Діловодство

Діловодство

ЗМІСТ

1 НОРМАТИВНЕ РЕГУЛЮВАННЯ ПЕНСІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

2 ПОСЛІДОВНІСТЬ ПІДГОТОВКИ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

3 ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ЗВІЛЬНЕННЯ З РОБОТИ

СПИСОК ВИКОРИСТАННОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1 НОРМАТИВНЕ РЕГУЛЮВАННЯ ПЕНСІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

Порядок подання й оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України „Про пенсійне забезпечення” затверджено Наказом Міністерства праці та соціальної політики України та Пенсійного фонду України від 30 квітня 2002 р. № 224/30 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 p. № 536/6824).

Відповідно до пункту 29 цього Порядку власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи посадова особа зобов'язані не пізніше дня досягнення працівником пенсійного віку повідомити його про виникнення права на пенсію.

Форму попередження Порядком не передбачено, однак, зважаючи на практику, бажано, щоб воно було здійснено в письмовій формі.

На підставі всіх представлених працівником документів, власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи посадова особа в 10-денний термін з дня одержання заяви про призначення пенсії оформляє подання та всі інші необхідні документи, ознайомлює з ними заявника (під розписку в поданні) і подає до районного управління Пенсійного фонду за місцем знаходження підприємства, установи, організації.

Якщо працівнику відмовлено в представленні до призначення пенсії, йому повідомляють про це письмово із зазначенням причин відмови. У випадках, коли особа, яка звернулася за пенсією, не згодна з рішенням адміністрації, вона може подати заяву безпосередньо до органу, що призначає пенсію.

Пенсійне забезпечення в Україні регулюється такими законодавчими актами:

* Конституція України

* Закони України:

"Про пенсійне забезпечення"

"Про державну підтримку засобів масової інформації та соціальний захист журналістів"

"Про державну службу"

"Про донорство крові та її компонентів"

"Про загальні засади подальшої експлуатації і зняття з експлуатації Чорнобильської АЕС та перетворення зруйнованого четвертого енергоблоку цієї АЕС на екологічно безпечну систему"

"Про зайнятість населення"

"Про збір на обов'язкове державне пенсійне страхування"

"Про наукову і науково-технічну діяльність"

"Про Національний банк України"

"Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні"

"Про пенсії за особливі заслуги перед Україною"

"Про пенсійне забезпечення військовослужбовців та осіб начальницького і рядового складу органів внутрішніх справ"

"Про прокуратуру"

"Про реабілітацію жертв політичних репресій в Україні"

"Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту"

"Про статус гірських населених пунктів в Україні"

"Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи"

"Про статус народного депутата України"

"Про статус суддів"

"Про судову експертизу"

"Про службу в органах місцевого самоврядування"

* Митний кодекс України

* Міждержавні угоди

Документи, необхідні для призначення пенсії

1. До заяви про призначення пенсії за віком додаються:

а) документи, які засвідчують трудовий стаж (загальний і спеціальний);

б) довідка про заробіток.

Крім того, при потребі подаються документи:

в) про народження дитини та виховання її до восьмирічного віку;

г) про визнання дитини заявника інвалідом з дитинства або дитиною-інвалідом;

ґ) про перебування на утриманні у заявника непрацездатних членів сім'ї;

д) про визнання заявника одиноким;

е) про визнання заявника учасником війни;

ж) про наявність у заявника захворювання, передбаченого ст. 18 Закону України "Про пенсійне забезпечення".

При призначенні пенсій інвалідам війни відповідно до ст. 16 Закону України "Про пенсійне забезпечення" та при підвищенні їм пенсій відповідно до ст. 77 цього Закону до заяви потрібно додати виписку з акта огляду в медико-соціальній експертній комісії (МСЕК), яка надсилається відділу цією комісією.

2. До заяви про призначення пенсії по інвалідності повинні додаватися:

а) документи, які засвідчують трудовий стаж (загальний і спеціальний);

б) довідка про заробіток.

