Формирование учетно-аналитической системы предприятия

Кроме того, некоторые материально-производственные запасы учитываются в составе основных средств, например ремонтные инструменты (отвертки, молотки и т.д.), тогда как они должны учитываться на счете 10 «Материалы», субсчете 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

По учету материально-производственных запасов. При списании МПЗ в производство не всегда оформляются соответствующие документы, например такие как акт о списании материалов или требование-накладная, что может привести к несоответствию остатков данных бухгалтерского учета и фактического наличия активов при проведении инвентаризации.

По налогу на добавленную стоимость. В соответствии со статьей 172 НК РФ налоговый агент имеет право уменьшить общую сумму налога на величину налоговых вычетов при условии, если:

Имеется счет-фактура;

Товар (работа, услуга) оплачен;

Товар (работа, услуга) оприходован.

В ОАО «Победа» бухгалтер сразу же после принятия материалов на учет без их полной оплаты выделяет суммы НДС к вычету.

Оформление документов. Первичные документы и учетные регистры заполнены небрежно, за исключением документов, выполненных на компьютере. В главной книге очень много исправлений, подчисток, незаверенных подписью лица, внесшего исправления, что является нарушением ст. 10 Закона о бухгалтерском учете /1/. В соответствии с этим законом ст. 9 все первичные документы должны содержать обязательные реквизиты.

Однако на предприятия некоторые счета - фактуры, накладные не содержат наименование организации, от которой составлен документ, измерители хозяйственной операции, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Кроме того, в учете существует еще ряд недостатков, например в учетной политике сказано, что инвентаризация обязательств (дебиторской и кредиторской задолженности) должна проводиться не реже 1 раза в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, хотя на самом деле инвентаризация не проводилась уже достаточно давно. Т.к. уровень дебиторской задолженности у организации велик, а актов сверки с дебиторами нет, тогда, возможно есть смысл задуматься о наличии просроченной дебиторской задолженности. В соответствии со статьей 266 Налогового кодекса РФ задолженность является сомнительной, если она не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.

По сомнительным долгам, со сроком возникновения свыше 90 дней - в сумму резерва включается вся сумма задолженности, со сроком возникновения от 45 до 90 дней - в сумму резерва включается 50 процентов суммы задолженности, а сроком возникновения до 45 дней - резерв не создается.

Недостатком в системе учета можно также назвать не полностью автоматизированный учет. Составление некоторых документов и отчетов вручную занимает у специалиста много времени, однако это связано с тем, что данная программа не позволяет работать в соответствии со спецификой деятельности предприятия.

Не предприятии не ведется управленческий учет, т.к. администрация завода полагает, что невыгодно содержать специалиста по управленческому учету и организовывать отдельную службу в силу больших затрат и, как считает руководство за ненужностью данных управленческого учета. Данные бухгалтерского учета позволяют объективно и оперативно оценивать ситуацию на предприятии, принимая обоснованные управленческие решения.

В целом можно отметить, что учет ведется в соответствии с действующим законодательством, все операции оформляются в момент их совершения (за исключением случаев, описанных выше), документы хранятся подшитыми в специальных папках. Сроки хранения первичных учетных документов соблюдаются и описаны в учетной политике. В соответствии с Налоговым кодексом РФ первичные учетные документы должны храниться в архиве организации не менее 4 лет.

По итогам аудиторской проверки бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2005 год также не было обнаружено существенных нарушений. Аудиторская проверка была обязательной, поскольку мукомольный завод «Победа» является открытым акционерным обществом.

1.4 Аналитический учет на предприятии

Кроме производственной деятельности мукомольный завод «Победа» также активно занимается сбытом своей продукции, то есть осуществляет торговые операции. Далее целесообразно рассмотреть как организован аналитический учет торговых операций в ОАО «Победа».

