Організація системи електронного діловодства

Організація системи електронного діловодства

73

ЗМІСТ

Список скорочень слів та словосполучень

Вступ

Розділ 1. Електронні документи як вид документації у фірмі

1.1 Поняття електронного документа

1.2 Електронні документи в системі електронного діловодства

1.3 Застосування універсальних інформаційних технологій в діловодстві

Розділ 2. Особливості організації електронного діловодства Дубенської адміністрації

2.1 Загальна характеристика роботи Дубенської адміністрації

2.2 Організація роботи з документами

2.3 Практична реалізація електронного документообігу на прикладі Дубенської адміністрації

Висновки

Список використаної літератури

Додаток 1. Порівняльна характеристика паперового і електронного документів

Додаток 2. Структура апарату Дубенської адміністрації

Додаток 3. Картка реєстрації вихідного документа

Додаток 4. Журнали реєстрації вхідних, вихідних та створених установою документів

Додаток 5. Маршрутизація вихідних документів

Додаток 6. Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів

Додаток 7. Реєстраційно-контрольна картка

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ СЛІВ ТА СЛОВОСПОЛУЧЕНЬ

АІС - Автоматизована інформаційна система

БДД - База даних діловодства

ДА - Дубенська адміністрація

ЕЦП - Електронний цифровий підпис

ЗУ - Закон України

ІС ДЗУ - Інформаційна система документаційного забезпечення управління

ІТ - Інформаційні технології

ПК - Персональний комп'ютер

РК - Реєстраційна картка

СЕД - Система електронного документообігу

ЦКУ - Цивільний кодекс України

ЦСК - Центр сертифікації ключів

ВСТУП

Актуальність теми дипломної роботи. Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи фірми, установ та організацій.

Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Розробленість теми:

Дипломна робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему.

Значний внесок в теорію електронного документообігу зробив П.Марченко, який в своїх працях аналізує основні напрями діяльності фірми для вдосконалення системи електронного документообігу.

Дослідження щодо основних переваг електронних документів проводив автор Г.Перехрест.

Також існує ряд вчених, які велику увагу приділяють впровадженню електронних документів в організації - це П.М.Марченко, Д.Романов, А.Колесов, О.Захаров, що розробляють підходи до впровадження системи електронного документообігу, розробляють методи та досліджують їх застосування на практиці.

Мета дипломної роботи полягає у вивченні особливостей електронних документів фірми.

Завдання дипломної роботи обумовлені її метою:

виявити та опрацювати фахову літературу з теми дипломної роботи;

розкрити сутність основних понять;

визначити роль і місце електронних документів в системі сучасного менеджменту;

охарактеризувати організацію системи електронного діловодства на фірмі.

Об'єктом дослідження для даної дипломної роботи є Дубенська адміністрація.

Предметом є дослідження особливостей організації системи електронного діловодства в Дубенській адміністрації.

Методи дослідження: обумовлені об'єктом і предметом дипломної роботи. Для розв'язання визначених завдань, досягнення мети застосовано комплекс взаємодоповнюючих методів дослідження: методи системного аналізу, методи причинно-наслідкового аналізу, методи прямого структурного аналізу

При опрацюванні вихідної інформації були використані загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.

Теоретична та практична цінність дипломної роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про сутність електронних документів, електронного цифрового підпису, системи електронного діловодства Дубенської адміністрації.

Практична цінність полягає у систематизації та узагальненні опрацьованого матеріалу, набутті автором дипломної роботи практичних навичок і вмінь з інформаційного пошуку, аналітико-синтетичного опрацювання літератури та узагальнення інформації. Крім того, укладено список літератури за темою роботи, який може бути використаний для подальшого вивчення теми.

Структура роботи обумовлена логікою розгляду теми.

Дипломна робота складається з вступу, основної частини, висновків та списку використаної літератури.

Основна частина складається двох розділів. У першому розділі розглядаються поняття електронного документа, електронного цифрового підпису. У другому розділі розглядаються теоретичні основи організації системи електронного діловодства в Дубенській адміністрації.

РОЗДІЛ 1. ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ ЯК ВИД ДОКУМЕНТАЦІЇ У ФІРМІ

1.1 Поняття електронного документа

Документообіг, що ґрунтується на використанні електронних документів, підписаних такими ж віртуальними електронними підписами, - так званий електронний документообіг - уже давно завоював визнання у високорозвинутих країнах як реальна альтернатива паперовій тяганині та ефективний інструмент оперативного ведення бізнесу. Не відставати від прогресивних світових тенденцій намагається й Україна.

Управлінська діяльність в Україні здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності. Сьогодні документ є основним способом подання інформації на будь-якому сучасному підприємстві.

