Служба документационного обеспечения управления

Служба документационного обеспечения управления

29

Содержание

Ведение……………………………………………………………………………

ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав……………………………………………………………………………...

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи ……………………………

1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга-низацию документационного обеспечения управления предприятия……

1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется……………

1.4. Организационная структура и численный состав службы………………..

1.5. Квалификационный состав………………………………………………..

ГЛАВА ІІ. Организационно - распорядительная документация службы ДОУ………………………………………………………………………………

2.1.Штатное расписание предприятия…………………………………………

2.2. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)……………………………………...

2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления…………

2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ…….

2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ……

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ…………………………...

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ…………………..

2.8. Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……….

2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ……………………..

Заключение ……………………………………………………………………...

Список использованной литературы…………………………………………...

Приложение………………………………………………………………………

Введение

Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

По под-счетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный про-цесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторга-ются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодате-лей и персонала, происходит передача информации между предпри-ятиями и гражданами -- за всем этим стоят документы.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От то-го, насколько правильно составлены и оформлены документы, органи-зована работа с ними, во многом зависит своевременность и правиль-ность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Тема моей курсовой работы: организация службы ДОУ в условиях функционирования современного предприятия.

Цель - рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.

ГЛАВАІ. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав

1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия, ее назначение, задачи

«В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой -- службой документационного обеспечения управле-ния (далее -- службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руково-дителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников».[26,с.213]

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершен-ствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ яв-ляются:

* внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соот-ветствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

* осуществление методического руководства организацией работы с докумен-тами в структурных подразделениях предприятия;

* обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного по-рядка работы с документами;

* совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

1.2. Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих орга-низацию документационного обеспечения управления предприятия

* Конституция Российской Федерации.

* Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).

* Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах мест-ного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими измене-ниями).

* Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

* Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Госу-дарственном гербе Российской Федерации».

* Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».

* Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регули-ровании».

* Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках наро-дов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).

* Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

* Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Феде-рации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Пра-вительства Российской Федерации».

* Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов ис-полнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Поста-новлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

* Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах испол-нительной власти и усилении исполнительской дисциплины».

* ГОСГ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде-ления» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

* ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро-ванная система организационно-распорядительной документации. Требо-вания к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстан-дарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33).

* Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполни-тельной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

* Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

* Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

* Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятель-ности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000г.).

* Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением кол-легии Росархива от 06.02.2002 г.).

* Нормы времени на работы по документационному обеспечению управлен-ческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

1.3. Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

* положением о службе ДОУ;

* положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в со-ставе службы ДОУ);

* инструкцией по ДОУ;

* инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

* инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

* нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

* документами планирования и отчетности;

* должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы --

частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

1.4. Организационная структура и численный состав службы

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определя-тся в соответствии со штатным расписанием.

Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

«На государственных предприятиях (объединениях) -- от-дел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

б) рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

ж) архив.

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется ру-ководством организации. В совместных предприятиях (организациях) -- правле-нием. В акционерных обществах -- учредительной конференцией. В кооперати-вах -- состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях об-щественных организаций -- общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;

б)канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро;

и)архив.

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управ-ления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секре-тарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо».[23,c.134]

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (рис. 1), в составе которых находятся:

* секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;

* инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учрежде-ния), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистра-ции документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множи-тельное бюро, телетайпную;

* отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающи-ми в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

* отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводствен-ных процессов;

* центральный архив (архив).

Рис.1. Примерная организационная структура управления делами

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации го-сударственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструк-торских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (рис. 2), в составе кото-рых находятся:

* группа (отдел) учета и регистрации;

* группа (отдел) контроля;

* группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения тех-нических средств (средств автоматизации и механизации);

* группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприя-тия (организации);

* секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально -множительное бюро; архив.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации не-государственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концер-нов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предпи-сывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организа-ции) (рис. 3).

Рис.2 Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия

Рис.3 Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации ор-ганов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (рис. 4), в составе кото-рых находятся:

* секретариат;

* канцелярия (группа делопроизводства);

* группа контроля;

* протокольная группа;

* группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

* группа рассмотрения писем (жалоб);

* машинописное бюро;

* копировально-множительное бюро;

* архив.

