Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

Вступ

За роки незалежності в Україні відбувалися складні процеси формування правових, економічних і соціальних засад демократичного суспільства. Розбудова державності передбачає розвиток політичної системи, удосконалення державної участі в економіці, соціальне спрямування державної діяльності та розвиток духовної сфери, активізацію зовнішніх зв'язків.

Сильна та дієздатна влада є щонайпершою умовою успішних перетворень, без неї не можливо створити передумови економічного розвитку, становлення реальної демократії, оновлення високої культури та духовності.

Сучасний період розвитку цивілізації характеризується переходом від індустріального суспільства до суспільства інформаційного.

Інформаційне суспільство за визначенням окремих авторів (А. Гоффлер) - це нова соціальна парадигма, історично новий та особливий тип людської цивілізації, що йде на зміну сільськогосподарчій та індустріальній. Ті переваги, що все більше отримують розвинуті держави та регіони (США, Японія, Європа) за допомогою інформаційних технологій та комп'ютерних мереж ведуть до радикальних змін у економічних, політичних і соціальних відносинах, у сім'ї, побуті тощо, привносять до життя нові ціннісні орієнтири.

Об'єктивною основою перетворень стали величезні переваги, що дає розвиток інформаційної інфраструктури тим державам та регіонам, організаціям та особам, що мають та використовують: можливість стислої участі переробки великих масивів інформації, миттєвого комунікативного зв'язку з різними куточками світу, проектування складних систем та можливість їх керуванням і т. ін.

Інформація - основний об'єкт інформаційного суспільства, її роль сьогодні величезна. Відображаючи реальну дійсність, вона впливає на всі напрями суспільної та державної діяльності з появою нових інформаційних технологій, заснованих на впровадженні обчислювальної техніки, засобів зв'язку, систем телекомунікацій, інформація стає постійним та необхідним атрибутом суспільних відносин.

Інформаційні ресурси стають сьогодні вряд з іншими найважливішими ресурсами - природними, трудовими, фінансовими тощо. Сформований світовий інформаційний простір.

Інформаційна сфера (середовище) - це сфера діяльності, що пов'язана з утворенням, розповсюдженням, переробкою і споживанням інформації.

Комп'ютеризація з використанням найновітніших світових досягнень, розвиток сучасних засобів зв'язку та ліквідація інформаційної ізольованості від іншого світу - необхідні умови перетворень, що відповідають темпам розвитку глобальної економіки.

Сьогодні ці передбачення мають статус визнаних геополітичних реалій. Останнім доказом є Хартія про глобальне інформаційне суспільство, що була підписана 22 червня 2000 року керівниками восьми наймогутніших держав світу під час зустрічі на Окінаві (Японія).

Інформаційна та комунікаційна технологія (ІТ) - підкреслюється в цьому документі - є однією з найвпливовіших та наймогутніших сил, що визначають контури ХХІ століття. Її революційний вплив стосується побутового життя, освіти, праці, а також способів взаємозв'язку урядів та громадського суспільства.

В основі виробництва, розповсюдження перетворення і використання (споживання) інформації лежать інформаційні процеси - утворення, збору, накопичення, обробки, зберігання, пошуку, отримання, розповсюдження і споживання інформації державою та суспільством, окремими особами, а також процеси утворення та застосування інформаційних систем, інформаційних технологій та засобів їх забезпечення, засобів та механізмів інформаційної безпеки. Суспільні відношення, що підлягають правовому регулюванню та захисту, виникають за умов виконання як раз цих процесів. Такі суспільні відносини є інформаційними відносинами, а діяльність щодо здійснення інформаційних процесів - інформаційною діяльністю [24, 10].

Кінцевий результат управлінської діяльності як органів державного управління, так і окремих підприємств залежить від значної кількості чинників. Не останнє місце серед них посідає діловодство, яке дає змогу забезпечити оперативність і гнучкість у прийнятті рішень. Діловодство координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення. З документами пов'язана діяльність усіх працівників апарату управління - від технічних виконавців до керівників підрозділів. Одні з них створюють документи, інші забезпечують їх оформлення й передавання в архів, використовують ці документи й на їх основі ухвалюють управлінські рішення.

