Організація документаційного забезпечення установи

Організація документаційного забезпечення установи

108

• ЗМІСТ
• ВСТУП 2
• РОЗДІЛ 1.ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ 5
• 1.1.Поняття документаційного забезпечення установи 5
• 1.2.Механізм здійснення документаційного забезпечення установи 12
• 1.3. Проблеми в ході організації документаційного забезпечення установи 36
• РОЗДІЛ 2.ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗ-ПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДІ ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» 39
• 2.1.Економіко-організаційна характеристика ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ». 39
• 2.2.Специфіка організації документаційного забезпечення установи на ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» 41
• 2.3.Використання інформаційних технологій документаційного забезпечення установи 54
• РОЗДІЛ 3.ЕКОНОМІЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ ДОЦІЛЬНОСТІ ЗАСТОСУ-ВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ 60
• 3.1.Сутність інформаційних технологій документаційного забезпечення установи 60
• 3.2.Види інформаційних технологій 64
• 3.3.Порівняльна характеристика інформаційних технологій докумен-таційного забезпечення установи 71
• РОЗДІЛ 4.ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ОСНОВІ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ 76
• 4.1.Обґрунтування удосконалення документообігу та документаційного забезпечення 76
• 4.2.Системи удосконалення документообігу на підприємствах 84
• ВИСНОВКИ 90
• СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 94
• АНОТАЦІЯ
• Робота містить 108 сторінок, 2 рисунків, список використаних джерел -- 42 найменувань.
• Актуальність теми зумовлена зростанням ролі документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і підприємства в цілому. Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.
• Предметом дослідження є особливості організації документаційного забезпечення підприємства.
• Об'єктом дослідження виступає система документаційного забезпечення діяльності підприємства.
• Мета дипломної роботи полягає в вивченні системи документообороту на підприємствах України та встановлення шляхів їх удосконалення.
• Методи дослідження поєднання абстрактного й конкретного, індукція, дедукція, аналіз і синтез, групування й порівняння, конкретизація.
• За результатами дослідження сформульовані напрямки удосконалення системи документаціного забезпечення підприємств, установ, організацій України. Одержані результати можуть бути використані для розроблення та удосконалення системи документаціного забезпечення підприємств, установ, організацій України..
• Ключові слова: документування, документообіг, домументаційне забезпечення, інформація, система, контроль, організація.

ВСТУП

Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.

Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об'єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Актуальність дослідження зумовлена зростанням ролі документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і підприємства в цілому.

Метою роботи є вивчення системи документообороту на підприємствах України та встановлення шляхів їх удосконалення.

Об'єктом дослідження є система документаційного забезпечення діяльності підприємства.

Предметом дослідження є особливості організації документаційного забезпечення підприємства.

Базою проведення досліджень та практичної розробки системи документаційного забезпечення є ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ».

Для реалізації мети дослідження необхідним є вирішення наступних завдань:

· вивчення теоретичних аспектів організації документаційного забезпечення;

· розгляд поняття документаційного забезпечення установи;

· ознайомлення з механізмом здійснення документаційного забезпечення установи;

· визначення типових проблеми в ході організації документаційного забезпечення установи;

· аналіз специфіки організації документаційного забезпечення установи;

· вивчення використання інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;

· розгляд економічного застосування інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;

· ознайомлення з поняттям інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;

· проведення порівняльної характеристики інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;

· визначення оптимальних шляхів удосконалення інформаційних технологій документаційного.

Дане дослідження може бути використане в подальших розробках систем удосконалення документообороту на підприємствах України.

Практичне значення роботи випливає з запропонованих шляхів удосконалення системи документообороту на підприємствах, установах та організаціях України, що сприятиме більш ефективному процесу документообігу, мінімізації витрат на забезпечення діяльності систем, підвищення рівня конфіденційності даних тощо.

