Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

з'ясування фактичного стану в ході поточного виконання конкретного доручення;

виявлення вузьких місць та вжиття необхідних заходів щодо виправлення ситуації;

отримання можливості аналізу організації роботи з метою запобігання виявленим недолікам у майбутній практичній діяльності установи;

4)стимулювання виконавчої дисципліни як стилю роботи. Здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів в органах виконавчої влади покладається на спеціально створені контрольні служби

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Обов'язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні, дорученні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці.

Документи можуть бути як із зазначенням, так і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Контроль за виконанням документів в установі передбачає:

- постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних, апаратних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним тільки у тому випадку, коли зазначені у ньому питання (проблеми) знайшли своє вирішення і заявник отримав відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю, причому це може зробити лише та особа, яка поставила його на контроль.

В умовах переходу від галузевого до функціонального принципу діяльності органів виконавчої влади, відповідного зменшення регуляційного навантаження на них, передачі окремих повноважень регіонам і господарюючим суб'єктам, різкого скорочення паперотворчості на перший план виходить не контроль, а моніторинг - поетапне відстеження ходу виконання завдань, визначених контрольними документами. Колишній всеосяжний контроль передбачав і всеосяжну реакцію, що торкалася найменших дрібниць. Нині ж, на часі - аналітичне осмислення подій, явищ, аналіз того, як виконуються рішення і що потрібно для забезпечення їхнього позитивного впливу на життя. Тому актуальним є процес перетворення служб, які виконували суто контрольні функції, на моніторингові. Виконувані ними завдання є ширшими, порівняно з контрольними, адже відстеження виконання документів дає можливість не тільки отримати своєчасну і об'єктивну інформацію, а й виявити при цьому можливі проблеми і скоригувати дії для оперативного впливу на ситуацію.

У процесі управління створюється велика кількість документів службового характеру. Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, - це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи [23, 56].

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах».

Справа - це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документів відповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.

Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».

Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником органу державної влади.

На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна [12, 298].

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Примірна номенклатура встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Індивідуальна номенклатура справ установи складається із номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники при складанні індивідуальних номенклатури справ.

Формування справ - це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ [12, 298].

Індивідуальна номенклатура справ складається з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у конкретній організації (або структурному підрозділі).

Розробляють індивідуальну номенклатуру справ відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи.

Складанню номенклатури справ має передувати серйозна підготовча робота, під час якої аналізується діяльність організації в цілому, досліджуються напрями діяльності кожного структурного підрозділу окремо, вивчається склад, зміст та кількість документів що утворюються у процесі діяльності організації. Під час виконання цієї роботи слід використовувати джерела, що містять інформацію про мету і предмет діяльності, про завдання і функції, що їх має здійснювати організація. Такими джерелами передусім є статут організації, положення про структурні підрозділи, штатні розписи, посадові інструкції, плани та звіти, а також діючі переліки (класифікатори) документів зі строками зберігання (за їх наявності в організації).

Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі примірної або типової номенклатури, необхідно врахувати специфіку діяльності конкретної організації.

Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці (Додаток №5), яка має такі графи:

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

4. Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

5. Примітки

У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу організації (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 03-01, де 03 - індекс структурного підрозділу; 01 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

У другій графі наводять заголовок справи. Він має відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі, й розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають бути стислими, чіткими, гранично точними. Заголовок викладають у певній послідовності за такою схемою: вид документів - автор (кореспондент) - виклад питання - період створення документів. Наприклад:

Розпорядження голови міської райради з основної діяльності за 2003 рік.

В окремих випадках послідовність подання елементів заголовка кореспондентів. Наприклад: Доповідні записки з питань організаційної і кадрової роботи, що подаються відділом керівництву адміністрації.

Однак вид документів (постанови, розпорядження, накази, протоколи, акти тощо) завжди зазначають на початку заголовка. Відомості про те, що у справі зберігаються копії документів, можна зазначити лише наприкінці заголовка, наприклад: Посадові інструкції працівників фінансово-господарського відділу (копії).

У заголовках справ, які містять документи, що стосуються одного питання, але не пов'язані послідовністю організації діловодства, вживають узагальнений термін документи, а основні види документів, згрупованих у справі, зазначають у дужках, наприклад: Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів.

