Автоматизация учета основных средств в бюджетной организации

средств используются следующие унифицированные формы:

Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1)

Применяется для зачисления в состав основных средств отдельных

объектов, поступивших путем:

o приобретения за плату у других организаций;

o строительства хозяйственным и подрядным способом;

o получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;

o внесения учредителями (участниками) в счет их вкладов в уставный

(складочный) капитал;

o получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;

o взятия в аренду с последующим выкупом;

o получения по акту дарения;

o передачи в совместную деятельность и доверительное управление;

передачи в обмен на другое имущество и другими способами не

противоречащими действующему законодательству.

Документ применяется для учета ввода объектов в эксплуатацию, за

исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен оформляться

в особом порядке, для оформления внутреннего перемещения основных средств

из одного структурного подразделения организации в другое, для оформления

передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для

исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой

организации.

При оформлении приемки основных средств акт (накладная) составляется

в одном экземпляре на каждый отдельный объект основных средств членами

приемочной комиссии, назначаемой распоряжением (приказом) руководителя

организации. Для однотипных объектов, имеющих одинаковую стоимость и

принятых к учету в одном календарном месяце, допускается составление общего

акта. Акт (накладная) после его оформления с приложенной технической

документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию

организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем

организации или лицом, на это уполномоченным.

При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт

(накладная) выписывается в двух экземплярах работником структурного

подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя

и сдатчика передается в бухгалтерию, второй — структурному подразделению

организации-сдатчика.

Выбытие основных средств в результате продажи или передачи сторонним

организациям оформляется актом (накладной). на основании данных которого в

бухгалтерии организации делается соответствующая запись в инвентарной

карточке учета основных средств (форма №ОС - 6).

Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных

объектов (форма № ОС-3)

Применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта,

реконструкции и модернизации.

Акт, подписанный работником структурного подразделения организации,

уполномоченным на приемку основных средств, и представителем организации,

производившей ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию

организации.

Акт подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается

руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя

организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается

у организации, второй передают организации, проводившей ремонт,

реконструкцию, модернизацию.

Акт на списание основных средств (форма № ОС-4)

Применяется для оформления полного или частичного списания основных

средств (кроме автотранспортных средств).

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии,

утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается у

лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием

для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей,

материалов, металлолома.

Акт на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4 а)

Применяется для оформления списания автотранспортных средств.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии,

утверждается руководителем или лицом, на это уполномоченным. Первый

экземпляр с документом, подтверждающим снятие с учета в ГАИ, передается в

бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность

автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и

реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате

списания.

Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6)

Применяется для учета всех видов основных средств, а также для

группового учета однотипных основных средств, поступивших в эксплуатацию в

одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-

хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или

группу объектов. В случае группового учета карточка заполняется путем

позиционных записей отдельных объектов основных средств.

Форма заполняется в одном экземпляре на основании документов на

зачисление объекта, его перемещения, до-оборудования, реконструкции,

модернизации, по капитальному ремонту и списанию.

Акт о приемке оборудования (форма № ОС-14)

Применяется для оформления поступившего на склад оборудования к

установке.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемной

комиссией. Первый экземпляр вместе с сопроводительными документами

перелается в бухгалтерию для отражения в учете, второй остается у

заведующего складом.

Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма № ОС-15)

Применяется для оформления передачи оборудования монтажной

организации.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается уполномоченными

представителями организации заказчика и монтажной организации. Первый

экземпляр передается монтажной организации, второй - в бухгалтерию для

отражения в учете.

2.1.6. Синтетический учет поступления и выбытия основных средств

Для синтетического учета основных средств используются следующие

балансовые счета:

o 01 «Основные средства» в разрезе субсчетов 01.1 «Собственные

основные средства» и 01.2 «Арендованное имущество»;

o 03 «Доходные вложения в материальные ценности», субсчет 03.1

«Имущество для сдачи в аренду»;

o 02 «Износ основных средств» в разрезе субсчетов 02.1 «Износ

собственных основных средств» и 02.2 «Износ имущества, сданного в

аренду».