Необходимость ведения аналитического учета обусловлена потребностью получения информации, сгруппированной тем или иным образом, и обобщенных сведений по группам товаров, покупателей, поставщиков и других объектов учета. Текущее ведение аналитического учета требует дополнительных трудозатрат, но они, как правило, оправдывают себя, тем более что последующее восстановление раздельного учета обходится гораздо дороже.

Определить виды аналитического учета следует в самом начале деятельности предприятия исходя из предполагаемого разнообразия объектов учета; затем в процессе хозяйственной деятельности предприятия следует постоянно актуализировать перечень этих видов. Возможность поддержания нужного количества уровней аналитики, получение разнообразных отчетов в аналитических разрезах - одно из основных требований к выбираемому организацией программному обеспечению учетного процесса. Бухгалтеру важно понимать, что формулирование требований к аналитическому учету (разрезы информации, виды и периодичность отчетов по ним) должно предшествовать выбору программного обеспечения, а не определяться им. На определение видов аналитического учета на предприятии влияют следующие факторы.

1. Потребности управленческого учета и анализа, например, необходимость анализировать объемы продаж и рентабельность по группам товаров, управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, планировать и нормировать издержки, искать пути их минимизации, сравнивать эффективность видов деятельности, проводить эффективную ценовую политику, стимулировать персонал и т.п.

2. Необходимость составления и представления бухгалтерской отчетности. Согласно п.6 ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Достоверной и полной считается бухгалтерская отчетность, сформированная исходя из правил, установленных нормативными актами по бухгалтерскому учету.

При подготовке бухгалтерской отчетности следует учитывать требования Положения по бухгалтерскому учету "Информация по сегментам" (ПБУ 12/2000), утвержденного Приказом Минфина России от 27.01.2000 № 11н и введенного в действие начиная с бухгалтерской отчетности за 2000 г.

3. Различные режимы налогообложения для разных объектов учета. Правильное исчисление большинства налогов требует ведения учета в аналитических разрезах, а использование льготных режимов возможно только при ведении раздельного учета облагаемых и необлагаемых оборотов.

4. Необходимость составления и представления статистической отчетности. Непредставление или нарушение сроков представления информации, а также ее искажение влечет ответственность, установленную Законом РФ от 13.05.1992 № 2761-1 "Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности". Этим Законом за указанные нарушения предусмотрены административные взыскания в виде предупреждения или штрафа в размере от трехкратного до восьмикратного установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда, а за те же действия, совершенные повторно в течение года после наложения административного взыскания, - в виде штрафа в размере от восьмикратного до десятикратного установленного законом размера минимальной месячной оплаты труда.

Точное определение аналитического учета, так же как и раздельного учета, в нормативной литературе отсутствует. В документах Минфина России, МНС России, в которых говорится о необходимости ведения раздельного учета, содержатся ссылки на положения ПБУ 1/98. Более конкретные требования к организации раздельного учета для целей исчисления налога на прибыль содержатся в Письме Госналогинспекции по г. Москве от 02.12.1996 № 11-13/26943 "Об отдельных вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль", а также в Инструкции УМНС по г. Москве от 23.06.1999 № 1 "О порядке исчисления и уплаты налога с продаж".

В соответствии с первым из этих писем раздельный учет означает:

а) описание в первичных учетных документах (счетах, актах выполненных работ, накладных, платежных поручениях и т.д.) содержания хозяйственной операции, позволяющее четко отнести такую операцию к определенному виду деятельности;

б) ведение для обобщения первичных учетных документов по каждой операции, связанной с получением прибыли по определенному виду деятельности, отдельных регистров синтетического учета (мемориальных ордеров, бухгалтерских проводок, журналов, книг, ведомостей, оборотно - сальдовых ведомостей, Главной книги и др.);

в) отражение операций, связанных с получением доходов и осуществлением расходов по каждому виду деятельности, по которым установлены разные ставки налога на прибыль, по отдельным субсчетам соответствующих балансовых счетов.

