Автоматизация учета основных средств в бюджетной организации

Учреждение применяет порядок равномерного начисления износа по

основным средствам в течение срока их полезного использования, величина

которого зависит от двух факторов: величины первоначальной стоимости

основных средств, сложившейся из покупной стоимости, затрат на

транспортировку, монтаж, установку и норм амортизационных отчислений.

Износ определяется и учитывается по зданиям, сооружениям,

передаточным устройствам, машинам и оборудованию, производственному и

хозяйственному инвентарю, транспортным средствам. Необходимо помнить, что

начисленная сумма износа не может составлять свыше 100% стоимости основных

средств. Ежегодно из карточек сумма износа записывается в ведомость. На

общую сумму износа в последний рабочий день декабря составляется

мемориальный ордер с отражением по дебету субсчета 250 и кредиту субсчета

020. После сумма износа по мемориальному ордеру записывается в книгу

“Журнал-главная”.

Согласно постановлениям Правительства РФ, начиная с 1992 года

проводятся регулярные переоценки основных средств. Основные средства

переоцениваются по восстановительной стоимости, путем умножения их

балансовой стоимости на соответствующий индекс (коэффициент).

Переоценки подлежат все основные средства, находящиеся в

собственности организаций, их хозяйственном ведении.

Переоценка производится в течение года, без отражения в бухгалтерском

учете и отчетности результатов в текущем году.

2.3. Технические средства автоматизации учета основных средств

2.3.1. Общий анализ современного рынка программного обеспечения

Выбор программ предлагаемый сегодня разработчиками, впечатляет и

пугает. Каждый заявляет, что его программа лучшая. Трудно разобраться во

всем этом многообразии.

Однако далеко не всем фирмам, занимающимся индустрией программных

технологий, удается открыть формулу успеха и «сводить Баланс» интересов со

своими партнерами, пользователями, конкурентами, с государством, многие

годы получать положительное «Сальдо» практически на всех направлениях этого

нелегкого пути в условиях нынешней российской действительности.

Среди отечественных разработчиков прикладного экономического

программного обеспечения особо выделяются следующие: 1С, АйТи, Галактика,

ДИЦ, Интеллект-Сервис, Информатик, Иифософт, Ий-фин, Инэк, КомТех +, Ланке,

ЛокИС, Никос-софт, Парус, R-Style, Цефей, Электронные деньги, а из

разработчиков информационно – правовых систем - Гарант, ЦКР (Кодекс),

Консультант + и другие.

То, что развитие идет по спирали, наглядно видно на примере

деятельности корпорации «Галактика», которая прошла тернистый путь длиною в

12 лет: от разработки индивидуальных заказных и локальных отраслевых

программ к универсальным тиражируемым комплексам и обратно, к отраслевым,

но уже на значительно более высоком уровне. Создание новых технологий

управления, неотъемлемой частью которых являются корпоративные

информационные системы и программные комплексы - вот основная

«галактическая» линия сегодня. Корпорация «Галактика» разработала широкий

спектр отраслевых решений, учитывающих особенности различных бизнес -

процессов. Новые модули системы «Галактика» - «Техническая подготовка

производства», «Управление розничной торговлей», «Кредиты, векселя, займы»,

«Спецодежда», «Экспорт-импорт» - существенно расширяют возможности

адаптации типовых решений корпорации применительно к отраслевой специфике.

«Интеллект-Сервис» - один из ведущих производителей программных

продуктов для автоматизации бухгалтерского учета, торговли и управления.

Компания основана в 1990 г. Центральный офис находится в Москве, работают

филиалы в Киеве и Минске. Общая численность персонала - более 300 человек и

свыше 500 дилеров в различных регионах России, Украины и Беларуси. Кроме

программ фирма осуществляет поставку компьютеров, оргтехники, торгового

оборудования, установку и поддержку локальных сетей, занимается обучением

персонала клиентов и пр. Оборот компании в 1998 г. составил более 5 млн.

