Учет заработной платы

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются следующие сведения:

- наименование структурного подразделения;

- профессия (должность);

- испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу;

- условия приема на работу (в том числе указываются оклад или тарифная ставка) и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Приказ о приеме на работу подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом. Приказ предоставляется работнику(ам) для ознакомления под расписку.

На основании приказа о приеме на работу заполняются следующие документы Гейнц И.В. Организация документооборота по расчетам с физическими лицами. - М.: «Дело и Сервис», 2006. - 304с:

- трудовая книжка работника;

- личная карточка работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС);

- лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а).

Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора с работником Трудовой кодекс РФ. ст.68.

Личная карточка работника (форма N Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу, сотрудником отдела кадров в одном экземпляре. Сведения о работнике вносятся в разделы личной карточки на основании соответствующих документов, представленных при поступлении на работу (паспорт, диплом об образовании и т.п.). Лицо, принимаемое на работу, подписывает личную карточку с указанием даты ее заполнения.

Штатное расписание (форма N Т-3) содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом, изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом вышеназванных лиц.

Приказ о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) заполняется работником отдела кадров, подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляется работнику под расписку. В данном приказе указывается оклад (тарифная ставка) по новому месту работы.

Если одновременно переводятся несколько работников на другую работу, это может быть оформлено одним приказом по форме N Т-5а.

На основании приказа о переводе делаются записи:

- в личной карточке (формы N Т-2 или Т-2 ГС (МС) );

- в лицевом счете (формы N Т-54 или Т-54а);

- в трудовой книжке.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляется работнику под расписку.

При предоставлении отпуска нескольким работникам приказ составляется по форме N Т-6а.

На основании данного приказа делаются записи:

- в личной карточке (форма N Т-2 или Т-2ГС);

- в лицевом счете (форма N Т-54 или Т-54а);

- производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма N Т-7) визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма N Т-8) заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку.

В случае расторжения договора с несколькими работниками приказ издается по форме N Т-8а.

На основании приказа об увольнении делаются записи Ковязина Н.З. Выплаты при увольнении // Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь». - 2004. - № 15. - с.11-15:

- в личной карточке (форма N Т-2 или Т-2ГС);

- в лицевом счете (форма N Т-54 или Т-54а);

- в трудовой книжке;

- производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта)».

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11) подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании данного приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

При одновременном поощрении нескольких работников приказ издается по форме N Т-11а.

Контроль за рабочим временем осуществляется в Табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12). Данный документ составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т.п.).

Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации составляются Сальян О.Е. Первичные документы по учету заработной платы // Главбух. - 2004. - № 3. - с.14-16:

- Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49);

- Расчетная ведомость (форма N Т-51);

- Платежная ведомость (форма N Т-53)

Указанные ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы N Т-49 и Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка по общей сумме ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости. Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации применяется Журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а).

Для отражения сведений о заработной плате, начисленной работнику, составляется лицевой счет по форме N Т-54.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта) применяется Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма N Т-61). Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом.

Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73), является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ. Указанный акт составляется работником, ответственным за приемку выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы. Работники, оформленные по договорам гражданско-правового характера, как известно, не подчиняются внутреннему распорядку предприятия и выполняют работу в любое удобное для них время. Поэтому основанием для учета их труда является объем выполненной работы.

Независимо от формы первичные документы по учету труда должны содержать следующие реквизиты: место и время работы (дату), наименование и разряд работы (операции), количество и качество работы, фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих, нормы времени и расценки за единицу работы, сумму заработной платы работников, шифры учета затрат, на которые относятся начисленная заработная плата и количество нормо-часов по выполненной работе.

Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе организации) по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Учетный процесс ведения счета 70 включает следующие процедуры:

- открытие счета;

- запись в нем хозяйственных операций;

- закрытие счета.

При открытии пассивного счета начальное сальдо записывается в кредит. В течение отчетного периода на счете 70 отражают суммы операций по начислению заработной платы и удержаниям из нее (прочие расчетные операции с персоналом) Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учебное пособие. - 3-е изд., перераб и доп. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 197 с..

По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, а по дебету - удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов.

