Документационное обеспечение деятельности архива государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

Для хранения документов архивного фонда инспекции, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив инспекции. Функции по работе с архивными документами возлагаются на делопроизводителя.

В своей работе архив инспекции руководствуется законодательством РФ законодательными актам Пермского края по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящий организаций руководства инспекции, правилами и другими номативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами и настоящим положением.

Контроль за деятельностью архива инспекции осуществляет начальник инспекции. Организационно-методическое руководство деятельностью архива инспекции осуществляет ГОУ ГАПК

При ликвидации инспекции передача документов входит в обязанности ликвидационной комиссии. При реорганизации инспекции с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизованного учреждения и его архив.

В Архив поступают:

- Законченные делопроизводством документы постоянного хранения. Образовавшиеся в деятельности инспекции, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу (документы по личному составу могут поступать в ГУ ГАПК на возмездной основе по договору);

- Документы постоянного строка хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

o Личные фонды ведущих работников инспекции;

o Служебные и ведомственные издания;

o Кино-, фото-, фоно- видеодокументы;

o Машиночитаемые документы;

o Научно-справочный аппарат к документам архива.

К задачам архива относится комплектование документов, учет, обеспечение сохранности, качества документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве, подготовка и своевременная передача документов архивного фонда инспекции, осуществление контроля за формирование и оформление дел
в делопроизводстве инспекции.

В соответствии с возложенными на него задачами архив инспекции осуществляет следующие функции:

1) Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводства, учитывает и хранит документы инспекции, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством (номенклатуре дел инспекции или по акту);

2) Составляет и предоставляет на позднее, чем через 3 года после заверения делопроизводством годовые разделы описи дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии инспекции (ЭК) и экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края;

3) Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

4) Создает, пополняет совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно0 справочным аппаратом ГОУ ГАПК;

5) Организует использование документов

6) Информирует руководство и работников инспекции о составе и содержании документов архива;

7) Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

8) Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии инспекции;

9) Оказывает методическую помощь службе делопроизводства, контролирует правильное формирование и оформление дел в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче в архив инспекции;

10) Ежегодно предоставляет в ГОУ ГАПК сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива);

11) Подготавливает и в установленном порядке передает документы архивного фонда инспекции, составляющие часть Архивного фонда пермского края, на хранение в ГОУ ГАПК.

12) Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях инспекции;

13) Запрашивать от структурных подразделений инспекции сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архи задач и функций.

Сотрудник, отвечающий за архив в инспекции, несет ответственность за невыполнение возложенных на архив задач и функций.[37]

Также архив инспекции руководствуется положением «О постоянно действующей экспертной комиссии», в котором рассматриваются

1) Общие положения;

2) Задачи Экспертной Комиссии;

3) Функции Экспертной Комиссии;

4) Права Экспертной Комиссии;

5) Организация работы Экспертной Комиссии.

В соответствии с положением «О постоянно действующей Экспертной Комиссии» постоянно действующая экспертная комиссии (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение в ГОУ «Государственный архив Пермского края (далее - ГОУ ГАПК) документов Архивного фонда Пермского края, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности инспекции.

Постоянно действующая ЭК является коллективным совещательным органом при начальнике инспекции. Решения комиссии фиксируются в протоколах и вступают в силу после их утверждения начальником инспекции. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», другими законодательными актами РФ, Законом Пермского края «Об Архивном деле в Пермском крае», распорядительными документами (отраслевого, федерального, вышестоящего) органа управления, приказами начальника инспекции, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Агентства по делам архивов Пермского края ГОУ ГАПК, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК инспекции. ЭК возглавляется заместителем начальника инспекции. Секретарем ЭК назначается ответственное лицо. Персональный состав ЭК назначается приказом начальника инспекции из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, ответственного за делопроизводство. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

Основными задачами ЭК являются:

1) Организация и проведение экспертизы ценности (ЭЦ) документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2) Организация и проведение ЭЦ документов на стадии подготовки дел к архивному хранению.

3) Организация и проведение отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальности документации (если таковые образуются в деятельности инспекции)

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

- Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов инспекции (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

- Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов инспекции и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

- Оказывает содействие и методическую помощь специалистам инспекции.

- Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

o На утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение начальника инспекции:

o Описи дел постоянного строка хранения управленческой и специальной документации.

o На согласовании ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение начальника инспекции:

o Сводную номенклатуру дел учреждения;

o Описи дел по личному составу.

Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для специалистов инспекции консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации. [38]

Также указано, что ЭК имеет право в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельно специалистам инспекции по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, ЭЦ документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов; запрашивать от руководителей структурных подразделений письменное объяснение о причинах утраты, предложения и заключения, заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов архивного фонда учреждения, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, о причинах утраты документов; приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителям ГОУ ГАПК, сторонних организаций; не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы; информировать начальника инспекции по вопросам, относящимся
к компетенции комиссии; в установленном порядке представлять свое учреждение в Агентстве по делам архивов Пермского края.

ЭК учреждение работает в тесном контакте с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, с ЭПМК ГОУ ГАПК, центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методичские указания. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.[38]

Так как на данный момент должности заведующего архива нет в штатном расписании, временно архивом заведуют консультанты и главный специалист (делопроизводитель).

Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется должностным регламентом «Государственного гражданского служащего Пермского края главного специалиста (делопроизводителя) отдела административно-финансового обеспечения», который состоит из следующих разделов:

1 Общие положения;

2 Квалификационные требования;

3 Должностные обязанности;

4 Права;

5 Ответственность;

6 Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;

7 Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;

8 Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;

9 Порядок служебного взаимодействия;

10 Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности.

В соответствии с регламентом делопроизводителя главный специалист (делопроизводитель) назначается на должность и освобождается от должности приказом начальника Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края (далее инспекция) в порядке, установленном законодательством о государственной службе. Главный специалист подчиняется начальнику инспекции, начальнику отдела административно-финансового обеспечения инспекции.

Главный специалист в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства Пермского края, приказами начальника Инспекции (далее - правовые акты), положениями об Инспекции и отделе по административно-финансовому обеспечению, а также настоящим должностным регламентом и другими документам Инспекции.

На должность главного специалиста назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, или образование, считающееся равноценным.

Для исполнения должностных обязанностей главный специалист должен знать и уметь применять правовые акты применительно к осуществлению должностных обязанностей. Также в число профессиональных знаний главного специалиста входят: знания организации государственной власти и местного самоуправления в Российской Федерации и Пермском крае; законодательного процесса в Российской Федерации и Пермском крае; законодательного процесса в РФ и Пермском крае; порядка подготовки проектов правовых актов губернатора пермского края, Правительство пермского края и иных правовых актов; основ делопроизводства, системы организации контроля за исполнением документов, порядка работы со служебной информацией и персональными данными работников.

Для исполнения должностных обязанностей главный специалист должен иметь навыки по обеспечению деятельности управленческого аппарата предприятий или учреждений, обеспечения выполнения задач и функций по документационному обеспечению деятельности управленческого аппарата, бесконфликтного общения, стрессоустойчивостью, реализации управленческих решений, исполнительной дисциплины, владеть навыками работы организационной техникой, персональным компьютером на уровне умелого пользователя (знание основных офисных программ MC Office: Word, Excel, Outlook Express, Internet Explorer); работы в системе электронного документооборота (СЭД); владение необходимым программным обеспечением.

Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе, главный специалист обеспечивает своевременную обработку и регистрацию поступающей и отправляемой документации. Контролирует сроки исполнения поступающих в Инспекцию документов, приказов и поручений начальника Инспекции должностными лицами Инспекции. Доводит до сведения начальников отделов информацию об имеющихся нарушениях в части своевременного предоставления ответов на документы, стоящие на контроле. Систематически анализирует поступившую и отправляемую корреспонденцию, вносит предложения по улучшению работы с корреспонденцией. Контролирует выполнение сотрудниками Инспекции установленных требований оформления документов и материалов к ним. Формирует исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел. Оформляет и обрабатывает дела, подлежащие сдаче в архив инспекции. Ежедневно получает и отправляет корреспонденцию через отдел по организации работы со служебной корреспонденцией Аппарата Правительства Пермского края. Оформляет и отправляет корреспонденцию через средства связи. Осуществляет печатные и копировальные работы по поручению начальника одела и начальника Инспекции. Принимает меры по упорядочению и оптимизации документопотока. Выполняет поручения начальника инспекции, заместителя начальника, начальника отдела административно-финансового обеспечения. Осуществляет контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений начальника Инспекции, взятых на контроль.