Якщо інвалідність настала внаслідок трудового каліцтва, то подається також акт або інший офіційний документ (про нещасний випадок).

Крім того, у разі потреби подаються документи:

в) про перебування на утриманні в інваліда непрацездатних членів сім'ї;

г) про визнання заявника одиноким і таким, що потребує сторонньої допомоги;

ґ ) про визнання заявника учасником війни.

Відділ соціального забезпечення додає до заяви одержану ним від медико-соціальної експертної комісії виписку з акта огляду в МСЕК.

До заяви про призначення пенсії по інвалідності військовослужбовцям строкової служби повинна бути додана копія свідоцтва про захворювання, завірена й видана військовим комісаріатом, який зняв військовослужбовця з військового обліку, або довідка військово-лікарської комісії. Якщо інвалідність настала після звільнення з військової служби, то замість копії свідоцтва про захворювання подається довідка військового комісаріату про проходження військової служби із зазначенням дати призову, дати і підстави звільнення з військової служби.

Документи, зазначені в підпунктах "а" і "б" цього пункту, подаються в тому випадку, якщо військовослужбовець до призову на військову службу працював робітником, службовцем або був членом колгоспу.

3. До заяви про призначення пенсії у зв'язку із втратою годувальника повинні бути додані:

а) свідоцтво про народження або паспорт особи, на яку призначається пенсія;

б) документи, які засвідчують родинні стосунки члена сім'ї з померлим годувальником;

в) свідоцтво органу запису актів громадянського стану (РАГСу) про смерть годувальника або документ про визнання його безвісно відсутнім;

г) документ про вік годувальника (якщо вік не зазначений у свідоцтві про смерть);

ґ) документи, які засвідчують трудовий стаж (загальний і спеціальний) годувальника;

д) довідка про заробіток годувальника.

Крім того, при потребі подаються:

е) довідка житлових органів або сільських (селищних) рад народних депутатів (або інші документи) про склад сім'ї годувальника, які перебували на його утриманні;

ж) довідки професійно-технічних училищ, середніх спеціальних або вищих навчальних закладів про те, що члени сім'ї у віці від 18 до 23 років навчаються;

з) довідка житлових органів або сільських (селищних) рад народних депутатів про те, що один із батьків або з подружжя, дід, баба, брат або сестра померлого, які доглядають дітей, братів, сестер або внуків померлого, що не досягли 8 років, не працюють.

Якщо смерть годувальника настала внаслідок трудового каліцтва, то подається також акт (або інший офіційний документ) про нещасний випадок.

Відділ соціального забезпечення додає до заяви одержані ним від медико-соціальної експертної комісії виписки з актів огляду тих дорослих членів сім'ї, яким право на пенсію у зв'язку із втратою годувальника надається внаслідок їх інвалідності.

Якщо одному з батьків або з подружжя померлого пенсія у зв'язку із втратою годувальника призначається внаслідок втрати ними джерела засобів до існування, повинно бути винесено рішення органу соціального забезпечення про встановлення цього факту.

До заяви про призначення пенсії сім'ї військовослужбовця строкової служби повинен бути доданий документ, одержаний від військової частини або районного (міського) військового комісаріату чи іншої військової установи, який би засвідчував факт смерті, а також дату та причини смерті військовослужбовця, або документ про визнання військовослужбовця безвісно відсутнім. Якщо смерть настала після звільнення з військової служби, то як документ, що засвідчує факт смерті, подається свідоцтво органів записів, актів громадянського стану (РАГСу) про смерть годувальника, а крім того, довідка військового комісаріату про проходження військової служби із зазначенням дати призову, дати й підстави звільнення з військової служби.

Якщо годувальник помер по закінченні 3 місяців після звільнення з військової служби і смерть його настала внаслідок поранення, контузії, каліцтва або захворювання, які мали місце в період проходження військової служби, то відділ соціального забезпечення додає до заяви також виписку із висновку медико-соціальної експертної комісії про причину смерті.

