Автоматизована система обліку кадрів на підприємстві

Автоматизована система обліку кадрів на підприємстві

АНОТАЦІЯ.

Випускної бакалаврської роботи

Скоробрехи Леоніда Григоровича

на тему : “ Автоматизована система обліку кадрів

на підприємстві “ - Київ, КНЕУ,

кафедра інформаційних системи в економіці, 1997.

У випускній бакалаврській роботі обгрунтовано вибір теми дослідження,

доведено її актуальність. Також наведена характеристика предметної області.

У роботі наведені результати дослідження предметної області:

автоматизація обліку наявності та руху кадрiв, описана інформаційна система

предметної області ( характеристика інформаційної системи, функціональна та

організаційна структура ).

У випускній бакалаврській роботі освітлені питання інформаційного

забезпечення ( теоретичні та практичні аспекти: описаний склад та

організація інформаційного забезпечення ( структура інформаційного

забезпечення, призначення усіх баз даних, принципи організації

інформаційного забезпечення, опис прийнятих видів контролю за маршрутами

обробки даних при створенні та функціонуванні інформаційної бази )(

розглянуто організацію збору та передачі інформації ( перелік джерел та

носіїв інформації, загальні вимоги до організації збору, передачі, контролю

та редагування інформації )( описані прийняті в інформаційній системі

методи класифікації та кодування об(єктів( розглянуто перелік вхідних та

вихідних даних, які характеризують предметну область. Вказана інформаційна

сукупність, використовувана у процесі розв(язання даної задачі. Розроблено

алгоритм розв(язання задачі, наведено його математичний опис. У роботі

описано програмне забезпечення: операційна система MS(DOS 6.20, операційне

середовище Windows 3.11 та система управління базами даних FoxPro 2.5.

Докладно описана самостійно розроблена програма.

ВСТУП.

Функціонування будь-якої системи управління пов(язано з циркуля-

цією в ній інформації. Будь-який процес управління - перш за все, інфор-

маційний процес, який передбачає виконання функцій збору, передачі,

обробки, аналізу інформації та прийняття відповідних рішень. Забезпечення

якісного інформаційного обслуговування користувачів шляхом видачі

вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських рішень

інформації у формі, яка є зручною для використання, є основним призначеням

інформаційного забезпечення.

Задача обліку наявності та руху кадрiв займає провідне місце в

системі управління.

Збільшення масштабів підприємства приводить до збільшення кіль-

кості робітників, а необхідність її обліку пов(язана зі збільшенням апарату

управління, який займається збором, обробкою та аналізом інформації по

обліку наявності та руху кадрiв підприємства.

Оскільки облік та контроль за навністю та рухом кадрiв є одним

з найскладніших та трудомістких частин бліку праці та пов(язаний з обробкою

великих обсягів облікової інформації та складними розрахунками,

пропонується автоматизувати процес обліку наявності та руху кадрiв з

використанням ЕОМ.

Успішне вирішення цієї задачі багато в чому залежить від

раціональ-ної організації інформаційного забезпечення, яке дозволяє

вирішувати такі проблеми як: централізоване керування даними, інформаційна

сумісність, гнучкість та ефективна актуалізація інформаційної бази.

При автоматизації за допомогою інформаційної системи зменшуються

обсяги ручної праці, зменшується час на обробку та отримання необхідної

інформації, зростає продуктивність роботи працівників відділу кадрів.

Об(єктом дослідження у випускній бакалаврській роботі є інформаційні

процеси пов(язані з обліком наявності та руху кадрiв на прикладі

інформаційного обчислювального центру Чегнігівського обласного споживчого

союзу.

У даній бакалаврськів роботі відмічаються структура та методи

побудови інформаційного забезпечння ІС, визначаються склад задач по

створенню та функціонуванню інформаційної бази, наводяться способи опису

системи класифікації, розглянуто організацію збору та передачі інформації.

1. ДОСЛІДЖЕННЯ ПРЕДМЕТНОЇ ОБЛАСТІ ТА ОБГРУНТУВАННЯ

ЗАПРОПОНОВАНИХ ПРОЕКТНИХ РІШЕНЬ.

1.1. Характеристика предметної області.

