Органiзацiйна структура управлiння пiдприємством невиробничоi сфери та ii вдосконалення в умовах ринку

яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення його

цілей. Існує два основних аспекти організаційного процесу. Одним з них є

поділ організації на підрозділи відповідно цілям і стратегіям, а інший ,

більш фундаментальний - взаємовідносини повноважень, що пов'язують вище

управління з нижчими рівнями працюючих і забезпечують можливість розподілу

і координації задач [20, с. 308]

При побудові структури системи управління необхідно дотримуватися

певних принципів, бо структура є основою системи управління . Вона

встановлює ті певні зв'язки між підрозділами , без яких не може

функціонувати управління. Один з принципів побудови структури - це

визначення ліній влади[26, с.67]

Концепція влади стверджує, що можна вимагати виконання чого-небудь від

іншої людини. Розглянемо це на прикладі Центру "Торгпреса". Центр є філією

ОППЗ "Черкасипошта", а керівником ОППЗ є генеральний директор який наймає

керівника Центру на посаду комерційного директора шляхом укладення з ним

контракту. Отже влада дається генеральним директором і реалізується через

повноваження. Комерційний директор Центру підзвітний генеральному

директорові ОППЗ Директор Центру є початком лінії влади в діях організації.

В свою чергу він має право:

1) діяти від імені обласного підприємства поштового зв'язку (ОППЗ) на

основі діючого положення без окремого доручення на це, по питаннях, що

відносяться до компетенції Центру;

2) організовувати роботу Центру на основі колегіальності та

єдиноначала в обговоренні і розв'язанні всіх питань по керівництву Центром

зі встановленням конкретної відповідальності посадових осіб за стан справ

на дорученій ділянці роботи;

3) надавати пропозиції керівництву ОППЗ щодо структури Центру, добору,

розміщенню керівників структурних підрозділів та спеціалістів;

4) здійснювати добір і розміщення робітників в Центрі;

5) заохочувати працівників Центру та накладати на них стягнення, у

відповідності з діючим законодавством;

6) перевіряти філії поштового зв'язку в межах своїх повноважень;

7) укладати договори з видавництвами на розповсюдження їх видань в

роздріб;

8) укладати договори з постачальниками товарів і товарно-матеріальних

цінностей виробничої сфери і вести з ними розрахунки;

9) затверджувати посадові інструкції і положення про структурні

підрозділи Центру;

10) проводити збори трудового колективу по питанням що стосуються

діяльності Центру;

11) вирішувати питання по забезпеченню Центру експлутаційними

матеріалами, обладнанням та іншим, для здійснення нормативного виробничого

процесу;

12) планувати діяльність та визначати стратегію і основні напрямки

розвитку Центру відповідно кон'юктури ринку продукції, товарів, економічної

ситуації та завдань ОППЗ.

Отже ми бачимо, що комерційний директор може наймати працівників і за

власним рішенням також наділяти їх владою. Але це влада іншого рівня. Вони

підпорядковуються йому і реалізують свої повноваження, які не виходять за

межі його повноважень.

Так, комерційний директор здійснює добір та розміщення керівників

структурних підрозділів та спеціалістів і затверджує їх посадові

інструкції. Таким чином будується ієрархія влади. Структура системи

управління набуває ієрархічної форми. В кожній посадові інструкції

визначено функції, обов'язки, права і відповідальність працівника, що

займає певну посаду.

Безпосередньо комерційному директорові підпорядковуються: головний

бухгалтер, зам. головного бухгалтера, економіст, начальник торгового

відділу, інженер з охорони праці та техніки безпеки, інспектор по кадрам,

начальник відділу виробничо - технічного забезпечення та групи по ремонту

обладнання, начальник дільниці експедирування. В свою чергу головному

бухгалтеру та його заміснику підпорядковуються два бухгалтери, економісту

підпорядковуються начальники всіх структурних підрозділів у межах його

прав, що перед бачені посадовою інструкцією. За погодженням з комерційним

директором вимагати від структурних підрозділів оперативні та зведені дані

з питань перелічених в посадовій інструкції. Начальнику торгового відділу

підпорядковуються організатори роздрібної торгівлі Черкаської,

Золотоніської та Смілянської дільниць роздрібу та відділу експедирування,

завідуючий магазином "Кругозір", начальнику дільниці експедирування -

організатор роздрібної торгівлі та сортувальники.

