Анализ системы бухгалтерского учета по расчетам с персоналом по оплате труда на предприятии

4) за лесопродукцию - удержания из заработной платы рабочих.

5) исполнительные листы, удержания по ним производятся на основании документов, полученных из судебных органов.

2.4 Документация по учету заработной платы

Основные документы, заполняемые бухгалтером по учету заработной платы:

Расчетная ведомость по организации за месяц - это журнал, на основных листах которого слева и справа расположены справочные данные для расчета начислений заработной платы и удержаний.

Расчетная ведомость по одному сотруднику, но за любой период - отражаются все начисления и удержания за любой период работы, по запросу работника (путем ручной выборки данных).

Свод по заработной плате с указанием всех начислений и удержаний - указываются все начисления и удержания по заработной плате рабочих помесячно.

Расчетные листки по каждому рабочему применяются для отражения сведений о заработной плате работников за прошлые периоды.

Платежная ведомость (форма № Т - 53) служит для выдачи заработной платы всем работающим на предприятии.

Справки о доходах заполняются один раз в год после окончания налогового периода с указанием начисленных сумм дохода, сумм налогового вычета и сумм исчисленного и уплаченного налога на доходы физических лиц, для представления данной информации в налоговые органы.

Карточки ЕСН заводятся на каждого работающего, на предприятии, к которой учитываются суммы начисленного социального налога и суммы налогового вычета с разбивкой по внебюджетным фондам.

Сведения о трудовом стаже для ПФ РФ - заполняются на основании личной карточки и трудовой книжки каждого работника.

2.5 Анализ проблем отдела по учету заработной платы

Ошибки отдела

Требуемая быстрота и оперативность бухгалтера по учету заработной платы приводит зачастую к неосознанным ошибкам:

неверно начисленный ФОТ;

ошибочные записи в лицевых счетах;

не произведены соответствующие удержания или начисления;

использование расчетно-платежной ведомости для подсчета заработной платы за какой - либо предшествующий период неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей.

Проблемы отдела

Проблемы отдела по учету заработной платы:

на всех этапах документооборота отдела по учету заработной платы информация передается посредством заполнения документов вручную;

значительный объем учетной информации;

необходимость представления сведений в МНС РФ (Министерство налогов и сборов Российской Федерации) и ПФ РФ (Пенсионный фонд Российской Федерации) на магнитных носителях;

обязательная выдача и компьютерная распечатка справок о доходах работников, сведений о трудовом стаже.

Решение проблем отдела

Для решения проблем данного отдела целесообразно:

автоматизировать отдел по учету заработной платы, что позволит сделать информацию доступной для понимания пользователем; надежной, то есть без существенных ошибок и искажений; полной, без пропусков;

снизить время на обработку документов, что позволит ускорить расчет заработной платы.

Необходимость использования достижений информационных технологий в процессах автоматизации деятельности предприятия ООО «СИБЛЕС» объективно определяется требованием государственных органов (МНС РФ, ПФ РФ) в представлении информации на магнитных носителях и развитием научно-технического прогресса.

3. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ 1С

3.1 Общие сведения о системе

1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. Система программ 1С: Предприятие предназначена для комплексной автоматизации экономической деятельности предприятий различных направлений деятельности и форм собственности. 1С: Предприятие позволяет организовать в единой системе бухгалтерский, кадровый учет, а также расчет заработной платы.

Фирмой - разработчиком данного пакета программ является фирма «1:С». Адрес: Россия, Москва, 123056, АЯ 64.

Основной особенностью системы 1С: Предприятие является её конфигурируемость. Система 1С: Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Конфигурация обычно поставляется фирмой «1С» в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

3.2 Назначение системы

Конфигурация «Зарплата + Кадры» системы программ 1С: Предприятие версии 7.7 предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета на предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности и типа финансирования.

Предлагаемая конфигурация содержит необходимый набор справочников для ввода и хранения информации, набор документов регистрирующих те или иные факты хозяйственной деятельности, алгоритмы проведения расчетов, набор отчетов и прочих вспомогательных средств управления данными.

3.3 Требования к системе

Конфигурация Зарплата + Кадры должна обеспечивать:

автоматизацию расчета начислений и удержаний по любым алгоритмам;

проведение расчетов «задним числом»;

формирование расчетных листков любого вида;

расчеты как индивидуальных, так и групповых начислений типа бригадных нарядов;

формирование платежных ведомостей с упорядочиванием информации по разным критериям с разбиением её по категориям, подразделениям и другим признакам;

расчет больничных листов, отпусков, оплаты по среднему заработку на основании данных за прошлые расчетные периоды;

полный расчет зарплаты как по месячному, так и по недельному циклу;

стандартные отчеты для налоговой инспекции и пенсионного фонда РФ;

ведение штатного расписания предприятия;

статистическую информацию по сотрудникам предприятия;

фиксацию кадровых перемещений сотрудников и их продвижения по службе.

