Організація системи електронного діловодства

Впровадження і використання системи БДД «Документ» в практичній діяльності Дубенської адміністрації дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечило керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів:

· організацію єдиного централізованого сховища документів, його оптимальну систематизацію, що забезпечило зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволило організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи, службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади;

· формалізацію правил виконання технологічних процесів створення й обробки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що виключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоративних нормативів і інструктивних вказівок;

· поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних процесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення продуктивності праці;

· підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобів шифрування інформації;

· досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій;

· можливість створення і керування ланцюжками завдань;

· можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що характеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань.

Подальше удосконалення програмного забезпечення системи варто проводити в таких напрямках:

· удосконалення шляхом переходу на нові технології управління базами даних;

· накопичення досвіду використання програми для виправлення помилок та доповнення новими функціями.

Покращення можливостей системи можливе з виконанням наступних функцій:

а) отримання та відправки повідомлень електронної пошти;

б) переведення документів у електронну форму та організації спільної роботи з ними з багатьох робочих місць;

в) обміну документами між відділами адміністрації в електронному вигляді;

г) збільшення кількості різноманітних статистичних довідок, що формуються і виводяться системою;

д) збільшення кількості типів документів, що обліковуються.

Реалізація пропозицій названих у даній роботі сприятиме не тільки удосконаленню процесів електронного документообігу та діловодства. А саме:

· впровадження автоматизованої системи діловодства сприятиме економії часу, праці та грошей;

· реалізація СЕД набагато спростить процедури фінансових, обліково-звітних та інших операцій;

· правильний підбір системи електронного документообігу та діловодства значно прискорить та покращить роботу Дубенської адміністрації.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Видання. Основні види. Терміни та визначення: ДСТУ 3017-97.- К.: Держстандарт України, 1995. - 345 с.

2. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. - К.: Знання, 2000. - 94с.

3. Про електронний цифровий підпис: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 23-32.

4. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 15-22.

5. Про інформацію: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 2001.- № 11.- С. 25-27.

6. Про підприємництво: Закон України від 07.02.91// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- № 8.- С. 43.

7. Про підприємства в Україні: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- №16.

8. Акопянц А. ЕЦП - год в законе/ А. Акопянц// Компьютер. - 2003. - № 7. - С. 57-61.

9. Андреев В. Этот многообразный мир документооборота/ В. Андреев. - М., 2003. - С. 24-26.

10. Андреев В. Человек и документ в информационную епоху/ В. Андреев. - М., 2003. - С. 14-17.

11. Афанасьев А. Частные реализации систем документооборота/ А.Афанасьев// Открытые системы. - 1997. - № 1. - С. 32-36.

12. Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота: введение в проблему/ В. Баласанян// Рынок ценных бумаг. - 1998. - № 16. - С. 25-27.

13. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота/ В. Баласанян// Открытые системы. - 1997. - № 1 (21). - С. 14-15.

14. Баласанян В. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту/ В. Баласанян// Connect! Мир связи. - 2002. - № 12. - С. 25-26.

15. Баласанян В. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием/ В. Баласанян// Управление персоналом. - 2002. - № 2. - С. 18-21.

16. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации/ М.П. Бобылева// Делопроизводство. - 2003. - № 2. - С. 14-18.

17. Волков Л. Настал ли час электронной цифровой подписи?/ Л. Волков// Делопроизводство. - 2003. - № 3. - С. 12-14.

18. Гавриш С. Система автоматизації обліку документів архівного фонду/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 9. - С. 32-36.

19. Гавриш С. Система автоматизації діловодства та електронного документообігу/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 2. - С. 25-31.

20. Дятлова Н. Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота/ Н. Дятлова// Архивы и справаводства. - 2007. - № 1. - С. 44-48.

21. Емельянов Н. Электронные документы и БД/ Н. Емельянов// Директор ИС. - 1999. - № 18. - С. 25-31.