У заголовках справ, що містять листи, обов'язково зазначають кореспондента та питання, з якого формується справа, наприклад:

* Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань кадрової роботи та державної служби;

Листування з правоохоронними органами з правових питань;

Листування з державними архівними установами організаційно-методичних питань діловодства і архівної справи.

Якщо у справі згруповано планово-звітну документацію, то у заголовку обов'язково зазначають період місяць, квартал, рік), за який створено документи, наприклад:

- оперативні (місячні) плани роботи організації;

Крім того, у заголовку справи, що містить планово-звітну документацію, має бути зазначено номер чи мовне позначення (код, шифр), форми плану-звіту за наявності такого позначення.

Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі Примірної номенклатури справ, з огляду на рекомендаційний характер останньої необхідно мати на увазі деякі моменти.

1. З Примірної номенклатури справ до індивідуальної переносять тільки ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються в діяльності конкретної організації. До індивідуальної номенклатури справ можна включати також заголовки справ, не передбачені примірною номенклатурою.

Заголовки справ, наведені у Примірній номенклатурі справ, обов'язково конкретизують та уточнюють (зазначають види документів, авторів, кореспондентів тощо).

Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в індивідуальній номенклатурі дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи зазначені у Примірній номенклатурі справ. Наприклад, справу Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі можна розподілити на кілька справ, що стосуватимуться більш вузьких питань:

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань фінансово-господарської діяльності колективних сільгосппідприємств, селянських (фермерських) господарств, інших організацій агропромислового комплексу щодо їх кредитування, банківського та страхового обслуговування;

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян підприємствами, установами та організаціями з питань приватизації в агропромисловому комплексі, проведення земельної реформи, землевпорядкування, землекористування;

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань меліорації, водного та лісового господарства.

Розподілити вищезазначену справу також можна, класифікуючи її не за питаннями, а за кореспондентами. Наприклад:

Листування з Міністерством аграрної політики України про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі;

Листування з Українською академією аграрних наук про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі;

Листування з Всеукраїнським союзом сільськогосподарських підприємств про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі.

Третю графу номенклатури справ заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов'язково оформлюють після закінчення діловодного року (Продовження додатка).

У четвертій графі номенклатури справ зазначають строки зберігання і посилання на статті відповідного Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання документів або відомчого (галузевого) переліку документів зі строками зберігання. В окремих випадках, якщо передбачається формування у справі документів з різними строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років).

Справам, що містять документи з особового складу й зберігаються у відділі кадрів, встановлюють строк зберігання 75 років - «В». Це означає, що обчислювати строк зберігання слід з урахуванням віку людини (позначеного літерою «В») на момент закінчення справи. Отже, щоб визначити тривалість зберігання документа після його закінчення у діловодстві, треба від 75 років відняти вік особи («В»).

Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) організації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому у п'ятій графі роблять примітку: «Строк зберігання встановлено ЕПК ,(назва державного архіву) протокол від №». Якщо до строку зберігання додано відмітку «ЕПК», це означає, що документи цієї категорії можуть мати культурне та практичне значення і підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року.

Під час формування у справу документів з грифом «Для службового користування» (незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку «ЕК». Після закінчення діловодного року цю справу переглядає ЕК і визначає строк її зберігання. За необхідності ЕК може прийняти рішення щодо переформування документів такої справи. У цьому разі документи постійного строку зберігання згруповуються в окрему справу, яка матиме самостійний заголовок і буде додатково внесена до номенклатури справ.

Для справ, що містять копії документів, строк зберігання не встановлюється, тому що ці документи на зберігання не передаються, а у четвертій графі зазначається: «Доки не мине потреба» або «До заміни новими».У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляють відмітки про початок ведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про всіх відповідальних за ведення цієї справи тощо.

В організаціях, які мають структурні підрозділи, складають номенклатури справ окремо у кожному підрозділі, а потім об'єднують їх у зведену номенклатуру справ.