О ведении аналитического учета на предприятии можно говорить в том случае, когда выделены признаки классификации объектов учета, определен конечный перечень значений каждого признака и ведется текущая работа по присвоению одного из значений из этого перечня всем вновь возникающим объектам учета.

Ведение аналитического учета в рамках системного бухгалтерского учета не всегда обязательно. Это может быть сделано путем присвоения определенных кодов, использования различных классификаторов и других возможностей оперативного учета. Представляется, что субсчета в системном учете следует открывать в тех случаях, когда требования аналитического учета диктуются требованиями бухгалтерской отчетности или порядком исчисления налогов. При этом не существует строгой регламентации в нормативных актах по бухгалтерскому учету того, какие разрезы информации выводить на уровень субсчетов и в какой иерархии, а какие вести в аналитическом учете. Виды субсчетов, предлагаемые Планом счетов (Инструкцией по применению Плана счетов), носят рекомендательный характер. Не претендуют на полноту и предлагаемые этим документом виды аналитического учета по каждому счету.

Согласно ПБУ 1/98 при формировании учетной политики организации по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету.

При разработке и утверждении учетной политики утверждается, в частности, рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности. При этом согласно ПБУ 1/98 учетная политика организации должна обеспечить тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости), а также рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

Важно отметить, что классификатор видов объектов учета внутри аналитического уровня должен быть таким, чтобы охватывать все эти объекты, так как иначе трудно гарантировать тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета, а также обеспечить качество проведенной классификации.

Например, понятна необходимость вести учет сверхнормативных командировочных расходов. Можно только помечать расходы сверх нормы. Однако представляется, что более правильным является явное присвоение статуса "расходы в пределах нормы" соответствующим расходам, чем неиндексирование их, так как это будет гарантом того, что классификация всех командировочных расходов проведена, и по окончании этой работы не должно остаться непроиндексированных затрат.

Признаки, по которым следует организовать аналитический учет товаров при торговых операциях.

1. Переход права собственности на товары (работы, услуги) от поставщика.

В бухгалтерском учете, как известно, товары, приобретенные в собственность, учитываются на балансовом счете 41, материалы на счете 10, а товары (материалы), принятые на комиссию, учитываются на забалансовом счете 004. Необходимо организовать и складской (оперативный, управленческий) учет таким образом, чтобы движение закупленных товаров было отделено от движения товаров, оприходованных на комиссионных началах.

2. Предназначение для оптовой или розничной торговли.

Необходимо разграничить понятия розничной и оптовой торговли.

В настоящее время определение розничной торговли содержится в нескольких документах Госкомстата России, например, в Инструкции по заполнению унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 19.01.2000 № 4.

Согласно пункту 21 этой Инструкции оборот розничной торговли представляет собой стоимость проданных населению потребительских товаров за наличный расчет или оплаченных по кредитным карточкам, по расчетным чекам банков, по перечислениям со счетов вкладчиков (что также учитывается как продажа за наличный расчет).

В оборот розничной торговли наряду со стоимостью товаров, проданных населению за наличный расчет, также включаются:

- стоимость проданных товаров по почте с оплатой по безналичному расчету (по моменту сдачи посылки отделению связи);

- стоимость товаров, проданных в кредит (по моменту отпуска товаров покупателю), в объеме полной стоимости товара;

- стоимость товаров, проданных в порядке комиссионной торговли (по договору комиссии), в размере полной стоимости по моменту продажи товаров;

- стоимость проданных по образцам товаров длительного пользования (по времени выписки счета - фактуры и доставки покупателю независимо от времени фактической оплаты товара покупателем);

- полная стоимость товаров, проданных отдельным категориям населения со скидкой (лекарственных средств, топлива и т.п.);

- стоимость проданных по подписке печатных изданий (по моменту выписки счета без учета стоимости доставки);

- стоимость упаковки, имеющей продажную цену, не входящую в цену товара;

- стоимость проданной порожней тары.