Інженеру з охорони праці та техніки безпеки підпорядковуються у межах

його прав, що передбачені посадовою інструкцією, існуючі в організації

структурні підрозділи. Він має право зупиняти роботу дільниць, машин,

механізмів у разі порушення, які становлять загрозу життю або здоров'ю

працюючих.

Начальнику відділу виробничо-технічного забезпечення підпорядковуються

інженер по ремонту кіоскової мережі, електромеханік, слюсар, прибиральниці

і сторожі, та група по ремонту обладнання.

Кожний підлеглий повинен виконувати поставлені перед ним завдання і

періодично звітувати за їх виконання. Кожна посада в ієрархії управління

наділяється конкретними правами. Перетин областей влади і повноважень не

повинно бути. Якщо працівник не впевнений хто є його начальником, він буде

спантеличеним, його праця буде непродуктивна, він буде плутатися в даних

йому вказівках. Це призводить також до зниження відповідальності, тому що

завжди можна пояснити невиконання роботи протиріччям вказівок,

непогодженістю термінів і т.д. Тому в даній організації спостерігаємо три

чіткі рівні відповідальності: комерційний директор відповідальний перед

генеральним директором ОППЗ, перед комерційним директором відповідальні

начальники структурних підрозділів, а перед начальниками структурних

підрозділів несуть відповідальність їх підлеглі по відділам.

Взагалі відповідальність - це обов'язок виконувати поставлені задачі і

відповідати за їх задовільне вирішення [20, с.309] Чіткий розподіл

відповідальності є важливим принципом організації. Будь-яка діяльність

працівника в організації характеризується функціями (що він може робити),

обов'язками (що повинен робити) і відповідністю (за що повинен

відповідати). Функції і обов'язки можуть співпадати, але відповідальність і

обов'язки іноді в практиці управління не відповідаючи одне одному. Це буває

тоді, коли роботу виконує один, а відповідає за неї інший. Такий стан речей

не можна приймати за норму. Відповідальність повинна чітко відповідати

обов'язкам працівника, саме з цією метою розробляються посадові інструкції.

Так комерційний директор несе персональну відповідальність за:

1) виконання покладених на Центр завдань і здійснення функцій;

2) стан та діяльність Центру;

3) формування та виконання фінансових планів;

4) раціональне розміщення кадрів;

5) зберігання, облік та раціональне використання товарно-матеріальних

цінностей;

6) зберігання і облік друкованої продукції, знаків поштової оплати,

товарів народного споживання та іншого;

7) додержання вимог "Правил торгівлі на Центрі";

8) за додержання порядку ведення і достовірності бухобліку та

статистичної звітності, за правилами застосування чинного законодавства в

господарській діяльності;

9) дотримання трудової, виконавчої дисципліни, трудового

законодавства;

10) забезпечення безпечних умов праці, дотримання ЗУ "Про охорону

праці", вимог правил протипожежної безпеки та нормативних актів по

виробничій санітарії;

11) ступінь відповідальності інших працівників встановленим посадовим

інструкціям, які затверджуються начальником Центру.

В той же час як обов'язки комерційного директора не передбачені

посадовою інструкцією, очевидно вони визначаються умовами контракту.

Проаналізуємо права, обов'язки і відповідальність кожної посадової

особи. Розподіл обов'язків означає визначення масштабу повноважень і міри

відповідальності по кожній посаді [27, с. 73]

Обов'язки та відповідальність головного бухгалтера , замісника ,

бухгалтерів та економіста майже однакові, їх посадові інструкції різняться

тільки за визначенням функцій та прав визначених посадових осіб.