Робота складається з 4 розділів. В першому розділі визначаються теоретичні аспекти організації документаційного забезпечення установи, поняття документообороту, механізм його здійснення та сучасні проблеми в побудові системи ефективного документообороту на підприємствах, установах, організаціях України. В 2 розділі роботи розглядаються особливості організації документаційного забезпечення установи на прикладі ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ», специфіку побудови систем докуменобороту на даних підприємствах та ефективність їх практичної організацій. В 3 розділі роботи визначено можливість економічного застосування інформаційних технологій документаційного забезпечення установи, розглянути сучасні форми організації та види інформаційних технологій, зроблено їх порівняльний аналіз. В 4 розділі роботи визначено шляхи удосконалення інформаційних технологій документаційного забезпечення, які можна ефективно запровадити на об'єктах дослідження та інших підприємствах, установах, організаціях України.

Систему документаційного забезпечення установи розглядали наступні вітчизняні науковці та практики Антонюк В. А. ., Береза А. М., Василик О. Д., Галіцин В. К., Годун В. М., Горьовий Л. Є.., Дрогаль Т., Дубій О., Завгородний В. П., Єрьоміна Н. В., Карацюба А. М., Левченко Ф. А., Одинцов Б. Е., Орленко Н. С., Писаревська Т. А., Савицький В. А., Савченко В. Я., Святобог В. В., Ситник В. Ф. , Сендзюк М. А., Рогач І. Ф., Романов А. Н., Швец М. Я. та інші.

Дане дослідження проводилось із застосуванням діалектичного підходу до вивчення сучасного стану докуметаційного забезпечення діяльності підприємств та установ. В процесі дослідження організації і методики докуметаційного забезпечення діяльності підприємств та установ були  використані загальнонаукові методи пізнання: поєднання абстрактного й конкретного, індукція, дедукція, аналіз і синтез, групування й порівняння, конкретизація. Для обробки даних, наведених у дослідженні застосовувались такі методичні прийоми: огляд, документальна перевірка, техніко-економічні розрахунки, аналітичні групування, структурний аналіз, узагальнення, підрахунок.

РОЗДІЛ 1.

ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ

1.1. Поняття документаційного забезпечення установи

Вирішення актуального завдання сьогодення щодо переведення економіки держави на шлях стабільного і динамічного розвитку зумовлює внесення певних змін у механізм формування та реалізації програми комплексного документаційного забезпечення менеджменту. В сучасній економічній науці розрізняють різні види менеджменту: інноваційний, стратегічний, інвестиційний, фінансовий, виробничий тощо. Аналізуючи зміст кожного з них, слід звернути увагу на те, що загальною рисою для них є необхідність постійного забезпечення інформацією.

Менеджмент, як відомо, є безперервним соціально-економічним та організаційно-технологічним процесом, що здійснюється за допомогою різноманітних методів, підходів і засобів для досягнення визначених економічних, наукових, соціальних або інших результатів. Реалізація цього процесу може мати позитивний результат лише за наявності певних відомостей про стан та поведінку системи управління. Однак, у своєму розвитку, сучасний менеджмент наштовхується на жорсткі інформаційні бар'єри. Виникає парадоксальна ситуація, коли поряд з "надмірністю" знань відчувається дефіцит необхідної і доступної інформації.

Інформація в менеджменті є важливим ресурсом, що вона дозволяє правильно орієнтуватись у конкурентному середовищі, яке постійно змінюється, прогнозувати і аналізувати його, планувати найбільш доцільні управлінські дії, організовувати і контролювати їх виконання обліковувати, розраховувати тощо. Менеджмент стає ефективним тоді, коли за наявності мінімальних за обсягом, але важливих за змістом первинних джерел інформації, можуть бути прийняті рішення відповідно до визначених цілей. Ось чому одним з головних чинників організації високоефективного менеджменту стає інформація, що надана своєчасно, у достатньому обсязі та в доступній формі.

Найпоширенішою формою представлення інформації у сфері менеджменту є документ. Першочергові заходи, що забезпечують інформаційні потреби менеджменту, полягають у відборі й аналізі різних джерел інформації, їх систематизації, надання їм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення до користувачів, підготовка для подальшого зберігання. Завдання щодо проведення таких видів робіт у більшості установ державного сектору економіки традиційно вирішують у межах організації діловодства [12, 267]. Водночас, існує проблема інформаційного забезпечення процесів управління якісною документацією, тобто йдеться про створення змістовно-концептуальної моделі сучасного управлінського документа. Ключового значення при цьому набуває необхідність уточнення сутності понять "діловодство" та "документаційне забезпечення менеджменту".

