Організація документаційного забезпечення установи

У системі «ДОКПроф» кожний документ проходить такі стадії:

· складання завдання на розроблення проекту документа;

· розроблення проекту документа;

· розроблення системи реєстрації документів;

· зберігання документів в журналі реєстрації;

· виконання і контроль виконання документів;

· списання з подальшим збереженням у справі.

Завдання на розроблення проекту документа включає опис вимог до розроблюваного документа, маршрут його руху за жорсткою або зведеною схемою. Виконавець, отримавши завдання, створює проект документа. За потреби користувач може задати маршрут відпрацьовування документа. На етапі роботи з проектом документа виконавець може сформувати доручення на колективне розроблення, ознайомлення, узгоджування, затвердження, підписання проекту документа користувачам, які мають на це відповідні права.

Реєстрацію документів у системі може здійснювати тільки користувач, наділений відповідними правами. Призначення реєстраційних атрибутів і створення контрольно-реєстраційної картки (номер, дата, контрольні терміни виконання та ін.) здійснюються відповідно до інструкції Кабінету Міністрів України № 1153 від 17.10.1997 р.

Система дає змогу автоматизувати процес реєстрації документів як у малому підприємстві, що має одного-двох користувачів з правами на реєстрацію документів, так і у великій компанії з десятками користувачів. При цьому в системі вводиться поняття «супервізор реєстрації» -- користувач, керуючий процесом реєстрації документів. «ДОКПроф» уможливлює реєстрацію документів як розроблених усередині системи, так і отриманих ззовні (пошта, факс, E-mail) [25, 165].

Зберігання документів після реєстрації здійснюється в призначеному йому електронному журналі з відповідними атрибутами. Доступ до документа мають користувачі, наділені відповідними правами доступу до визначеного журналу. Система забезпечує атрибутний і контекстно-залежний пошук документів у журналах реєстрації і справах зберігання документів.

Користувачі, що беруть участь у процесі виконання документа, можуть, у свою чергу, сформувати маршрути виконання документа. При цьому система дає змогу переглянути весь ланцюжок виконавців документа й одержати інформацію щодо кожного етапу виконання: терміни, завдання, результат тощо. За фактом виконання доручення виконавець формує доповідь, на підставі якої доручення знімається з контролю або відправляється на доопрацювання користувачем, що сформував це доручення.

По закінченні роботи з документом користувач, який ініціював ланцюжок виконання, заносить у журнал результат виконання документа. Після цього документ може бути перереєстрований в інший журнал чи списаний у справу для подальшого збереження. Будь-який електронний документ розглядається в додатку як документ із своїми зв'язками. Тобто в будь-якому документі формується система гіперпосилання на документи, з якими він зв'язаний, і завжди існує можливість переглянути дерево зв'язків й здійснити швидкий перехід до необхідного документа [24, 43-44].

Якщо стандартизація технології створення типових модулів і моделей даних є першим архівознавчим напрямом, то другим напрямом, який здійснюється водночас із першим, є створення уніфікованої та стандартизованої архівної термінології, відповідного єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення, схем класифікації на предметному рівні.

У зв'язку з тим, що вже на першому етапі інформатизації з'являються можливості для інтеграції даних всієї архівної галузі, розроблення як локальних, так і національної систем, виходу на світові інформаційні мережі та обміну архівної інформацією, необхідно орієнтуватися на комп'ютерні технології промислового ґатунку з типовими системами і технологічними модулями, створення системного комп'ютерного комплексу архівної справи (СККДС).

Оскільки на першому етапі основним об'єктом автоматизації має стати облікова інформація рівня фонду, необхідно прийняти рішення про стандартизовану структуру даних та її зміст, розробити формат електронного запису. Важливим завданням у цьому напрямі є вирішення проблем сумісності існуючих і перспективних БД, вихід на БД країн СНД, передусім Росії, країн Балтії та Білорусії, а також європейських країн з метою об'єднання ресурсів «україніки» в зарубіжних архівах, створення мета-БД, налагодження доступу до існуючих БД, копіювання матеріалів, що зберігаються в архівах, передусім Росії, на компакт-дисках.

Структура СККАС, розміщення сукупності БД і сховищ даних архівів відбиває організаційну та функціональну побудову архівної системи, де органічно поєднуються централізація та регіональна самостійність. Для рівня загальнодержавної та національної інформаційних систем інтеграція ресурсів здійснюється на базі інформації НАІС, Фондового каталогу та інших БД, які репрезентують сукупні інформаційні ресурси галузі на найвищому рівні узагальнення. На першому етапі ця інформація створюється на базі існуючого фондового каталогу, даних централізованого комплектування та обліку, що надійшли традиційним шляхом. За тією самою технологією може створюватися й зведений Державний реєстр національного культурного надбання, унікальних документальних пам'яток НАФ України, тоді як повнотекстові ресурси документів формуються й зберігаються в архівах.