Рис. 4. Примерная организационная структура общего отдела

Определение численного состава службы ДОУ -- по структурным подразделе-ниям и в целом -- рекомендуется производить на основе соответствующих расче-тов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о норма-тивных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной ин-формации, учитывающих:

* объем документооборота;

* основные виды управленческих документов;

* периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятель-ности предприятия и т. п.).Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ.

Пример расчета представлен в табл. 1. (См. Приложение)

1.5. Квалификационный состав

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации. Квалификационные требования к основным категориям сотрудников службы ДОУ представлены в приложении 2 к настоящему пособию.

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определя-ющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из них является штатное расписание, см. далее). Примерный квалификационный и чис-ленный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек представлен в табл. 2.(См. Приложение)

ГЛАВА ІІ. Организационно - распорядительная документация службы ДОУ

2.1.Штатное расписание предприятия

Штатное расписание -- это организационный документ, устанавливающий коли-чественный и качественный состав работников предприятия (организации, уч-реждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание службы ДОУ составляется по установленной форме.

Указанная форма -- форма № Т-3 «Штатное расписание» (см. шаблон формы на прилагаемом к книге компакт-диске) -- предназначена для документального оформления структуры, штатного состава и штатной численности и ежегодно ут-верждается по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Из-менения в штатное расписание, в том числе и обусловленные формированием на предприятии новых структурных подразделений (например, службы ДОУ), вно-сятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им лицом. Образец такого приказа представлен на компакт-диске.

Общий порядок подготовки штатного расписания определен «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету тру-да и его оплаты».

«Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом пред-приятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), подписы-вается разработчиком и утверждается руководителем предприятия. В штатном расписании указываются:

* наименование предприятия;

* его код по ОКПО;

* дата введения в действие штатного расписания;

* дата и номер документа;

* дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное распи-сание;

*численность штата в единицах;

* размер фонда заработной платы (в рублях);

* наименование структурного подразделения;

* наименование профессии (должности) работника;

* количество штатных единиц;

* размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии)». [1,с.9]

2.2. Положение о службе ДОУ. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообраз-ным использовать в качестве основы примерное положение о службе ДОУ, пред-ставленное в приложении 12 к ГСДОУ. Текст положения о службе ДОУ приво-дится в приложении 3 к настоящему пособию.

Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о структурном подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответству-ющие примерные положения. В частности, примерное положение об архивном от-деле, функционирующем на правах структурного подразделения в составе служ-бы ДОУ, размещенное в приложении 4 к настоящему пособию. (Примерное положение об архиве предприятия (организации, учреждения), функциони-рующего в качестве самостоятельного структурного подразделения (вне состава службы ДОУ) утверждено Постановлением Росархива от 18.08.1992 г. № 176.)

2.3. Инструкция по документационному обеспечению управления

При подготовке текста инструкции по документационному обеспечению управ-ления также рекомендуется использовать в качестве основы соответствующие типовые документы, -- например, Инструкцию по делопроизводству в федераль-ных органах исполнительной власти.

( Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)

При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответству-ющие положения других документов, регламентирующих те или иные направле-ния ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе со-ставляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).

2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ

Инструкция по виду деятельности -- нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (орга-низаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопро-изводству.

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответству-ющего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительно-го документа об их утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке пред-приятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Ме-тодических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентиру-емой соответствующей инструкцией.

Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от 3-го лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже, например: «Инструкция о порядке веде-ния служебной переписки в ... (указать наименование предприятия)».

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабски-ми цифрами.

2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ

Инструкция по организации рабочих мест -- нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразде-ления предприятия (персонала определенной квалификационной или професси-онально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими по-рядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавлива-ющими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной обла-сти деятельности.

Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного под-разделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководите-лем предприятия.

Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.

Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст доку-мента должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомен-даций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответству-ющей инструкцией.

Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от третьего лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа дол-жен формулироваться в предложном падеже. Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

Страницы: 1, 2