Документообіг: сутність та вимоги до організац

2.2 Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом

Після попереднього розподілу вхідних потоків документів секретар реєструє необхідні групи документів і відправляє їх на розгляд керівництву та виконання в структурні підрозділи або конкретним посадовим особам.

«Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Mіністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153 визначає реєстрацію документа, як фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення реєстраційного позначення -- реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. [19]

Мета реєстрації -- забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативного використання наявної в них інформації. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі.

Основні правила реєстрації документів:

1. Кожен документ реєструється в певній установі лише один раз: вхідні документи -- у день їх надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; внутрішні та вихідні документи -- у день підписання або затвердження; у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.

2. Документи реєструють у межах груп незалежно від назви, автора і змісту.

3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, обліково-статистичні, планові, звітні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створено для використання в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

4. Реєстрації підлягають традиційні машинописні (рукописні) документи та документи, створені за допомогою ПК.

5. Під час реєстрації документам надають умовне позначення -- реєстраційний індекс. [13]

У ДСТУ 4163-2003 зазначено: «Індекс документа повинен складатися з порядкового номеру в межах реєстраційного масиву документів, що виходячи із завдань пошук, доповнббться індексами за номенклатурою справ, класифікатором кореспондентів, виконавців тощо». [11]

Індекс проставляють у правому нижньому кутку у відповідному штампі, також вказують дату надходження документа.

Наприклад, 135-07-753, де 135 - індекс кореспондента; 07 - індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ, 753 - порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року.

Для реєстрації документів використовують карткову, журнальну форми, а також електронну версію реєстрації. Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік. При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольні картку (РКК), придатну для опрацювання ПК.

Після попереднього розгляду та реєстрації документи попадають керівникам установи і структурних підрозділів відповідно до затверджених посадових інструкцій та функціональних обов'язків. Керівник повинен розглядати документи в день їх отримання і повертати їх секретареві. В процесі розгляду документа він накладає свою резолюцію. Потім документи передаються на виконання. [1; 8; 14; 16; 20; 22]

2.3 Інформаційно-довідкова робота

Для забезпечення ефективного використання інформації при прийманні різного роду рішень, наданні в розпорядження спеціалістів всього масиву інформації з певного питання організація повинна мати раціональну пошукову систему. Сучасна інформаційно-пошукова система (ІПС) повинна містити інформацію про всі документи, які знаходяться в організації. [1]

Основа побудови ІПС -- реєстрація документів, так як одна з головних цілей реєстрації -- створення банку даних про документи, запит до якого дозволяє оперативно дізнатися: у кого, де, на якій стадії розробки знаходиться документ; де, в якій справі знаходиться виконанний документ; в яких документах можна знайти інформацію з конкретного питання.

Система управління базами даних (СУБД) дозволяє отримувати довідки за будь-якою комбінацією даних, занесених до РКК.

Пошук документів можна виконувати по виконаним і невиконаним документам, по всій оперативній базі даних, а також за необхідністю -- по архівній базі даних.

Під час видачі інформації про конкретний документ на екран виводиться та при необхідності роздруковується реєстраційна картка. Під час пошуку групи документів результати пошуку виводяться на екран та роздруковуються у табличній формі.

У випадку пошуку невиконаного документа результатом пошуку буде інформація, у якого виконавця документ зараз знаходиться. Якщо документ вже виконаний, то на екран виводиться інформація, в якій справі знаходиться документ. [1; 13; 16; 22]

2.4 Документообіг вихідних документів

Основна робота секретаря з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці.

Схема роботи з вихідними документами приведена в додатку 4. [7]

Вихідні документи передаються поштовим або електронним зв'язком.

Документи для відправки передаються повністю оформленими, зареєстрованими зі вказанням поштової адреси або зі вказівкою на розсилку.

Документи, які підлягають відправці, повинні оброблятися і відправлятися у день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.

За допомогою засобів електронного зв'язку здійснюється передача інформації у вигляді телеграм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень.

Види документів, інформація яких передається каналами електронного зв'язку, а також необхідність і порядок досилання їх бумажного оригінала адресату, визначається інструкцією з діловодства.

Документи, виготовлені на ПК, надсилають із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.

Телеграми, які створюються в організації приймаються співробітниками служби ДЗУ підписаними, датованими, зареєстрованими, з наявністю візи та відміткою про категорію та вид відправки.