Технічне забезпечення СККАС і локальних комп'ютерних мереж архівів складається з web-серверів, CD-ROM-серверів, серверів БД для підтримки електронних БД обліку та НДА, комунікаційних серверів з модемами для здійснення телекомунікаційних зв'язків, робочих станцій для центральних та обласних архівів. Функції серверів виконують комп'ютери типу Pentium відповідної конфігурації. Транспортним середовищем для інтеграції локальних БД пропонується обрати Internet. На серверах багатьох установ, що комп'ютеризують документну інформацію, як загальне програмне забезпечення використовуються операційні системи UNIX та Windows NT, а на робочих станціях -- Windows і MS-DOS. Ці операційні системи є найпоширенішими й можуть виконувати свої функції й стосовно архівної інформації. Для здійснення різноманітних функції введення, зберігання та використання інформації необхідні спеціальні технічні засоби: сканери, лазерні принтери, ксерокси, факсимільні апарати, пристрої для записування інформації на CD-ROM, магнітооптичні накопичувачі з перезаписом інформації тощо.

Прикладне програмне забезпечення має спиратися на дві групи пакетів прикладних програм, орієнтованих на автоматизацію внутрішніх технологічних процесів та підтримку Internet-технологій для обміну в міжнародних комп'ютерних мережах. Такий підхід вимагає відмови від реляційних підходів і використання постреляційної програми продукції фірм Netscape Communication і Microsoft, які набувають поширення в глобальних комп'ютерних мережах. Українські універсальні та наукові бібліотеки вже прийняли такий курс розвитку. Вибір цієї програмної продукції зумовлений не лише її високими технологічними параметрами, а й можливістю безкоштовної інсталяції значної частини розробок цих фірм на серверах і робочих станціях. Зважаючи на те, що архівна інформація є набагато складнішим об'єктом комп'ютеризації, лише такий підхід дасть змогу реалізувати інформатизацію архівної галузі в комплексі з бібліотечними фондами.

Отже, розгортання СККАС має створити організаційні, методичні, техніко-технологічні та лінгвістичні передумови для інформаційної інтеграції НАФу. З одного боку, вона має забезпечити мобільність і відкритість архівної інформаційної бази України та надати можливість поліпшити архівний облік, описування, каталогізацію, значно вдосконалити систему управління архівною справою. З іншого боку, збільшиться кількість і підвищиться якість пропонованої інформації, що стимулюватиме розвиток користувачами на загальних фундаментальних засадах власних методів здійснення пошуку та оброблення інформації. Комплексний підхід до інформатизації архівної справи дасть змогу з найменшими витратами перейти до другого етапу, який передбачає системний розвиток комп'ютеризації, створення інтегрованих масивів інформації та розвинену мережу безпосередньо в архівах.

Висновки до розділу 4

У сучасному світі інформація є стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшу роль у системі управління підприємствами та організаціями України. У суспільстві спостерігається перерозподіл реальної влади -- від традиційних структур до центрів управління інформаційними потоками.

Національна програма інформатизації визначає стратегію розв'язання проблем забезпечення інформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної, науково-технічної, оборонної, економічної, адміністративно-правової та іншої діяльності в сферах загальнодержавного управління.

Внутрішні інформаційні бази підприємствами та організаціями містять усі види спеціально організованої інформації, наведеної у зручному для сприйняття технічними засобами вигляді. Це файли (масиви), бази даних, сховища даних, записані в пам'яті ЕОМ. Якщо стандартизація технології створення типових модулів і моделей даних є першим архівознавчим напрямом, то другим напрямом, який здійснюється водночас із першим, є створення уніфікованої та стандартизованої архівної термінології, відповідного єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення, схем класифікації на предметному рівні.

У зв'язку з тим, що вже на першому етапі інформатизації з'являються можливості для інтеграції даних всієї архівної галузі, розроблення як локальних, так і національної систем, виходу на світові інформаційні мережі та обміну архівної інформацією, необхідно орієнтуватися на комп'ютерні технології промислового ґатунку з типовими системами і технологічними модулями, створення системного комп'ютерного комплексу архівної справи (СККДС). Прикладне програмне забезпечення має спиратися на дві групи пакетів прикладних програм, орієнтованих на автоматизацію внутрішніх технологічних процесів та підтримку Internet-технологій для обміну в міжнародних комп'ютерних мережах.

