Служба документационного обеспечения управления

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществля-ется на основе соответствующих документов -- нормативов времени и норм вре-мени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполне-ние тех или иных видов работ. Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти -- нор-мы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные По-становлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:

* определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

* устанавливаются должностные обязанности работников;

* распределяются работы между работниками (категории «технический ис-полнитель»).

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (орга-низациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В та-ких нормах, как правило, фиксируются:

* временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмот-ренных укрупненными нормативами (нормами);

* временные затраты на выполнение отдельных видов работ -- в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (орга-низации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

«Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на орга-низационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребно-сти работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу из-мерения каждого конкретного вида работы -- например, лист, коробка, папка, дело.

Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 5 к настоящему пособию».[13,С.213]

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ

«Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов -- планов, отчетов -- является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем слу-чае план работы -- это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководи-мое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, не-дели, месяца, квартала и т. д.)». [23,С.139]

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на пред-стоящий календарный год являются:

* показатели финансового и экономического развития предприятия на пла-нируемый период;

* основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший период;

* цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих раз-делов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

На основе показателей плана работы службы ДОУ уточняются и утверждаются в окончательном виде планы работы структурных подразделений службы ДОУ.

Индивидуальное планирование работы сотрудниками службы ДОУ осуще-ствляется на основе планов соответствующих структурных подразделений и с учетом указаний своих непосредственных начальников. Основным документом планирования индивидуальной работы сотрудника является личный план ра-боты.

Отчет -- это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических дан-ных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятель-ности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установлен-ном положениями соответствующих нормативно-методических и организацион-но-распорядительных документов, а также указаниями руководителя предприя-тия.

Формы планирующих и отчетных документов по вопросам деятельности служ-бы ДОУ утверждаются руководителем предприятия на основании соответству-ющего представления руководителя службы ДОУ. Пример плана работы на-чальника службы ДОУ представлен на компакт-диске, а пример отчета о работе с письменными обращениями граждан -- в приложении 6 к настоящему посо-бию.

2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ

Особую группу в составе организационно-распорядительной документации служ-бы ДОУ образуют документы по совершенствованию ее деятельности. Совершен-ствование деятельности службы ДОУ предполагает планомерное осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение более высоких показателей функционирования всех структурных подразделений (участков работы) в составе службы ДОУ и службы в целом. Содержаний мероприятий определяется в зависи-мости от того, на каком направлении концентрируются управленческие усилия руководства службы ДОУ. Однако на практике проведение подобных мероприя-тий чаще всего связано с внедрением в повседневную деятельность службы новых нормативно-методических (организационно-распорядительных) документов по тем или иным вопросам документационного обеспечения управления.[3,С.12]

Как отмечалось, осуществление комплекса мероприятий по совершенствова-нию деятельности службы ДОУ должно носить планомерный характер. С этой целью руководство службы разрабатывает проект плана (при необходимости -- во взаимодействии с другими должностными лицами (структурными подразде-лениями) предприятия). Такой план может предусматривать проведение мероп-риятий, касающихся:

* разработки новых (уточнения действующих) нормативно-методических (орга-низационно-распорядительных) документов предприятия по вопросам ДОУ;

* изменения существующего документооборота предприятия с учетом новых требований к его организации;

* обучения персонала службы ДОУ и, если требуется, других должностных лиц предприятия, допущенных к работе с управленческой документацией;

* обеспечения соответствующей документацией структурных подразделений предприятия.

Реализация мероприятий, предусмотренных планом, отражается в акте. Шаблоны плана мероприятий по совершенствованию деятельности службы ДОУ предприя-тия и соответствующего акта представлены на прилагаемом к книге компакт-диске.

2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ

«Должностная инструкция -- нормативный документ, регламентирующий деятель-ность конкретного должностного лица (категории сотрудников -- руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учрежде-ния) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления дол-жностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству». [23,С.141]

Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработ-ку и утверждаться руководителем предприятия -- в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инст-рукция главному метрологу».

Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции мо-жет делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производит-ся арабскими цифрами.

Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:

* задачи работника (например, для делопроизводителя -- прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);

* порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;

* профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж ра-боты и др.);

* основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться ра-ботник в своей деятельности.

В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:

* предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

* перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).

В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:

* связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

* предполагающие обязательное использование определенных форм и мето-дов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

* требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

* касающиеся порядка исполнения поручений;

* затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллек-тиве.

В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязаннос-тей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются под-разделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются крите-рии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.

Заключение

Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой -- службой документационного обеспечения управле-ния (далее -- службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково-дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ яв-ляются:

* внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соот-ветствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

* осуществление методического руководства организацией работы с докумен-тами в структурных подразделениях предприятия;

* обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного по-рядка работы с документами;

* совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления -- деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непос-редственно руководителю организации.

Список использованной литературы:

Нормативные акты

1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку-ментации по учету труда и его оплаты».

2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной докумен-тации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

4. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Ме-тодические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку-ментации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата Рос-сии от 05.01.2004г. № 1.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

7. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Учебная литература

8. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

9. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

10. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004

11. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на До-ну: Феникс, 2004

12. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000

13. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005

14. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных докумен-тов. - СПб.: Питер, 2004

15. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003

16. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003

17. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996

18. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004

19. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003

20. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000

21. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленче-ской деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонден-ция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002

22. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

23. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006

24. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003

25. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005

26. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005

Приложение

Таблица 1

Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)

по виду работ по ДОУ

Примечания.

СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку -- учетный коэффици-ент со значением 1,1.

Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляе-мых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп : Фпв =13916: 2006 = 7 ед.

Таблица 2.

Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек

Страницы: 1, 2