Кассовые операции

Конечно, используя современные средства связи, можно так организовать документооборот между центральным офисом и филиалом, чтобы данные о совершенных кассовых операциях поступали из обособленного структурного подразделения в центральный офис в момент совершения этих операций. Но, согласитесь, это все же достаточно неудобно. Поэтому многие фирмы ведут в своих филиалах кассовые книги, которые называют кассовыми журналами или томами кассовой книги. Некоторые же фирмы открывают в филиалах отдельные кассовые книги. Возможно ли это?

Чтобы ответить на этот вопрос, сначала вспомним, что считается филиалом.

Итак, в соответствии со ст. 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Поэтому для того, чтобы соблюдать нормы п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ, организации придется либо отказаться от наделения филиалов всеми функциями самой организации, что повлечет за собой ограничение прав данной организации, либо преобразовать подразделение в отдельное юридическое лицо.

1.4. Расчеты с подотчетными лицами

Отдельно в нашей книге хотелось бы остановиться на расчетах с подотчетными лицами.

1.4.1. Порядок выдачи денег под отчет

Из кассы организации деньги подотчетным лицам выдаются на хозяйственные нужды, представительские расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Срок, на который выдаются деньги, определяет руководитель организации. А работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. То же самое относится и к работникам, вернувшимся из командировки. Они должны отчитаться за полученные средства в течение трех дней после того, как вернутся из служебной поездки. Причем не важно, о какой командировке идет речь - по территории России или заграничной. Это следует из п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Правда, бывает, что на фирме не определен срок, на который выдаются деньги под отчет. Тогда работники, получившие деньги из кассы, должны отчитаться за них не позднее чем через три рабочих дня после того, как они получили деньги.

Обнаружив при проверке нарушение срока, налоговые органы чаще всего рассматривают это как предоставление сотруднику беспроцентного займа на период от положенной даты отчета до фактической и начисляют налог на доходы физических лиц с суммы материальной выгоды. Суммы же, по которым вообще нет авансовых отчетов, требуют включать в доход подотчетных лиц, облагаемый налогом на доходы физических лиц, ЕСН и страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ. В то же время позиция, которой придерживаются арбитражные суды, прямо противоположна: средства, выданные под отчет физическому лицу, его доходом в целях налогообложения не являются даже при отсутствии соответствующего финансового отчета. Об этом сказано, к примеру, в Постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 8 января 2004 г. N А54-2875/03-С21.

Обратите внимание: пока работник не отчитался по ранее выданным под отчет суммам, выдавать ему еще средства организация не может. Иначе она нарушит требования п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

1.4.2. Заполнение авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

В авансовом отчете работник (подотчетное лицо) заполняет оборотную сторону: приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы. Эти документы он должен пронумеровать в порядке их записи в отчете и сдать в бухгалтерию вместе с ним.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Присваивает авансовому отчету номер. На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета (субсчета).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае, если работнику была выдана иностранная валюта.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо, после чего он принимается к учету. При этом неизрасходованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход, наоборот, выдается ему из кассы по расходному кассовому ордеру.

Пример 2. Менеджер отдела сбыта ООО "Незабудка" Иванов А.К. был направлен в служебную командировку (по территории России). Вернувшись из нее, 2 августа 2006 г. он представил в бухгалтерию авансовый отчет. К нему он приложил железнодорожный билет на сумму 1180 руб. (в том числе НДС - 180 руб.) и счет из гостиницы на сумму 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.).

Приведем образец заполнения этого авансового отчета на с. 17 - 18.

Унифицированная форма N АО-1

--------¬

¦ Код ¦

+-------+

Форма по ОКУД ¦0302001¦

ООО "Незабудка" +-------+

---------------------------------------------- по ОКПО ¦ 01 ¦

наименование организации L--------

УТВЕРЖДАЮ 4720

------T----------¬ Отчет в сумме -------------------

¦Номер¦ Дата ¦ 00

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +-----+----------+ _________________ руб. ----- коп.

¦ 102 ¦21.09.2006¦ Директор

L-----+----------- Руководитель --------------------

Должность

Петров Петров А.И.

---------- ----------------------

подпись расшифровка подписи

2 августа 06

"--" ------------- 20-- г.

------------¬

¦ Код ¦

+-----------+

Отдел сбыта ¦ ¦

Структурное подразделение ---------------------------+-----------+

Иванов А.К. ¦ 13 ¦

Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер L------------

фамилия, инициалы

командировочные

менеджер расходы

Профессия (должность) ------------- Назначение аванса ---------------

------------------------T----------¬ ----------------------------¬

¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦

¦ ¦руб. коп. ¦ ¦ ¦

+-----------------------+----------+-+-------------T-------------+

¦ остаток ¦ ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦

¦Предыдущий ----------+----------+ +-----T-------+-----T-------+

¦ аванс перерасход¦ ¦ ¦счет,¦сумма, ¦счет,¦сумма, ¦

¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦руб. ¦суб- ¦руб. ¦

¦ ¦ ¦ ¦счет ¦коп. ¦счет ¦коп. ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------------+----------+ +-----+-------+-----+-------+