Блок задач з обліку і контролю праці та заробітної плати є одним з

найважчих, складних та трудомістких ділянок облікової роботи, що потребує

точних і оперативних даних. Даний облік повинен забезпечити в організації

точний контроль за наявністю та рухом кадрiв.

Об(єктом дослідження у бакалаврській роботі є інформаційні процеси,

пов(язані з обліком наявності та руху кадрiв на прикладі інформаційного

обчислювального центру Чернігівського обласного споживчого союзу ( ІОЦ ОСС

).

ІОЦ ОСС створений у вересні 1975 року. Схема організаційної структури

ІОЦ ОСС зображена на рисунку 1.

Основною задачею ІОЦ було обслуговування районних споживчих товариств

та господарств системи споживчої кооперації. Раніше центр був оснащений ЕОМ

типу ЄС 1036, ЄС 1046. На сьогоднішній день на ІОЦ повністю змінилася

технологія обробки інформації. Залишилася лише одна ЕОМ типу ЄС та

закуплені ПЕОМ.

Тепер відділи ІОЦ виконують наступні функції.

Відділ розробки та впровадження економічних задач займається

розробкою, впровадженням та подальшим супроводженням впроваджуваних задач.

У даному відділі виконуються слідуючі функції:

( виписка рахунків-фактур(

( кількісно-сумовий облік(

( бухгалтерський облік(

( зведення квартальних бухгалтерських звітів і балансів.

Схема організаційної структури ІОЦ ОСС

Рис.1

Відділ технічного обслуговування периферійної техніки, ПЕОМ і касових

апаратів займається технічним обслуговуванням і ремонтом клавішних

обчислювальних машин, ПЕОМ( встановленням, програмуванням і технічним

обслуговуванням касових апаратів фірми SAMSUNG.

Відділ розмноження та оформлення документів робить ксерокопії,

брошурує, проводить порізку паперів будь-якого формату.

Комерційний відділ займається роздрібною та оптовою торгівлею.

Бухгалтерія складається з трьох чоловік: головний бухгалтер та два

бухгалтери.

Головний бухгалтер розроблює звіти по магазину, по касі, складає

журнали-ордери і баланс.

Бухгалтер веде облік банківських операцій, розрахунки із замовниками,

дебіторами і кредиторами, нараховує заробітну плату робітникам ІОЦ.

Інший бухгалтер веде кількісно-сумовий облік сировини, матеріалів і

виконує обов(язки касира.

Відділ кадрів веде облік кадрiв ІОЦ. Мета обліку кадрiв ( одержання

даних про наявність і рух працівників в цілому по ІОЦ і по кожному його

відділу, контроль за виконанням плану по встановленій чисельності

робітників та службовців, визначення витрат праці, контроль за кількістю

прийнятих і звільнених працівників.

У відділі кадрів ( ВК ), при прийнятті на роботу працівника

складається особиста картка. Вона включає в себе відомості, отримані з

трудової книжки, яка ведеться у ВК, диплому, паспорту. При прийомі на

роботу, у відповідності з професією і кваліфікацією працівника, призначають

йому посаду, відділ, в якому він буде працювати, а потім по цим даним у

документі “Штатний розклад” визначають оклад. Посада, відділ, оклад, а

також прізвище, ім(я та по-батькові, дата зарахування на роботу, табельний

номер, який працівникові присвоюють у ВК, вказують у “Наказі про прийом на

роботу”. Підтверджений директором наказ передається у бухгалтерію. Форма

цього документу наведена у додатку 1. Інспектор ВК попереджує керівника

відділу, в який призначено працівника на роботу.

Чисельність працівників ( особистий склад ) визначається техпром-фін-

планом організації та укладеними колективними угодами.

Залежно від участі в господарській діяльності розрізняють промислово-

виробничий і непромисловий персонал. За характером виконуваних функцій

промислово-виробничий персонал розподіляється на категорії: ро-бітники (

основного і допоміжного вироництва ), керівники, спеціалісти і службовці.

Непромисловий персонал ( це робітники і службовці капітального ремонту,

транспортного і житлового господарства і культурно-побутових установ.

Рух кадрiв оформляється первинними документами: наказами про прийом,

переміщення, звільнення.