долл. Программы серии «БЭСТ», известные многим тысячам пользователей,

пополнились на сегодняшний день новыми разработками: системой «БЭСТ-Ф» -

для анализа финансово-хозяйственной деятельности; «БЭСТ - Маркетинг» - для

проведения маркетингового анализа эффективности рекламы, рынков, товаров,

конкурентов и прочие; «БЭСТ - Плановик» предназначена для автоматизации

планирования деятельности предприятий. Для розничной торговли выпущен

вариант «БЭСТ-4-Магазин», имеющий связь с кассовым и торговым

оборудованием, удаленным магазином (филиалом). Кассовый программный модуль

«БЭСТ-КПМ» автоматизирует рабочее место кассира-операциониста.

Компании «Инфософт» в январе 1999 г. исполнилось 10 лет, возраст по

нынешним временам немалый. Эта фирма - одна из немногих серьезно и

последовательно занимавшаяся автоматизацией учета в промышленности, успешно

осваивала и другие отрасли, в том числе и бюджетную сферу. За этот период

создано три поколения программных продуктов, получивших признание многих

тысяч пользователей самых разных сфер деятельности: комплекс «Бухучет-

Финансы-Бизнес»; сетевая бухгалтерская система «Интегратор», программа

«Зарплата»; программные модули корпоративной системы.

Фирма «1С» сохраняет несокрушимость и уверенность позиций лидера.

Закончив прошедший кризисный год с рекордным оборотом в 17,2 млн. долл.,

фирма не свернула ни одного своего проекта. Продукция фирмы «1С» и ее

деятельность получают все большее признание и распространение. Опрос

показал, что около 46% фирм – пользователей ПО отдают предпочтение

продукции «1С».

Среди наиболее популярных программных продуктов фирмы «1С» особое

место занимают программы системы «1С:Предприятие 7.5». Существуют

модификации этого комплекса для отраслевых применений, бюджетных

организаций, для торговли, медицины, автотранспортных предприятий, учета по

международным стандартам и др., системы «1С:Предприятие 7.5» с англоязычным

и украинским интерфейсами, конвертор табличных документов «1С:Предприятия

7.5» для Microsoft Excel и многое другое. Отметим, что объемы продаж

программ «1С:Предприятие 7.5» (платформа V7) составили, к примеру, в

феврале 1999 г. 66% общего объема фирмы.

Это говорит о желании пользователей получить самые современные

технологии и программы (хотя может быть и более дорогие), а также об

эффективности и правильности предпринимаемых усилий и вложений фирмы.

Спектр новых разработок фирмы столь обширен, что трудно выделить какую-

либо. Но все же наиболее значимой из них можно назвать, пожалуй,

комплексную конфигурацию «1С:Предприятие 7.5» -«Бухгалтерия+ Торговля+

Склад+ Зарплата+ Кадры» , позволяющую организовать в единой системе

эффективный всесторонний учет фирмы. В комплект данной поставки, кроме

того, входит база «1С:ГАРАНТ. Правовая поддержка» по бухгалтерскому и

кадровому учету, налогообложению и предпринимательству, формируемая фирмой

«1С» совместно с «Гарант-Сервис».

Учитывая сложность сегодняшней ситуации, фирма «1С» выпустила ряд

недорогих «антикризисных» вариантов своих популярных экономических программ

стоимостью в среднем примерно в два раза ниже обычных версий. Их

использование дает возможность эффективной работы предприятиям с очень

ограниченными финансовыми ресурсами,

Никто не утверждает, что бухгалтер должен обладать знаниями и навыками

программиста-профи. Между тем грань, их разделяющая, становится год от года

все более неразличимой. И причины, этому способствующие, лежат на

поверхности. Дело состоит в том, что сколько есть предприятий - столько

существует и рабочих планов счетов, столько есть и традиций ведения учета

(вариантов учетной политики предприятия). Производители программных

продуктов, учитывая это обстоятельство и пытаясь сделать свой товар

универсальным, вынуждены выпускать на рынок программы, требующие проведения

целого комплекса предварительных настроек. Некоторые из них однозначно

требуют от бухгалтера-пользователя владения начальными навыками общения с

вычислительной техникой. И эта тенденция год от года усиливается.