Кроме того, для учета используются следующие забалансовые счета:

o 001 «Арендованные основные средства»;

o 014 «Износ жилищного фонда»;

o 015 «Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных

объектов»;

o 021 «Основные средства, сданные в аренду».

Отражение в учете поступления основных средств зависит от того, каким

образом они приобретены.

Чаще всего основные средства приобретаются у поставщиков или вводятся

в эксплуатацию законченным строительством. В этом случае учет поступления

регулируется Положением по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций.

утвержденных Минфином России от 30 декабря 1993 г. №160.

Согласно Положению, под долгосрочными инвестициями понимаются затраты

на создание, увеличение размеров, а также приобретение внеоборотных активов

длительного пользования, не предназначенные для продажи. В Плане счетов

для учета этих затрат предусмотрен балансовый счет 08 «Капитальные

вложения». По дебету счета собираются затраты, с кредита счета списывается

первоначальная стоимость объекта при передаче его в эксплуатацию, а также

сумма затрат, покрываемых за счет источников инвестиций.

Для отражения затрат по конкретным видам капитальных вложений в

основные средства на счете открываются субсчета:

o 08.1 «Приобретение земельных участков»;

o 08.2 «Приобретение объектов природопользования»;

o 08.3 «Строительство объектов основных средств»;

o 08.4 «Приобретение отдельных объектов основных средств»;

o 08.5 «Затраты, не увеличивающие стоимость основных средств»;

o 08.11 «Приобретение отдельных объектов основных средств по договору

лизинга».

Затраты, собираемые по дебету счета 08 «Капитальные вложения»,

подразделяют на включаемые в первоначальную стоимость объектов основных

средств и не включаемые в первоначальную стоимость.

Затраты, не включаемые в первоначальную стоимость основных средств, в

свою очередь, делятся на предусмотренные в сводных сметных расчетах

стоимости строительства и не предусмотренные в расчетах.

К первым относятся:

o затраты на подготовку эксплуатационных кадров для основной

деятельности строящихся предприятий;

o расходы перспективного характера, связанные со строительством

объектов, в случае невозможности их включения в дальнейшем в

стоимость строительства объектов;

o средства, передаваемые на строительство объектов в порядке долевого

участия, если построенные объекты будут приняты в эксплуатацию в

собственность другими организациями;

o расходы, связанные с возмещением стоимости строений и посадок,

сносимых при отводе земельных участков под строительство.

К затратам, не предусмотренным в сводных сметных расчетах стоимости

строительства, относятся:

o расходы по оплате процентов по кредитам банков сверх учетных

ставок, установленных Центральным Банком Российской Федерации;

o расходы по сносу, демонтажу и охране объектов, прекращенных

строительством;

o расходы, связанные с уплатой процентов, штрафов, пени и неустоек за

нарушения в финансово-хозяйственной деятельности и др.

Для определения разряда затрат на счете 08 «Капитальные вложения»

ведется аналитический учет в разрезе объектов и видов работ.

Оборудование, предназначенное для монтажа, первоначально учитывается

на счете 07 «Оборудование к установке».

По мере передачи оборудования в монтаж оно списывается с кредита счета

07 «Оборудование к установке» в дебет счета 08 «Капитальные вложения». По

мере передачи объектов в эксплуатацию составляется акт (накладная) по форме

№ ОС-1, а первоначальная стоимость объекта отражается в бухгалтерском учете

записью в дебет счета 01 «Основные средства» или 03 «Доходные вложения в

материальные ценности» с кредита счета 08 «Капитальные вложения».

В том случае, когда основные средства поступают не в результате

капитальных вложений, счет 08 «Капитальные вложения» не используется.

Первоначальная стоимость основных средств, сформированная по правилам

Положения, в этом случае отражается записью по дебету счета 01 «Основные

средства» с кредита источников поступления, например, 75.1 «Расчеты по

вкладам в уставный (складочный) капитал», 87.3 «Безвозмездно полученные

ценности», 88.4 «Фонд социальной сферы» и т.д.

Если иное не установлено нормативными актами, то сумма затрат

организации на приобретение и строительство основных средств возмещается

через амортизационные отчисления. В бухгалтерском учете амортизационные

отчисления отражаются на пассивном счете 02 «Износ основных средств»,

который имеет два субсчета:

o «Износ собственных основных средств»;

o «Износ имущества, сданного в аренду».

