Учет заработной платы в бюджетных организациях (на примере Управления по образованию, культуре и молодежной политики)

Средний заработок работника определяется умножением среднего часового за-работка на количество рабочих часов в периоде, подлежащем оплате.

Средний заработок работника для оплаты отпуска определяется путем умноже-ния среднего часового заработка на количество рабочего времени (в часах) в неде-лю в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели и на ко-личество календарных недель отпуска.

При определении среднего заработка премии и вознаграждения, фактически начисленные за расчетный период, учитываются в следующем порядке:

ежемесячные премии и вознаграждения -- не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода;

ежемесячные премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, -- не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;

вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за заслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начис-ленные за предшествующий календарный год, -- в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения.

Во всех случаях средний месячный заработок работника, отработавшего пол-ностью в расчетный период норму рабочего времени и выполнившего нормы тру-да (трудовые обязанности), не может быть менее установленного федеральным за-коном МРОТ.

1.2 Документы по учету личного состава, труда и его оплаты

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные поста-новлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 (17), а также первичные учет-ные документы, применяемые только в бюджетных организациях.

По учету кадров применяют первичные документы форм Т-1--Т-11а, утвер-жденные указанным выше постановлением Госкомстата.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. Т-1) и приказ {рас-поряжение) о приеме работников на работу (ф. Т-1 а) применяются для оформле-ния и учета, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составля-ются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в орга-низацию.

В приказах указываются наименование структурного подразделения, профес-сия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и харак-тер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой орга-низации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения оп-ределенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная кар-точка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Личная карточка работника (ф. Т-2) и личная карточка государственного слу-жащего (ф. Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании прика-за о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенси-онного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, со-общенных о себе работником.

Личная карточка государственного служащего (ф. Т-2 ГС) применяется для уче-та лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Штатное расписание (ф. № Т-3)(см. приложение №2) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание со-держит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распо-ряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (ф. Т-4) при-меняется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образо-вательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и техники, для учета научных работников.

Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора на-ук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также лич-ная карточка (ф. Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. Т-5) и приказ {распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. Т-5а) ис-пользуются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работ-нику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-ба) при-меняются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работ-никам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, норматив-ными актами организации, трудовым договором (контрактом).

График отпусков (ф. Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков -- сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательст-во, специфика деятельности организации и пожелания работника.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (кон-тракта) с работником (ф. Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. Т-8а)(см. приложение №3) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномочен-ным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. Т-9а) при-меняются для оформления и учета направлений работника (работников) в коман-дировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководите-лем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в ко-мандировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, про-фессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) (см. приложение №4) применяют для учета использования рабочего времени и расчета за-работной платы.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из ню присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

В табеле по каждому работнику указываются фамилия, имя, отчество, долж-ность, количество отработанных часов за каждый рабочий день, неявки на работ); общее количество дней (часов) явок, категория налогоплательщика и персонала, табельный номер, стоимость 1-го дня (часа), отработанные часы и сумма оплаты по каждому виду оплаты, сторно начислений (вид оплаты, сумма, дни (часы) не явок), количество рабочих дней в месяце.

Табель ведется ежемесячно лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факульте-тов, лабораторий и др.).

Открывается он ежемесячно за 2--3 дня до начала расчетного периода на ос-новании табеля за прошлый месяц.

Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, справок о вызове в военкомат, суд, листков о вре-менной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам.

В табеле регистрируется только случаи отклонений. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального ис-пользования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней -- ус-ловные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также ча-сы работы в ночное время.

Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых -- работа в ноч-ное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой -- ус-ловное обозначение отклонений, а знаменатель -- ночные часы. При наличии бо-лее двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество ча-сов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный та-бель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма», после утверждения табеля руководите-лем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных ра-бот вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работ-никам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), которая, кроме того, служит и до-кументом для выплаты заработной платы за месяц.

В расчетно-платежной ведомости по каждому работнику указываются его та-бельный номер, занимаемая должность, суммы начислений по каждому виду опла-ты, начисленные пособия по временной нетрудоспособности (с указанием дней болезни) и по уходу за ребенком, общая сумма начисленной заработной платы, суммы удержаний по налогу на доходы физических лиц, в страховой пенсионный фонд, прочих удержаний и общая их сумма, сумма к выдаче, расписка в получе-нии денег и фамилия, имя, отчество работника.