Передача телефонограм здійснюється усно каналами телефонного зв'язку і записується (друкується) отримувачем. [1; 8; 13; 14; 20]

2.5 Документообіг внутрішніх документів

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходження вихідних документів, а на етапі виконання -- проходженню вхідних документів. (Додаток 5). [7]

Проекти розпорядчих документів після підготовки та погодження із зацікавленими підрозділами та посадовими особами передаються секретарю, який контролює правильність їх оформлення. Оформлені документи передаються на підпис керівництву.

Копії підписаних керівниками розпорядчих документів обов'язково передаються до структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться ці питання.

Передача документів між страктурними підрозділами здійснюється секретарями структурних підрозділів або особами, які відповідають за діловодство. [8; 14]

Розділ 3 ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ

Шлях руху документів має бути визначений прийнятим управлінським процесом у кожній конкретній організації. Наприклад, якщо керівник вимагає, щоб усі отримувані документи спочатку доводились до його відома, і тільки він визначає виконавця, шлях руху документів буде багатоступеневим зверху вниз. Якщо ж функції чітко розмежені між структурними підрозділами та співробітниками, більша частина документів попадає зразу до виконавців. Так само від прийнятого в організації порядку розмежування обов'язків і делегування повноважень співробітникам апарата залежить рух документів при узгодженні та підписанні.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Це дає змогу встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами. [13]

Як правило, основними учасниками документообігу є: керівник, секретарі, керівники структурних підрозділів, канцелярія та інші підрозділи, відповідальні за реєстрацію та організацію роботи з документами.

Взаємодія між основними учасниками документообігу здійснюється в процесі передачі документів на підписання, узгодження, ознайомлення, виконання, реєстрацію. [26]

Традиційно в вітчизняній практиці документи у підрозділи направляються від керівника до керівника, «спускаючись» до конкретних виконавців. Це дозволяє кожному керівнику контролювати діяльність своїх співробітників, однак довгі та часто формальні ланцюжки різко знижують ефективність управління. [6]

Тому під час розроблення схем документообігу доцільно складаюти раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:

Керівниками -- візування документів; приймання рішення про маршрут просування документів; проведення аналізу зведень; уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни.

Канцелярією -- приймання документів; реєстрація; розсилання; контроль за модифікацією; одержання інформації про виконавця; видача нагадувань і зведень; зняття документів з контролю.

Виконавцями -- отримання документів на виконання; підготовка вихідних документів; підписання у керівництва і передача в канцелярію; одержання розпорядчої інформації; звіт про стан виконання документа.

Схеми документообігу розробляють керівники діловодної служби за участю керівників зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діловодної служби або установи.

Зазвичай схеми розробляють для різноманітних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх; наказів з основної діяльності і особового складу, листів, замовлень, рекламацій). Для кожної групи документів створюють окрему схему обігу. [13]

Схеми документбігудля великих організацій, які мають структурні підрозділи, та маленьких організацій будуть різні. (Додаток 6). [21]

ВИСНОВКИ

Тема документообігу зацікавила своєю багатогранністю та різнобічністю багатьох науковців. Спираючись на це, підводимо підсумок, що вона достатньо розроблена. В процесі дослідження теми висувалися різні думки та пропозиції авторів щодо вдосконалення системи документообігу загалом та в окремих організаціях. Як наслідок ми маємо велику кількість робіт, які торкаються данної теми, -- це і підручники, і навчальні посібники, і рекомендації фахівців, а також числені статті, написані авторами як висновок власного досвіду.

Проаналізувавши літературу, робимо висновок, що документообіг включає три основні групи документопотоків: потік вхідних документів, потік вихідних документів та потік внутрішніх документів. Але кожна з цих груп може містити свої потоки документів (розподілені, наприклад, за видом).

Основна вимога документообігу -- це уникнення дублювання.

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, який складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу. В залежності від обсягу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану. А головне правило документообігу -- це оперативність проходження документів найкоротшим та прямим шляхом з найменшими витратами часу.

Основними етапами та складовими документообігу є: документообіг вхідних, вихідних та внутрішніх документів, їх попередній розгляд, реєстрація, розгляд керівництвом та інформаційно-довідкова робота.

Найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 - 65% документів, а 10 - 15%. Така система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації.

Забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативне використання наявної в них інформації -- це мета реєстрації документів. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі. Виконавців та терміни виконання документа зазначаються в резолюції, яка накладається керівником під час попадання документа на розгляд керівництва.