Поняття "діловодство" розуміють як певну організацію роботи з документами в традиційних управлінських структурах. Тобто, діловодство - це суто визначений процес організації роботи з вже створеними документами, основною метою якого є регулювання їх руху, з точки зору доцільності і раціональності, а також здійснення контролю за ними у межах конкретної управлінської системи. Окремою ланкою при цьому є процес створення самого документа, тому що в менеджменті головною метою створення документа є не укладання певної уніфікованої форми, а професійне (творче) укладання тексту, як основного елементу, що має важливе значення для процесу прийняття управлінських рішень. Внесення укладених фахівцями текстів у відповідні уніфіковані форми - прерогатива технічного персоналу діловодних служб і нічого спільного зі створенням документа (в проблемно-логічному розумінні цього поняття) не має. На жаль, жорсткі регламенти, притаманні діловодним процесам, не можуть задовольнити сучасне різноманіття інформаційних потреб менеджменту.

Виходячи з інформаційного навантаження на управлінський документ, на нашу думку, документаційне забезпечення менеджменту є більш ширшим поняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджменті потребує розроблення принципової концепції з визначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління.

Кінцевим результатом будь-якого менеджменту є досягнення конкретної мети, яка може бути представлена певними якісно-кількісними характеристиками. Цей процес потребує використання різноманітних видів ресурсів, в тому числі й інформації, яка міститься в документах. Така сутність документа, і в першу чергу, управлінського документа, наділяє його якостями, що притаманні матеріальним об'єктам, що за певних умов можуть створювати додаткову вартість або сприяти появі нових товарів і послуг. В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тісно пов'язане з документаційним забезпеченням. Документаційне забезпечення управління - діяльність спеціальних працівників або підрозділів підприємства щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство - діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Значення документаційного забезпечення полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи (за різними оцінками) до 60-70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо).

Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв'язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямом наукової організації праці працівників сфери управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу [13, 62]. 

Причини зростання обсягів управлінської інформації можуть бути як об'єктивні, так і суб'єктивні: 

· об'єктивні - причини, які визначаються збільшенням масштабів і зростаючою складністю керованих систем, а також вирішуваних ними завдань;

· суб'єктивні - причини, зумовлені відсутністю науково-обґрунтованих комплексів документів, які є необхідними та достатніми для документування процесу управління, а також недосконалістю технології роботи з документами у процесі управління. 

Ці ж причини зумовлюють переважно і недостатню якість підготовки документів. Документ - передбачена законодавством матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві. Первинний документ - документ, що містить вихідну інформацію. Вторинний - документ, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої обробки одного або кількох документів.

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку розв'язання питань, а також обсягу та характеру взаємозв'язків з іншими органами, установами можуть формуватися системи діловодства, серед яких найбільш уживані:

· централізована - усі документи (вихідні, вхідні, внутрішні) реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат);

· децентралізована - допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи;

· змішана - найбільш важлива внутрішня документація та переписка керівництва реєструється у канцелярії, решта документів - у структурних підрозділах.

В умовах обширного документообігу великого значення набуває правове його регулювання, яке здійснюється через інструкції та положення з діловодства. Такі документи регламентують:

· порядок підготовки й оформлення документів, їх погодження та візування;

· організацію роботи з документами;

· порядок обробки та відправлення вихідної інформації;

· реєстрацію і порядок зберігання угод та договорів;

· порядок друкування і тиражування документів;

· організацію контролю за строками виконання документів;

· формування номенклатури справ, формування і оформлення справ;

· відбір документів і справ на зберігання або знищення;

· знищення документів;

· облік обсягу документообігу.

Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи - управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів підприємства (приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо) [14, 99].

