Організація документаційного забезпечення установи

Створюються не тільки інформаційно-аналітичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється коло центрів науково-технічної інформації, патентних структур, а й посилюється значення високоякісного інформаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на базі новітніх технологій й застосування глобальних світових мереж. Враховуючи ті обставини, що розвиток сучасної комп'ютерної техніки орієнтований на високопрофесійного користувача й не потребує ґрунтовної інженерної освіти, комп'ютерно-технологічний блок обмежується вивченням основ комп'ютерних мереж та телекомунікаційних технологій, системного аналізу інформаційних процесів прикладного програмного забезпечення, основ проектування баз даних, Internet-технологій та ресурсів в діловодстві та сучасного електронного документообігу.

Професійна діяльність фахівця на первинних посадах буде полягати у:

· виконанні спеціальних функцій, пов'язаних з розробкою та впровадженням технологічних процесів документування, роботи з документами і інформацією, організацією інформаційної діяльності;

· вирішенні стереотипних, діагностичних задач з документознавства та інформаційної діяльності;

· прийнятті оперативних рішень у межах своєї компетенції та функціональної підготовки;

· керівництво підлеглими, компетенція яких не вище за технічних службовців чи молодших спеціалістів.

Перспективи розвитку галузі документознавства та інформаційної діяльності сьогодні визначаються оптимальним поєднанням комплексу фахових знань, вмінь, навичок та високої професійної мобільності спеціалістів. Вирішальне значення тут мусять мати управлінська культура, ініціатива, творчість і активність персоналу, адже значна частина професійних знань отримується під час роботи. Гарантією майбутнього сфери документно-інформаційної діяльності повинно бути раціональне співвідношення можливостей отримання спеціальної освіти та підвищення кваліфікації фахівців. Питання підвищення кваліфікації працюючих в діловодних службах повинні вирішуватись за рахунок організації відповідних курсів, тренінгів, інформаційно-консультативних та науково-практичних семінарів.

Висновки до 1 розділу

Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи - управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів підприємства (приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо)

Розвиток архівної інформаційної системи із включенням її в життя суспільства зумовлюється не лише вимогами часу, коли всі інформаційні потоки в державі мають стати сегментом єдиного інформаційного простору, а й нагальною потребою оптимізації зберігання та використання архівних ресурсів України.

Отже, технологічні аспекти автоматизації документних потоків вийшли на рівень надзвичайних можливостей. У цих умовах виникає необхідність створення цілісної концепції архівної справи в Україні. Разом із тим увага до цієї проблеми з боку керівних державних органів поки не досягла належного рівня: архівна справа залишається поза межами пріоритетних науково-технічних напрямів, а питання інформатизації суспільства обмежуються виключно технологічними питаннями створення комп'ютерних систем і мереж.

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районному рівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах -- комп'ютеризація процесів управління архівною справою та управління інформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

Моделі даних містять стандартизовану структуру списування архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних і горизонтальних структурах архівної галузі й має стати обов'язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв'язок різних технологічних процесів і систем.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

Позитивним є власне побудова системи документаційного забезпечення, яка дозволяє здійснювати інформаційний обмін з іншими суб'єктами ринку у визначені строки та на визначених умовах. Негативним є неефективна побудова системи документаційного забезпечення на більшості підприємств України, що зумовлює можливість втрати важливої інформації, невчасного поінформування суб'єктів документаційного обороту, численні помилки та неточності в організації роботи системи.

Дані недоліки зумовлюють необхідність удосконалення системи документаційного забезпечення підприємства шляхом використання сучасних технологій організації документаційного обороту, автоматизації діяльності служби діловодства, використання сучасних технологій передачі даних тощо.

РОЗДІЛ 2.

ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДІ ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

2.1. Економіко-організаційна характеристика ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ

«АГРЕГАТ».

Підприємства ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» мають однакову організаційну структуру, проте діють в різних галузях економіки та різні системи документаційного забезпечення. ТОВ «СВІТОЧ» діє в кондитерській галузі, ВАТ «АГРЕГАТ» здійснює виробництво агрегатів, вентиляторів, кондиціонерів та інших металічних деталей та частин. Специфіка виробничого процесу визначає систему його документаційного забезпечення.