З кожним документом в апараті управління підприємства (організації) проводиться велика робота щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки інформації, що зберігається в них, копіювання, переносу відомостей, транспортування документа в середині й поза апаратом управління організацією [16, 3].

Тема дипломної роботи “Організація роботи та документне забезпечення районної Ради” є актуальною і цікавою.

Актуальність теми обумовлена особливим значенням інформації в розвитку сучасного суспільства. Нині інформація стає не лише передумовою здійснення виробничого процесу, а й перетворюється на його важливий ресурс, який визначає розвиток інших матеріальних чинників і загальну динаміку та спрямованість суспільного розвитку.

Виробництво та передача інформації стає самостійною сферою діяльності, яка залучає все більшу частину зайнятих порівняно з традиційними сферами. Крім того, такі матеріальні чинники, як земля, засоби виробництва, дешева і малокваліфікована робоча сила все більше перестають виступати засобом забезпечення конкурентних переваг. Останнє значною мірою визначається володінням сучасними інформаційними ресурсами та здатністю до інновацій, змін у продуктах та послугах, технологіях, засобах виробництва, формах організації процесу праці та виробництва.

Ступінь розробленості. Необхідність усвідомлення сучасних складних процесів, що відбуваються під впливом зростання значення інформації в сучасних господарських процесах, зумовила гострий інтерес до проблем у наукових дослідженнях. Ще з 60-х років ХХ ст. на Заході з'являються концепції постіндустріального, інформаційного суспільства. (Д. Белл, Р. Арон, З. Бжезинський, Ф. Махлуп та ін.). Технічні аспекти інформаційні розробили Н. Вінер, К. Шенонн, А. Урсул.

У сучасних економічних дослідженнях увага зосереджується на питаннях сутності та ролі інформаційних ресурсів в виробничому процесі, впливу інформації на всю систему економічних відносин.

Складність та багатоаспектність проблем інформації та тих змін, що несе в собі інформація, зумовлюють необхідність і важливість глибшого теоретичного дослідження та вивчення сучасної практики накопичення, обробки, пакетування та розповсюдження інформації. [19, 123]

Метою роботи є дослідження організації роботи міської ради - органу державної влади, та документне забезпечення діяльності цього органу.

Тоді об'єктом роботи є документне забезпечення, а предметом орган місцевої влади - Корецька міська Рада.

Щоб досягти мети, треба виконати завдання дослідження:

- визначити сутність документаційно-інформаційного забезпечення установи;

- з'ясувати стан цієї діяльності на прикладі роботи Корецької міської Ради;

- в ході дослідження виявити особливості документотворення та документообігу в органах державної влади, зокрема у Корецькій міській Раді;

- проаналізувати ділову документацію, що регламентує діяльність Корецької міської Ради;

- дати аналіз традиційних та нових форм організації діловодства;

- провести дослідження рівня та основних тенденцій розвитку інформаційно-документного забезпечення, зокрема у Корецькій міській Раді;

- розробити пропозиції щодо сприяння подальшому розвитку інформаційної діяльності в Україні та зокрема у Корецькій Міській Раді;

- розробити пропозиції, щодо вдосконалення організації та документного забезпечення Корецької міської Ради.

Виходячи з поставлених завдань у процесі наукового дослідження використовувалися такі методи: методи аналізу та синтезу, абстрагування, порівняльний аналіз.

Структура роботи відображає логіку дослідження, що підпорядкована його меті. Робота складається з вступу, двох розділів, висновків, списку використаної в дослідженні літератури та додатків.