Сальдо этого счета кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

Закрытие счета производится в конце отчетного периода. На счете подсчитываются обороты (итоги записи операций):

Д Д К К

Об = ? Si ; Об = ? Si

i Є Д i Є К

где Об Об - обороты соответственно по дебету и кредиту счета;

Д К

Si Si - сумма по i-той операции, записанная соответственно по дебету и кредиту счета.

Конечное сальдо по счету определяют, прибавляя к начальному кредитовому сальдо обороты по кредиту и вычитая из полученного итога оборот противоположной стороны счета (дебет). Математическая модель операций по начислению заработной платы имеет вид:

к к к д

Ск = Сн + Об - Об - (пассивный счет),

где Ск - сальдо конечное,

Сн - сальдо начальное.

Механизм корреспонденции счетов по расчету заработной платы представлен на рисунке 3.

К данному счету могут быть открыты, например, следующие субсчета:

- 70-1 «Расчеты с сотрудниками, состоящими в штате организации»;

- 70-2 «Расчеты с совместителями»;

- 70-3 «Расчеты по договорам гражданско - правового характера».

Аналитический учет оплаты труда в организации ведется по каждому работнику с использованием лицевых счетов рабочих и служащих (формы N Т-54 и N Т-54а). Лицевые счета открываются на каждого работника организации в момент его принятия на работу. По окончании календарного года лицевой счет работника закрывается и открывается новый лицевой счет на следующий год. Срок хранения лицевых счетов - 75 лет.

Рис. 3. Механизм организации бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда.

Таким образом, в настоящее время в России сложилась система оплаты труда, а также порядок отражения сумм начисленной заработной платы в бухгалтерском учете. Однако, в связи с тем, что предприятия, помимо бухгалтерского, обязаны вести налоговый учет, необходимо рассмотреть порядок учета расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли.

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные (понесенные) налогоплательщиком при условии, что они связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода НК РФ Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 г. № 146-ФЗ (ред. от 02.02.2006 г.); (часть вторая) от 05.08.2000 г. № 117-ФЗ (ред. от 31.12.2005 г.) п.1 ст.252. Состав расходов на оплату труда, учитываемых для целей налогообложения прибыли, приведен в ст.255 НК РФ.

В состав расходов на оплату труда включаются любые начисления работникам, в том числе и совместителям, в денежной и (или) натуральной форме, предусмотренные законодательством РФ, трудовыми и (или) коллективными договорами (за исключением расходов, указанных в ст.270 НК РФ).

К расходам на оплату труда относятся также расходы, связанные с оплатой труда работников, не состоящих в штате организации - налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско - правового характера (включая договоры подряда) (п.21 ст.255 НК РФ). Если такие работы выполняют индивидуальные предприниматели, не состоящие в штате организации, то выплаты в их пользу следует учитывать не в составе расходов на оплату труда, а в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп.41 п.1 ст.264 НК РФ).

Организуя налоговый учет расходов на оплату труда, необходимо помнить, что на предприятиях, осуществляющих деятельность по производству и реализации продукции (работ, услуг), эти расходы подлежат разделению на прямые и косвенные.

К прямым расходам относятся расходы на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг. Прямые расходы ежемесячно подлежат распределению на остатки незавершенного производства, готовой продукции и отгруженной, но не реализованной продукции.

Расходы на оплату труда прочего персонала считаются для целей налогообложения косвенными и в полном объеме учитываются при налогообложении прибыли в том периоде, в котором они были осуществлены.

В организациях торговли расходы на оплату труда в полном объеме включают в состав косвенных и берут в расчет при налогообложении в том периоде, в котором они были осуществлены.

Порядок признания для целей налогообложения отдельных видов расходов на оплату труда следующий.

Суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми в организации формами и системами оплаты труда, относятся к расходам на оплату труда (п.1 ст.255 НК РФ).

Системы заработной платы, размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат устанавливаются (21, ст.135 ТК РФ):

- работникам бюджетных организаций - законами и иными нормативными правовыми актами;

- работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) - законами, иными нормативными актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций;

- работникам других организаций - трудовыми договорами и (или) коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций.