В організаційній структурі підприємств прослідковується японська модель організації виробничої системи (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Організаційна структура ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

Керівництво підприємствами здійснюють не його власники, а висококваліфіковані менеджери, які ведуть переговори з покупцями промислових вентиляторів та кондиціонерів та укладають угоди на майбутні поставки вентиляторів як на внутрішній ринок, так і на закордонні ринки. Бухгалтерська служба підприємства веде відображення господарських операцій діяльності в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності на основі Міжнародних стандартів фінансової звітності, що позиціонує підприємство на зовнішніх ринках та дає змогу надавати фінансову звітність зацікавленим закордонним користувачам в доступній формі. Бухгалтерська служба підприємства також утворює систему внутрішнього контролю на підприємстві, що унеможливлює будь-які зловживання зі сторони працівників підприємства та матеріально-відповідальних осіб.

Визначальною характеристикою організаційної структури підприємства є відсутність структурного підрозділу склад, що пояснюється діяльністю відділу логістики, який працює по японській методиці «точно в термін», тобто підвезення необхідної кількості економічних запасів до робочого місця працівника згідно плану виробничого процесу підприємства, що унеможливлює крадіжки запасів підприємства та сприяє повному та своєчасному використанню всіх товарно-матеріальних запасів підприємства, окрім того дана організація виробничої системи ліквідує технологічні перерви в виробництві для постачання товарно-матеріальних цінностей на робоче місце кожного працівника, що підвищує продуктивність праці та рентабельність продукції підприємства, а отже, надає конкурентні переваги продукції підприємства в порівнянні з аналогічною за технічними характеристиками продукцією інших виробників. Вся вироблена продукція тестується, сертифікується та одразу по залізничній колії транспортується замовникам.

Відділ прогресивного маркетингу прогнозує та оцінює кон'юнктуру ринків України в розрізі окремих галузей промисловості та регіонів та закордону з метою встановлення об'єктивних потреб в нових товарах підприємств.

В рамках бурхливої науково-дослідної та к конструкторсько-дослідної роботи діє відділ НДКДР, який на основі запитів замовників здійснює розробку новітніх промислових товарів. Підприємства інвестують щорічно в діяльність даного відділу понад 3 млн. грн., що забезпечує постійне оновлення товарного асортименту підприємства та надає йому конкурентні переваги в порівнянні з іншими виробниками. На підприємствах діє служба охорони, яка не лише забезпечує правопорядок на території підприємства, але й реалізує заходи з підвищення рівня охорони праці на підприємстві, тому трудові колективи працюють в безпечних, екологічно чистих умовах діяльності.

2.2. Специфіка організації документаційного забезпечення установи на

ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

Для ВАТ «АГРЕГАТ» характерним є машинна обробка документів. Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої інформації, представленої у вигляді, зручному для сприймання технічними засобами. Це файли (масиви), бази даних (БД), банки даних (БнД), бази знань, а також їх системи. Інформаційне забезпечення повинно швидко та в повному обсязі задовольняти потреби користувача.

Перед ним ставляться вимоги ефективного пошуку та видачі інформації у вигляді, потрібному для розв'язання кожної конкретної задачі, наявності можливості підтримки даних у стані постійного оновлення та працездатності. За змістом внутрішньомашинне інформаційне забезпечення -- це сукупність фактичних зведень, що використовуються в господарській діяльності об'єкта. Склад і структура внутрішньомашинного інформаційного забезпечення визначаються способами організації файлів, баз і банків даних, взаємодією між ними, розвитком їх у часі. Пофайлова організація ІЗ -- це формування різних масивів. Класифікувати їх можна за різними ознаками: за змістом, способами використання, призначення, методом організації.

Файл -- це сукупність однорідної інформації складу та послідов-ності полів, записаної на магнітному диску з присвоєнням імені. Термінологічно поняття «масив» і «файл» близькі за змістом. Це -- сукупність однорідної жорстко організованої та пойменованої інформації. Для ідентифікації кожному файлу під час його запису присвоюється ім'я та розширення, що уточнює різновидність файлу.