2.3.2 Обзор возможностей комплекса

«1С: Предприятие 7.5»

«1С:Предприятие 7.5» является мощной системой предназначенной для

комплексной автоматизации бухгалтерского учета во всех мыслимых масштабах.

Компонентность этой системы позволяет в каждом индивидуальном случае

подобрать оптимальное решение, учитывающее специфику организации. Набор

компонент может определяться индивидуально и в последствии пополняться.

Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для учета наличия и

движения средств предприятия. Она может использоваться как автономно, так и

совместно с другими компонентами «1С: Предприятия» в любых «соотношениях».

«1С: Бухгалтерия 7.5» позволяет автоматизировать ведение всех разделов

бухгалтерского учета, а именно:

o учет операций по банку и кассе;

o учет основных средств и нематериальных активов;

o учет материалов и МБП;

o учет товаров и услуг;

o учет производства продукции;

o учет валютных операций;

o учет взаиморасчетов с организациями;

o учет расчетов с подотчетными лицами;

o учет расчетов по зарплате;

o учет расчетов с бюджетом и др. разделы учета.

«1С: Бухгалтерия 7.5» позволяет реализовать самые гибкие схемы учета.

А именно, предусмотрено:

o использование нескольких планов счетов одновременно;

o многоуровневые планы счетов;

o многомерный, многоуровневый количественный аналитический учет;

o многовалютный учет по неограниченному числу валют;

o ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий.

«1С: Бухгалтерия 7.5» позволяет автоматизировать подготовку, печать и

хранение любых первичных документов:

o платежные поручения;

o счета на оплату и счета-фактуры;

o приходные и расходные кассовые ордера;

o накладные, требования, доверенности и др. другие документы.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов,

их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по

различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

Исходной информацией в «1С: Бухгалтерии 7.5» является операция,

которая отражает реальный хозяйственный акт, произошедший на предприятии.

Каждая операция может содержать бухгалтерские проводки для отражения

совершённой хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Проводки

«принадлежат» операции и всегда существуют вместе с операцией.

Операции могут формироваться автоматически на основе вводимых

документов. Вместе с операцией документ может порождать бухгалтерские

проводки. Такой способ позволяет быстро вводить большое количество

проводок, например, при начислении амортизации основных средств.

Операции могут вводиться вручную. Для удобного ввода операций «1С:

Бухгалтерия 7.5» использует типовые операции - сценарии формирования

бухгалтерских проводок для оформления типовых актов хозяйственной

деятельности.

«1С: Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих

бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах

и с необходимой степенью детализации. Это две группы отчетов:

Отчеты по синтетическому учету:

o оборотно-сальдовая ведомость;

o шахматная ведомость;

o главная книга;

o журнал-ордер и ведомость по счету;

o анализ счета - за период и по датам;

o карточка счета.

Отчеты по аналитическому учету:

o оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов

аналитического учета;

o анализ счета в разрезе объектов аналитики;

o анализ объекта аналитики по счетам;

o карточка операций по объекту аналитики.

«1С: Бухгалтерия 7.5» включает набор форм бухгалтерской и налоговой

отчетности «на все случаи жизни». Эти формы ежеквартально обновляются

фирмой «1С» и бесплатно распространяются среди зарегистрированных

пользователей программы.