Оборот розничной торговли показывается, включая стоимость стеклянной посуды, проданной населению с товаром, за вычетом стоимости возвращенной населением порожней стеклянной посуды, а также включая стоимость стеклопосуды, принятой от населения в обмен на товар.

Стоимость товаров, отпущенных населению через розничную торговую сеть или через торговые заведения неторговых организаций в счет задолженности по заработной плате, пенсиям и т.п., с последующей оплатой организациям торговли предприятиями, органами социального обеспечения и др., включается в оборот розничной торговли.

Не включаются в оборот розничной торговли:

- стоимость проданных товаров, не выдержавших гарантийных сроков службы;

- стоимость проездных билетов, талонов на все виды транспорта, лотерейных билетов.

Стоимость товаров, отпущенных через розничную торговую сеть юридическим и физическим (без образования юридического лица) лицам (в том числе и организациям социальной сферы, спецпотребителям и т.п.) с оплатой по безналичному расчету, в оборот розничной торговли не включается.

Обязательным признаком операции, относимой к розничной торговле, является наличие кассового чека (документов строгой отчетности, приравниваемых к чекам).

Оборот общественного питания в оборот розничной торговли не включается и показывается отдельно.

Согласно пункту 35 рассматриваемой Инструкции оборот оптовой торговли представляет собой стоимость отгруженных (переданных) на сторону товаров, приобретенных на стороне для целей перепродажи юридическим лицам и физическим лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, для профессионального использования (дальнейшей переработки или продажи), кроме продажи населению, которая относится к обороту розничной торговли. Обязательным признаком операции, относимой к оптовой торговле, является наличие счета - фактуры.

Таким образом, в настоящее время определения розничной и оптовой торговли, используемые в статистических целях, идентичны терминам гражданского законодательства.

3. По наименованиям, группам наименований, сортам, кипам, партиям (сроку годности, изготовителю и др.), кодам ОКП (Общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 301 с 1 июля 1994 г.)

Выделение различных групп товаров диктуется, прежде всего, требованиями управленческого учета.

Требования по фиксации отдельных характеристик товаров вытекают также из Правил продажи отдельных видов товаров, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.01.1998 № 55.

Среди групп товаров обязательно следует выделить тару.

Выделение горюче - смазочных материалов в отдельную группу товаров связано, прежде всего, с необходимостью дальнейшего исчисления налога на реализацию ГСМ. К горюче - смазочным материалам относятся автобензин, дизельное топливо, масла дизельные, масла для карбюраторных двигателей, масла для карбюраторных и дизельных двигателей, сжатый и сжиженный газ, используемый в качестве моторного топлива. Порядок исчисления налога на реализацию ГСМ регламентируется Инструкцией Госналогслужбы России от 15.05.1995 № 30 "О порядке исчисления и уплаты налогов, поступающих в дорожные фонды".

Учет товаров, принятых на комиссию, ведется не только по видам, но и по поставщикам, а может вестись и по каждому договору с различными условиями комиссии.

4. Метод оценки товаров при оприходовании - по учетным ценам или по фактическим затратам.

Одним из методов учета товаров при оприходовании является использование учетных цен. В этом случае учет товаров ведется с использованием счетов 15 "Заготовление и приобретение материалов" и 16 "Отклонения в стоимости материалов". Следует отметить, что использование учетных цен может оказаться на практике единственным способом учета товаров, стоимость которых выражена в условных единицах и при оплате которых возникают суммовые разницы. Следовательно, необходимо выделить группу таких товаров на счете 41 и производить списание отклонений фактической себестоимости от учетной цены по ним пропорционально учетной стоимости именно этой группы товаров.

5. Метод оценки товаров при списании в реализацию и выбытии по другим причинам.

Согласно ПБУ 5/98 при отпуске материально - производственных запасов в производство и ином выбытии их оценка производится организацией (кроме МБП, товаров, учитываемых по продажной (розничной) стоимости) одним из следующих методов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени приобретения материально - производственных запасов (метод ФИФО);

по себестоимости последних по времени приобретения материально - производственных запасов (метод ЛИФО).