3.4 Функционирование системы

Функционирование системы делится на два процесса - конфигурирование (описание модели предметной области средствами системы) и исполнение (обработку данных предметной области).

Процесс конфигурирования системы

Результатом конфигурирования является конфигурация, которая представляет собой модель предметной области.

На этапе конфигурирования система оперирует универсальными понятиями (объектами), такими как «Документ», «Справочник», «Реквизит», «Журналы расчетов» и другие. Совокупность этих понятий и определяет концепцию системы.

На уровне системы определены сами понятия и стандартные операции по их обработке. Средства конфигурирования позволяют описать структуры информации, входящей в эти объекты, и алгоритмы, описывающие специфику их обработки, для отражения различных особенностей учета.

При конфигурировании максимально используются визуальные средства настройки, а для описания специфических алгоритмов используются языковые (программные) средства.

В процессе конфигурирования формируется структура информационной базы, алгоритмы обработки, формы диалогов и выходных документов. Информационная структура проектируется на уровне предусмотренных в системе типов обрабатываемых объектов предметной области (константы, справочники, документы, перечисления, журналы расчетов, группы расчетов, календари, отчеты и другие).

Процесс исполнения

В процессе исполнения система уже оперирует конкретными понятиями, описанными на этапе конфигурирования.

При работе пользователя в режиме исполнения конфигурации обработка информации выполняется как штатными средствами системы, так и с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

3.5 Описание объектов конфигурации

Константы

Для работы с постоянной и условно постоянной информацией в системе используются объекты типа «Константы». Наиболее используемые константы: «Наименование предприятия», «Адрес организации», «ФИО руководителя», «ФИО руководителя», «Основной график работы», «Расширенная зарплата», «Территориальные условия», « Районный коэффициент» и другие. В системе может быть описано неограниченное количество констант. На этапе конфигурирования задается список констант, и описываются их характеристики. Константы могут иметь признак периодичности для отслеживания истории изменения значения константы.

Справочники

Для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа «Справочник». Обычно справочниками являются сотрудники, должности, подразделения, условия труда, график работы, адреса, улицы и другие.

Механизм поддержки справочников позволяет спроектировать и поддерживать самые различные справочники. На этапе конфигурирования можно описать, какими свойствами обладает каждый конкретный справочник. К настраиваемым свойствам относятся, например, длина и тип кода, количество уровней, поддержка уникальности кодов, набор реквизитов справочника.

Помимо кодов и наименования, механизм работы со справочниками позволяет создавать набор реквизитов для хранения любой дополнительной информации об элементе справочника. Для реквизитов справочника возможно указание типа «Периодический» для отслеживания истории изменения значений реквизитов.

Для каждого справочника может быть задано несколько форм просмотра и редактирования.

Для описания соподчиненных сущностей можно использовать подчиненность справочников. В этом случае в подчиненном справочнике каждый объект относится к определенному объекту справочника - хозяина.

В конкретной конфигурации создается необходимое количество справочников, для хранения данных об объектах, используемых при автоматизации данной предметной области. Например, это могут быть справочники «Организации», «Сотрудники», «Должности», «Подразделения» и так далее.

Перечисления

Перечисления используются в конфигурации «Зарплата + Кадры» для описания постоянных наборов значений. На этапе конфигурирования можно описать практически неограниченное количество видов перечислений. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования, и не могут быть изменены на этапе исполнения. Типичными примерами перечислений являются категории сотрудников, форма труда, причина отсутствия на рабочем месте, тип болезни, то есть все те списки, которые оговорены в законодательстве.

Одним из главных особенностей перечислений является то, что конфигурация сама использует существующие значения перечислений.

Документы

Документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях, происходящих на предприятии, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются кадровые перемещения, расчет заработной платы, регламентные операции (перерасчет окладов по предприятию, перечисления зарплаты в банк).

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации. Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода - экранный диалог. При настройке для документа задаются общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Система автоматически поддерживает журналы перекрестных ссылок по документам.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. Все документы образуют единую последовательность. Для документа весьма важным является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами.

Отчеты и обработки

Для описания отчетов и процедур произвольной обработки на этапе конфигурирования может быть задано неограниченное количество форм отчетов. Каждая форма имеет свой диалог настройки, который позволяет определить набор параметров формирования отчетов.