Главный специалист имеет право:

Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые для осуществления своих функций информацию и материалы от сотрудников Инспекции. Возвращать на доработку проекты документов, подготовленные с нарушение инструкции по делопроизводству. Пользоваться в установленном порядке информацией, содержащейся в банках данных администрации и в исполнительных органах государственной власти Пермского края. Доступа в установленном порядке, в связи с исполнением должностных обязанностей, в государственные органы, органы местного самоуправления, общественные объединения и иные организации. Консультировать специалистов Инспекции по вопросам, входящим в его компетенцию. На профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном федеральными законами.

На главного специалиста распространяются все права, ответственность и обязанности, предусмотренные статьям 14 Федерального Закона от 27.07.204г. №73-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

В случае необходимости выходить с предложениями к начальнику отдела о внесении изменений и дополнений в настоящий должностной регламент.

Главный специалист обязан самостоятельно принимать решения по подготовке протоколов, писем, планов, отчетов. В Соответствии с решение начальника инспекции главный специалист (делопроизводитель) участвует в подготовке нормативных правовых актов губернатора пермского края, служебных записок, писем Председателя Правительства Пермского края. Главный специалист руководствуется установленными законодательством Российской Федерации и пермского края сроками и процедурами подготовки и рассмотрения проектов управленческих и иных решений, а также административным регламентом, положением о Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования пермского края; осуществляет свои полномочия во взаимодействии с органами государственной власти РФ и Пермского края, предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности специалистами инспекции, гражданами по вопросам, относящимся к компетенции отдела. [39]

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. [9]

В состав информационно-справочных документов входят: докладные записки, служебные записки, заявления, заключения, списки и перечни.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. [9]

В Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования докладная записка пишется либо по инициативе работника, либо по требованию руководства. Цель составления докладной записки - информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.

Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации, название вида документа, дата, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. [9]

В Инспекции служебная составляется записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо и другое или просто какое-то объявление, инструкция, извещение и прочее.

Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложения лица учреждению или должностному лицу. [9]

Заявления подразделяются на две группы:

- по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);

- сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.

Обязательными реквизитами заявления являются название вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.

Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Обязательными реквизитами являются название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги). [9]

В Инспекции чаще всего заключения встречаются в лицензионных и аккредитационных делах. В них оглашается результаты, в которых говорится, может продолжать образовательное заведение или нет, а так же о присвоении того или иного звания, лишения прав на какую-либо образовательную деятельность и тому подобное.

Вся документация в архиве оформляется в соответствии с стандартами и ГОСТами, но распространяется внутри организации без стандартных реквизитов в форме брошюр, в доступном для всех работников виде. Также необходимо отметить, что все документы расположены в определенном порядке, благодаря чему поиск необходимых документов занимает не много времени, что способствует качеству работы Инспекции.

Архив Инспекции имеет ряд документов, которые нельзя отнести ни к одной из унифицированных систем документации. Специальная документация непосредственно связана с выполнением прямых задач и функций архива. Видовой состав специальной документации достаточно обширен. В качестве основных видов можно выделить: лицензионные дела образовательных учреждений и дела государственной аккредитации образовательных учреждений.

Лицензионные дела хранятся на основании приказа «Об утверждении порядка формирования и хранения лицензионных дел соискателей лицензии в Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края» и подразделяются на следующие группы:

- Муниципальные дошкольные образовательные учреждения (детские сады, ясли);

- Муниципальные образовательные учреждения (школы, лицеи, гимназии, школы-интернаты);

- Муниципальные средние образовательные учреждения (колледжи, техникумы, профессиональные лицеи и т.п.);

- Муниципальные высшие образовательные учреждения (институты, академии, университеты);

- Образовательные учреждения дополнительного образования (музыкальные школы, дома творчества, станции и т.п.);

- Частные образовательные учреждения (автошколы)

- И другие образовательные учреждения.

Каждое лицензионное дело должно включать следующее документы:

- Документы, представленные лицензиатом в соответствии с пунктом 10 Положения о лицензировании образовательной деятельности, утвержденным постановлением Правительства РФ от 31 марта 2009 года №277

- Приказ Гособрнадзора о проведении лицензионной экспертизы

- Заключение экспертной комиссии;

- Копию приказа Гособрнадзора о выдаче (отказе в выдаче) лицензии;

- Копию лицензии;

- Копии платежных документов, подтверждающих уплату государственной пошлины;

- Копии акта, отчета, предписания (при наличии) по итогам проверки соблюдения соискателем лицензии лицензионных условий.