¦Получен аванс 1. из ¦ 4 000-00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦кассы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-------------T---------+----------+ +-----+-------+-----+-------+

¦1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ 20 ¦1000-00¦ 71 ¦1000-00¦

¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-------------+---------+----------+ +-----+-------+-----+-------+

¦ 2. ¦10 000 ¦ ¦ 19 ¦ 180-00¦ 71 ¦ 180-00¦

+-----------------------+----------+ +-----+-------+-----+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ 20 ¦3000-00¦ 71 ¦3000-00¦

+-----------------------+----------+ +-----+-------+-----+-------+

¦Итого получено ¦ 4 000-00 ¦ ¦ 19 ¦ 540-00¦ 71 ¦ 540-00¦

+-----------------------+----------+ +-----+-------+-----+-------+

¦Израсходовано ¦ 4 720-00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------------+----------+-+-----+-------+-----+-------+

¦ Остаток ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-----------------------+----------+-+-----+-------+-----+-------+

¦ Перерасход ¦ 720 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L-----------------------+----------- L-----+-------+-----+--------

2 2

Приложение ----- документов на ----- листах

Четыре тысячи семьсот двадцать

Отчет проверен. К утверждению в сумме ------------------------------

00 4720 00 сумма прописью

руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)

Смирнова Смирнова П.Е.

Главный бухгалтер --------------- ----------------------------

подпись расшифровка подписи

Рязанова Рязанова А.Р.

Бухгалтер --------------- ----------------------------

подпись расшифровка подписи

Остаток внесен ----------¬ -----¬

---------------- в сумме ¦ 720 ¦ руб. ¦ 00 ¦ коп. по кассовому

Перерасход выдан L---------- L-----

176 2 августа 06

ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.

Рязанова Рязанова А.Р. 2 августа 06

Бухгалтер (кассир) -------- ------------------- "--" ------- 20-- г.

подпись расшифровка подписи

------------------------------------------------------------------

линия отреза

Расписка. Принят к проверке от ____________________ авансовый

154 2 августа 06

отчет N --- от "--" ---------- 20-- г.

Четыре тысячи

семьсот двадцать 00

на сумму ---------------- руб. --- коп., количество документов

прописью

2 2

------- на -------- листах

Рязанова Рязанова А.Р. 2 августа 06

Бухгалтер ---------- ------------------- "--" --------- 20-- г.

подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

Иванов Иванов А.К.

Подотчетное лицо ----------------- -----------------------

подпись расшифровка подписи

1.5. Лимит остатка денег в кассе

Организации могут хранить деньги в кассе лишь в пределах лимита, который им устанавливает обслуживающий банк. Все средства сверх этого лимита организация должна сдавать в банк. Правда, из этого правила есть одно исключение. Сверх лимита деньги в кассе разрешено хранить для выдачи зарплаты, выплат социального характера и стипендий. Правда, не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно должна подавать в банк специальный расчет. Он оформляется в двух экземплярах. Форма этого расчета приведена в Приложении 1 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (утв. Центральным банком РФ от 5 января 1998 г. N 14-П).

Отметим, что лимит остатка денег в кассе определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка денег в кассе может устанавливаться:

- в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня;

- в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

- в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

- в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального характера и стипендий).

Пример заполнения расчета на установление предприятию лимита остатка наличных денег в кассе приведен на с. 20.

--------T---¬

¦ ОКУД ¦БИК¦

+-------+---+

¦0408020¦ ¦

L-------+----

РАСЧЕТ

НА УСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЮ ЛИМИТА ОСТАТКА КАССЫ

И ОФОРМЛЕНИЕ РАЗРЕШЕНИЯ НА РАСХОДОВАНИЕ НАЛИЧНЫХ

ДЕНЕГ ИЗ ВЫРУЧКИ, ПОСТУПАЮЩЕЙ В ЕГО КАССУ

НА ____ ГОД

ООО "Магнитка"

--------------------------------------------------------------

наименование (штамп) предприятия

403094550000000008888

--------------------------------------------------------------

номер счета

Банк развития регионов

--------------------------------------------------------------

наименование учреждения банка

Налично-денежная выручка за последние 3 месяца <*>

1875

(фактическая) <***> ---- тыс. руб.

25

Среднедневная выручка <**> --- тыс. руб.

3,125

Среднечасовая выручка <**> ----- тыс. руб.

Выплачено наличными деньгами за последние три

месяца (кроме расходов на заработную плату и 350

выплаты социального характера) (фактически) <***> --- тыс. руб.

4,667

Среднедневной расход <**> ----- тыс. руб.

на следующий день

Сроки сдачи выручки: ежедневно, -----------------,

1 раз в ___ дней, при образовании сверхлимитного

остатка (нужное подчеркнуть)

9 00 19 00

Часы работы предприятия с -- час. -- мин. до -- час. -- мин.

Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии,

в кассу банка

инкассаторам, --------------, на почту (нужное подчеркнуть)

20 00

-- час. -- мин.

пять

Испрашиваемая сумма лимита ------------------------- тыс. руб.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5