Алгоритм получения отчета описывается с использованием встроенного языка, при этом может быть задействован встроенный язык запросов. Для вывода отчетов может быть использован как текстовый формат, так и специализированный табличный формат отчетов.

Журналы расчетов

Журнал расчетов предназначен для хранения данных сложных периодических расчетов, поддерживаемых компонентой «Расчет», и их предыстории. Основным свойством журнала расчетов является его принадлежность тому или иному справочнику системы. Такой справочник называется справочником объектов расчета. Фактически справочник определяет вид объектов, по которым ведется расчет. В процессе конфигурирования настраивается неограниченное число журналов расчета, каждый из которых будет решать ту или иную задачу предметной области.

Непременным атрибутами каждой строки журнала расчетов являются: объект, для которого данный расчет проведен; вид расчета, по которому данный расчет проведен; дата начала и дата окончания действия данного расчета и результат расчета.

Для одного справочника могут быть созданы несколько журналов расчетов, каждый из которых будет содержать данные определенной предметной области. Например, в том случае, если предприятие - акционерное общество закрытого типа, справочник сотрудников может выступать списком объектов расчета для журнала расчетов заработной платы и для журнала расчетов дивидендов акционеров.

Виды расчетов

Для описания алгоритмов, по которым выполняются те или иные вычисления, служит понятие виды расчетов. На этапе конфигурирования можно описать неограниченное количество видов расчетов. Виды расчетов - это алгоритм вычисления, оперирующий данными журналов расчета, документов и справочников. Алгоритм вида расчета описывается с помощью встроенного языка. Типичные виды расчетов начисление по окладу, подоходный налог, оплата за совмещение, ЕСН в части, зачисляемой в ФСС, ФОМС, ТФОМС, удержания по исполнительному листу, страховая пенсия, натуральный доход и другие.

Группы расчетов

Для того чтобы при тех или иных расчетах можно было оперировать не только результатами расчетов по конкретным видам, но и результатами по нескольким видам расчетов, объединенных по определенному принципу, служит понятие групп расчетов. В системе может быть определено неограниченное число групп расчетов - начисления, облагаемые налогом, входящие в расчет средней зарплаты, облагаемые исполнительным листом и другие.

Календари

Для ведения рабочего графика предприятия и для учета рабочего времени сотрудников разных категорий в конфигурации используются календари. При конфигурировании можно определить неограниченное количество календарей, описав правила их заполнения. Примеры календарей: календарь рабочего графика предприятия (где отмечены выходные и рабочие дни); календарь работы служащих (где проставлена продолжительность рабочих дней для рабочих). Календарь конфигурации Зарплата + Кадры является специальным объектом хранения данных о структуре периода расчетов.

3.6 Технологические средства конфигурирования и администрирования системы 1С: Предприятие

Для описания специфических алгоритмов обработки информации и создания интерфейса, ориентированного на удобное представление описанных в конфигурации данных, в системе 1С: Предприятие используются технологические механизмы.

Встроенный программный язык

Встроенный программный язык - наличие встроенного языка определено концепцией настраиваемости системы. Синтаксис встроенного языка отвечает стандартам высокоуровневых языков. Язык является предметно-ориентированным. Он поддерживает специализированные типы данных предметной области, определяемые конфигурацией системы. Работа с этими типами данных в языке организована с использованием объектной техники. Так как система сочетает в себе визуальные и языковые средства конфигурирования, использование встроенного языка в системе имеет событийно-зависимую ориентацию, то есть языковые модули используются в конкретных местах для обработки отдельных алгоритмов, настраиваемых в процессе конфигурации.

Механизмы запросов

Механизмы запросов предусмотрены для получения произвольных отчетов сложной структуры. Данное средство опирается на существующую условно-переменную структуру информационной базы системы, что позволяет сравнительно просто описывать достаточно сложные запросы.

Встроенный текстовый редактор

Встроенный текстовый редактор используется системой для создания программных модулей на встроенном языке и для редактирования документов в текстовом виде. Особенностью редактора является возможность контекстного выделения цветом синтаксических конструкций встроенного языка. Встроенный язык системы имеет мощные средства манипулирования текстами.

Встроенный редактор диалогов

Встроенный редактор диалогов позволяет оформить большинство окон, которые используются в системе для ввода и просмотра предметной информации (формы документа, справочников, настройки отчетов).

Встроенный редактор табличных документов

Встроенный редактор табличных документов - для всех первичных документов и отчетов в системе предусмотрен единые формат - формат табличных документов. Это мощное средство, сочетающее в себе оформительские возможности табличной структуры и векторной графики. Он может быть использован как для создания небольших документов с очень сложной структурой (типа платежного поручения), так и для объемных ведомостей, журналов и других подобных документов.