При этом ПБУ допускает использование одного метода оценки по каждому отдельному виду (группе) материально - производственных запасов.

Следовательно, организация должна определить группы товаров, по которым используются различные методы списания. При использовании методов ФИФО и ЛИФО необходимым условием является партионный учет, причем в качестве признака партии принимается дата поставки. Организация такого учета весьма трудоемка, поэтому если организация приняла решение использовать один из этих методов, то она должна особо внимательным образом изучить возможности предполагаемого программного обеспечения в реализации этого метода.

6. Места хранения товаров (склады, различные розничные точки), материально - ответственные лица.

Ведение такого учета важно для управленческих целей (информация о наличии товаров по складам), а также для проведения инвентаризации товаров.

7. Ставка НДС по товарам: 20%, 10%, необлагаемые.

В настоящее время действует 2 ставки налога на добавленную стоимость, а также льготы по НДС в отношении ряда товаров (например, лекарственных средств, почтовых марок, лотерейных билетов, продукции средств массовой информации и т.п.). Законом РФ от 02.01.2000 № 36-ФЗ с 1 июля 2000 г. вводится новый перечень товаров (продовольственных товаров и товаров для детей), по которым применяется ставка НДС в размере 10%.

Указанные льготы применяются при наличии на предприятии раздельного учета затрат по производству и реализации таких товаров. В отсутствие раздельного учета применяется ставка НДС 20%. Сложности возникают при организации раздельного учета не столько собственно товаров, облагаемых НДС по разной ставке, сколько издержек обращения, приходящихся на товары, облагаемые и не облагаемые налогом на добавленную стоимость. Этот вопрос будет рассмотрен ниже.

8. Тип производителей товаров: импортные или отечественные.

Такой учет важен для того, чтобы иметь возможность получить отчет о реализации импортных товаров.

9. Для товаров, принятых на комиссию в розничной торговле: тип поставщика - физические лица, предприниматели без образования юридического лица, с одной стороны, и юридические лица, с другой.

10. Товары, приобретенные за счет средств бюджетного финансирования.

Согласно пункту 9 Инструкции о порядке исчисления НДС приобретаемые товары за счет средств целевого бюджетного финансирования оплачиваются с учетом налога на добавленную стоимость, который возмещению не подлежит, а покрывается за счет тех же источников.

При учете реализации товаров следует выделить в аналитическом учете следующие виды реализации:

1. Реализация собственных товаров и товаров, принятых на комиссию.

Раздельный учет выручки в таком разрезе важен прежде всего потому, что в этом случае различается само понятие выручки. Если при реализации собственных товаров выручкой в торговле является весь товарооборот, то при реализации товаров по посредническим договорам - сумма комиссионного вознаграждения. Соответственно не вся сумма денежных средств, полученных от покупателей за реализованные посредником товары, отражается по счету 90. Выручка, полученная от реализации собственных товаров, и комиссионное вознаграждение должны быть показаны отдельными строками в расшифровке выручки в форме № 2 "Отчет о прибылях и убытках".

По-разному осуществляется налогообложение этих видов выручки. Полученное вознаграждение посредника может облагаться по более высокой ставке налога на прибыль.

2. Реализация товаров оптом и в розницу, реализация товаров, приобретенных за счет средств бюджетного финансирования, реализация товаров, облагаемых НДС с оборота и с наценки, реализация товаров, облагаемых НДС по ставкам 20%, 10%, без НДС (кроме экспорта и реализации дипломатическим представительствам), в розничной торговле: реализация товаров, числящихся в остатках на 1 января 2000 г. и приобретенных после 1 января 2000 г.

Причины ведения аналитического учета в этих разрезах уже были освещены выше. Аналитический учет по этим признакам следует вести и по товарам, и по реализации этих товаров.