Основанием для начисления заработной платы служат приказ руководителя уч-реждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использова-ния рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, другие документы.

Документами для начисления заработной платы лицам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, являются договоры, акты выполненных работ.

Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработ-ной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Ес-ли деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнитель-но делается надпись «Деньги по ведомости выдал -- должность, подпись, рас-шифровка подписи».

После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платеж-ной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-пла-тежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выдан-ную сумму заработной платы из кассы. Указанный расходный ордер на сумму вы-данной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистра-ции в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

В централизованных бухгалтериях расчетно-платежная ведомость составляется раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписывается руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руково-дителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и глав-ным бухгалтером.

В случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым орде-ром.

В платежной ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику указываются фа-милия, имя, отчество, его табельный номер, сумма к получению и расписка в по-лучении суммы.

Начисленные и выплаченные суммы по расчетам в межрасчетный период (т. е. по платежным ведомостям и расходным кассовым ордерам) включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом в графе «Сумма к выдаче» против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма запи-сывается в графе «Выплаты в межрасчетный период».

Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмот-ренному для расчетно-платежной ведомости.

Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций -- расчетного документа, платежного документа -- и, кроме того, служит регистром аналитиче-ского учета расчетов с работниками по заработной плате.

В организации на каждого работника открывают карточки-справки (ф. 0504417), в которых записывают необходимые сведения о работнике -- дату рождения, квалификацию, категорию, образование, звание, ученую степень, стаж работы, основной оклад (ставку), количество детей и иждивенцев, группу инва-лидности, дату выхода на пенсию, данные о приеме на работу и переводах, об ис-пользовании отпусков, о количестве отработанных дней по месяцам, начисленной оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче. По этим данным легко рас-считать средний заработок за любой период времени. Карточка-справка заполняет-ся на основании расчетно-платежной ведомости. В необходимых случаях кар-точка-справка может использоваться для получения сведений о суммах выплачен-ного гонорара по каждому получателю.

Для расчета среднего заработка при определении сумм оплаты за отпуск, ком-пенсации при увольнении и в других случаях в соответствии с действующим зако-нодательством применяется записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).

1.3 Учет удержаний из заработной платы

Из начисленной работникам организации заработной платы, суммы оплаты труда по трудовым соглашениям, договорам подряда и по совместительству произ-водят различные удержания, которые можно разделить на две группы: обязатель-ные и удержания по инициативе организации.

Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.

По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работни-ков могут быть произведены следующие удержания: долг за работником; ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период; в пога-шение задолженности по подотчетным суммам; квартплата (по спискам, представ-ленным ЖКО организациям); за содержание ребенка в ведомственных дошколь-ных учреждениях; за ущерб, нанесенный производству; за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей; за брак; денежные начеты; за товары, купленные в кредит; подписная плата за периодические издания; членские профсоюзные взносы; перечисления сторонним организациям и в кассу взаимопомощи; перечис-ления в филиалы Сберегательного банка.

В соответствии со второй частью Налогового кодекса РФ (9) с 1 января 2001 г. подоходный налог заменен на налог на доходы с физических лиц.

Плательщиками налога на доходы с физических лиц признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физи-ческие лица, получающие доходы от источников, расположенных в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации.

К доходам от источников в Российской Федерации относятся:

дивиденды и проценты, выплачиваемые российской организацией или ино-странной организацией в связи с деятельностью ее постоянного представительства на территории Российской Федерации;

страховые выплаты при наступлении страхового случая, выплачиваемые российской организацией или иностранной организацией и связи с деятельностью ее постоянного представительства в Российской Федерации;

доходы, полученные от использования в Российской Федерации авторских или иных смежных прав;

доходы, полученные от предоставления в аренду, и доходы, полученные от иного использования имущества, находящегося на территории Российской Федера-ции;

доходы от реализации имущества, находящегося в Российской Федерации и принадлежащего физическому лицу;

вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выпол-ненную работу, оказанную услугу, совершение действия в Российской Федерации;

пенсии, пособия, стипендии и иные аналогичные выплаты, выплачиваемые в соответствии с действующим российским законодательством или выплачиваемые иностранной организацией в связи с деятельностью ее постоянного представитель-ства на территории Российской Федерации;

доходы от использования любых транспортных средств;

иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности на территории Российской Федерации.