Незаперечною є важливість умілого використання інформаційних ресурсів підприємства для успішного ведення бізнесу. Здатність прийняти вірне рішення й вчасно відреагувати на ситуацію, гнучко реагувати на всі зміни ринку залежить не тільки від таланту й досвіду керівників. Ефективність керування підприємством залежить і від того, наскільки розумно в ньому організоване керування документообігом. Фактично, малоефективне використання накопиченої інформації (або, ще гірше, її втрата) може привести до втрати всього бізнесу. Адже вчасно не отримана інформація або документ - це, насамперед, загублені гроші, час і упущені можливості.

Документ - матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозаписи або зображення, призначений для передачі в часі й просторі з метою зберігання й суспільного використання [1, c. 25].

Документована інформація (документ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати[1, c. 25].

Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа [1, c. 115].

Справжній документ - документ, що містить відомості про автора, час і місце його створення якого, або, які виявлені іншим шляхом, підтверджують вірогідність його походження [1, c. 125].

Текст офіційного документу - інформація, зафіксована будь-яким шляхом або будь-якою системою звукозапису, що містить у собі всю або основну частину мовної інформації документа [1, c. 134].

Електронний документ являє собою зафіксовану на матеріальному носії інформацію у вигляді набору символів, звукозаписи або зображення, призначені для передачі в часі й просторі з використанням засобів електрозв'язку з метою зберігання й суспільного використання. Електронний документ повинен бути представленим у формі, зрозумілій для сприйняття людиною.

Електронний документ окремо від носія, існує у двох формах: пасивній - зберігання; і активній - передача й обробка, у тому числі, візуалізація при необхідності сприйняття людиною. Не можна говорити про обов'язкову фіксацію або про стан електронного документа, якщо розглядається активна форма його існування - той проміжок часу, протягом якого він сприймається, обробляється або передається.

До останнього часу поняття електронного документа й електронного цифрового підпису (ЕЦП) у трохи обмеженому варіанті було представлено лише в Законі про платіжні системи, що дає електронним платіжним документам, підписаним ЕЦП, таку саму юридичну чинність, як і паперовим.

Правові основи для застосування електронних документів у цивільних правовідносинах вперше закладені новим Цивільним кодексом України (ЦКУ), що набрав чинності з 01.01.2004 р. Відповідно до ст. 207 ЦКУ правочин вважається здійсненим у письмовій формі, якщо волю сторін виражено за допомогою телетайпного, електронного чи іншого технічного засобу зв'язку. При здійсненні правочинів допускається застосування електронно-цифрового підпису. По суті, ст. 207 ЦКУ прирівнює електронні документи до паперових і допускає підписувати їх електронним підписом відповідно до спеціального закону. Отже, новий ЦКУ в сполученні ще з двома новими законами: Законом про електронні документи і Законом про ЕЦП створює правове поле для широкого застосування нових інструментів у цивільних правовідносинах, поширюючи їх на необмежену сферу правовідносин (включаючи взаємини з державними органами - адміністративні правовідносини).

Втім, це правило містить винятки. Відповідно до ст. 8 того ж Закону електронний документ не може використовуватися як оригінал таких документів: свідоцтва про право на спадкування; документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному екземплярі, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів; в інших випадках, передбачених законом. У наведених випадках оригінал документа має бути поданий у паперовій формі.

Загальне визначення терміну «електронний документ» міститься в Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV, згідно з п. 1 ст. 5 якого, електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа [4, c. 15].

В п. 1.10 ст. 1 Закону України «Про платіжні системи та переказ грошей в Україні» від 5 квітня 2001 року № 2346-ІІІ, згідно положень якого, електронний документ - документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, включаючи відповідні реквізити документа, в тому числі і електронний цифровий підпис, який може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму чи на папері. Проте, сфера використання даного визначення обмежена розрахунковими відносинами в межах України (тобто в міжнародних розрахункових відносинах, які здійснюються за допомогою електронних телекомунікаційних систем, необхідно керуватись загальногалузевим визначенням, яке міститься в Законі України «Про електронний документ та електронний документообіг»).

Швидка інформатизація суспільства, поширення комп'ютерних технологій та необхідність правового врегулювання зазначених процесів зумовили розроблення і прийняття закону, який має регулювати основні організаційно-правові засади електронного документообігу та порядок використання електронних документів. Аналогічні за змістом і спрямованістю нормативно-правові акти дотепер прийняті й діють практично в усіх розвинених країнах, стають елементами “електронної системи врядування”, сприяють зменшенню документообігу. Тож Україна в цьому випадку не є винятком.

Дія цього закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

Стаття 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму [4, c. 16].

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Визначення електронного документа знаходимо у ст. 5 Закону про електронні документи:

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у формі електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа [4, c. 16].