Обов'язки:

- знати поштові правила, поставки, накази, вказівки, розпорядження та

інші керівні документи по поштовому зв'язку, основи організації праці,

економіки та ін.;

- знати постанови, накази, методично-нормативні акти та інструкції по

веденню бухобліку, обліку грошових коштів, матеріальних цінностей та ін.;

- знати і виконувати вимоги інструкцій з охорони праці в обсязі

роботи, що виконується. Знати свої права і обов'язки в основах

законодавства про охорону праці;

- додерження обов'язків з охорони праці передбачених правилами

внутрішнього трудового розпорядку підприємства;

- негайно повідомляти про небезпеку своєму керівництву або іншій

посадовій особі за положенням.

Відповідальність:

- за якість і вчасність виконання покладених на дану особу посадовою

інструкцією обов'язків;

- несе персональну відповідальність за порушення правил безпеки.

Права бухгалтера:

- доповідати головному бухгалтеру про всі виявлені недоліки у межах

своєї компетенції;

- вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з

обов'язками передбаченими даною посадовою інструкцією;

Права економіста:

- за погодженням з комерційним директором вимагати від структурних

підрозділів оперативні та зведені дані з питань перелічених в посадовій

інструкції;

- вносити пропозиції щодо виконання роботи, пов'язаної з обов'язками

передбаченими даною посадовою інструкцією.

Отже, згідно з посадовими інструкціями даних посадових осіб,

відповідальність і і обов'язки відповідають одне одному, тому що

відповідальність передбачається за якість і вчасність виконання покладених

на особу даною посадовою інструкцією обов'язків та за порушення правил

безпеки, що є загальною вимогою для кожної посадової особи.

В обов'язки начальника торгового відділу входить:

- знання правил роботи роздрібної торговельної мережі;

- контролювати норматив товарних запасів у кіосках;

- вчасно робити перевірку роботи торгових точок;

Начальник торгового відділу відповідає:

- за якісне складання замовлень на газети та журнали, які включені до

каталогу Центру, обласні газети, періодичні видання Росії;

- виконання роздрібного плану товарообороту;

- виконання нормативних запасів товарів.

Права даної особи досить обмежені - в обсязі посадової інструкції

вносити пропозиції, направлені на поліпшення роботи.

Інспектор по кадрам повинен: знати діюче законодавство про прийом,

переміщення та звільнення працівників; порядок ведення та зберігання

трудових книжок; знати постанови, розпорядження, накази вищих органів,

порядок і термін складання звітності, основи трудового законодавства;

Несе відповідальність за якість і вчасність виконання покладених на

нього посадових обов'язків. Має право: доповідати комерційному директорові

про всі виявлені недоліки у межах своєї компетенції; вносити пропозиції

щодо вдосконалення роботи.

В обов'язки інженера з охорони праці та техніки безпеки входить:

забезпечення працівників правилами, стандартами, нормами, положеннями та

іншими нормативними актами з охорони праці; організація паспортизації

цехів, дільниць, робочих місць щодо відповідності їх вимогам охорони праці;

вести облік , аналіз нещасних випадків, професійних захворювань і аварій,

шкоди нанесеній цими подіями; підготовка статистичних звітів підприємства з

питань охорони праці; забезпечення підвищення кваліфікації та перевірки

знань посадових осіб з питань охорони праці.

Несе персональну відповідальність за: невідповідність прийнятих ним

рішень вимогам діючого законодавства з охорони праці; невиконання своїх

функціональних обов'язків передбачених посадовою інструкцією;

недостовірність та невчасність підготовки статистичних звітів з охорони

праці; низьку якість проведеного розслідування нещасних випадків на

виробництві.

Має право: представляти підприємство в державних та громадських

установах при розгляді питань охорони праці; безперешкодно в будь-який час

відвідувати виробничі об'єкти, структурні підрозділи підприємства, зупиняти

роботу виробництва, дільниць машин, механізмів у ряді порушень, які

створюють загрозу життю або здоров'ю працюючих; здійснювати зв'язок з

медичними закладами, науковими та іншими органами з питань охорони праці,

організовувати проведення їх рекомендацій.

До обов'язків начальника відділу виробничо - технічного забезпечення

та групи по ремонту обладнання входить: систематичний контроль виконання

трудового розпорядку; забезпечення належноГо утримання службових та

виробничих приміщень; вчасно доводити до працівників накази та

розпорядження, вказівки директора; повідомляти керівника підприємства та

інженера з охорони праці про кожний нещасний випадок; забезпечувати робочі

місця плакатами, попередженнями , знаками безпеки; при виявленні неполадок,

пограбуванні, пошкодженні кіосків виїздити до місця події.

