Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

За централізованої форми організації діловодства структурним підрозділам практично не потрібні секретарі, які виконуватимуть діловодні функції, оскільки документообіг у них зазвичай має незначний обсяг. Однак, при цьому служба діловодства має бути повноцінним, забезпеченим сучасним технічним обладнанням структурним підрозділом з достатньою чисельністю й кваліфікованого персоналу. На практиці централізована форма організації діловодства застосовується в установах із незначним і середнім обсягом документообігу - до 40-60 тисяч документів на рік. В установах із великим обсягом документообігу, які мають складну структуру або територіально роз'єднані структурні підрозділи, централізована форма діловодства застосовується рідко, оскільки потребує значних фінансових витрат та організаційних заходів.

Децентралізована форма організації діловодства, як свідчить вже її назва, є повною протилежністю централізованій. За децентралізованої форми кожний структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з обробки документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправку документів, а також формування, зберігання справ тощо. У разі застосування такої форми діловодства в кожному структурному підрозділі має бути секретар або особа, яка відповідає за роботу з документами. Якщо такої особи немає, діловодні функції покладаються на спеціалістів структурних підрозділів, що спричиняє необґрунтовані витрати часу на виконання невластивих для них операцій.

У разі децентралізованої форми організації діловодства ускладнюються пошук документів, контроль за їх виконанням, довідкова робота, недостатньо забезпечується збереженість документів. Адже документація установи не є єдиною системою. Така форма організації роботи з документами виправдовує себе тільки за наявності територіально роз'єднаних структурних підрозділів. Вона також може бути зумовлена специфікою діяльності установи (наприклад, робота з документацією обмеженого доступу). Разом з тим нині існує чимало установ, в яких діловодство здійснюється стихійно, встановлено систему, подібну до децентралізованої форми. У багатьох сучасних компаніях, фірмах діловодство децентралізовано настільки, що навіть такі технічні операції, як вкладення вихідних документів у конверти і написання адрес кореспондентів на них, виконують спеціалісти структурних підрозділів. У таких установах, як правило, немає не лише служби діловодства, а й працівника, на якого покладалося б виконання технічних операцій з обробки документів.

Змішана форма організації діловодства заснована на частковій централізації. Як правило, в одному підрозділі, службі діловодства, здійснюються такі операції, як обробка вхідних і вихідних документів, реєстрація та облік документів, контроль виконання документів з резолюцією керівництва, а також зберігання справ - тобто обробка документів, що надходять на адресу керівництва установи, та тих, які безпосередньо розглядаються керівництвом.

Тим часом у структурних підрозділах виконуються діловодні роботи, пов'язані з підготовкою, зберіганням, а також реєстрацією й обліком документів, що надходять на адресу підрозділів. Так само вирішуються питання формування справ, що закріплюються в номенклатурі справ, та організації їх оперативного зберігання, а також користування ними. Отже, документи, що надходять безпосередньо до структурних підрозділів, там же формуються у справи і зберігаються до передавання на архівне зберігання або до закінчення строків їх тимчасового зберігання.

Таким чином, змішана форма роботи з документами передбачає наявність в установі служби діловодства (спеціалізованого підрозділу або секретаря, який здійснює централізовану обробку частини документів), а також організацію діловодства в структурних підрозділах. З цього випливає, що в кожному структурному підрозділі має бути секретар, який виконує діловодні функції, або працівник, на якого поряд з основними обов'язками покладається виконання цих функцій [32, 15].

1.3.2 Формування справ органу державної влади. Їх збереження

Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів але й організацію роботи з ними - організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання у поточній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції [21, 347].

Головним нормативно-методичним документом, що визначає та встановлює єдиний порядок складання, оформлення документів і роботи з ними, є індивідуальна інструкція по документознавству. Вона розробляється на основі загальнодержавних нормативних документів - Примірної інструкції з діловодства у міністерствах інших органах виконавчої влади …., затвердженої постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 року , типових інструкцій для групи однорідних підприємств або установ, а також ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядної документації. Вимоги до оформлення документів”, “ Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій”, затверджених наказом державного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2001р., методичних рекомендацій архівних установ, відомчих правил і т. п.

Спираючись на загальнодержавні нормативи, індивідуальна інструкція по діловодству повинна відображати всі особливості організації діловодства конкретної установи.

Таким чином, інструкція по діловодству повинна враховувати усі особливості як складу документів, так і технології їхньої обробки у конкретній установі.

Як правило, інструкція складається з кількох розділів. У першому розділі “Загальні положення” вказується, що інструкція встановлює єдину систему діловиробництва і обов'язкова для всіх працівників даної установи. Спеціальний пункт присв'ячений перерахуванню нормативних документів, на основі котрих складена інструкція. В цьому розділі також вказуються особи, на яких покладено керівництво діло виробництвом в установі в цілому та в структурних підрозділах, перераховуються функції діло виробничого персоналу, визначаються загальні принципи організації діловиробництва, маршрути руху документів, у тому числі оговорюються технологічні процеси автоматизації документообороту.