Сумма начисленного износа основных средств ежемесячно оформляется

проводками по кредиту счета 02 «Износ основных средств» в корреспонденции с

дебетом счетов:

o 20 «Основное производство»;

o 25 «Общепроизводственные расходы»;

o 26 «Общехозяйственные расходы»;

o 44 «Издержки обращения»;

o 80 «Прибыли и убытки»;

o 88 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и т. д.

Стоимость объекта основных средств, который выбывает или постоянно не

используется для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг

либо для управленческих нужд организации, подлежит списанию с

бухгалтерского баланса в следующих случаях:

o продажи;

o безвозмездной передачи;

o списания в случае морального и физического износа;

o ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных

ситуациях;

o передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других

организаций.

Если списание объекта основных средств производится в результате его

продажи, то выручка от реализации принимается к бухгалтерскому учету в

сумме, согласованной сторонами в договоре.

Доходы, расходы и потери от списания с бухгалтерского баланса объектов

основных средств отражаются в бухгалтерском учете в отчетном периоде, к

которому они относятся. Доходы, расходы и потери от списания объектов

основных средств с бухгалтерского баланса подлежат зачислению

соответственно в прибыль или убыток организации.

Синтетический учет выбытия (снятия с баланса) основных средств

осуществляется с использованием счетов 01 «Основные средства», 03 «Доходные

вложения в материальные ценности», 02 «Износ основных средств» и 47

«Реализация и прочее выбытие основных средств».

Во всех случаях выбытия собственных основных средств списание их с

учета производится записями по дебету счета 47 «Реализация и прочее выбытие

основных средств» с кредита субсчета 01.1 «Собственные основные средства»

на балансовую стоимость основного средства и по дебету счета 02.1 «Износ

собственных основных средств» с кредита счета 47 на сумму начисленной

амортизации.

2.1.7. Инвентаризация основных средств

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и

отчетности проводится инвентаризация основных средств. Она проводится один

раз в три года (для библиотечных фондов — один раз в пять лет), за

исключением случаев обязательного проведения инвентаризации (смена

материально ответственных лиц, стихийные бедствия, ликвидация организации и

т.д.).

Инвентаризация основных средств проводится в соответствии с

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых

обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49.

Инвентаризация основных средств включает в первую очередь проверку

наличия документального оформления, то есть наличие и состояние инвентарных

карточек, наличие и состояние технических паспортов и документации, наличие

документов на основные средства, полученные или сданные в аренду и т.д.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно

действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается

распоряжением (приказом) руководителя.

В результате проверки фактического наличия инвентаризационная комиссия

составляет инвентаризационную опись по форме № инв-1 (код ОКУД 0309001) в

разрезе видов и объектов основных средств и мест их нахождения.

Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации

(излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей

по форме № инв-18 (код по ОКУД 0309017) и оцениваются по рыночной стоимости

с определением степени изношенности объекта.

Объекты основных средств, оказавшиеся в излишке или ранее не учтенные,

подлежат оприходованию на баланс с отнесением остаточной стоимости на

финансовые результаты.

Недостача основных средств списывается с кредита субсчета 01.1

«Собственные основные средства» в дебет счетов 02.1 «Износ собственных

основных средств» на сумму начисленного износа и 84 «Недостачи и потери от

порчи ценностей» на сумму разницы между балансовой стоимостью основных

средств и суммой начисленного износа.

Недостача относится на материально ответственных лиц (в дебет субсчета

73.3 «Расчеты по возмещению материального ущерба» с кредита счета 84

«Недостачи и потери от порчи ценностей»).

Потери основных средств от стихийных бедствий относятся на финансовые

результаты (в дебет счета 80 «Прибыли и убытки»).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10

дней после окончания инвентаризации.

2.2. Особенности учета основных средств в бюджетных учреждениях.

Основные средства бюджетного учреждения представляют собой

совокупность материально-вещественных ценностей, используемых в качестве

средств труда и действующих в течение длительного времени. К ним относятся:

o здания;

o сооружения;

o передаточные устройства;

o рабочие машины и оборудования;

o измерительные и регулирующие приборы и устройства;

o вычислительная техника;

o транспортные средства;

o производственный и хозяйственный инвентарь;

o многолетние насаждения;

o прочие основные средства.