Розділ 1. Вузлові аспекти організації діяльності органу місцевої влади та можливості їх документного забезпечення

1.1 Загальні підходи до організації функціонування владних структур

Відповідно до законодавства місцеве самоврядування в Україні - це гарантоване державою право та реальна здатність територіальної громади - жителів села чи добровільного об'єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста - самостійно або під відповідальність органів та посадових осіб місцевого самоврядування вирішувати питання місцевого значення у межах Конституції і законів України.

При цьому під територіальною громадою розуміють жителів які об'єднані постійним проживанням у межах села, селища, міста, що є самостійними адміністративно-територіальними одиницями, або добровільне об'єднання жителів кількох сіл, що мають єдиний адміністративний центр. Органи місцевого самоврядування - це структурно-організовані колективи службовців або одного службовця, що наділяються владою у системі місцевого самоврядування для реалізації владних рішень, а посадові особи місцевого самоврядування - особи, які працюють в органах місцевого самоврядування, мають відповідні посадові повноваження у здійсненні організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій і отримують заробітну плату за рахунок місцевого бюджету.

Місцеве самоврядування здійснюється територіальними громадами сіл, селищ, міст як безпосередньо (наприклад, шляхом місцевого референдуму, загальних зборів), так і через сільські селищні, міські ради та їх виконавчі органи, а також через районні та обласні ради, які представляють спільні інтереси територіальних громад сіл, селищ, міст.

Громадяни України реалізують своє право на участь у місцевому самоврядуванні за належністю до відповідних територій них громад. Будь-які обмеження права громадян України участь у місцевому самоврядуванні залежно від їх раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, строку проживання на відповідній території, за мовними чи іншими ознаками забороняються.

Сільські, селищні, міські ради є органами місцевого самоврядування, що представляють від їх імені та в їх інтересах функції і повноваження місцевого самоврядування, визначені Конституцією України та іншими законами. Тобто сільські, селищні, міські ради є представницькими органами місцевого самоврядування, під останнім розуміють виборний орган (раду), який складається з депутатів і відповідно до закону наділяється правом представляти інтереси територіальної громади та приймати від її імені рішення.

Виконавчими органами сільських, селищних, міських, районних у містах (у разі їх створення) рад є їх виконавчі комітети, відділи, правління та інші створювані радами виконавчі органи. Загалом під виконавчим органом ради мають на увазі органи, які відповідно до Конституції України та законодавства про місцеве самоврядування, створюються сільськими, селищними, міськими, районними у містах (у разі їх створення) радами для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування у межах, визначених згаданим законодавством. Виконавчі органи сільських, селищних, міських, районних у містах рад підконтрольні та підзвітні відповідним радам, а з питань здійснення делегованих їм повноважень органів виконавчої влади - також підконтрольні відповідним органам виконавчої влади.

Органи місцевого самоврядування є юридичними особами і наділяються Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими законами власними повноваженнями, у межах яких діють самостійно і несуть відповідальність за свою діяльність відповідно до закону. Органам місцевого самоврядування чинним законодавством можуть надаватися окремі повноваження органів виконавчої влади, у здійсненні яких вони підконтрольні відповідним органам виконавчої влади [18, 169].

Повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад диференціюються на власні (самоврядні) і делеговані та мають місце:

1) у сфері соціально-економічного і культурного розвитку, планування та обліку. Це, зокрема: а) підготовка програм соціально-економічного та культурного розвитку сіл, селищ, міст, цільових програм з інших питань самоврядування, подання їх на затвердження ради, організація їх виконання; подання раді звітів про хід і результати виконання цих програм; б) забезпечення збалансованого економічного та соціального розвитку відповідної території, ефективного використання природних, трудових і фінансових ресурсів; в) забезпечення складання балансів фінансових, трудових ресурсів, грошових доходів і видатків, необхідних для управління соціально-економічним і культурним розвитком відповідної території, а також визначення потреби у місцевих будівельних матеріалах, паливі; г) розгляд проектів планів підприємств і організацій, які належать до комунальної власності відповідних територіальних громад, внесення до них зауважень та пропозицій, здійснення контролю за їх виконанням; д) попередній розгляд планів використання природних ресурсів місцевого значення на відповідній території, пропозицій щодо розміщення, спеціалізації та розвитку підприємств та організацій незалежно від форм власності, внесення у разі потреби до відповідних органів виконавчої влади пропозицій з цих питань тощо;