Наступні розділи присвячуються порядку встановлення й оформлення документів: “Склад і оформлення службових документів”, “Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів”. Ці розділи повністю базуються на державних стандартах. Порядок оформлення реквізитів, що викладений в них, переноситься в індивідуальну інструкцію, роз'яснюється і супроводжується прикладами з документів організації. У розділі “ Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів” потрібно розкрити методику складання і оформлення основних видів документів (приказів, розпоряджень, угод, актів, листів, телеграм тощо), викласти в подробицях порядок підписання, візування, узгодження та затвердження кожного виду (різновиду) документів, проілюструвавши прикладами з документів організації. Окремо слід виділити розділ “Порядок друку та розмноження документів”. Наявність подібних розділів в інструкції значно спростить порядок підготовки документів, що характерні для даної установи, та виключить їхнє багатократне складання та переоформлення.

Потім в інструкції розміщують розділи, що описують порядок роботи з документами: прийом та першочергову обробку документів, реєстрацію, складання обліково-довідкових картотек, направлення документів до виконання. У самостійний розділ в інструкції виокремлюють питання контролю, тут вказують строки виконання різних груп документів та розкривають технічні питання виконання контролю (складання строкових картотек або організація автоматизованого контролю, складання зведень на прострочену документацію).

Розділи по обробці документів складають з урахуванням технології, що прийнята в конкретній організації: традиційної або комп'ютерної.

Завершує інструкцію розділ, присвячений формуванню, збереженню та підготовці справ для подачі їх в архів. В ньому викладають методику розробки та затвердження номенклатурних справ, порядок групування документів у справи, оформлення обкладинок справ постійного та тривалого збереження та передачі їх у архів установи.

До інструкції додаються додатки, і чим їх більше, тим інструкція наочніше. Звичайно це:

зразки оформлення найбільш розповсюджених видів документів (прикази, розпорядження, протоколи, акти, угоди, телеграми).

форми (реєстраційна картка, номенклатура справ, лист-свідчення про справу, опис справи, обкладинка справи, акт про виділення до знищення документів, що не підлягають збереженню);

перелік документів (що не підлягають реєстрації; що підлягають затвердженню, контролю; документи, на котрих проставляється гербова печатка);

списки постійних кореспондентів і т.д.

Інструкцію по діловодству, також як і правила підготовки та оформлення документів, якщо вони виділені в окремий документ, затверджує керівник установи спеціальним наказом. Тут вказуються строки введення у дію згаданих нормативних документів, визначається посадова особа, відповідальна за введення їх в дію, і перераховуються міроприємства, котрі служба діловодства повинна для цього виконати. Інструкція повинна бути в кожному структурному підрозділі організації [32, 16].

До останнього часу в Україні на підприємствах, в установах, організаціях складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів регулювалося вимогами загальносоюзного Державного стандарту "Унифицированные системи документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформленню документов" (ГОСТ 6.38-90), що набрав чинності 1 січня 1991 р. Втім, цей Стандарт застарів не лише морально (за радянських часів стандарти, як правило, переглядалися один раз на п'ять років), а і за своїм змістом.

Розроблення Державного стандарту України, що відбувалося впродовж 1998-2002 рр., проводив Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УДНДІАСД). У результаті, 2003 року Державним комітетом споживчої політики та технічного регулювання України було затверджено Державний стандарт "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003), який набрав чинності з 1 вересня 2003 р.

Новий Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи: постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності.

Цей Стандарт встановлює 32 реквізити, серед яких: зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); зображення нагород; код організації; код форми документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; довідкові дані про організацію; назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; місце складання або видання документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження документа; резолюція; заголовок до тексту документа; відмітка про контроль; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; гриф погодження документа; візи документа; відбиток печатки; відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації; запис про державну реєстрацію.

Крім того, Стандарт встановлює вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, виготовлені за допомогою друкувальних засобів (на друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки).

Новизною у ДСТУ 4163-2003 є розділ "Вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів", що складається з 32 пунктів відповідно до кількості реквізитів. У кожному пункті подано роз'яснення щодо оформлення змісту і місця розташування відповідного реквізиту. Таким чином, на відміну від ГОСТ 6.38-90, в якому подавалися вимоги до окремих реквізитів, новий Стандарт охоплює всі реквізити без винятку. Зокрема, в ньому обумовлено, в яких випадках і згідно з якими нормативно-правовими актами на бланках документів має відтворюватись зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим, зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування), зображення нагород. Визначено також розмір зображення герба. З-поміж іншого, зазначається, що емблему організації не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України, адже саме цієї помилки дуже часто припускаються при підготовці бланків організацій. На документах недержавних організацій дозволено розташовувати емблему у верхньому полі документа, в тому місці, в якому на документах державних організацій розміщують зображення Державного герба. Код форми документа проставляють відповідно до Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД). Обумовлюється, що назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Назва організації - автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають у випадку, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). До новацій Стандарту належить також і встановлення ще одного реквізиту, вказаного останнім у цьому розділі - запис про державну реєстрацію. Його фіксують тільки на нормативно-правових актах міністерств та інших органів державної влади, включених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". ДСТУ 4163-2003 встановлює такі береги бланків документів: лівий - ЗО мм; правий - 10 мм; верхній та нижній - 20 мм .