В практиці обліку кадрів розрізняють списковий склад,

середньосписковий, наявний.

Фактична чисельність всіх працівників організації визначається

списковим складом.

В списковий персонал входять всі категорії постійних, сезонних та

тимчасових працівників, прийнятих на роботу на період не менше 5 днів. Крім

того, в списковий склад включаються також працівники, прийняті на роботу за

основною діяльністю організації на період більше одного дня. Працівники

включаються в списковий склад з дня їх зарахування на роботу. У списках

працівників ІОЦ повинні бути присутні як фактично працюючі на даний період

часу, так і відсутні на роботі за певною причиною.

В списковий склад підприємства включаються:

- працівники, які фактично з(явилися на роботу, в тому числі ті , що не

працювали по причині простою(

- працівники, які знаходяться в службовому відрядженні(

- працівники, які знаходяться в чергових відпустках(

- жінки, які знаходяться у дикретних відпустках(

- працівники, які не з(явилися на роботу через хворобу(

- працівники, які не з(явилися на роботу у зв(язку з виконанням державних

та суспільних обов(язків, по особистій поважній причині з дозволу

адміністрації, особи, які здійснили прогул, а також працівники, яких

засудили на строк від 3 до 15 діб(

- працівники, які тимчасово відірвані від виробництва на сільскогоспо-

дарські роботи, лісозаготовки та інше(

- працівники, відряджені для підвищення кваліфікації, на сесії(

- працівники, прийняті на роботу з випробувальним терміном(

- працівники, прийняті на роботу за основною діяльністю організації на

строк більше одного дня(

- працівники організації, які працюють поза організацією, якщо вони

отримують заробітну плату від цієї організації(

- “надомні” робітники(

Середньоспискова чисельність працівників за звітний місяць

визначається шляхом додавання кількості працівників за всі календарні дні

звітного місяця, враховуючи святкові та вихідні дні, та ділення отриманої

суми на число календарних днів звітного періоду.

Від спискового складу працівників слід відрізняти наявний, який

показує, скільки чоловік з числа перебуваючих у списку з(явилося на роботу.

Вирішення даної задачі передбачає виконання ряду розрахунків,

пов(язаних з визначенням кількості прийнятих працівників на роботу в

організацію та вибувших з неї за певний період ( місяць ), а також

наявність працівників в організації. При цьому кількісні показники

розрахунків при необхідності можуть визначатися в розрізі різних групових

ознак ( наприклад, категорій персоналу, професій, освіти ). Показники, які

отримуються, потім переносяться у відповідні вихідні форми, для яких

характерна велика їх кількість і різноманітність.

В процесі розв(язання задачі виконуються наступні операції по облі-ку

і контролю:

( прийняття працівників на роботу(

( звільнення працівників з організації(

( наявність працівників на роботі(

( військового обліку(

( підготовки кадрів.

Підрахунок кількісних показників наявності та руху кадрiв по різним

груповим ознакам виконується виборкою, сортуванням і додаванням первинних

даних в межах тих чи інших групових ознак.

Основним недоліком даної інформаційної системи є те, що всі

розрахунки ведуться за допомогою калькулятора, для перевірки достовірності

даних потрібно ще раз все перерахувати, а це неефективно і займає багато

часу. При обліку постійно потрібна інформація про наявність працівників, а

пошук її дуже трудомісткий.

Розглянувши ситуацію, яка склалася, можна зробити висновок про

необхідність удосконалення методу обліку наявності та руху кадрiв шляхом

створення автоматизованого робочого місця ( АРМ ) інспектора відділу

кадрів.

1.2. Аналіз існуючих варіантів розв(язання досліджуваної задачі.

Облік праці та заробітної плати, як вже було сказано, є одним з

найбільш трудомістких ділянок облікової роботи. У попередньому підроз-ділі

була розглянута існуюча технологія розв(язання задачі “Облік наявності та

руху кадрiв”, а також були вказані основні недоліки, притаманні ручному

варіанту розв(язання задачі. Тому на основі вищесказаного можна зробити

висновки про те що використання засобів обчислювальної техніки дозволить

значно підвищити продуктивність та ефективність розрахункових операцій та

операцій пошуку даних. Можливі наступні варіанти розв(язання даної задачі.