2) у галузі бюджету, фінансів і цін, а саме: а) складання проекту місцевого бюджету, подання його на затвердження відповідної ради, забезпечення виконання бюджету; щоквартальне подання раді письмових звітів про хід і результати виконання бюджету; підготовка і подання відповідно до районних, обласних рад необхідних фінансових показників і пропозицій щодо складання проектів районних і обласних бюджетів; б) встановлення у порядку і межах, визначених законодавством, тарифів щодо оплати побутових, комунальних, транспортних та інших послуг, які надаються підприємствами та організаціями комунальної власності відповідної територіальної громади; погодження у встановленому порядку цих питань з підприємствами, установами та організаціями, які не належать до комунальної власності; в) встановлення за узгодженим рішенням відповідних рад порядку використання коштів та іншого майна, що перебувають у спільній власності територіальних громад; г) здійснення у встановленому порядку фінансування видатків з місцевого бюджету; д) залучення на договірних засадах коштів підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, розташованих на відповідній території, та коштів населення, а також бюджетних коштів на будівництво, розширення, ремонт і утримання на пайових засадах об'єктів соціальної і виробничої інфраструктури та на заходи щодо охорони довкілля тощо;

щодо управління комунальною власністю, тобто: а) управління у межах, визначених радою, майном, що належить до комунальної власності відповідних територіальних громад; б) встановлення порядку та здійснення контролю за використанням прибутків підприємств, установ та організацій комунальної власності відповідних територіальних громад; в) заслуховування звітів про роботу керівників підприємств, установ та організацій комунальної власності відповідних територіальних громад; г) підготовка і внесення на розгляд ради пропозицій щодо порядку та умов відчуження комунального майна, проектів місцевих програм приватизації та переліку об'єктів комунальної власності, які не підлягають приватизації; організація виконання цих програм; подання раді письмових звітів про хід та результати відчуження комунального майна і т.д.;

у галузі житлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування, громадського харчування, транспорту і зв'язку, а саме: а) управління об'єктами житлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування, транспорту і зв'язку, що перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, забезпечення їх належного утримання та ефективної експлуатації, необхідного рівня та якості послуг населенню; б) облік громадян, які відповідно до законодавства потребують поліпшення житлових умов; розподіл та надання відповідно до законодавства житла, що належить до комунальної власності; розв'язання питань щодо використання нежилих приміщень, будинків і споруд, які належать до комунальної власності; в) сприяння розширенню житлового будівництва, подання громадянам, які мають потребу в житлі, допомоги в будівництві житла, в отриманні кредитів, у тому числі пільгових, та і/ субсидій для будівництва чи придбання житла; подання допомоги власникам квартир (будинків) в їх обслуговуванні та ремонті; сприяння створенню об'єднань співвласників багатоквартирних будинків, реєстрація таких об'єднань; г) реєстрація житлово-будівельних і гаражних кооперативів; прийняття рішень про організацію стоянок автомобільного транспорту, здійснення контролю за їх діяльністю відповідно до закону і т.д.;

5) у галузі будівництва це, зокрема: а) організація за рахунок власних коштів і на пайових засадах будівництва, реконструкції і ремонту об'єктів комунального господарства та соціально-культурного призначення, жилих будинків, а також шляхів місцевого значення; б) виконання або делегування на конкурсній основі генеральній будівельній організації (підрядній організації) функцій замовника на будівництво, реконструкцію і ремонт житла, інших об'єктів соціальної та виробничої інфраструктури комунальної власності; в) розгляд і внесення до відповідних органів виконавчої влади пропозицій до планів і програм будівництва та реконструкції об'єктів на відповідній території тощо;