Документи, зазначені в підпунктах "ґ" і "д" цього пункту, подаються в тому випадку, якщо військовослужбовець до призову на військову службу працював робітником, службовцем або колгоспником.

До заяви про призначення пенсії сім'ї померлого пенсіонера повинні бути додані документи, зазначені в підпунктах "а" -- "в" і "е" цього пункту, а в разі потреби також документи, зазначені в підпунктах "ж" і "з" цього пункту. Заробіток пенсіонера визначається по документах, які є в його пенсійній справі.

Якщо померлий пенсіонер мав право на перерахунок пенсії в порядку, передбаченому ст. 69 Закону України "Про пенсійне забезпечення", але не звернувся за таким перерахунком, то подається відповідна довідка про заробіток пенсіонера після призначення або попереднього перерахунку його пенсії.

4. До заяви про призначення пенсії за вислугу років повинні бути додані:

а) документи, які засвідчують спеціальний трудовий стаж;

б) довідка про заробіток.

Крім того, при потребі подаються документи:

в) які засвідчують загальний трудовий стаж;

г) про звільнення з льотної роботи за станом здоров'я або захворювання (пункт "а" ст. 54 Закону);

г) про перебування на утриманні заявника непрацездатних членів сім'ї;

д) про визнання заявника одиноким;

е) про визнання заявника учасником війни.

При підвищенні пенсій інвалідам війни відповідно до ст. 77 Закону України "Про пенсійне забезпечення" відділ соціального забезпечення додає до заяви одержану ним від медико-соціальної експертної комісії виписку з акта огляду.

5. До заяви про призначення соціальної пенсії, залежно від категорії заявника, повинні бути додані:

а) свідоцтво про народження або паспорт особи, якій призначається соціальна пенсія;

б) медичний висновок установи охорони здоров'я на дитину-інваліда;

в) документи, які засвідчують родинні стосунки дітей, братів, сестер або внуків з померлим годувальником;

г) посвідчення органу запису актів громадянського стану (РАГСу) про смерть годувальника сім'ї (або документ про визнання його безвісно відсутнім);

г) документ про присвоєння почесного звання "Мати-героїня". Відділ соціального забезпечення додає до заяви свій висновок про відсутність права на трудову пенсію, а за необхідності -- одержану ним від медико-соціальної експертної комісії виписку з акта огляду.

Приватним підприємцям та працівникам малих або приватних підприємств додатково до наведених документів необхідно представляти довідки з додаткової інспекції та Пенсійного фонду про сплату внесків до фонду.

Для призначання пенсії за інвалідністю внаслідок трудового каліцтва та професійного захворювання додаються також акт про нещасний випадок на виробництві (форма Н-1), акт про розслідування нещасного випадку (аварії), що стався (сталася) (форма Н-5), акт розслідування професійного захворювання (форма П-4), що затверджені Постановою Кабінету Міністрів України від 21 серпня 2001 р. № 1094 "Про деякі питання розслідування та обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві".

До заяви про призначення пенсії за Інвалідністю військовослужбовцям строкової служби додається копія свідоцтва про захворювання, видана і завірена військовим комісаріатом, який зняв військовослужбовця з військового обліку, або довідка військово-лікарської комісії. Якщо інвалідність настала після звільнення з військової служби, то замість копії свідоцтва про захворювання подається довідка військового комісаріату про проходження військової служби із зазначенням дати призову, дати і підстави звільнення.