На дані підрозділи покладено здійснення операцій з документами:

· приймання кореспонденції - приймання пошти, реєстрація її у журналі обліку, попередній розгляд документів для визначення доцільності виконання, а також прямого надсилання документів безпосереднім виконавцям, не надаючи їх на розгляд першим керівникам (обсяг кореспонденції, рішення за якими повинні приймати тільки перші керівники, не перевищує 10-20 %);

· реєстрація документів - фіксація факту створення або одержання документа шляхом присвоєння йому порядкового номера та запису встановлених відомостей про нього засвідчує факт отримання документа, взяття на облік і забезпечення зберігання документів, довідкової та контрольної роботи. Документи реєструються один раз: вхідні - у день надходження, вихідні - у день підписання. Таємні документи реєструються у спеціальних журналах. Обов'язковій реєстрації підлягають документи, що надійшли на підприємство з вищих органів влади та управління, державних адміністрацій, органів державних структур України, скарги та звернення громадян, повідомлення про порушення податкового законодавства, документи, що потребують вирішення або відповіді, а також документи з відповідними грифами. Ознакою зареєстрованого документа є штамп на першому аркуші, дата його надходження, порядковий номер за журналом обліку;

· передача документа для розгляду керівником (заступником) підприємства. Резолюція керівника щодо порядку виконання, виконавців, терміну виконання тощо зазначається на вільному від тексту місці першого аркуша перед підписом керівника та датою резолюції. Якщо у резолюції зазначається кілька виконавців, то на першому місці зазначається відповідальний виконавець, якому і вручається документ. Відповідальний виконавець забезпечує виконання завдання та зберігання документа. Виконання документів полягає у виконанні приписів, збиранні інформації, підготовці управлінського рішення, листів для відповіді, наказів, розпоряджень, а також у погодженні, затвердженні і реєстрації вихідного документа;

· контроль за виконанням документів є важливим напрямом управлінської діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців.

Контроль за виконанням документів включає:

· постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, попередню перевірку та регулювання ходу виконання документів;

· облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

· обов'язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

· систематизацію нагляду за виконанням документів;

· вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;

· підвищення трудової дисципліни виконавців.

Щоденно за картотекою та журналом реєстрації робиться вибірка документів, виконання яких наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідають безпосередньо керівнику. У випадку подовження терміну виконання, у контрольній картці проставляється відповідна відмітка.

Контроль може здійснюватись у формах:

· суцільного контролю - за виконанням усіх документів;

· спеціального контролю - за виконанням документів органів влади, вищих органів підприємства, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.

Комп'ютеризація документаціного забезпечення переорієнтовує його більше на одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим використанням для прогнозування господарської та іншої діяльності. Хоч комп'ютерний облік, контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиної інформаційної системи об'єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні з комп'ютерним прогнозуванням та плануванням), самі по собі вони функціонально створюють тісну інформаційну систему з властивими для них системними принципами.

Вони мусять базуватися на таких принципах, як:

· єдина система класифікації і кодування;

· автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації;

· уніфікація, спрощення і типізація документації;

· автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.

На комп'ютерній основі можуть розв'язуватись і багато інших задач, особливо з контролю і аналізу господарської діяльності (контроль і аналіз виконання виробничих програм, формування собівартості продукції, прибутку і рентабельності виробництва тощо). Контроль дотримання законодавчих і методологічних положень здійснюється вирішенням комплексу аудиторських задач, до переліку яких практично входить аудиторський контроль усіх операцій перелічених щойно облікових задач. Серед задач маркетингової діяльності необхідно виділити формування і аналіз даних про продукцію конкурентів, визначення номенклатури і обсягів конкурентоспроможної власної продукції, ціновий моніторинг ринку товарів, прогнозування прибутку і ін.

Важливим в рамках забезпечення документообороту підприємства є визначення точності, попередження заздалегідь та поточного попередження. Дані параметри системи документаційного забезпечення описують якісні критерії функціонування системи та визначають вимоги до неї.

Для всіх документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються строки виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічним засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документа на нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8