22. Жовтенко В.В. Формування системи документальних ресурсів електронного урядування: досвід зарубіжних країн щодо її впровадження/ В.В. Жовтенко. - К., 2006. - С. 21-23.

23. Заранко Ю. Перспективы создания цифрового фонда пользования архивных документов/ Ю. Заранко// Архивы и справаводства. - 2005. - № 6. - С. 75-81.

24. Захаров О. Что такое электронный документооборот/ О. Захаров// КомпьютерПресс. - 1999. - № 6. - С. 15-18.

25. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение// Архивы и справаводства. - 2005. - № 3. - С. 42-49.

26. Іствуд Т. Експертиза цінності електронних документів/ Т. Іствуд// Архіви України. - 2002. - № 1. - С. 232-236.

27. Каменнова М. Управление электронными документами: технологии и решения/ М. Каменнова// Открытые системы. - 2003. - №4. - С. 23-26.

28. Колесов А. Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота/ А. Колесов. - 2003. - № 15. - С. 13-15.

29. Коханова Г. О работе с базами данных и передаче их на архивное хранение / Г. Коханова// Архивы и справаводства. - 2006. - № 3. - С. 61-64.

30. Кукарина Ю. Формирование понятий "электронный документ" и "электронная цифровая подпись"/ Ю. Кукарина// Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 24-26.

31. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологи/ М.В. Ларин. - М., 1998. - 136 с.

32. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади/ О.Макарчук. - М., 2001. - С. 13-16.

33. Марченко П.М. Архівний електронний документ/ П.М. Марченко. - К., 2006. - С. 15-16.

34. Марченко П.М. Шляхи вирішення проблеми зберігання електронних документів в архіві/ П.М. Марченко. - К., 2002. - С. 14-18.

35. Мєшков Д.Ю. Електронний документ: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспекти/ Д.Ю. Мєшков// Архіви України. - 2001. - № 6. - С. 73-87.

36. Нескоромный В. Электронный документооборот набирает обороты. - К., 2002. - С. 12-14.

37. Пахчанян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения/ А. Пахчанян// Директор ИС. - 2002. - № 1. - С. 36-38.

38. Пахчанян А. Технологии электронного документооборота/ А. Пахчанян// Открытые системы. - 2002. - № 10. - С. 16-17.

39. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: критерії відбору/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 5. - С. 20-27.

40. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: огляд вітчизняних систем/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 6. - С. 38-44.

41. Перов В.В. Новейшие технологии долговременного хранения электронных информационных ресурсов/ В.В. Перов. - М., 2006. - С. 323-331.

42. Прунь А. Потенціал електронного архіву/ А. Прунь// Урядовий кур'єр. - 2007. - 16 лютого. - № 30.

43. Романов Д. Правда об электронном документообороте/ Д. Романов. - М., 2002. - С. 38-44.

44. Рудюк В.В. Класифікація електронних документів/ В.В. Рудюк. - М., 2002. - С. 25-27.

45. Рудюк В.В. Проблеми зберігання і захисту електронних документів/ В.В.Рудюк// Бібліотечна планета. - 2006. - №4. - С. 17-21.

46. Сапун А. Краткий путеводитель по системам электронного документооборота/ А. Сапун// Компьютерное обозрение. - 2000. - № 18-19. - С. 14-23.

47. Силков С.В. Нормативная база и государственное регулирование электронного документооборота/ С.В. Силков. - М., 2007. - С. 146-151.

48. Чирський Ю. Електронний цифровий підпис: правові аспекти застосування/ Ю. Чирський// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 1. - С. 17-22.

49. Шеян И. Электронное развитие документооборота/ И. Шеян. - К., 2003. - С. 17-22.

ДОДАТКИ

Додаток 1

Порівняльна характеристика паперового і електронного документів [45, с. 18-19]

Додаток 2

СТРУКТУРА апарату Дубенської адміністрації

Додаток 3

ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів [27, с. 24]

ЖУРНАЛ реєстрації створюваних установою та вихідних документів

Додаток 4

Маршрутизація вихідних документів [31, с. 57]

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6