«1С:Бухгалтерия» может быть адаптирована к любым особенностям учета на

конкретном предприятии силами самих пользователей. В состав системы входит

Конфигуратор, который позволяет:

o настраивать систему на различные виды учета и реализовать любую

методологию учета;

o редактировать свойства справочников: изменять состав хранимой

информации, количество уровней вложенности;

o создавать новые справочники произвольной структуры;

o настраивать внешний вид и поведение форм для ввода информации;

o редактировать существующие и создавать новые необходимые документы

любой структуры;

o изменять экранные и печатные формы документов;

o создавать новые журналы для работы с документами и произвольно

перераспределять документы по журналам;

o редактировать формы и алгоритмы формирования стандартных отчетов;

o создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки

информации;

o описывать поведение элементов системы на встроенном языке.

И, наконец, сервисные функции:

o контроль корректности вводимых проводок;

o табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);

o проверка возможности удаления "неиспользуемых" бухгалтерских

счетов, объектов аналитики, документов;

o возможность подключения компьютерного видеокурса и правовой системы

«1С: Гарант»;

o поддержка "2000 года";

o управление правилами округления сумм.

Связь с другими приложениями Windows:

o возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы

позволит обмениваться данными практически с любой программой;

o встроенный язык содержит средства работы с файлами баз данных

формата DBF.

«1С: Бухгалтерия 7.5» поддерживает современные средства интеграции

приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств

позволяет:

o управлять работой других программ, используя встроенный язык,

например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;

o получать доступ к данным «1С: Бухгалтерии 7.5» из других программ;

o вставлять в документы и отчеты «1С: Бухгалтерии 7.5» объекты,

созданные другими программами - например, помещать в первичные

документы логотип фирмы;

o размещать в документах и отчетах рисунки, графики и фотографии.

Развитые средства администрирования позволяют администратору системы:

o вести список пользователей системы;

o назначать пользователям пароли на вход в систему;

o назначать пользователям различные права на доступ к информации,

обрабатываемой системой;

o формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие

меню и панели инструментов;

o просматривать список работающих пользователей;

o получать историю работы пользователей.

Любая компонента «1С: Предприятия» может использоваться как автономно,

так и совместно с другими компонентами.

При совместном использовании компоненты «1С: Предприятия» не только

работают с общими данным в одной информационной базе, но и полностью

объединяют свою функциональность. В этом случае пользователь работает,

фактически, с единой системой, комплексно отражающей хозяйственную

деятельность предприятия с использованием возможностей установленных

компонент. Предлагаемые фирмой «1С» конфигурации «Торговля+ Склад+

Бухгалтерия» и «Бухгалтерия+ Зарплата+ Кадры» представляют собой

комплексные прикладные решения, совместно использующие возможности

различных компонент системы «1С:Преприятие». Конфигурация «Торговля+ Склад+

Бухгалтерия» предназначена для комплексной автоматизации торговых

организаций. В данной конфигурации решена задача совмещения эффективной

системы оперативного учета и управления торговыми операциями с корректным и

методически правильным отражением торговых операций в бухгалтерском учете.

Конфигурация «Бухгалтерия+ Зарплата+ Кадры» предназначена для организаций,

которым требуется автоматизировать ведение бухгалтерского учета, и при этом

требуется сложный расчет зарплаты (для большого числа работающих и/или по

разветвленной системе начислений-удержаний).

Для пользователей системы программ «1С: Предприятия» фирма «1С»

предлагает набор решений по подключению различного оборудования,

применяемого в торговле и складском деле: контрольно-кассовых машин, POS-

терминалов, сканеров и принтеров штрих-кодов, дисплеев покупателя,

электронных весов, терминалов сбора данных. Эти решения основаны на

технологии внешних компонент и режимов экспорта-импорта информации.

Программные продукты системы «1С: Предприятие» способны «расти» вместе

с организаций, в которой они работают. Спектр программных продуктов системы

«1С: Предприятие» включает однопользовательские и сетевые версии; версии,

работающие в архитектуре «клиент-сервер», а также дополнительную

компоненту для организации обмена информацией между территориально

удаленными филиалами организации. Все версии полностью функционально

совместимы, что позволяет легко перейти от использования программы на одном

рабочем месте к многопользовательским и распределенным вариантам

использования системы.