Для призначення пенсії у разі втрати годувальника подаються також документи, що засвідчують родинні стосунки члена сім'ї з померлим годувальником; свідоцтво органу реєстрації актів громадянського стану (РАГСу) про смерть годувальника сім'ї або рішення суду про визнання його безвісно відсутнім; документи про вік годувальника сім'ї (якщо вік не зазначено у свідоцтві про смерть): довідка про склад членів сім'ї годувальника, які перебували на його утриманні; довідки навчальних закладів про те, що особи, зазначені в пункті "а" частини третьої та в частині четвертій статті 37 Закону України "Про пенсійне забезпечення", навчаються; довідка про те, що один з батьків або з подружжя, дід, баба, брат чи сестра померлого зайняті доглядом за дітьми (братами, сестрами або онуками) померлого, які не досягли 8 років.

Відповідно до Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", ветеранам війни (учасникам війни, учасникам бойових дій та інвалідам війни) пенсії (незалежно від її виду) підвищуються, а саме: учасникам війни на 50% мінімальної пенсії за віком, учасникам війни, нагородженим медаллю, -- на 75%, учасникам бойових дій -- на 150%, інвалідам Великої Вітчизняної війни І групи -- на 400%, II групи -- на 350%, III групи -- на 200% мінімальної пенсії за віком.

У разі, коли заявник належить до однієї із зазначених категорій, для підвищення пенсії він має подати копії посвідчень -- учасника війни; учасника бойових дій; особи, на яку поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту"; про право на пільги, яке видається воїнам-інтернаціоналістам, -- що підтверджують наявність заслуг, передбачених статтею 11 цього Закону. Згідно зі статтями 21, 33 Закону України „Про пенсійне забезпечення" непрацюючим пенсіонерам, зокрема інвалідам, які мають на своєму утриманні непрацездатних членів сім'ї, -- встановлюється надбавка на кожного непрацездатного члена сім'ї в розмірі соціальної пенсії, передбаченої для відповідної категорії непрацездатних.

Для призначення надбавки подаються довідки уповноважених органів з місця проживання, у тому числі органів місцевого самоврядування. У цих довідках мають бути вказані: прізвище, ім'я, по батькові, рік і місяць народження, родинні стосунки із заявником або померлим годувальником кожного з членів сім'ї із зазначенням, що вони перебували на утриманні останнього. При відсутності такого документа і неможливості його одержання факт перебування на утриманні може бути встановлено рішенням суду.

Цими ж статтями Закону передбачено призначення надбавки на догляд інвалідам І групи, одиноким інвалідам II групи, які потребують постійного стороннього догляду або досягли пенсійного віку, одиноким інвалідам III групи, які досягли пенсійного віку, одиноким пенсіонерам, які отримують пенсію за віком і які за висновком медичних закладів потребують постійного стороннього догляду.

До одиноких належать громадяни, які не мають працездатних родичів, за законом зобов'язаних їх утримувати. Підтвердженням цього є: заява особи із зазначенням, що вона не має працездатних родичів (незалежно від місця їх проживання), зобов'язаних за законом її утримувати; довідка про склад сім'ї, видана уповноваженими органами з місця проживання, у тому числі органами місцевого самоврядування.

Документом, який підтверджує, що особа потребує постійного стороннього догляду, є висновок лікарсько-консультативної комісії (ЛКК).

Перерахунок і поновлення виплати раніше призначеної пенсії, а також переведення з одного виду пенсії на інший здійснюються за документами, що є в пенсійній справі.

При перерахунку пенсії і переведенні з одного виду пенси на інший до наявних документів заявник може додати документи;

* про трудовий стаж, який не враховано у пенсійній справі, і про заробіток за періоди, що визначаються за нормами Закону України „Про пенсійне забезпечення";

* про зміну кількості членів сім'ї, які одержують пенсію у зв'язку з втратою годувальника;

* про виникнення обставин, що впливають на розмір пенсії (наприклад, перебування на утриманні в пенсіонера непрацездатних членів сім'ї, виникнення (втрата) права на надбавку на непрацездатних членів сім'ї і надбавку на догляд за ними, визнання заявника одиноким і таким, що потребує сторонньої допомоги, визнання заявника інвалідом або учасником війни тощо).