3. Реализация товаров по каждому оптовому складу, розничной точке, по группам складов или розничных точек, по регионам; реализация, осуществленная каждым менеджером по продажам.

Такой учет, как уже подчеркивалось, важен для целей управления предприятием, запасами.

Кроме того, начиная с отчетности за 2000 г. при формировании бухгалтерской отчетности в соответствии с ПБУ 12/2000 раскрывается информация по сегментам (операционным, географическим) посредством представления перечня показателей, в том числе величина выручки и финансовый результат по каждому сегменту. Порядок выделения таких сегментов и формирования отчетной информации по ним изложен в упомянутом ПБУ.

4. Реализация товаров по наименованиям, сортам, кодам ОКП, ОКДП.

Эта информация необходима для целей управленческого учета и анализа, а также для статистической отчетности.

В частности, в форме № П-1, представляемой ежемесячно всеми предприятиями торговли, кроме субъектов малого предпринимательства, показывается оборот розничной торговли продовольственными товарами, в т.ч. алкогольными напитками и пивом; оборот оптовой торговли алкогольными напитками и пивом.

Юридическими лицами, осуществляющими оптовую торговлю алкогольной продукцией для розничной торговли и общественного питания, аккредитованными в установленном порядке, ежемесячно представляется форма № 1-алкоголь (опт) с информацией о реализации алкогольной продукции по видам, перечисленным в форме (по кодам ОКП), в натуральном и стоимостном выражении.

Юридические лица, их обособленные подразделения, основным видом деятельности которых является розничная торговля (по перечню, установленному органами государственной статистики), представляют статистическую отчетность по форме № 1-торговля. Эта форма разрабатывается по нескольким товарным группам 1 раз в полугодие. Перечень товарных групп и их ассортиментный разрез для отчетного квартала с указанием номера строки, кода единиц измерения, кода товара по ОКП доводится до организаций органами государственной статистики одновременно с бланком формы. Данные представляются в натуральных и денежных единицах измерения. В графе 10 формы указывается примерный удельный вес импортной продукции в общем объеме ее продажи по итогам за последний месяц отчетного квартала (в процентах).

Сведения об отгруженных товарах в оптовой и розничной торговле в кодах ОКП представляются юридическими лицами в составе ежемесячной формы № П-1, а также ежегодной формы № 1-предприятие.

В ежеквартальной форме № 1-конъюнктура (опт) приводится информация об объемах товарооборота в разрезе кодов ОКДП, приводимых в Постановлении Госкомстата России от 09.07.1999 № 57.

В ежегодной форме № 1-ПС (территория) приводятся данные о продажах продукции производственно - технического назначения, в том числе по регионам грузополучателя, в натуральном и денежном выражении.

Важно также, что при определении возможности использования ставки НДС 10%, применения льгот по НДС, налогу с продаж также используются классификаторы ОКДП, ОКП.

5. Реализация импортных товаров и отечественных.

Интересна для управленческих и статистических целей.

Юридические лица, их обособленные подразделения, основным видом деятельности которых является розничная торговля (по перечню, установленному органами государственной статистики), ежеквартально представляют форму № 1-конъюнктура, в которой указывается доля импорта в объеме товарооборота организации по отдельным группам продовольственных и непродовольственных товаров (группы перечислены в форме). Аналогично юридическими лицами, их обособленными подразделениями, основным видом деятельности которых является оптовая торговля, представляется форма № 1-конъюнктура (опт), в которой указывается доля импорта в объеме товарооборота организации.

На предприятиях организация аналитического учета товаров и реализации обычно не представляет большого труда. На предприятиях розничной торговли, не ведущих количественно - суммовой учет товаров, возможности организации такого учета значительно уже и сводятся к составлению подробных товарных отчетов и ежемесячному проведению инвентаризации товаров на состоянию на 1 число месяца. Рассмотрим далее виды аналитического учета расчетов с покупателями на предприятиях торговли.

Страницы: 1, 2