Конструкторы

Конструкторы - вспомогательные инструменты, облегчающие разработку стандартных элементов системы 1С. В системе имеются конструкторы справочника, документа, журнала документов, отчета.

Система настройки пользовательских интерфейсов

Система настройки пользовательских интерфейсов предусмотрена для отражения настраиваемых структур данных и алгоритмов (меню, панель инструментов, комбинация клавиш).

Система настройки прав пользователей

Система настройки прав пользователей и авторизации доступа позволяет описывать наборы прав, соответствующие должностям пользователей. Структура прав определяется конкретной конфигурацией системы. Список пользователей создается уже для конкретной организации. Каждому пользователю назначается роль, включающая набор прав и пользовательский интерфейс.

Отладчик

Отладчик предусмотрен для удобства разработки конфигурации. Он позволяет прослеживать исполнение программных модулей конфигурации, замерять сравнительное время исполнения, просматривать содержимое переменных.

Администрирование работы пользователей

Администрирование работы пользователей - для отслеживания текущего состояния работы системы используется монитор пользователей. Он позволяет просмотреть, кто из пользователей в настоящий момент работает с конкретной информационной базой, и в каком режиме.

Журнал регистрации изменений

Журнал регистрации изменений ведется системой автоматически. В нем отражаются все факты изменений данных пользователями.

3.7 Основные понятия системы

Метаданные и объект метаданных

Основу концепции системы 1С составляет понятие метаданные. Под объектом метаданных в системе понимается формальное описание группы понятий предметной области со сходными характеристиками и одинаковым предназначением. Каждый объект метаданных обладает набором свойств, который описан на уровне системы и не может быть изменен в процессе настройки конфигурации задачи. Главным свойством любого объекта метаданных является идентификатор - краткое наименование объекта метаданных.

Метаданными («данными о данных») в системе 1С называется совокупность объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку информации о хозяйственной деятельности конкретного предприятия.

Конфигурация

Конфигурацией в системе 1С называется совокупность трех взаимосвязанных составных частей: структуры метаданных; набора пользовательских интерфейсов; набора прав. Создание конфигурации выполняется при помощи Конфигуратора. Созданная конфигурация используется системой 1С для реализации программного окружения, пригодного для выполнения необходимых учетных задач. Пользовательский интерфейс - совокупность команд главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными объектами данных. Права в системе 1С определяют полномочия пользователей на работу с информацией, которая обрабатывается в системе.

Модуль

Модулем называется программа на встроенном языке системы. Модули располагаются в заданных точках структуры метаданных и вызываются для выполнения в заранее известные моменты работы в системе 1С. Специалист, выполняющий конфигурирование системы, может использовать модули для описания сложных алгоритмов взаимодействия объектов метаданных, для которых недостаточно имеющихся в Конфигураторе визуальных средств.

3.8 Права пользователей конфигурации «Зарплата + Кадры»

Расчетчик

Расчетчик имеет право на использование документов типа больничных листов и других отклонений от нормального режима работы, доступ к редактированию журнала расчетов, может проводить расчеты и получать отчеты:

1) табель отработанного времени по форме Т-13;

2) расчетные листки;

3) налоговая карточка (Приложение № 7 к Инструкции ГНС № 35); справка о доходах (Приложение № 3 к Инструкции ГНС № 35);

4) отчет об итоговых суммах начисленных доходов (Приложение № 8 к Инструкции ГНС № 35);

5) отчеты для Пенсионного фонда;

6) расчетная ведомость;

7) свод начислений и удержания;

8) налоговая ведомость;

9) отчеты по больничным листам;

10) списки сотрудников в произвольной форме;

11) вывод результатов расчета в произвольной форме;

12) среднесписочная численность.

Расчетчику недоступно непосредственное редактирование справочника сотрудников, подразделений, штатного расписания и прочих.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер имеет полные права на просмотр и редактирование данных - ему доступно редактирование любых данных информационной базы.

Конфигурация Зарплата + Кадры предполагает, что имя пользователя-расчетчика, заданное в конфигураторе, должно совпадать с наименованием одной из групп элементов справочника «Сотрудники». Это приведет к тому, что система распознает такого пользователя как расчетчика заработной платы и позволит ему проводить большинство операций только с «его» сотрудниками вне зависимости от того, какой набор прав был назначен этому пользователю.

3.9 Состав и содержание работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

К моменту ввода системы в действие предприятию необходимо приобрести комплект технического оборудования:

корпус ATX Midi Tower JNS-92 250W P4 (одна шт.),

Md Socket 478 Epox-4BDA533 (i845D, U-100, AC'97 6ch) ATX (одна шт.),

Страницы: 1, 2, 3