Несе відповідальність за додержання головних вимог техніки безпеки та

охорони праці, якості та вчасності виконання робіт.

Має право: вносити пропозиції з питань, що відносяться до компетенції

відділу; здійснювати добір та розміщення кадрів, надання пропозицій щодо

заохочення працівників та накладення на них стягнень у відповідності з

діючим законодавством; організовувати роботу відділу на виконання

поставлених задач та дотримання високої якості роботи; створити сприятливі

умови для забезпечення високопродуктивної праці; забезпечити працівників

інструментом та робочим одягом.

Отже, як показує аналіз, відповідальність і обов'язки в практиці

управління даної організації співпадають, а права співпадають з функціями і

обов'язками.

Іншим принципом побудови структури організації є поєднання повноважень

і відповідальності. Влада і відповідальність завжди існують разом. Вони

нерозривні, але вони повинні бути і сумісними. Ця сумісність виявляється в

обсягах влади і мірі відповідальності, відповідальності області влади і

області відповідальності. Дія цього принципу повинна зупиняти зловживання

владою і мотивувати серйозне відношення керівника до проблем, що вирішує і

до людей, які виконують завдання. Не можна реалізувати повноваження і не

нести відповідальності або уникати її, не можливо відповідати за те, що не

входить у ваші повноваження. Повноваження являють собою обмежене право

використовувати ресурси організації і спрямовувати зусилля деяких її

співробітників на виконання певних завдань. Тому права кожної посадової

особи чітко визначені [26, с. 67-68]

Засобом за допомогою якого керівництво встановлює відношення між

рівнями повноважень, є делегування. Неможливо зрозуміти організаційний

процес без попереднього розуміння делегування і пов'язаних з ним

повноважень і відповідності. Делегування - це передача задач і повноважень

особі, яка бере на себе відповідність за її виконання [20, с.308] Ніхто не

може делегувати більше влади або відповідності ніж він сам має. Коли

делегується влада і відповідальність підлеглому для виконання певної

роботи, начальник не звільняється відповідальності перед вищим керівництвом

за виконання. Відповідальність означає, що працівник відповідає за

результати виконання завдання перед тим, хто делегує йому повноваження.

Обсяг відповідальності - одна з причин високих посадових окладів у

адміністративно-управлінського апарату.

Аналізуючи ступінь делегування повноважень в Центрі на основі вище

розглянутих прав, обов'язків і відповідності посадових осіб в цій

організації, бачимо, що генеральний директор ОППЗ "Черкасипошта" делегує

повноваження комерційному директорові Центру, що виражається в наданні

права діяти від імені ОППЗ на основі діючого "Положення про Центр

"Торгпреса"" без окремого доручення на це, по питаннях, що відносяться до

компетенції Центру. Повноваження передаються комерційному директорові разом

з відповідальністю за виконання накладених на кого завдань, Комерційний

директор делегує повноваження головному бухгалтеру, економісту, начальнику

торгового відділу, інженеру з охорони праці, інспектору по кадрам, та

начальнику відділу виробничо-технічного забезпечення і групи по ремонту

обладнання в межах їх функцій , обов'язків і відповідності, а вони в свою

чергу передають їх своїм підлеглим. Таким чином комерційний директор

розподіляє серед співробітників велику кількість завдань, які повинні бути

виконані для досягнення цілей всієї організації, що передбачені діючим

"Положенням про Центр "Торгпреса" . Така передача повноважень називається

лінійними повноваженнями.[20, с. 314] Керівник, що має лінійні

повноваження, має також право приймати певні рішення і діяти у визначених

питаннях без погодження з іншими керівниками в тих межах, які встановлені

організацією і передбачені посадовими інструкціями та положеннями про

відділ.

