Правила выполнения и оформления практики

Следующим этапом работы студентов является формирование регламента бизнес-процессов.

Для начала работ необходимо выявить потребность в разработке недостающего или пересмотре (коррекции) действующего регламента, инструкции или формы. Потребность может быть выявлена:

а) при планировании описания и регламентации бизнес-процессов компании в УР;

б) при проведении описания бизнес-процесса, в соответствии с требованиями раздела 4.2 настоящего документа;

в) при проведении очередного анализа хода деятельности бизнес-процесса со стороны Владельца бизнес-процесса или вышестоящего руководителя;

г) при оперативном рассмотрении отклонения от заданных параметров бизнес-процесса, продукта или удовлетворенности клиента.

По результатам выявленной потребности в разработке или коррекции документа, эта работа включается в план.

Регламент выполнения бизнес-процесса содержит перечень инструкций, которые определяют порядок выполнения работ (операций, бизнес-процессов нижнего уровня), которые необходимо:

а) увязать в единую систему (организовать взаимодействие и стыковку по форме, результату и временным параметрам);

б) разработать заново, если их нет или они устарели.

Началом работ является внесение в План требований и сроков разработки, выпуска или корректировки Регламента выполнения бизнес-процесса процесса.

Регламентация бизнес-процесса проводится в следующей последовательности:

· заполняются все приведенные выше формы;

· формируется матрица ответственности бизнес-процесса;

Таблица 4

О - ответственный, отвечает за проведение и конечный результат работы,

У - участвует в проведении работы,

И - получает информацию о проведении бизнес-процесса (работы) и результатах.

Список должностных лиц по штатному расписанию

1 - должность1;

2 - должность2;

3 - должность3.

Правила формирования графических схем бизнес-процесса

Обязательные и рекомендуемые форматы графических схем бизнес-процессов

Выбор формата для описания бизнес-процесса определяется масштабом и степенью детализации рассматриваемого бизнес-процесса.

Выделяется несколько уровней детализации бизнес-процесса:

1. 1-й условный уровень - бизнес-процесс Компании в целом, рекомендуемая глубина детализации - 2-3 уровня;

2. 2-й условный уровень - бизнес-процесс подразделения Компании (возможна детализация операций бизнес-процесса 1-ого уровня), рекомендуемая глубина детализации - 2-3 уровня;

3. 3-й условный уровень - бизнес-процесс рабочего места подразделения (возможна детализация операций бизнес-процесса 2-ого уровня), рекомендуемая глубина описания - 1-2 уровня.

Уровень детализации модели бизнес-процесса является условным понятием, определяемым для задач разработки моделей бизнес-процесса.

Для целей регламентации бизнес-процесса должен быть выбран уровень описания, удобный для понимания выполняемых операций всеми участниками бизнес-процесса.

Каждый бизнес-процесс может быть детализирован в модели от верхнего уровня до нижнего уровня, если это целесообразно. Целесообразность детализации модели определяет Владелец бизнес-процесса совместно с Управлением организационного развития.

Выбор цели и формата описания бизнес-процесса осуществляет Владелец бизнес-процесса совместно с Управлением организационного развития.

В следующей таблице приводятся обязательные и рекомендуемые форматы описания бизнес-процессов в зависимости от поставленных целей.

Таблица 5

При описании бизнес-процесса с целью следующей его регламентации должны обязательно создаваться модели бизнес-процессов определенного в таблице, так как эти модели включаются в Регламент выполнения бизнес-процесса.

При описании бизнес-процессов могут создаваться дополнительные модели, которые не используются при формировании Регламента выполнения бизнес-процесса и носят вспомогательный, иллюстративный характер.

Рекомендованная последовательность формирования моделей бизнес-процесса представлена на рисунке 4.

Рис. 4. Последовательность формирования моделей бизнес-процесса

Комплексный пример формирования модели бизнес-процесса, разработанной в соответствии с указанной на рисунке 4 последовательностью действий, представлен в работе [].

Важным звеном в обеспечении эффективности управления реализацией бизнес-процессов является проведение периодических внутренних проверок (аудита) проведения бизнес-процессов. При похождении практики студент может получить индивидуальное задание по аудиту одного из бизнес-процессов подразделения. Такая проверка может проводиться по бизнес-процессу, прошедшему процедуры описания и регламентации (например во время практики предыдущего года). При этом должна быть собрана информация о бизнес процессе, которая позволит оценить его по отношению к требованиям по его функционированию, управлению, эффективности, удовлетворенности потребителя. Аудит проводится на основе интервьюирования сотрудников, анализе документации, проведении наблюдений и т.д. Рабочими документами при проведении аудита могут быть перечни вопросов, используемых для оценки соответствия бизнес-процессов заданным требованиям, формы для регистрации результатов аудита. Все полученные результаты студент оформляет в виде отчета и проводит их анализ. Отчет включает итоговую анкету аудита (рис. 5), анализ «план / факт» по использованию программы аудита, регламентации по устранению несоответствий бизнес-процесса, оценку степени удовлетворенности потребителя результатов бизнес-процесса.

По результатам аудита вырабатываются управленческие решения по совершенствованию бизнес-процесса в соответствии со схемой управления (рис. 6).

Оценка соответствия бизнес-процесса по результатам аудита

Таблица 6. Анкета

Рис. 6. Схема управления бизнес-процессом

Каждому студенту выдается индивидуальное задание по углубленному изучению и анализу:

производственной структуры одного из производства;

двух-четырех функциональных служб предприятия;

одного-двух звеньев высшего уровня управления.

Индивидуальное задание выдается преподавателем и руководителем практики от цеха в первые дни практики. Содержание задания должно быть вписано в журнал практики.

Тема индивидуальных заданий должна ориентировать студентов на решение реальных, представляющих практический интерес вопросов организации производства и внутреннего управления. Обязательным является выполнение задания по двум направлениям:

изучение групповой технологии изготовления конкретных деталей;

анализ функций и деятельности заводских служб предприятия.

При работе над индивидуальным заданием необходимо изучить состояние и все материалы по данному вопросу в цехе, заводоуправлении, проработать специальную литературу, дать критическую оценку состояния организации производства в цехе и структуры управления предприятия, разработать предложения по совершенствованию производственной структуры и структуры управления изученных подразделений.

В заключении излагаются выявленные студентом узкие места организации производства и управления в цехе, предприятии; даются предложения (мероприятия) по их устранению.

Страницы: 1, 2