны вести полный учет поступающих материальных ценностей и основных средств, своевременно отражать в бухгалтерском учете операции, связанные с их движением; осуществлять контроль за правильностью ведения учета материальных ценностей и основных средств материально - ответственными лицами; своевременно и качественно проводить сверки, инвентаризации и оформлять их результаты; составлять бухгалтерскую отчетность и т.д.

В обязанности бухгалтера - расчетчика входит: правильное начисление заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и других выплат сотрудникам; начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты различных уровней; своевременное и качественное составление бухгалтерской отчетности и т.д.

В соответствии с должностной инструкцией бухгалтер - кассир обязан: осуществлять операции по приему, выдаче и хранению денежных средств и денежных документов с обязательным соблюдением правил обеспечения их сохранности; вести на основе кассовых ордеров кассовую книгу; сверять фактическое наличие денежных средств с книжным остатком; принимать от населения денежные средства на оказание платных медицинских услуг; получать денежные средства для выплаты работникам заработной платы, премий, командировочных расходов и т.д.

Ответственность за формирование учетной политики несет главный бухгалтер, а на руководителя организации возложена обязанность по утверждению сформированной учетной политики. В учетной политике МУЗ

«Калужской городской больницы № 4» на 2006 г. сказано (Приложение 2):

1. Бухгалтерский учет осуществлять в соответствии с нормативными документами: ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129 - ФЗ; Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях № 70н.

1.1. При ведении бухгалтерского учета исполнения сметы доходов и расходов по бюджетной, предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход, принять рабочий план счетов.

1.2. По учету движения бюджетных средств, целевых и средств от предпринимательской деятельности принять журнально - ордернкую форму учета.

2. Бухгалтерский учет в МУЗ «Калужская городская больница № 4» осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером больницы.

2.2. Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово - хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации несет главный врач.

2.7. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности производить инвентаризацию в следующие сроки:

- продуктов питания и медикаментов - 1 раз в три месяца;

- хозяйственных материалов и мягкого инвентаря - 1 раз в год до 1 декабря.

2.8. Факты хозяйственной деятельности МУЗ «Калужская городская больница № 4» относить к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств…

3.4. Фактическую стоимость израсходованных материалов относить на расходы согласно смете по средним ценам, а фактическую стоимость израсходованных материалов на выполнение договорных работ - по фактическим затратам.

2.2 Организация учета материалов на складе в МУЗ «Калужская городская больница №4»

Бухгалтерский учет материальных запасов в МУЗ «Калужской городской больнице № 4» ведется на счете 010500000 «Материальные запасы» с использованием бухгалтерской программы «ПАРУС».

При учете материальных запасов в больнице задействованы следующие счета Плана счетов бюджетного учета:

счет 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

счет 010502000 «Продукты питания»;

счет 010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

счет 010505000 «Мягкий инвентарь»;

счет 010506000 «Прочие материальные запасы»;

На счете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» в больнице учитываются медикаменты, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства.

Учет медикаментов на складе осуществляется главной медицинской сестрой, являющейся материально ответственным лицом. С главной медсестрой заключен типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме 523. На складе медикаменты размещаются на стеллажах и полках, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса. На каждый номенклатурный номер медикаментов главная медсестра заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование медикаментов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. Склад медикаментов оборудован мерной тарой (для выдачи этилового спирта).

Учет медикаментов на складе осуществляется в Книге складского учета материалов ф. М-17. Предметно - количественный учет в больнице ведется в Книге предметно - количественного учета ф.8 - МЗ, страницы которой нумеруются и прошнуровываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера. На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, подлежащих предметно - количественному учету, открывается отдельная страница.

Предметно - количественному учету в больнице подлежат ядовитые лекарственные средства, наркотические лекарственные средства, этиловый спирт и другие дорогостоящие медикаменты, стоимость которых превышает 400 рублей.

Отпуск лекарственных средств материально ответственным лицам отделений производится на основании накладных (требований), выписываемых в двух экземплярах (Приложение 3). Накладные подписываются руководителем учреждения. В накладных (требованиях) указывается полное наименование лекарственных средств, упаковка и количество. Это необходимо для определения их цены и стоимости.

Лекарственные средства, подлежащие предметно - количественному учету, выписываются на отдельных накладных (требованиях) (Приложение 4) со штампом, печатью учреждения, утверждаемых руководителем учреждения. В них должны быть указаны номера историй болезней, фамилии, имена, отчества больных, для которых выписываются лекарства.

Поступление медикаментов на склад осуществляется на основании заключенных договоров, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон. Фармацевт, получая товар, должен проверить, соответствует ли он количеству и качеству, указанному в документах поставщика.

Счет 010502000 «Продукты питания» предназначен для учета продуктов питания в больнице.