За змістом виокремлюють масиви даних і програмні масиви. Програмні масиви описують процеси роботи з даними та входять у підсистему програмного забезпечення. Масиви даних є основною частиною внутрішньомашинного інформаційного забезпечення. Призначення масивів залежить від задач, що стоять перед інформаційними технологіями та відображають їх специфіку. За роллю оброблення й технології використання масиви класифікуються так:

· постійні масиви належать до категорії нормативно-довідкових, складають інформаційну базу АІТ та охоплюють відомості, які порівняно рідко змінюються. До їх складу входять масиви класифікаторів, довідників, каталогів та іншої умовно-постійної інформації.

· поточні масиви охоплюють змінну інформацію, що поступає в систему від об'єкта, який управляється, і характеризує стан зовнішнього середовища, а також сам процес управління об'єктом. В основному вони створюються на основі первинних документів.

· проміжні масиви виникають на етапах розв'язання задач і виконують роль механізму, що передає інформацію від задачі до задачі або в середині задач.

· вихідні масиви зберігають інформацію, отриману в результаті оброблення вихідної інформації. Вони містять сукупність показників, потрібних для аналізу та прийняття управлінських рішень.

· зберігальні масиви найчастіше формуються на основі вихідних і охоплюють інформацію, потрібну для оброблення в наступних звітних періодах.

· пошукові (інформаційні) масиви -- це сукупність показників, записів, ключів пошуку, що характеризують або зміст певних документів, або конкретний об'єкт, систему, організацію тощо.

· службові масиви містять допоміжну інформацію, потрібну для оброблення всіх видів масивів.

Усі види масивів складають інформаційний фонд комп'ютер-ної системи, динамічну сукупність взаємопов'язаних елементів інформації. Створення єдиного інформаційного фонду забезпечує систематизацію та уніфікацію показників, дає змогу встановити термінологічну єдність, однозначність опису та зв'язок між показниками у внутрішньомашинному інформаційному забезпеченні. За внутрішньою організацією файли даних складають сукупність записів однакової структури. Структура запису файлу складається із заданої послідовності полів певного типу даних і довжини. Така структура файлу визначається на етапі постановки задач.

Як свідчить досвід, інформаційно-документаційне забезпечення управління, побудоване на основі традиційних методів складання, опрацювання, зберігання та пошуку великих обсягів документації, характеризується підвищеною трудомісткістю. Тому робота з документами забирає значну частину робочого часу керівників та спеціалістів, яким необхідні, як правило, не самі документи, а конкретні відомості та факти, що містяться в них. Тому для ТОВ «СВІТОЧ» характерним є автоматизація документаційного процесу.

Сучасні перспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління, діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сфері управління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значно ефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес. Обчислювальна техніка, що обслуговує різні системи автоматизованого опрацювання інформації, дозволяє максимально вивільняти керівників та спеціалістів від нетворчої роботи і, що найголовніше, дає їм можливість користуватися оперативнішим і зручнішим для сприйняття комплексом інформації, якого в умовах ручних методів опрацювання документів отримати неможливо. Заснована на ОТ інформаційна технологія звільняє інтелект людини від рутинних операцій, зменшує кількість хибних управлінських рішень і стимулює творчу діяльність людини. Комп'ютеризація процесу управління повною мірою повинна враховувати специфіку управлінської організаційної діяльності, провідну роль людського фактора у виконанні функцій управління, прийнятті єдино вірного рішення. ЕОМ відіграє в цій діяльності лише допоміжну роль, бо виконує за людину набір технічних операцій щодо своєчасної видачі необхідної корисної і повної інформації. Кінцеве рішення завжди залишається за людиною.