III. Практическое применение комплекса «1С:Предприятие 7.5» в сфере

автоматизации учета основных средств.

3.1. Предварительная настройка комплекса

Прежде чем начинать работу с открытой бухгалтерской программой ее

необходимо настроить на специфику учета в конкретной организации, а именно:

o настроить список констант и ввести их значения;

o настроить синтетическую и аналитическую структуру плана счетов;

o организовать структуру справочников;

Проиллюстрируем пошаговое выполнение предварительной настройки

программы на примере компьютерного учета основных средств.

3.1.1. Настройка констант

Константы в «1С: Бухгалтерии» используются для хранения постоянной или

условно-постоянной информации, например, полного наименования организации,

юридического адреса, вида деятельности, фамилий руководителя и главного

бухгалтера, ставок налогов и т.д.

Удобство использования констант заключается в том, что в них один раз

заносится какая-либо информация, которая затем может многократно

использоваться в расчетах, при формировании документов и отчетов. Например,

уже упоминавшееся наименование организации можно занести в специально

объявленную константу, а в многочисленных первичных документах, бланках

бухгалтерской и налоговой отчетности использовать имя константы для

получения ее значения – наименования организации. При каких-либо изменениях

в наименовании организации достаточно изменить его всего один раз - в

константе – и все изменения автоматически будут отражены в тех местах, где

эта константа используется. Вот так выглядит фрагмент списка констант

программы:

3.1.2. Настройка плана счетов и аналитического учета

В соответствии с инструкцией № 122 от 03 11.93 г. учет основных

средств в бюджетных учреждениях ведется в разрезе инвентарных объектов по

местам хранения и ответственным лицам.

В типовой конфигурации синтетический учет основных средств ведется на

счетах: 010 «Здания», 011 «Сооружения», 012 «Передаточные устройства», 013

«Машины и оборудование», 015 «Транспортные средства», 016 «Инструменты,

производственный (включая принадлежности) и хозяйственный инвентарь», 017

«Рабочий и продуктивный скот», 018 «Библиотечный фонд», 019 «Прочие

основные средства». Кроме того, за балансом учитывается имущество, принятое

в аренду, но учитываемое у арендодателя (счет А01 «Арендованные основные

средства»).

Все счета по отношению к балансу являются активными. Остатки основных

средств и их приход записываются по дебету счета, а выбытие по кредиту.

Аналитический учет на балансовых счетах ведется в разрезе инвентарных

объектов (субконто 1 вида «Основные средства» типа справочник «Основные

средства») и материально-ответственных лиц (субконто 2 вида «МОЛ» типа

справочник «МОЛ») в количественном и стоимостном измерителях.

Аналитический учет на забалансовом счете А01 «Арендованные основные

средства» ведется в разрезе инвентарных объектов (субконто 1 вида «Основные

средства»), материально-ответственных лиц (субконто 2 вида «МОЛ») и

арендодателей (субконто 3 вида «Контрагенты» типа справочник «Контрагенты»)

в количественном и стоимостном измерителях.

Для хранения информации об объектах основных средств используется

справочник «Основные средства», в котором для каждого объекта можно указать

место хранения выбором из справочника «Подразделения».

3.1.3. Настройка справочников аналитической информации

Ввиду того, что справочники в программе допускают многоуровневую

(вплоть до 10 уровней) структуру возможно организовать двухуровневый учет

основных средств. На первом уровне расположим группы основных средств:

На втором уровне расположим объекты ОС как таковые, задав в качестве

кода ОС их инвентарные номера:

После такого рода предварительной настройки основных параметров

программы пользователь может немедленно приступить к вводу хозяйственных

операций по учету основных средств.

3.2. Ввод входящей информации

Справочник "Основные средства" является прообразом картотеки основных

Страницы: 1, 2, 3, 4