При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоря-жение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не умень-шают налоговую базу.

Не подлежат налогообложению:

государственные пособия, за исключением пособий по временной нетрудо-способности (включая пособие по уходу за больным ребенком), а также иные вы-платы и компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим законода-тельством. При этом к пособиям, не подлежащим налогообложению, относятся по-собия по безработице, беременности и родам;

государственные пенсии, назначаемые в порядке, установленном действую-щим законодательством;

все виды установленных действующим законодательством, законодательны-ми актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного само-управления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответ-ствии с законодательством Российской Федерации) (по установленному перечню);

вознаграждения донорам за сданную донорскую кровь, материнское молоко и иную донорскую помощь;

алименты, получаемые налогоплательщиком;

суммы, получаемые налогоплательщиком в виде грантов (безвозмездной по-мощи), предоставленных для поддержки науки и образования, культуры и искусст-ва в Российской Федерации международными или иностранными организациями по перечню таких организаций, утверждаемому Правительством РФ;

суммы, получаемые налогоплательщиками в виде международных, ино-странных или российских премий за выдающиеся достижения в области науки и техники, образования, культуры, литературы и искусства по перечню премий, утверждаемому Правительством РФ;

суммы единовременной материальной помощи и ряд других доходов физи-ческих лиц.

При определении размера налоговой базы налогоплательщик имеет право на получение следующих стандартных налоговых вычетов:

1)в размере 3000 руб. за каждый месяц налогового периода (для лиц, полу-чивших или перенесших лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с ра-диационным воздействием вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС либо с работами по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльский АЭС, и др.);

в размере 500 руб. за каждый месяц налогового периода (для Героев Совет-ского Союза и Героев Российской Федерации, а также лиц, награжденных орденом Славы трех степеней, и др.);

в размере 400 руб. за каждый месяц налогового периода -- распространяет-ся на категории налогоплательщиков, не перечисленные в пп. 1--2, и действует до месяца, в котором их доход, исчисленный нарастающим итогом с начала налогово-го периода, превысил 20 000 руб. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 20 000 руб., налоговый вычет, предусмотренный настоящим подпунктом, не применяется;

в размере 600 руб. за каждый месяц налогового периода -- распространяет-ся на каждого ребенка у налогоплательщиков, на обеспечении которых находится ребенок, являющихся родителями или супругами родителей, опекунами или попечителями, и действует до месяца, в котором их доход, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысил 40 000 руб. Начиная с месяца, в ко-тором указанный доход превысил 40 000 руб., налоговый расчет, предусмотренный настоящим подпунктом, не применяется.

Налоговый вычет расходов на содержание ребенка (детей) производится на ка-ждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося дневной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет у роди-телей и (или) супругов, опекунов или попечителей.

Указанный налоговый вычет удваивается, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, а также в случае, если учащийся очной формы обу-чения, аспирант, ординатор, студент в возрасте до 24 лет является инвалидом I или II группы.

Вдовам (вдовцам), одиноким родителям, опекунам или попечителям налоговый вычет производится в двойном размере. Предоставление указанного вычета вдо-вам (вдовцам), одиноким родителям прекращается с месяца, следующего за вступ-лением их в брак.

Помимо перечисленных налоговых вычетов налогоплательщики имеют право на социальные, имущественные и профессиональные вычеты.

Социальные налоговые вычеты предоставляются в сумме доходов, перечисляе-мых налогоплательщиком на благотворительные цели; в сумме, уплаченной в на-логовом периоде, за обучение в образовательных учреждениях (до 38 000 руб.), а также за услуги по лечению (до 38 000 руб.).

Указанные вычеты предоставляются на самого налогоплательщика и на его де-тей. По дорогостоящим видам лечения в медицинских учреждениях Российской Федерации (по установленному Правительством РФ перечню) сумма налогового вычета принимается в размере фактически произведенных расходов.

Имущественные налоговые вычеты предоставляются в суммах, полученных налогоплательщиком в налоговом периоде от продажи жилых домов, квартир, дач, садовых домиков или земельных участков, находившихся в собственности налого-плательщиков не менее пяти лет, и от продажи иного имущества, доли (ее части) в уставном капитале организации, находившегося в собственности налогоплатель-щика не менее трех лет.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6