Материально ответственное лицо (кладовщик) ведет учет продуктов питания в Книге (карточке) учета материальных ценностей. В Книге (карточке) указаны фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, а также номер стеллажа, ячейки; наименование и код единицы измерения; цена; наименование и код продуктов питания; дата записи; дата и номер документа; приход; расход; остаток; результаты проверок (дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего).

Количество страниц в Книге заверено главным бухгалтером. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе.

О результатах проверок делаются соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце книги.

Для учета боя посуды на пищеблоке используют Книгу регистрации боя посуды. В ней указываются: фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, дата, наименование предмета (битой посуды), количество, должность, подпись, расшифровка подписи главного бухгалтера. Записи в Книге производятся бухгалтером материального сектора. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением книги.

Оприходование продуктов питания на склад осуществляется на основании счетов - фактур (Приложение 9), товарно - транспортных накладных и накладных. На основании этих первичных документов кладовщик делает запись о поступлении продуктов питания по каждому наименованию и сорту в Книге учета материальных ценностей

На счете 010505000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря в больнице: белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.); постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники и т.п.) и прочий мягкий инвентарь.

Мягкий инвентарь, поступающий на склад больницы, принимается материально ответственным лицом (заведующим складом) на основании накладных, счетов-фактур и других товаросопроводительных документов.

Все предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работников бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада. Маркировочные штампы хранятся у руководителя учреждения или его заместителя.

При отпуске материальных ценностей со склада заведующий складом должен проверить наличие всех реквизитов и подписей, предусмотренных формой расходного документа.

Расходный документ - это накладная (требование) на внутреннее перемещение материалов, которая применяется для учета движения материальных ценностей внутри больницы. Выписывается накладная-требование в двух экземплярах и обязательно должна быть подписана главным врачом больницы.

По окончании месяца заведующая складом сдает в бухгалтерию Отчет о расходовании, где указывается наименование мягкого инвентаря выданного в течение месяца отделениям. Затем бухгалтер на основании Отчета о расходовании выписывает накладные (Приложение 16) в двух экземплярах, которые подтверждают факт того, что

кладовщик выдал материальные ценности со склада, а сестры - хозяйки отделений их приняли, о чем свидетельствуют подписи материально ответственных лиц.

На счете 010506000 «Прочие материальные запасы» учитываются в больнице хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.); посуда; запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в транспортных средствах.

Все прочие материальные запасы, поступающие на склад больницы, берет на ответственное хранение материально ответственное лицо (кладовщик), назначенное на эту должность главным врачом больницы. После того как организацией - поставщиком был отгружен товар на склад больницы и кладовщик проверил его на соответствие количеству и качеству, указанным в товаросопроводительных документах, он делает запись о поступлении материальных запасов в Книге учета материальных ценностей. Что же касается запасных частей для автомобилей, то они при поставке проверяются механиком больницы.

После этого все первичные документы, связанные с поступлением товара, кладовщик и механик передают в бухгалтерию больницы, где они проверяются и оприходываются.

Основанием для выдачи материальных запасов со склада является: для хозяйственных материалов, посуды и канцелярских принадлежностей - накладная (требование) (Приложение 18); для запасных частей - Акт на списание (Приложение 19).

2.3 Организация учета материалов в бухгалтерии в МУЗ «Калужская городская больница №4»

Учет медикаментов в бухгалтерии. После того как главная медсестра проверила соответствие товара количеству и качеству, и сделала записи в Книге складского учета материалов о поступлении медикаментов, все первичные документы на поставку данного товара направляются в бухгалтерию, где они проверяются и таксируются. Далее счета на медикаменты (Приложение 5), полученные от поставщиков, подлежат оплате и оприходованию.

Накладные (требования) на выдачу медикаментов поступают в бухгалтерию по окончании месяца. Бухгалтер производит в них таксировку (умножение количества на цену) на основании количества и цены медикаментов, указанных фармацевтом. Таксировка в накладных (требованиях) необходима для того, чтобы определить на какую сумму были отпущены медикаменты за прошедший месяц (Приложение 6).

По окончании месяца главная медсестра составляет Отчет о движении медикаментов (Приложение 7). Составление отчета ф. 11 - МЗ начинается с указания остатков лекарственных средств по каждой группе на начало отчетного месяца, которые переносятся из утвержденного отчета за предыдущий месяц. В приход записывается количество лекарственных средств, поступивших в больницу согласно счетам поставщиков. В расход записывается количество лекарственных средств, отпущенных отделениями по накладным (требованиям). Отчет составляется в двух экземплярах, первый из которых передается в бухгалтерию. Бухгалтер на основании этого отчета производит списание медикаментов по средней себестоимости, после чего составляется оборотная ведомость по нефинансовым активам (Приложение 8).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5