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Докладні вимоги по складу і порядку розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів будуть визначатися спеціальними нормативними актами. Можна з упевненістю зробити припущення, що електронні документи повинні містити всі ті обов'язкові реквізити, що й їхні паперові аналоги.

Юридична чинність і доказовість надається електронному документу за допомогою так званого електронного підпису. Відповідно до ст. 6 Закону про електронні документи електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи особи, яка підписала документ. Накладенням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відповідно до класифікатора управлінської документації аналогові документи по виду оформлення розрізняються як:

· оригінал - перший або одиничний екземпляр документа;

· дублікат - повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну чинність;

· копія - документ, що повністю відтворює інформацію справжнього документа й всі його зовнішні ознаки або частина їх, що не має юридичної чинності;

· засвідчена копія - копія документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляються реквізити, що надають їй юридичну чинність;

· виписка - копія частини документа, оформлена у встановленому порядку [18, c. 33].

Всі екземпляри електронного документу, підписані однаковим електронним аналогом підпису, мають рівне юридичне значення за умови підтвердження їхньої дійсності відповідно до вимог дійсного закону.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документальною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом [4, c. 18].

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

За загальним правилом, встановленим ст. 7 цього Закону, якщо автором створюються ідентичні за документальною інформацією і реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну чинність. Законом передбачена також можливість нотаріального завірення електронних документів (але поки такий порядок законодавчо не врегульовано) [4, c. 18].

Характерна здатність оригіналів електронних документів до "розмноження": у разі пересилання електронного документа декільком адресатам або його зберігання на декількох електронних носіях інформації кожен з електронних екземплярів вважається оригіналом електронного документа. При цьому однією з основних вимог до оригіналу є наявність можливості перевірити його цілісність (один із способів забезпечення цього - застосування ЕЦП).

Органічно пов'язаний із Законом України “Про електронні документи та електронний документообіг” за змістом і спрямованістю Закон України “Про електронний цифровий підпис” від 22 травня 2003 р. № 852-IV.

Він визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають у випадках використання електронного цифрового підпису. Дія його не поширюється на відносини, що виникають під час використання інших видів електронного підпису, в тому числі переведеного у цифрову форму зображення власноручного підпису.

Під електронним підписом розуміються дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних [3, c. 23]. Водночас електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувала [3, c. 23]. Електронний цифровий підпис накладається та перевіряється за допомоги складної системи криптографічного кодування (особистого та відкритого ключів), яка проходить попередньо сертифікацію.

Відповідно до ст. 4 цього закону електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Він використовується фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі. Водночас використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для здійснення правочинів у письмовій формі.

Цікаво, що норми цього закону фактично не є нормами прямої дії, адже відповідно до ст. 18 закону Кабінетові Міністрів України разом із Національним банком України, іншими органами державної влади дано доручення протягом 6 місяців од дня набрання чинності цим законом розробити і внести на розгляд парламенту програму заходів щодо впровадження електронного документа, електронного документообігу та електронного цифрового підпису. Тож можна прогнозувати, що документообіг в Україні з уведенням двох інформаційних законів у дію автоматично не зменшиться.

Відповідно до ст. 1 Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 року № 852-IV, під терміном ЕЦП розуміється вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувала [3, c. 24].

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» в статті 6 також зазначає, що електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу [4, c. 19]. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом.

Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Під електронним підписом, у принципі, може матися на увазі будь-який спосіб підписання електронного документа, зокрема графічне зображення рукописного підпису та звичайних паролів. Проте в Законі про ЕЦП наголошується на регулюванні відносин, пов'язаних з використанням одного різновиду електронного підпису - електронного цифрового підпису.

Його особливість полягає в тому, що він ґрунтується на алгоритмах криптографічного захисту інформації. ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа - спеціального коду, відомого тільки особі, що підписала документ. Дійсність ЕЦП перевіряється за допомогою відкритого ключа - коду перевірки, доступного решті суб'єктів електронного документообігу. Відкритий ключ має бути сертифікований центром сертифікації ключів.

Застосування будь-яких інших видів електронного підпису допускається на договірних засадах. Однак можна з упевненістю припустити, що поза такими договірними відносинами (для інших суб'єктів) інші види електронного підпису будуть практично позбавлені юридичної чинності й доказовості. Інакше кажучи, такі електронні підписи матимуть якусь значущість тільки для сторін конкретного договору, в межах якого вони застосовуються.

Щоб кожний "підписант" мав свій, унікальний, підпис, використовується так званий особистий ключ - код, який має бути відомий лише його власнику. Якщо цей код повідомити програмі, то відповідно до криптографічного алгоритму вона сформує унікальне контрольне значення і додасть його до документа. Тобто підпише електронний документ унікальним ЕЦП господаря даного особистого ключа.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6