Управлінська інформація надходить в автоматизовану систему з юридично оформленого (офіційного) документа і, як правило, на проміжній або завершальній стадії вирішення функціонального завдання вихідна інформація також фіксується у вигляді документа на паперовому носії-машинограмі або машинному носії-у вигляді документа, що читається машиною. Машинограма та документ, що читається машиною, потребують юридичного оформлення. Зображення інформації на екрані дисплея (відеограма, відеоформа, відеокадр) формується з урахуванням правил побудови форми відповідного документа. У зв'язку з цим ефективність впровадження обчислювальної техніки в апараті управління залежить від ступеня вдосконалення зовнішнього інформаційно-документаційного забезпечення автоматизованої системи: повноти уніфікації складу, змісту і форми документів, упорядкованості маршрутів руху документів, вибіркового розподілення інформації за її користувачами.

Комп'ютеризація процесу управління забезпечує безпаперовий документообіг та значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів - довідкових, поточних, звітних, інформаційних та ін. Одночасно в мінімальному обсязі повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне та історичне значення і потребують постійного зберігання в державних архівах.

Широке застосування обчислювальної техніки для автоматизації операцій у діловодстві започаткували організаційні автоматизовані системи управління, які розроблялись та впроваджувались в суб'єктах до середини 1960-х років. До їх функціональних (планових, бухгалтерських, постачальницьких та ін.) підсистем входили локальні інформаційні підсистеми: "Автоматизований контроль виконання документів", "Кадри", "Облік та контроль за виконанням звернень громадян", "Автоматизована реєстрація кореспонденції". Проте ці підсистеми автоматизували лише окремі операції у діловодстві, працювали паралельно існуючій ручній системі опрацювання документів, тим самим ускладнюючи її та збільшуючи традиційний документообіг.

Поява на початку 1980-х років сучасних типів великих та малих ЕОМ, які комплектуються периферійними пристроями (відеотерміналами, дисплеями) та призначені для організації системних машин баз даних, відкрила широкі можливості для створення принципово нових автоматизованих систем опрацювання управлінської інформації - інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпечення управління. Найважливіша відмінність автоматизованої системи документаційного забезпечення управління від інших типів автоматизованих систем (підсистем) орієнтації у діловодстві полягає в тому, що ця система започаткувала інтенсивний перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій до автоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів: реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної та пошукової роботи, збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. На цій основі стає реальним практичне створення концепцій автоматизованого інформаційного забезпечення, і, в результаті цього, якісно змінюється технологія роботи працівників апарату управління. АСДЗУ призначена не стільки для періодичного автоматизованого створення інформаційно складних документів (наприклад, підсумкових зведень за результатами виконання документів за певний термін та ін.), скільки для постійної роботи (взаємодії) керівників і спеціалістів з інформацією, що зберігається у пам'яті ЕОМ.

При такому спілкуванні користувач системи може самостійно вести пошук інформації про документи та самих документів, поновити у пам'яті зміст документа або його фрагмент, вносити зміни і доповнення у потоці інформації, яка зберігається, згруповувати та аналізувати різні дані, автоматично виготовляти документи на паперовому або магнітному носії.
Робота системи ведеться у режимі людино-машинного (запитання-відповідь) спілкування, що дозволяє децентралізовано за допомогою дисплея виконувати цільове опрацювання даних та їх відновлення безпосередньо на робочому місці користувача в будь-зручний для нього час. До того ж введення вихідної масової інформації може йти централізовано з первинних документів у автоматизованому пункті опрацювання інформації документаційної служби суб'єкта. Вся інформація, що вводиться, відразу ж стає доступною користувачам системи. В результаті відпадає необхідність у створенні значної кількості спеціалізованих вхідних, проміжних та вихідних документів на паперовій основі, що значно скорочує та спрощує документообіг. Працювати над системою може користувач, не обов'язково професіонал, тобто працівник апарату управління, ознайомлений з прийомами роботи за комп'ютером.