В состав лицензионного дела любого образовательного учреждения, согласно положению о лицензировании образовательной деятельности от 31 марта 2009г. № 277 п. 10, должны входить следующие документы:

а) заявление о выдаче лицензии (далее - заявление), согласованное с учредителем, в котором указываются:

полное и сокращенное (при наличии) наименования, организационно-правовая форма соискателя лицензии в соответствии с его уставом, место его нахождения, адреса мест осуществления образовательной деятельности, государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица и данные документа, подтверждающего факт внесения сведений о юридическом лице в Единый государственный реестр юридических лиц;

идентификационный номер налогоплательщика и данные документа о постановке соискателя лицензии на учет в налоговом органе;

перечень образовательных программ, по которым соискатель лицензии намерен вести образовательную деятельность, с указанием их уровня и направленности;

срок действия лицензии;

сведения о планируемой численности обучающихся и воспитанников, в том числе по заявленным к лицензированию образовательным программам;

б) копии учредительных документов (с предъявлением оригиналов, если копии не заверены нотариусом).

Научной организацией или иной организацией, имеющей образовательное подразделение, ведущее профессиональную подготовку, дополнительно представляется копия утвержденного в установленном порядке положения об указанном подразделении;

в) заверенные руководителем соискателя лицензии копии штатного расписания и иных документов, подтверждающих наличие в штате соискателя лицензии или привлечение им на иных законных основаниях к ведению образовательного процесса по заявленным к лицензированию образовательным программам педагогических работников, численность и образовательный ценз которых обеспечивают реализацию образовательных программ заявленного уровня и направленности и отвечают установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации требованиям, а также справка о кадровом обеспечении образовательного процесса и укомплектованности штатов, подписанная руководителем соискателя лицензии;

г) копии документов, подтверждающих наличие у соискателя лицензии в собственности или на ином законном основании оснащенных зданий, строений, сооружений, помещений и территорий, включая оборудованные учебные кабинеты, объекты для проведения практических занятий, в том числе объекты физической культуры и спорта, условия обеспечения обучающихся, воспитанников и работников питанием и медицинским обслуживанием на заявленный срок действия лицензии (с предъявлением оригиналов, если копии не заверены нотариусом), а также справка о материально-техническом обеспечении образовательной деятельности по заявленным к лицензированию образовательным программам, подписанная руководителем соискателя лицензии.

Соискатель лицензии, арендующий помещения для организации учебного процесса в государственном или муниципальном учреждении, являющемся объектом социальной инфраструктуры для детей, представляет заверенную в установленном порядке копию документа, подтверждающего проведение учредителем государственного или муниципального учреждения в соответствии с пунктом 4 статьи 13 Федерального закона "Об основных гарантиях прав ребенка в Российской Федерации" экспертной оценки последствий договора аренды для обеспечения образования, воспитания, развития, отдыха и оздоровления детей, оказания им медицинской, лечебно-профилактической помощи, социальной защиты и социального обслуживания детей;

д) заключения, выданные в установленном порядке органами, осуществляющими государственный санитарно-эпидемиологический надзор, государственный пожарный надзор, о соответствии зданий, строений, сооружений и помещений, заявленных соискателем лицензии для ведения образовательной деятельности, установленным законодательством Российской Федерации требованиям.

При подготовке (переподготовке) водителей автотранспортных средств, трамваев и троллейбусов дополнительно представляется заключение Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации о соответствии учебно-материальной базы соискателя лицензии установленным требованиям;

е) учебный план по каждой заявленной к лицензированию образовательной программе (перечень дисциплин (предметов), входящих в каждую заявленную образовательную программу) с указанием объемов учебной нагрузки (для образовательных учреждений профессионального образования - аудиторной и внеаудиторной) по этим дисциплинам (предметам).

Соискатель лицензии на право ведения образовательной деятельности по подготовке, переподготовке и повышению квалификации лиц, осуществляющих частную детективную и охранную деятельность, представляет также образовательную программу, согласованную с Министерством внутренних дел Российской Федерации;

ж) справка о наличии учебной, учебно-методической литературы и иных библиотечно-информационных ресурсов и средств обеспечения образовательного процесса, необходимых для реализации заявленных к лицензированию образовательных программ, подписанная руководителем соискателя лицензии.