6) у сфері освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту, а саме: а) управління закладами освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту, оздоровчими закладами, які належать територіальним громадам або передані їм, молодіжними підлітковими закладами за місцем проживання, організація їх матеріально-технічного та фінансового забезпечення; б) забезпечення здобуття неповнолітніми повної загальної середньої освіти; створення необхідних умов для виховання дітей, молоді, розвитку їх здібностей, трудового навчання, професійної орієнтації, продуктивної праці учнів; сприяння діяльності дошкільних та позашкільних навчально-виховних закладів, дитячих, молодіжних та науково-просвітницьких організацій; в) створення при загальноосвітніх навчальних закладах комунальної власності фонду загальнообов'язкового навчання за рахунок коштів місцевого бюджету, залучених з цією метою на договірних засадах коштів підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, а також коштів населення, інших джерел; контроль за використанням коштів цього фонду за призначенням тощо.

Крім того повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад поширюються:

у сфері регулювання земельних відносин та охорони навколишнього природного середовища;

у сфері соціального захисту населення;

в галузі зовнішньоекономічної діяльності;

в галузі оборонної роботи;

щодо вирішення питань адміністративно-територіального устрою;

щодо забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян;

щодо відзначення державними нагородами, відзнаками Президента України та присвоєння почесних звань України та ін.

Питання організації управління районами у містах належать до компетенції міських рад. Районні у містах ради (у разі їх створення) та їх виконавчі органи відповідно до Конституції та законів України здійснюють управління рухомим і нерухомим майном та іншими об'єктами, що належать до комунальної власності територіальних громад районів у містах, формують, затверджують, виконують відповідні бюджети та контролюють їх виконання, а також здійснюють інші повноваження, передбачені законодавством України, в обсягах і межах, що визначаються міськими радами [18, 174].

Нормативна база - законодавчі акти, положення, інструкції, методичні посібники - основа основ організації діловодства та архівної справи на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності.

Нині в Україні єдиним законодавчим актом, що регулює відносини, пов'язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та основні питання архівної справи, є Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”. Вперше цей закон було прийнято 24 грудня 1993 р. Нову нині чинну редакцію Закону про НАФ було прийнято 13 грудня 2001р. Закон про НАФ нині є єдиним законодавчим актом, у якому зафіксовано норми організації діловодства України. Проте архівний закон не охоплює всіх положень, необхідних для регулювання діловодства, тому нагальним питанням є підготовка спеціального закону, що нині має умовну назву “Про діловодство”.

В Україні також прийнято низку законодавчих актів, які безпосередньо не стосуються організації діловодства, однак значною мірою впливають на його технологію. Передусім це Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” та Закон України “Про електронний цифровий підпис”, що набули чинності з 1 січня 2004р.

1.2 Поняття про документне забезпечення діяльності органу місцевої влади

Соціально-економічні зрушення в усіх сферах суспільної діяльності, створення нормативної бази, що забезпечує функціонування державного апарату, впровадження нових інформаційних технологій спричиняють зміни форм та методів діяльності діловодних служб органів державної влади та управління.

Діловодство районних державних адміністрацій є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".

По-перше, це установи із значним інформаційним потенціалом, найбільшим у межах району документообігом від 2,0 до 2,5 тис. документів на рік. По-друге, документи, що відкладаються в їх діяльності, є важливою багатоаспектною складовою частиною джерельної бази державних архівів.

Райдержадміністрація - чи не єдина установа районного масштабу, яка має у своїй структурі досить потужні служби документаційного забезпечення [13, 16].

1.2.1 Загальні вимоги щодо документного забезпечення

В соціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об'єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління. Ця інформація дискретна й переважно збирається та обробляється за допомогою інформаційної та електронної обчислювальної техніки.

Отож, інформаційна система - це сукупність різноманітних взаємопов'язаних усебічних відомостей про стан об'єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.

Для розв'язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення і форм існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, під час її функціонування на об'єкті управління (ГОСТ 34.003-90 “АС Термины и определения”).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6