В даний час діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення створюються експериментально у багатьох установах країни (наприклад, автоматизована система опрацювання організаційно-розпорядчих документів). Структурно АСДЗУ в загальному вигляді складається з кількох самостійних технологічних блоків: блоку опрацювання, який входить в систему інформації та управління інформаційними ресурсами, блоку автоматизованої підготовки документів, блоку правового та інформаційного забезпечення управлінських рішень, які приймаються.
В рамках першого блоку виділяються такі контури (підсистеми), об'єднані спільною інформаційною базою, програмними та технічними засобами: реєстрації (вводу) інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу; контроль за виконанням документів та доручень; довідково-інформаційного обслуговування та оперативного пошуку документів; інформаційного забезпечення діяльності колегіального органу, засідань та нарад; ведення машинного архіву документів. У ряді підсистем передбачається сервісне обслуговування керівника суб'єкта, наприклад, вирішуються питання "робота з машинною папкою документів" і "робота з машинним календарем".

В деяких АСДЗУ до першого блоку належать також контури (підсистеми):

· обліку, контролю та пошуку листів громадян;

· формування тематичних груп документів для складання номенклатури справ, підготовки та здачі справ в архів;

· автоматизованого ведення машинного носія документів на мікро-фотоносіях тощо.

Блок автоматизованої підготовки документів призначений для формування машинного носія (банку даних) типових текстів документів, текстових зразків, списків адресатів, прізвищ керівників, які підписують різні види документів, тощо. Завданням блоку є відбір за допомогою дисплея необхідних елементів конкретного документа, їх доповнення, зміни, формування тексту, його редагування і автоматичне виготовлення документа відповідно до форми державного стандарту. Передбачається також складання індивідуальних текстів, не існуючих у типовому наборі, стенографування засідань, автоматичне розшифровування і виготовлення стенограм. Комплекс завдань блоку вирішується загалом автономно на робочих місцях працівників суб'єкта за допомогою електронного опрацювання текстової інформації або мікро ЕОМ. Однак вирішення цих завдань може бути передане єдиному для АСДЗУ процесу за умови, що зберігається діалогове спілкування користувача з ЕОМ і специфічність машинного носія на кожному робочому місці, враховуються функціональні особливості змісту документів, що створюються кожним працівником.

Блок правової та інформаційної підтримки (обґрунтування) рішень, що приймаються в управлінні, розробляється в окремих АСДЗУ
Блок, що є за своїм призначенням "базою знань" (поточних, перспективних та ретроспективних), має різні назви ("архів керівника", "інформаційний довідник керівника" та ін.) і створюється для оперативного програмно-цільового інформаційного обслуговування конкретної категорії посадових суб'єктів. До блоку належать завдання щодо формування, пошуку та ведення актуальної загальної та спеціальної правової, нормативної, економічної, соціальної, науково-технічної та іншої інформації, а також зберігання найважливіших організаційних, розпорядчих, інструктивних і методичних документів, статистичної звітності, корисних архівних документів та ін.
Конкретні варіанти, що розробляються АСДЗУ, відрізняються один від одного структурою блоків та видами документів, що опрацьовуються в системі управління, зміст яких на практиці обмежується часто організаційно-розпорядчими документами, що направляються на розгляд керівнику суб'єкта. Інші управлінські документи (за винятком документів, що належать до інформаційного забезпечення) опрацьовуються механічними методами у рамках традиційної системи документаційного забезпечення управління.
Найбільш поширеним типом технічного забезпечення АСДЗУ для більшості суб'єктів як великих, так і невеликих, для структурних підрозділів управління, тобто масових користувачів у даний час стали персональні комп'ютери (мікро ЕОМ). Вони дозволяють вести індивідуальне (децентралізоване) опрацювання інформації у пунктах її виникнення. Персональний комп'ютер з дисплеєм, пультом управління і засобами зв'язку доповнений принтером і зовнішньою пам'яттю становить повний комплект технічних засобів автоматизованого робочого місця працівника документаційної служби. Автоматизоване робоче місце працівника документаційної служби призначене для вирішення єдиного комплексу чи окремих завдань, що входять до структурних блоків підсистеми АСДЗУ, та інформаційного насичення (формування та поновлення) банку даних автоматизованих робочих місць (індивідуальних та колективних) керівників та спеціалістів суб'єкта. Одночасно інформація до банку даних АРМ керівників та спеціалістів може надходити від автоматизованих систем (одиничних АРМ або мереж АРМ) функціональних підрозділів (маркетингових, кадрових).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8