ВИСНОВКИ

На основі проведеного дослідження можна зробити наступні висновки:

1. Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

2. Менеджмент, як відомо, є безперервним соціально-економічним та організаційно-технологічним процесом, що здійснюється за допомогою різноманітних методів, підходів і засобів для досягнення визначених економічних, наукових, соціальних або інших результатів.

3. Виходячи з інформаційного навантаження на управлінський документ, на нашу думку, документаційне забезпечення менеджменту є більш ширшим поняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджменті потребує розроблення принципової концепції з визначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління.

4. Проблема інформатизації має узгоджуватися із загальною стратегією інформатизації суспільства та створенням системи БД документної інформації ще на стадії документостворення в установах, коли автоматизуються технологічні процеси діяльності установи та її висвітлення в офіційних документах, а також на стадії документообігу.

5. Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районному рівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах -- комп'ютеризація процесів управління архівною справою та управління інформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

6. Сучасні перспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління, діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сфері управління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значно ефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес.

7. Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

8. В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування -- в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління.

9. Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота у наш час, повинна виконуватись за умови дотримання вимог наукової організації праці. Тобто це означає, що немає такої роботи, яку б не потрібно було правильно організовувати, і людина, яка виконує цю роботу, повинна бути обізнана з особливостями її виконання. Для цього робота повинна бути поділена на певні складові частини -- від найбільш складних до найпростіших операцій.

10. Швидкий розвиток та втілення засобів ЕОМ в управління, уніфікація та стандартизація документів, що проводяться в широких масштабах в країні, потребують постійного підвищення кваліфікації працівників, зайнятих документаційним обслуговуванням.

11. Основу раціональної організації будь-якої роботи, а також з документаційного забезпечення становить чіткий розподіл функцій та обов'язків між конкретними виконавцями. Чітке знання своїх обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника, дозволяє правильно розпланувати робочий день і виключає дублювання операцій.

12. Перспективи розвитку галузі документознавства та інформаційної діяльності сьогодні визначаються оптимальним поєднанням комплексу фахових знань, вмінь, навичок та високої професійної мобільності спеціалістів. Вирішальне значення тут мусять мати управлінська культура, ініціатива, творчість і активність персоналу, адже значна частина професійних знань отримується під час роботи.

13. Організації, що виконують роботи в сфері проектування виробництва, засобів захисту інформації та обробки персональних даних, отримують ліцензії на цей вид діяльності. Порядок ліцензування визначається законодавством України. Інтереси користувача інформації при використанні імпортної продукції в інформаційних системах захищаються митними органами України на основі міжнародної системи сертифікації.

14. Архітектура системи керування базою даних (СКБД) типу «клієнт-сервер» передбачає розміщення клієнтської частини СКБД на робочій станції, а серверної -- на комп'ютері -- сервері баз даних. Робоча станція надсилає на сервер запити на одержання інформації. Ці запити обробляються на сервері серверною частиною СКБД, а результати повертаються на робочу станцію. Така технологія продуктивна через мінімізацію обсягу інформації, яка передається мережею, краще забезпечує захист інформації від несанкціонованого доступу та цілісність даних.

15. Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв'язання добре структурованих задач, стосовно яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх опрацювання. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці.

16. У сучасному світі інформація є стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшу роль у системі управління підприємствами та організаціями України. У суспільстві спостерігається перерозподіл реальної влади -- від традиційних структур до центрів управління інформаційними потоками.

17. Аналіз стану розробок, впровадження та експлуатації інформаційних систем для підприємствами та організаціями в Україні показав, що протягом останніх років виконано значну роботу із застосування інформаційних технологій. Практично в усіх підприємствами та організаціями забезпечується інформаційна підтримка поточної роботи з використанням персональних комп'ютерів із набором типових програмних продуктів.

18. Національна програма інформатизації визначає стратегію розв'язання проблем забезпечення інформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної, науково-технічної, оборонної, економічної, адміністративно-правової та іншої діяльності в сферах загальнодержавного управління.

19. Більшість підприємствами та організаціями застосовують локальні обчислювальні мережі. У час, коли Україні на тлі економічних реформ у країні розгортається адміністративна реформа, питання формування інформаційної та аналітичної бази для прийняття управлінських рішень на державному рівні є особливо актуальним. Підприємствами та організаціями відчувають недостатність інформаційного забезпечення своєї діяльності.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».

2. Закон України «Про національну програму інформатизації».

3. Указ Президента України «Про вдосконалення інформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державної влади».

4. Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження завдань Національної програми інформатизації».

5. «Про затвердження Порядку формування та виконання галузевої програми і проекту інформатизації».