Соискатель лицензии, имеющий намерение реализовывать образовательные программы с использованием частично или в полном объеме дистанционных образовательных технологий, представляет сведения и копии документов, подтверждающих наличие соответствующего методического и ресурсного обеспечения, заменяющего частично или в полном объеме традиционные образовательные ресурсы;

з) представление руководства соответствующей религиозной организации - для образовательного учреждения, созданного такой религиозной организацией, а также представление руководства соответствующей централизованной религиозной организации для образовательного учреждения, созданного религиозной организацией, входящей в структуру централизованной религиозной организации;

и) документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за рассмотрение заявления;

к) опись документов, представленных для получения лицензии;

л) Приказ Гособрнадзора о проведении лицензионной;

м) Заключение экспертной комиссии;

н) Копию приказа Гособрнадзора о выдаче (отказе в выдаче) лицензии;

о) Копию лицензии;

п) Копии платежных документов, подтверждающих уплату государственной пошлины;

р) Копии акта, отчета, предписания (при наличии) по итогам проверки соблюдения соискателем лицензии лицензионных условий. [14]

На данный момент приказ об условиях хранения дел государственной аккредитации разрабатывается. Дела государственной аккредитации подразделяются на следующие группы:

- Муниципальные дошкольные образовательные учреждения (детские сады, ясли);

- Муниципальные образовательные учреждения (школы, лицеи, гимназии, школы-интернаты);

- Муниципальные средние образовательные учреждения (колледжи, техникумы, профессиональные лицеи и т.п.);

- Муниципальные высшие образовательные учреждения (институты, академии, университеты);

- Образовательные учреждения дополнительного образования (музыкальные школы, дома творчества, станции и т.п.);

- Частные образовательные учреждения (автошколы)

- И другие образовательные учреждения.

В состав любого дела о государственной аккредитации входят следующие документы:

- Приказ Гособрнадзора о проведении экспертизы о государственной аккредитации;

- Заключение экспертной комиссии;

- Копию приказа Гособрнадзора о выдаче (отказе в выдаче) свидетельства об аккредитации;

- Копию свидетельства об аккредитации;

- Копии платежных документов, подтверждающих уплату государственной пошлины;

- Копии акта, отчета, предписания (при наличии) по итогам проверки соблюдения соискателем свидетельства об аккредитации, аккредитационных условий;

- Копии свидетельства ИНН, ОГРН;

- Свидетельство Санэпидемстанции;

- Свидетельство о пожарной безопасности;

- Штатные расписания \ учебные планы \ образовательные программы;

- И другие документы, которые предоставляет организация.

Так как нормативные документы являются в разработке для дел о государственной аккредитации, в большей части дел находятся не нужные документы, расположенные в хаотичном порядке.

В качестве вывода по главе можно выделить следующие положительные и отрицательные моменты:

- документацию архива можно подразделить на две группы;

- недостатком является тот факт, что не все дела оформляются в соответствии с требованиями действующих нормативных документов;

- не для всех видов дел созданы нормативные документы, что не способствует скорости и качеству работы инспекции;

- в штате не хватает некоторых должностей, в данном случае заведующего архивом, в связи с чем идет неравноценное распределение обязанностей;

- в связи с недавним основанием Инспекции, система документации еще не приведена в совершенство, что не мешает инспекции выполнять свои обязанности во время.

Из вышесказанного можно увидеть, что отрицательных моментов не на много больше, чем положительных, а архив инспекции требует на много больше внимания, чем уделяется ему сейчас, т.к. архив - это «память» организации, а если в «памяти» будет беспорядок, то организации будет сложно работать.

В настоящее время архив Инспекции играет важную роль в документообороте организации, поскольку напрямую связан с деятельностью организации. На сегодняшний день документооборот инспекции еще не достиг своего предела, так как инспекция функционирует только год, но в ближайшее время уже будет достигнут этот предел. Поэтому необходимо в срочном порядке организовать деятельность архива, как полноценного структурного подразделения.

Документация архива представлена двумя системами: управленческой и специальной. Каждая из которых имеет свои особенности.