На нижньому березі, відповідно до Стандарту, розташовують три такі реквізити:

- відмітку про виконання документа і направлення його до справи, що містить посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання; напис "До справи"; номер справи, в якій документ буде зберігатися; дату направлення документа до справи; назву посади і підпис виконавця, які ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа);

- відмітку про створення документа в електронній формі, що містить ім'я файлу, код оператора та інші пошукові дані - у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа;

- відмітку про надходження документа до організації (реєстрацію в ній), яка містить скорочену назву організації, дату (за необхідності - точний час) надходження документа і реєстраційний індекс документа - у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Варто зазначити, що за умови включення до документа всіх складових елементів реквізитів, навіть берега 20 мм може виявитися недостатньо. Тому в Стандарті обумовлюється, що реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через одинарний міжрядковий інтервал. Відмітку про надходження документа до організації доцільніше ставити за допомогою штампа, висота б якого не перевищувала 20 мм. Для лівого берега бланка документа новий Стандарт встановлює 30 мм, враховуючи те, що половина цього берега може бути використана для підшивання документа у справу (спочатку розробниками навіть було запропоновано 35 мм).

Дещо змінилися вимоги і до оформлення дати документа. Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яку оформлюють цифровим способом. Стандарт пропонує два способи написання дати. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад: "15.01.2001"). Крім того, дату допускається оформлювати і в іншій послідовності: рік, місяць, число (наприклад: "2001.01.15"). Цифрове позначення року повинно складатися з чотирьох цифр. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати (наприклад: "29 січня 2001 року").

Стандарт пропонує, крім звичного подання відомостей про виконавця документа, що містить прізвище виконавця і номер його службового телефону, ще один спосіб із зазначенням ім'я та по батькові виконавця документа (наприклад: "Іваненко Петро Михайлович 556 07 24"). У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати. Стандарт має чотири додатки. Додаток А "Схеми розташованості реквізитів документів" є обов'язковим і містить два рисунки: рисунок А1 - "Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка" та рисунок А2 - "Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка". Додаток Б "Зразки бланків документів" носить рекомендаційний характер. У цьому додатку представлені п'ять зразків бланків документів. Додаток В "Приклади оформлювання документів" є довідковим і містить приклад повністю опрацьованого листа організації з усіма можливими реквізитами, а також приклад оформлення наказу організації, що пройшов державну реєстрацію (з лицьовим і зворотнім боками аркуша). Додаток Г "Бібліографія" також є довідковим [15, 20].

Відповідальність за загальний стан роботи з документами покладається на керівника органу державної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів, нарад;

організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів щодо скорочення кількості форм і видів документів;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності державного органу, для передачі на державне зберігання;

удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

здійснює організаціно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах органу управління;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та її структурних підрозділах;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами.

В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов'язано з реформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлінського апарату. Інтенсифікація діловодства передбачає:

чітку побудову організаційної структури загальних відділів, секретаріатів;

відбір та впровадження найбільш раціональної форми технології діловодства;

оптимальне розмежування функцій та обов'язків працівників даної сфери;

- наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб;

чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації та професійної відповідальності працівників;

раціональну організацію робочих місць.

Діяльність щодо документного забезпечення функціонування органів державної влади регулюється положеннями, посадовими інструкціями, річними та перспективними планами робіт, іншими нормативними актами. Розробка цих документів покладається на загальні відділи органів державної влади.

Діловодний процес має свою специфічну технологію - документообіг організації. Він є сукупністю взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки. Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою та вихідною документацією. Зокрема, його складовими є: попередній розгляд документів; реєстрація документів; резолюція посадової особи; оформлення документів; датування документів; індексація документів; узгодження документів; засвідчення документів; затвердження документів.

Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі відмітки:

- про надходження документа (реєстрація);

- про взяття документа на контроль;

- про виконання документа і спрямування його у справу.

Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, в якій вказується його прізвище і номер службового телефону, що зазначаються на лицьовому чи зворотному боці останньої сторінки документа. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню». В реєстраційній картці чи журналі вказується номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якій буде зберігатись його копія.

Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду (як правило, року). Обсяг документообігу - важливий показник, що використовується як критерій у виборі організаційної форми діловиробництва, організації інформаційно-пошукової системи документів установи, встановленні структури служби діловиробництва, її штатного складу тощо [23, 56].

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6