Розроблення номенклатури справ структурного підрозділу організації покладається на посадову особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців (як правило, працівників цього підрозділу), які добре знають напрями діяльності підрозділу. Складаючи номенклатуру справ структурного підрозділу, слід враховувати всі справи, які ведуться у підрозділі а також передбачити ті теми і проблеми, що можуть виникнути у роботі підрозділу наступного року. Підготовлену номенклатуру справ підпису керівник відповідного структурного підрозділу погоджує з ЕК структурного підрозділу (за наявності такої комісії) та з керівником архівного підрозділу організації (у разі відсутності такого підрозділу - з посадовою особою, відповідальних за архів організації). Організаційно-методичне керівництво цією роботою здійснюють працівники служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо) або секретар організації у разі відсутності такої служби.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Першою, як правило, розміщують групу справ, що містять документи (постанови, рішення, доручення, розпорядження) вищих органів влади і управління та інших установ вищого рівня, потім - групу справ, що містять організаційно-розпорядчі документи (статути, положення, посадові інструкції, накази, протоколи тощо) самої організації, потім планово-звітну документацію, листування і, нарешті, реєстраційно-облікові форми (реєстраційні картки, журнали, книги обліку тощо). Остання справа безпосередньо має містити перший примірник номенклатури справ структурного підрозділу. Номенклатуру справ структурного підрозділу скла дають у трьох примірниках, у кожному з яких обов'язково заповнюють грифи погодження з ЕК і посадовою особою, відповідальною за архів організації:

перший примірник зберігається недоторканним у структурному підрозділі;

другий - передається до служби діловодства для включення до зведеної номенклатури справ;

третій - використовується як робочий примірник для формування справ і оперативних пошуків потрібних документів у структурному підрозділі.

Зведена номенклатура справ організації складається з номенклатури справ її структурних підрозділів і містить у собі заголовки всіх справ, що ведуться у цій організації. Філії, відділення та інші відокремлені установи, що належать до сфери управління організації, окремо складають свої номенклатури справ, які не включаються до зведеної номенклатури справ організації.

До номенклатури справ також не включаються друковані видання, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші подібні матеріали.

Для складання зведеної номенклатури справ застосовується структурний або функціональний принцип побудови її змісту.

Структурний принцип використовується в основному на великих та середніх підприємствах, які мають визначену структуру. Розділами зведеної номенклатури справ, побудованої за структурним принципом, будуть назви структурних підрозділів, наприклад:

Загальний відділ

Планово-економічний відділ

Відділ маркетингу і продажу

Відділ інформаційних систем

Відділ кадрів

Юридичний відділ

Фінансовий відділ

Господарський відділ

Транспортний відділ

Профспілковий комітет

При цьому першим розділом, як правило, зазначається служба діловодства (управління справами, загальний відділ, відділ діловодства або канцелярія), а потім усі інші структурні підрозділи відповідно до штатного розпису. Останніми завжди зазначаються первинні громадські організації (профспілки та ін.), що діють на підприємстві, установі, організації [15, 18].

Документи в справі групуються у хронологічному чи логічному порядку або в поєднанні цих компонентів.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватись у архів органу державної влади для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державної влади.

Підготовка документів до передачі в архів включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з о встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документи в установі створюється експертна комісія (ЕК). Схоронність документі! органів державної влади здійснюється згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».

Функціонально номенклатура справ визначає систему зберігання та використання документів, виконується в кількох примірниках і зберігається:

у підрозділі установи, яка веде діловодство, як робочий примірник;

у відомчому архіві як обліковий документ поточного зберігання;

- у державному архіві як довідковий матеріал постійного зберігання. Органи державної влади створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав законних інтересів громадян.

Архів, архівний підрозділ, архівний відділ - це, відповідно, установа, що забезпечує облік, зберігання архівних документів, використанні відомостей, що в них містяться, та формування Національного архівного фонду або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства.

Систему архівних установ державної влади та органів місцевого самоврядування України становлять:

спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади сфері архівної справи і діловодства (Державний комітет архівів України):

центральні державні архіви;

галузеві державні архіви;

державний архів Автономної Республіки Крим;

державний архів області, міст Києва і Севастополя;

державний архів району, району у містах Києві та Севастополі;

- місцеві архівні установи (архівні установи міських рад міст республіканського (АРК), обласного значення);

- архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого само врядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій.

Архівний підрозділ є самостійною структурною частиною організації. У разі недоцільності створення самостійної структурної частини архівний підрозділ може входити до складу служби діловодства організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо).

Основними завданнями архівного підрозділу є:

приймання від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;

контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6