6. ДСТУ 3396.0-96 "Захист інформації. Технічний захист інформації. Основні положення". Ст. 56

7. ДСТУ 3396.1-96 "Захист інформації. Технічний захист інформації. Порядок проведення робіт".

8. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003: Стандарт: Наукове видання.- К.: Держспоживстандарт України, 2003.- 23 c.

9. Андреева В.И. Делопроизводство.- 2-е изд., перераб. и доп..- М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1995.- 222 c.

10. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство: Учебник: Навчальне видання.- 3-е изд., испр. и доп..- М.: Легпромбытиздат, 1988.- 160 c.

11. Бобылева М.П. Корпоративные информационные системы и технологии электронного документооборота: новый потенциал управленческой интеграции // Деньги и кредит (рус.).- 2007.- № 12.- C.60-68.

12. Валькова С., Добрынина И. Чем удобнее электронная копия // Библиотека (рус.).- 2000.- № 8.- C.33-35.

13. Вороная Н., Уварова О. Зберігання документів на підприємстві // Податки та бухгалтерський облік. Спеціальний випуск..- 2007.- № 9.- C.4-111.

14. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папері. - К.: А.С.К., 2002 - 400 с.

15. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - Донецьк.: Сталкер, 1997р. - 352 с.

16. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций: Навчальне видання.- М.: Инфра-М, 2001.- 185 c.

17. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навчальний посібник: Навчальне видання.- К.: Либідь, 1998.- 256 c.

18. Ділові папери та документи підприємницької діяльності: Посібник: Наукове видання.- К.: Укр. Центр духовної культури, 1996.- 144 c.

19. Документування у менеджменті: Підручник: Навчальне видання.- К.: ЦНЛ, 2003.- 216 c.

20. Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті: Навчальний посібник: Навчальне видання.- К.: ЕксОб, 2003.- 272 c.

21. Електронний документообіг: Нормативні документи // Инвестгазета (рус.).- 2007.- № 29.

22. Комплект кадрової документації: Форми документів. Інструкції з їх застосування: Виробниче видання.- Х.: Райдер, 2004.- 116 c.

23. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учебник: Навчальне видання.- М.: Высшая школа, 1991.- 159 c.

24. Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.- 272 c.

25. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник: Навчальне видання.- 2-е изд., перераб. и доп..- К.: Знання, 2000.- 460 c.

26. Красильникова И. Электронные средства доставки // Библиотека (рус.).- 2000.- № 9.- C.41-43.

27. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ Зразки найважливіших документів української мовою. - К.: Техніка 1992 - 399с.

28. Олійник О.Б. Документування господарсько-договірної та господарсько-претензійної діяльності: Навчальний посібник: Навчальне видання.- К.: Алерта, 2007.- 140 c.

29. Олійник А.В., Шацька В.М. Інформаційні системи і технології у фінансових установах: Навчальний посібник: Навчальне видання.- Львів: Новий Світ-2000, 2006.- 436 c.

30. Організаційно-розпорядчі документи з питань організації діловодства (2000-2002 рр.).- Суми: УАБС НБУ, 2003.- 102 c.

31. Пачезаров В. Сборник хозяйственных договоров и учредительных документов.- Донецк: Сталкер, 1997.- 352 c.

32. Первинні документи та документообіг на підприємстві // Збірник систематизованого законодавства (укр.).- 2008.- № 2.

33. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие: Навчальне видання.- М.: Форум; Инфра-М, 2004.- 256 c.

34. Свердан М.М., Свердан М.Р. Основи наукових досліджень: Навчальний посібник: Навчальне видання.- Чернівці: Рута, 2006.- 352 c.

35. Сошинська Я. Правові аспекти бібліотечно-інформаційної діяльності в електронному середовищі // Бібліотечна планета (укр.).- 2003.- № 2.- C.7-10.

36. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере: Практическое пособие: - М.: Приор, 1996.- 144 c.

37. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению.- М.: Приор, 1997.- 96 c.

38. Сухомлин В.А. Введение в анализ информационных технологий: Учебник: Навчальне видання.- М.: Горячая линия-Телеком, 2003.- 427 c.

39. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия: Виробниче видання.- М.: Экзамен, 2003.- 192 c.

40. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів: Наукове видання.- К.: Довіра; Рідна мова, 1999.- 507 c.

41. Шевцова-Водка Г. Комп`ютерні бібліографічні ресурси: питання класифікації // Бібліотечний вісник (укр.).- 2001.- № 5.- C.13-19.

42. Якіменко А.В. Основи документообігу та документознавства: Виробниче видання.- М.: Экзамен, 2003.- 192 c.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8