Організація повинна мати раціональну пошукову систему, щоб забезпечувати ефективне використання інформації при прийманні різного роду рішень, надавати в розпорядження спеціалістів увесь масив інформації з певного питання.

Основна робота з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці. Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходження вихідних документів, а на етапі виконання -- проходженню вхідних документів.

Встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами допомагають схеми документообігу, які різняться для різних видів організацій та документів.

Як висновок, можна відмітити, що правила організації документообігу не дуже складні у виконанні та відіграють дуже важливу роль. Дотримання основних правил документообігу дозволить досягти прямоточності направлення документопотоків, скоротити час на обробку документів. Також все це дозволить забезпечити рівномірне надходження документів та пропорційну зайнятість, як спеціалістів апарата управління, так і служби діловодства. Отже як наслідок визначаємо, що все це впливає на покращення документаційного забезпечення управління вцілому.

Додаток 1

Довідка про обсяг документообігу

За______________200__р.

Додаток 2

ГРАФІК

документообігу на 2004 рік

Склав:

Головний бухгалтер

(підпис) В.В. Петрова

Додаток 3

Схема проходження вхідних документів

Додаток 4

Схема роботи з вихідними документами

Додаток 5

Схема проходження внутрішніх документів

Додаток 6

Схема документообігу організацій, які мають структурні підрозділи

Схема документообігу невеликих організацій

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации /Н.Н. Анодина. - М.: Омега. - Л, 2006. - 172 с.

2. Асєєв, Г.Г. Методологія автоматизації діловодства: документи // Вісник Книжкової палати. - 2004. - № 11. - С. 23-26

3. Асєєв, Г.Г. Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи //Вісник Книжкової палати. - 2004. - № 6. - С. 17-19

4. Асєєв, Г.Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи //Вісник Книжкової палати. - 2004. - № 4. - С. 26-29

5. Асеев, Г. Г. Электронный документооборот /Г.Г. Асеев. Учебник. - К.: Кондор. - 2007. - 500 с.

6. Баласян, В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - № 4. - С. 14-18

7. Березина, Н.М. Современное делопроизводство /Нора Березина, Елена Воронцова, Лидия Лысенко. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.

8. Беспянська, Г.В. Організація роботи з документами: Навчальний посібник для дистанційного навчання /Г.В. Беспянська; Відкритий міжнародний університет розвитку людини «Україна». - К.: Ун-т «Україна», 2006. - С. 40-59

9. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному /М.П. Бобылева. - М.: МЭИ, 2004. - 172 с.

10. Быкова, Т.А. Основные правила организации документооборота предприятия //Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2003. - № 9. - С. 6-14

11. ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів //Держспоживстандарт України, 2003. - 22 с.

12. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. - К: Держспоживстандарт України, 2004. - 35 с.

13. Комова, М.В. Діловодство: Навчальний посібник /М.В. Комова; Національний ун-т «Львівська політехніка». - Львів: Тріада плюс, 2006. - 217 с.

14. Красавин, А.С. Секретарь и документооборот. //Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - № 4. - С. 8-13

15. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник /В. А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 575с.

16. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство //Секретарское дело. - 2003. - № 1.

17. Кузнецова, Т.В. Документооборот и его анализ //Секретарское дело. - 2003. - № 3. - С. 12-15

18. Митяев, К.Г. Теория и практика архивного дела /К. Г. Митяев. - М.: центр топография МВС им. К.Е. Ворошилова, 1946.

19. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 //Офіційний вісник України, 1997. - 36 с.

20. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству /М. Рогожин. - СПб.: Питер, 2006. - 192 с.

21. Сельченкова Светлана. Документооборот: принципы организации и анализ //Секретарь-референт. - 2004. - № 11. - С. 23-26

22. Спивак, В.А. Делопроизводство /В.А. Спивак. - СПб.: Питер, 2003. - 208 с.

23. Тараканов, К.В. Информатика. Учебное пособие /К. В. Тараканов. - М.: Книга, 1986. - С. 32

24. Таранченко Ольга. Делопроизводство - автоматизация работы //Секретарское дело. - 2003. - № 4. - С. 27-28

25. Філіпова, Л.Я. Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організація, технології (зарубіжний досвід) // Вісн. Кн. палати. - 2001. - № 4. - С. 15-18

26. Химич, Ю.В. Документооборот в территориально-распределённой компании // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006. - № 9. - С. 24-33

27. Шеремета, А. Первинні документи та документообіг на підприємстві //Секретарь-референт. - 2004. - № 10. - С. 20-23

Страницы: 1, 2