Основные средства бюджетного учреждения отражаются в бухгалтерском

учете и отчетности по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим

затратам их приобретения, сооружения и изготовления.

К основным средствам, в соответствии с требованиями бухгалтерского

учета, не относятся предметы, приобретенные по цене ниже лимита,

установленного Минфином России и действовавшего на момент приобретения,

независимо от срока их службы.

Основные средства учитываются по первоначальной стоимости, а

предметы, которые переоценивались – по восстановительной стоимости.

Учтенная на бухгалтерских счетах первоначальная (восстановительная)

стоимость объектов основных средств может изменяться лишь при проведении

работ по достройке, дооборудованию или реконструкции, увеличивающих их

стоимость.

Основные средства в учреждении могут поступать в результате

приобретения за счет средств бюджета или безвозмездного получения от других

организаций.

Основные средства, пришедшие в негодность, списываются в

установленном порядке. В случае нарушения действующего порядка списания с

баланса основных средств, а также бесхозяйственного отношения к

материальным ценностям (уничтожение, сжигание и т.п.), виновные в этом лица

привлекаются к ответственности в установленном порядке.

Все полученные, безвозмездно переданные, а также выбывшие основные

средства отражаются в учете по балансовой стоимости.

Учет основных средств ведется в разрезе инвентарных объектов по

местам их хранения и ответственным лицам. Отдельным инвентарным объектом

считается законченное устройство со всеми относящимися к нему

приспособлениями и принадлежностями или предмет, предназначенный для

выполнения определенных самостоятельных функций.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных

средств каждому объекту присваивается инвентарный номер.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется

за ним на период его нахождения в учреждении. Номера инвентарных объектов,

выбывших или ликвидированных, не должны присваиваться другим, вновь

поступающим объектам основных средств.

Стоимость приобретенных основных средств в бухгалтерии записываются в

дебет соответствующих субсчетов счета 01 и кредит соответствующих субсчетов

разд. V “Денежные средства” или разд. VII “Расчеты”. Одновременно делается

запись по дебету соответствующего субсчета счета 20 или 21 и кредиту

субсчета 250.

На сумму выбывших из эксплуатации основных средств производится

запись по кредиту соответствующих субсчетов счета 01 и дебету субсчетов

020, 250.

Поступление в эксплуатацию основных средств оформляется актом приемки-

передачи, в котором приводятся характеристика объекта, его балансовая

стоимость и сумма износа. Акт с технической документацией передается в

бухгалтерию.

При поступлении основных средств в учреждение материально-

ответственные лица на документе поставщика или на акте приемки

расписывается в получении этих ценностей.

Для списания пришедшим в негодность основных средств составляются

акты о ликвидации основных средств в бюджетных учреждениях; акты о

ликвидации транспортных средств и т.д.

Учет операций по выбытию и перемещению основных средств ведется в

накопительной ведомости – мемориальном ордере № 9. Записи в накопительную

ведомость производятся по каждому документу. При этом в графе “Итого”

записывается сумма выбывших и перемещенных материальных ценностей, которая

должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца

итоги по субсчетам записываются в книгу “Журнал-главная”.

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках

форм ОС-6 и ОС-8. Карточки ведутся по каждому инвентарному объекту.

Карточка формы ОС-6 предназначена для учета зданий, сооружений,

передаточных устройств, машин и оборудования, инструментов,

производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств.

Карточка формы ОС-8 служит для учета многолетних насаждений. Эти карточки

регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств.

Опись ведется в одном экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе групп

основных средств с указанием года открытия карточек. Для каждой группы

отводится соответствующее число страниц. Нумерация ведется по каждой

группе, начиная с №1.

Карточки хранятся в картотеках бухгалтерии и располагаются по

соответствующим субсчетам и группам с подразделением внутри их по

материально-ответственным лицам.

В процессе эксплуатации основные средства постепенно изнашиваются,

т.е. их первоначальная стоимость постоянно уменьшается. Для этого

необходимо ежегодно производить начисление износа.

Страницы: 1, 2, 3, 4