Проектная система

Чем больше у человека сайтов, тем сложнее ими управлять. Это логично, это нормально. Но иногда это приводит к тому, что не знаешь за что хвататься, делаешь не самые важные вещи, теряешь контакты людей или важную информацию. У меня начали проявляться подобные симптомы (еще давно) и я решил привести все это дело в порядок.

Я сел и разработал проектную систему для всех своих «деланий» в интернете. Теперь каждой направление (сайт, программа, методика или еще что-то, что требует моих действий) — это отдельный проект, который представляет из себя примерно следующую папку:

Папка проекта

Папка проекта

Далее я объясню все составляющие проекта на примере одного из моих — Безопасность.

Любой проект начинается у меня с Карты Ума, она же MindMap. Это мощное средство вытягивания из мозга идей, информации, а так же хранения этой информации. Раньше я пытался держать это все в голове, но эффективность Карт Ума заметно выше. Вот что представляет у меня mindmap для проекта Безопасность:

Карта ума

Карта ума (кликабельно)

Карта ума отображает Цели и Задачи проекта в свободном виде. Тут у меня получилась довольно не стандартная схема, но можно было прописать и цели (сохранить безопасность -> webmoney, хостинга, сайтов, паролей и т.д.) чтобы было понятно с чем работать. Из целей вытекают общие задачи. Вот еще пример:

(кликабельно)

(кликабельно)

Далее я распечатываю эти схемы и вешаю на стенку. Утром я смотрю на задачи и записываю их более конкретных «потомков» (четко сформулированные задачи) в тетрадь Автофокус а затем в течении рабочего дня выбираю из тетради более привлекательные для меня в определенное время задачи и выполняю их.

Схема может претерпевать изменение в любое время, стоит сразу туда записывать любые идеи.

Для работы с Картами Ума существует много программ, я использую бесплатную FreeMind.

Папка Информация содержит всю нужную информацию по проекту. По безопасности это у меня: ссылки на сайты, где выкладываются уязвимости Joomla, ссылки на онлайн проверки на вирусы и т.д. В общем чаще всего ссылки на какие-то ресурсы, чтобы не забыть.

В Подпроектах создаются проекты, которые связаны с этим, но требуют для удобства своей личной структуры. У меня это, например, перенос существующих сайтов на Drupal CMS.

В папке ТЗ я сохраняю все технические задания, написанные в рамках проекта.

В файлах по проекту безопасности я сохранил компоненты защиты, найденные у себя Shell’ы и т.д.

Я каждый месяц собираюсь сохранять бекап проекта, не знаю на сколько это целесообразно, но всякое бывает.

Ну и в папке temp временные файлы, сбросить с FTP чтобы отредактировать, какие-то картинки для заливки, и другое, что не пригодится в будущем.

Далее в таблице Люди все партнеры по проекту (предоставляющие услуги) и в Финансах информация о расходах и доходах.

Почему проектная система? Раньше я пытался собирать все до кучи, все люди с которым я работаю, фин. отчет в одном файле, общий temp, папка Joomla и в ней все модули и т.д. Но в итоге я очень редко возвращался к этой информации, потому что ее трудно найти, трудно вообще про нее вспомнить. В проектной же системе это проще, хотя бы потому что определенная информация связана с определенным проектом (из мнемотехники — мозг запоминает только связи) и можно вспомнить «Ага, вот этот модуль я использовал на этом сайте, значит он в папке этого проекта». Аналогично по людям, с которыми ведется работа. Ну и по финансам проекта можно понять, окупается ли он вообще, какую прибыль приносит — может его стоит продать или наоборот уделить особое внимание?

К тому же из МайндКарт складывается огромный список задач, которые нужно учится делегировать, а выбирать себе можно те, которые приглянулись в данный момент, которыми хочется заниматься.

Вот ссылка на шаблон для проекта, в нее так же включил кое-какие шаблоны для технических заданий.