Так як на досліджуваному об(єкті використовуються ЕОМ типу ЄС, то

можна запропонувати розв(язання задачі на обчислювальному центрі за

допомогою цієї ЕОМ. Цей варіант передачає, що необхідна інформація

підготовлюється робітником відділу кадрів на основі первинних документів і

передається на обчислювальний центр ( ОЦ ), де оператор вводить інформацію

у БД. Оброблена на ЕОМ інформація передається у відділ кадрів.

У цієї технології існують слідуючі недоліки:

( залежність від роботи ОЦ(

( розподілення праці між працівниками відділу кадрів і оброблювачами

інформації. Оператор працює з інформацією, не розуміючи її значення, при

цьому збільшується ймовірність помилок при вводі(

( жорстка регламентація процесів обробки інформації та строків отримання

вихідних документів. Таким чином немає можливості переглянути БД в будь-

який момент часу.

Розв(язання задачі за допомогою пакету прикладних програм (ППП) “АРМи

для малих підприємств”, а саме: АРМ “Кадри”, “Комтех”. Всю необхідну

інформацію працівник ВК отримує в оперативному порядку на основі введених

ним же даних.

Недоліки даної технології:

( висока вартість ППП(

( незастосовуваність всіх функцій, які реалізує даний пакет(

( витрати на доробку системи спеціалістами-розробниками під специ-фіку

обліку кадрiв даного ІОЦ. Функціональні програми прив(язані до конкретної

специфіки оргацізації. Вони або потребують доробки під вимоги даного ІОЦ,

або мають дуже складну і не завжди ефективну систему налагодження(

( інтерфейс налагоджений не для даного користувача, тому необхідні

додаткові витрати на навчання(

( використання таких програм або потребують участі програміста, або

ставить відділ кадрів у постійну залежність від фірми-розробника(

( дані програми орієнтовані на великий документооборот і великий відділ

кадрів.

Розв(язання за допомогою локальної обчислювальної мережі (ЛОМ), яка

об(єднує ПЕОМ на робочих місцях працівників ВК і всіх начальників відділів

організації. Вся необхідна інформація передається по каналам зв(язку у

відповідності з запитом на АРМ працівника відділу кадрів. Основним і мабуть

єдиним недоліком цього варіанту розв(язання задачі є великі фінансові

витрати на придбання ПЕОМ та встановлення мережі. На досліджуваному об(єкті

працює всього сім відділів, тому ЛОМ не виправдає фінансові витрати. ЛОМ

ефективна для великих підприємств і організацій із значним

документооборотом.

Розв(язання задачі за допомогою комплексу програм спеціального

призначення, який розроблений саме для даного ІОЦ ОСС і розв(язує тільки

задачу “Облік навності та руху кадрiв”. Пропонується автоматизувати робоче

місце працівника відділу кадрів. На цьому АРМі працівник ВК сам вводить

інформацію на основі первинних документів і отримує в оперативному порядку

вихідні документи.

Даний варіант розв(язання задачі є найбільш ефективний і дозволяє

усунути вищевказані недоліки і рекомендується для впровадження на ІОЦ

обласного споживчого союзу.

1.3. Обгрунтування запропонованих проектних рішень.

На досліджуваному об(єкті ІОЦ ОСС найбільш прийнятніший варі-ант

розв(язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” за допомогою програм

спеціального призначення, тобто шляхом автоматизації робочого місця

працівника відділу кадрів, який описаний у попередньому підрозділі.

АРМ працівника відділу кадрів спеціального призначення ( це програмно-

технічний комплекс індівідуального використання, призначений для

автоматизації розв(язання задач з обліку навності та руху кадрiв

безпосередньо на робочому місці працівника відділу кадрів за допомогою

ПЕОМ.

При розробці АРМу враховані слідуючі вимоги:

1) максимальна орієнтація на кінцевого користувача, продумана кольорова

гама повідомлень на екрані, паролі для входу в систему, вид видава-ємих

повідомлень ( детальні і скорочені ), мова ведення діалогу(

2) принцип професійної направленості, який передбачає виконання на АРМі

працівника ВК тільки тих функцій, які притаманні для даного обліку(

3) формалізація професійних знань. Така формалізація знаходить

відображення в інформації та програмному забезпеченні АРМ. Інформація з

якою працює інспектор відділу кадрів формалізована у вигляді структур

даних, а також форм вихідних повідомлень. Структурізація даних відображена

у структурах БД, в яких зберігається вся інформація. Розрахунки, що

проводить працівник відділу кадрів формалізовані за допомогою математичних

формул, за якими програми очислюють значення підсумкових показників.