Наведемо конкретний приклад передачі лінійних повноважень в Центрі:

так в права комерційного директора входить перевірка філій підприємства

поштового зв'язку в межах своїх повноважень, він в свою чергу делегує це

повноваження начальнику торгового відділу в обов'язки якого входить вчасне

проведення перевірки роботи торгових точок. Так як у начальника торгового

відділу знаходиться у підпорядкуванні три організатори роздрібної торгівлі,

що виконують функції ревізорів, то він делегує їм виконання поставленого

задання і вони виїзджають на місце розміщення торгових точок організації і

здійснюють ревізію в кожному кіоску і двох магазинах. Дані про проведену

ревізію надаються економісту і в бухгалтерію, і після оформлення цих даних

у форму спеціальної звітності вона подається комерційному директорові на

ознайомлення.

Отже, делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівней

управління організації. Цей процес називається скалярним процесом або

ланцюгом команд[20, с. 315].

Розглянемо також функціонування організації щодо прийняття рішень. Від

процесу та швидкості прийняття рішень залежить взаємовідносини певних

структурних підрозділів.

Так як одним з основних завдань Центру є здійснення комерційно-

посередницької діяльності то діяльність організації безпосередньо пов'язана

з одержанням прибутку і забезпеченням рентабельності кожної торгової точки.

Вирішення проблем пов'язаних з цим завданням потребують персоналізації

рішень. Наведемо приклад взаємодії структурних підрозділів при вирішенні

проблеми нерентабельності деяких кіосків.

Організатори роздрібної торгівлі торгового відділу, які виконують

функції ревізорів, одержують звітність від кожного кіоскера про реалізовану

продукцію і подають до бухгалтерії економісту. Економіст розраховує

рентабельність по кіосках м. Черкаси, провадить економічний аналіз

одержаних розрахунків, і надає його комерційному директору на розгляд.

Комерційний директор повинен зрозуміти проблему, а для цього необхідно

чітке бачення мети і правильна оцінка ситуації, тобто існуючих обставин.

Якщо обставини , що призвели до виникнення даної проблеми швидко змінюються

погіршуючи ситуацію, то проблема потребує швидкого вирішення . Інакше

ситуація може настільки змінитися, що раніше обрані критерії для прийняття

рішення виявляться недійсними.

Комерційному директору для встановлення причин нерентабельності

окремих кіосків скликає збори кіоскерів цих кіосків, торгового відділу і

бухгалтерії. Причинами нерентабельності кіосків можуть бути: розміщення у

містах невеликого скупчення людей, далеко від зупинок і торгових центрів,

перевитрати на утримання і обслуговування даної торгової площі, невміння

продавця так розкласти товар і організувати вітрину, щоб це приваблювало

покупців, а може й просто його недоброзичливість до клієнтів. Після

встановлення причини виникнення проблеми слід визначити можливі варіанти її

вирішення. Рішення слід приймати і провадити в життя, поки інформація і

припущення, на яких вони грунтуються, залишаються точними і релевантними.

Тому у випадку з нерентабельними кіосками необхідно швидке прийняття

рішень. Якщо комерційний директор вирішить закрити нерентабельні кіоски то

наказ і розпорядження про це торкнеться торгового відділу, відділу

виробничого-технічного забезпечення, кіоскера даного кіоска та бухгалтерії

і швидкість вирішення проблеми буде залежати від узгодженої діяльності

вказаних відділів.

2. Аналіз діяльності торгового відділу

Так як ми аналізуємо комерційну організацію, то головним підрозділом в

її структурі є торговий відділ, від успішного функціонування якого залежіть

успіх всієї організації, тому він заслуговує більшої уваги. Проведемо

детальний аналіз цього відділу. Торговим відділом керує начальник, який

підпорядковується комерційному директору організації, тобто призначається,

переміщується і звільняється з даної посади комерційним директором. В своїй

діяльності керується правилами роботи роздрібної торгової мережі, питаннями

розповсюдження газет та журналів у роздріб, нормативними документами та

посадовими інструкціями. В свою чергу у підпорядкуванні начальника

знаходяться організатори роздрібної торгівлі по м. Черкаси, м. Сміла і м.

Золотоноша. У підпорядкуванні організатора роздрібної торгівлі по м.

Черкаси знаходиться завідуючі магазинами "Марка" і "Кругозір", а також 40

продавців, що працюють в кіосках. У підпорядкуванні організатора роздрібної

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6