П.С. Выпустил методику по составлению СЯ. По поим праведным убеждениям именно с него начинается настоящий СДЛ. Отзывы тут.

12 комментариев на «Проектная система»

Пишет Валерий | 11 Октябрь 2011 в 01:48

Ваша система не слишком гибкая. Как минимум из за того, что не позволяет быстро помещать и извлекать информацию.

Вторая проблема — низкий уровень планирования и управления временем.

Ну а третья — отсутствие возможности рассматривать ваши проекты на разных уровнях (сделать сайт-сделать сетку-заработать миллион).

Рекомендую почитать методологию GTD и начать применять. Увы, на PC не знаю нормального софта. На маке это OminFocus — невероятная мощь. Дополняю его Evermote+DropBox+Google = в любом месте планеты где есть интернет, я могу продуктивно работать. Причем я легко могу сделать много как за 30 минут, так и за несколько часов (то есть я могу возвращаться к делам 4 раза по 15 минут и прогресс идет)

Пишет Reader | 11 Октябрь 2011 в 03:42

По сайтам у меня примерно такая же система хранения информации, только для меня более удобная. В остальном согласен конечно, чем больше проектов, тем сложнее понять первоочередные задачи, а в итоге часто не делаешь никаких.

Пишет kronos | 11 Октябрь 2011 в 09:54

Валерий, GTD я читал, пробовал, но для меня она ничего кроме усталости и вообще нежеления работать не несет. Она лишает творчества. На составление планов уходит слишком много времени, и опять же, никакой гибкости. Все это у меня заменил Автофокус.
Evernote, согласен, хорошая штука.

Пишет Андрей | 11 Октябрь 2011 в 20:58

Интересно было почитать. Карты ума это кажется из НЛП? На счет хранения файлов перешел недавно на автоматический бэкап, сильно экономит время и не отвлекает.

Пишет kronos | 11 Октябрь 2011 в 22:42

Андрей, да, связан с НЛП.
С помощью чего бекап реализуете?

Пишет Galer | 5 Ноябрь 2011 в 22:41

Боже, что за фигня. Бекапы можно стандартными средствами через icloud на мобильник автоматом лить. Папка _temp вообще бред какой-то. Я сделал Private диск для резервирования информации, папку temporary и workspace и разделил последнее на категории. Папку temporary открыл через opera unite + в локалку. Удобная штука — универсальный пароль, шаблоны в Punto switcher. Да и все-все хронологическое можно реализовать через таск щедулер, в т.ч. бекапы, так, что твое творение ужасно). Зато ты не такой ленивый как я. :D

Пишет Galer | 5 Ноябрь 2011 в 22:44

А карта ума — это что-то типа закладки целей? Посмотри майкрософт студент дей 2011, там про нее говорили.

Пишет RetroPR | 16 Ноябрь 2011 в 16:48

Календарем Майкрософт Оутлука не пробовали пользоваться? Значительно экономит время. А вообще в сети где-то видел хорошую програмку с установкой на ПК, там все можно: планировать первостепенные и второстепенные задачи, ставить напоминания, распределять по группам и дням недели, при этом, если комп включен, то прога сама автоматом напоминает звуковым сигналом и всплывающим окном, что нужно сделать сейчас. Правда название проги забыл :(

Пишет Олег | 10 Январь 2012 в 17:16

Ого,спасибо статья реально полезная!

Пишет beznegativa | 13 Январь 2012 в 10:46

автоматизация на практике, о деньги бы за эту информацию не заплатил

Пишет Гомельский блогер | 17 Июнь 2012 в 21:16

Спасибо за пример ведения проекта, а то вечная путаница была в этих папках. Ничего в принципе не изменилось)))) но вот последний проект делал используя твой шаблон и вроде привык уже куда чего класть и где потом это все искать.

Пишет seo-coding | 5 Июль 2012 в 22:22

Прикольно.