Початкове налагодження АРМ проводиться розробником. Розробка, що

пропонується включає автоматизований розв(язок ряду задач: розрахунок

чисельності прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам,

чисельності прийнятих працівників по видам прийому та категоріям, навності

кадрiв по категоріям і статі за місяць, кількості звільнених працівників за

причинами звільнення і категоріями персоналу, кількості звільнених

працівників у розрізі професій і структурних підрозділів.

Запропонований АРМ реалізує такі основні функції:

( ведення БД(

( введення даних про працівників(

( фіксує переміщення кадрів в організації(

( видає різноманітні спискові дані по запиту користувача(

( формує і видає форми статистичної звітності і вихідні форми для

внутрішнього користування(

( друк статистичних звітностей, вихідних форм та спискових даних.

У даній системі користувач сам здійснює введення інформації з

первинних документів, які надходять у відділ кадрів на протязі місяця.

Введена інформація підлягає візуальному контролю, який заключається у

перегляді на екрані дисплею набраної інформації і звірення її з первинними

документами, а також програмному контролю, який реалізується за допомогою

спеціальних програм. Ці програми виконують слідуючі перевірки: перевіряють

діапазон змін значення атрибуту, тип і наявність його у довіднику. При

знаходженні помилки видається відповідне повідомлення і користувач здійснює

редагування введеної інформації. Процес вводу супроводжується наданням

допомоги вибору із довідників відповідних атрибутів, що забезпечить

безпомилковий ввід. При необхідності можна знищити непотрібні записи та

роздрукувати вміст масивів БД.

Результатом розв(язання задачі є вихідна інформація-документи:

“Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям

за місяць”, “Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю

за місяць”, “Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним

підрозділам за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників за

причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць”, “Машинограма

кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних

підрозділів”, які виводяться і на екран, і на друк.

Дані, отримані при розв(язання цієї задачі, використовуються для

розв(язанні задачі “Облік і контроль використання робочого часу”.

Режим роботи комплексу задач є діалоговим, основаним на виборі

користувачем тих чи інших дій ПЕОМ за допомогою меню чи відповідей на

запити.

Таким чином, на основі вищесказаного можна назвати наступні основні

переваги автоматизації обліку наявності та руху кадрiв за допомогою пакету

“АРМ працівника відділу кадрів спеціального призначення”:

1. Полегшення роботи працівника відділу кадрів на ділянці обліку

наявності та руху кадрiв. На ІОЦ ОСС задача розв(язується ручним способом

на протязі 2-3 днів, а за допомогою даного пакету максимум 3 години.

Працівник відділу кадрів звільнюється від рутинної праці і може більше часу

виділити для інших своїх функцій.

2. При автоматизованому розв(язанні задачі ліквідується ймовірність

арифметичних помилок, які є при ручних розрахунках.

3. Зменьшення ймовірності помилок при вводі, так як вхідну інформацію

вводить працівник відділу кадрів, який розуміє суть введеної інформації, на

відміну від оператора.

4. Розвинутий інтерфейс, що дає можливість працювати користувачу, який

мало знайомий з ПЕОМ і спрощує його дії до мінімуму.

При проектуванні даної задачі вибрана СУБД FoxPro, так як вона має

виключно високі швидкісні характеристики, набір команд і функції допомоги

відповідають сучасним вимогам до представлення і обробки інформації, має

ефективну мову програмування, засоби генерації екранів, звітів і меню,

реалізується багатовіконний інтерфейс. Як і більшість СУБД для ПЕОМ, що

викоритовуються на сьогоднішній день, FoxPro орієнтоване на реляційні БД.

Для функціонування АРМу необхідна навність наступних технічних

засобів: ПЕОМ типу IBM PC/AT 486 і вище, ЖМД типу “Вінчестер”, 1 або 2

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5