Документи, необхідні для призначення пенсії, крім документів про трудовий стаж, вік та заробітну плату, можуть бути подані як в оригіналах, так і копіях. Як правило, копії документів засвідчуються органами Пенсійного фонду України. Проте, можна подавати копії, засвідчені у нотаріальному порядку або адміністрацією підприємства, установи, організації, що представляє заявника до пенсії.

Документи про трудовий стаж, вік та заробітну плату подаються тільки в оригіналах. У випадках, коли доказом стажу є трудова книжка, до пенсійної справи долучається виписка з неї, засвідчена адміністрацією підприємства, установи, організації за місцем останньої роботи, або органом, що призначає пенсію.

Заяви осіб і подання підприємств, установ та організацій реєструються в журналі реєстрації рішень органу, що призначає пенсію. Заявнику або представнику підприємства, установи та організації органом, що призначає пенсію, видається розписка із зазначенням дати приймання заяви або подання, а також переліку одержаних і відсутніх документів.

Орган, що призначає пенсію, має право вимагати від підприємств, установ та організацій, фізичних осіб до оформлення прийнятих і подання додаткових документів, а також перевіряти в необхідних випадках обґрунтованість їх видачі.

При цьому, згідно зі статтею 101 Закону України "Про пенсійне забезпечення", підприємства та організації несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну громадянам або державі внаслідок несвоєчасного оформлення або подання пенсійних документів, а також видачу недостовірних документів, і відшкодовують її.

Заява про призначення пенсії повинна бути розглянута органом Пенсійного фонду не пізніше 10 днів після надходження всіх необхідних для призначення пенсії документів.

Заява про перерахунок пенсії, про переведення з одного виду пенсії на інший та про поновлення виплати раніше призначеної пенсії підлягає розгляду в 5-денний термін.

Якщо органом Пенсійного фонду прийнято рішення про відмову в призначенні (перерахунку) пенсії, то повідомлення про це рішення із зазначенням причин відмови та порядку його оскарження направляється адміністрації підприємства, установи, організації або заявникові не пізніше 5 днів після винесення рішення.

2 ПОСЛІДОВНІСТЬ ПІДГОТОВКИ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Діловодство складає повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або отримання) до завершення виконання і відправки.

Документи закріплюють виробничі відносини, як всередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових і інших суперечок, що розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.

Великий внесок у вдосконалення роботи з документами підприємства може внести секретар-референт, оскільки значна частина діловодних операцій виконується на його робочому місці. Така централізація дозволяє проводити всі операції з документами більш кваліфіковано і широко застосовувати для однотипних робіт засобу оргтехніки.

Саме секретар-референт може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи діловодства і, у міру отримання досвіду, внести істотні зауваження і пропозиції по його зміні.

Організація документообігу на підприємстві

Документооборот - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправки або здачі в справу.

На підприємстві розрізняють три основні потоки документації:

вхідні - це документи які надходять з інших організацій;

вихідні - це документи які відправляються в інші організації;

внутрішні - це документи які створюються на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі.

Всі документи, що поступають на підприємство проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.

Служба забезпечення документації управління (ДОУ), яка може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (за наявності додатку). Інакше прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою де пояснюється причина повернення.

Конверти від поступаючих документів залишають в тому разі, коли по конверту можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів. Не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою “особисто” і на адресу суспільних організацій.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що поступили, на:

- підприємства, що направляються на розгляд керівнику;

- що направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.

Без розгляду керівником передаються за призначенням документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть ухвалювати відповідальні виконавці.

На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства і документи, що містять інформацію з найважливіших питань діяльності підприємства.

Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження в ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовцями, його розмножують в потрібній кількості екземплярів.

Документи, що підлягають відправці в іншу організацію сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служби ДОУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доробку. На замовлену кореспонденцію складають опис розсилки, який підписується працівником служби ДОУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до зведення керівника підприємства для обробки заходів по вдосконаленню роботи з документами.

Страницы: 1, 2, 3