При этом российским законодательством нижний предел ставок, окладов, выплат ограничен минимальным размером оплаты труда (с 1 января 2009 - 4330 руб.) Минимальный размер оплаты труда регламентирован Федеральным законом "О минимальном размере оплаты труда" от 19.06.2000 N 82-ФЗ (в редакции от 24.06.2008 N 91-ФЗ)..

Наличие локальных нормативных актов, регулирующих оплату труда в организации, не является обязательным. Но при их отсутствии организации следует с особым вниманием подходить к порядку составления трудовых договоров с работниками. Необходимо позаботиться о том, чтобы в трудовых договорах, заключаемых с работниками, содержался полный перечень выплат, которые могут производиться этим работникам.

Это обусловлено тем, что в соответствии с пп.21 ст.270 НК РФ расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров, для целей налогообложения учитываться не должны.

К начислениям стимулирующего характера относятся премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде, вознаграждение за выслугу лет на предприятии и т.п.

Необходимым условием для отнесения выплат работникам к расходам на оплату труда, учитываемым при налогообложении прибыли, является связь этих выплат с производственными результатами. Это означает, что если Положением о премировании предусмотрены премии работникам, например, к дню рождения, то такие премии для целей налогообложения учитываться не будут, поскольку такие расходы не удовлетворяют критериям, установленным в п.1 ст.252 НК РФ (расходы на выплату таких премий нельзя признать экономически оправданными и связанными с деятельностью, направленной на получение дохода).

К расходам на оплату труда относятся также выплаты, носящие компенсационный характер. К компенсирующим выплатам относятся, в частности, надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ.

Организация вправе включать в расходы на оплату труда расходы на оплату отпусков, предусмотренных законодательством РФ. В соответствии с трудовым законодательством работникам предоставляются ежегодные основные и дополнительные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 28 календарных дней.

Трудовой кодекс РФ предусматривает случаи, когда предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Например, такие отпуска предоставляются работникам:

- занятым на работах с вредными условиями труда;

- занятым на работах с опасными условиями труда;

- имеющим особый характер работы;

- с ненормированным рабочим днем;

- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст.ст.114,115,116 ТК РФ).

Кроме того, организация вправе установить дополнительный отпуск в коллективном договоре своим работникам сверх того, который предусмотрен действующим законодательством РФ.

Для целей налогообложения расходы на оплату дополнительных отпусков могут учитываться только при выполнении следующих условий Пошерстник Е.Б., Мейксин М.С. Заработная плата в современных условиях. Учебное пособие - М:, 2003. - 345 с:

1) основания предоставления дополнительного отпуска предусмотрены трудовым законодательством;

2) продолжительность дополнительного отпуска не превышает размер, установленный законодательством.

Если в соответствии с коллективным (трудовым) договором работникам предоставляется дополнительный отпуск продолжительностью, превышающей установленный законодательством размер, то для целей налогообложения будет учитываться только часть расходов по оплате отпуска в пределах продолжительности, установленной законодательством.

Расходы на оплату труда, сохраняемую в соответствии с законодательством РФ на время учебных отпусков, предоставляемых работникам налогоплательщика, включаются в расходы, учитываемые при налогообложении.

В соответствии со ст.177 ТК РФ гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются только при получении образования соответствующего уровня впервые. Следовательно, расходы работодателя на оплату труда, сохраняемую на время учебного отпуска для лиц, получающих, например, второе высшее образование, при налогообложении прибыли учитываться не будут.

Налоговым законодательством предусмотрены два варианта учета расходов на оплату отпусков:

1) по фактическим расходам;

2) путем создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.

Выбранный способ должен быть зафиксирован в учетной политике организации для целей налогообложения.

Налогоплательщики, принявшие решение о создании резерва на предстоящую оплату отпусков, отражают в учетной политике для целей налогообложения принятый способ резервирования, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент в указанный резерв. Для этих целей составляется расчет размера ежемесячных отчислений в резерв. Кроме того, ст.324.1 НК РФ разрешает организации создавать резерв предстоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год. Его формируют так же, как и резерв на предстоящую оплату отпусков.

К расходам, включаемым в расходы на оплату труда для целей налогообложения прибыли, относятся денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ. Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией Крайнев А.Е. Зарплата и её налоги // Учет. Налоги. Право. - 2004. - № 11.

Страницы: 1, 2, 3, 4