В составе управленческой системы документации можно выделить:

- организационно-правовую, которая определяет структуру, функции и задачи архива, организацию его работы, права и ответственность руководства и сотрудников. В число этих документов можно отнести положения «О Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края», положение «Об архиве Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края», должностные регламенты сотрудников и ряд других документов;

- распорядительную документацию, которая регулирует деятельность архива как структурного подразделения инспекции. Данная система представлена постановлениями и решениями руководства Инспекции, приказами и распоряжениями начальника инспекции.

- информационно-справочную документацию, представленную документами, содержащими информацию о фактическом положении дел данного архива. К этим документам относятся протоколы, объяснительные записки, письма, справки и т.д.

Другой группой является специфическая документация. Ее особенность состоит в том, что она характерна только для архива Инспекции. Специальная документация обеспечивает выполнение управленческих и специфических задач, стоящих перед инспекцией.

Таким образом, видовой состав документации архива инспекции достаточно разнообразен. От соблюдения установленных норм, правил составления, оформления и хранения документов, а так же организации работы архива, зависит качество выполняемой работы.

Практическое значение нашей работы заключается в разработке номенклатуры дел архива, а так же в выработке рекомендаций для организации работы архива и повышения его производительности.

В качестве рекомендаций по совершенствованию организации работы архива обозначим следующее:

1) Выделить в штатном расписании место для заведующего архивом;

2) Создать номенклатуру дел (Приложение 1);

3) Создать базу данных всех дел;

4) Составить нормативные документы, определяющие комплектацию всех видов дел;

5) Утвердить регламент главного специалиста архива;

Для регламента главного специалиста за основу можно взять типовую должностную инструкцию работника архива и действующий регламент делопроизводителя Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края.

а) опубликованные

1. Конституция Российской Федерации : принята народным голосованием 12.12.1993 (ред. от 30.12.2008) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2009.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 21.10.2009, с изм. от 08.05.2010) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 1994.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 25.11.2009) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2002.

4. Об архивном деле в Российской Федерации : федер. закон Рос. Федерации от 01.10.2004 № 125-ФЗ (ред. 13.05.2008) // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2004.

5. О государственной и гражданской службе : федер. Закон Рос. Федерации от 27.02.2004 №79-ФЗ // Консультант Плюс

6. Об архивном деле в Пермском крае : регион. закон Рос. Федерации от 22.02.2007 № 11-ПК // Консультант Плюс

7. Об основных гарантиях прав ребенка: федер. Закон Рос. Федерации от 03.07.1998 №170-ФЗ // Консультант Плюс

8. Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и защите информации: федер. закон Рос. Федерации от 14.07.2006 № 8 - ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2006.

9. ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: Изд. офиц. - Введ. 01.01.1999. - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 8 с.

10. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Изд. офиц. - Введ. 01.07.2003. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 18 с.

11. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Росархив ВНИИДАД. - М., 2003. - 107с.

12. Положение о Государственной инспекции по надзору в сфере образования Пермского края от 27.02.2009 № 87-ПК (в ред. Постановления Правительства Пермского края )

13. Основные правила работы архивов организаций : утв. приказом Гос. архив. службы Рос. Федерации от 06.02.2002. - М., 2002. - 152 с.

14. Положение о Лицензировании Образовательной деятельности от 31.03.2009 г. № 277 /Консультант Плюс

б) литература

15. Андреева, В.И. Составление и оформление управленческой документации / В.И. Андреева // Справ. секретаря и офис-менеджера. - 2003. - № 1. - С. 24-31

16. Андреева, В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учеб.-практ. пособие / В. И. Андреева. М.: КНОРУС, 2006 - 272 с.

17. Басаков, М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - изд. 3-е, испр. и доп. - Ростов н/Д : Феникс, 2005. - 336 с.

18. Бобылева, М.П. Современный управленческий документооборот: от традиционного к электронному / М. П. Бобылева // Секретарь-референт. - 2008. - №4. - С. 26-30.

19. Делопроизводство : учебник для вузов / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина; Под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.

20. Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. - СПб.: Питер, 2004. - 219 с.

21. Илюшенко, М. П. Организация документооборота / М. П. Илюшенко // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 51-57.

22. Каменева, Е.М. Некоторые особенности оформления реквизитов организационно-распорядительных документов / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. - 2008. - №4. - С. 28-34.

23. Каменева, Е.М. Особенности подготовки и оформления приказов / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. - 2008. - №7. - С. 21-28.

24. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА, 2008. - 288 с.

25. Кирсанова, М. В., Аксёнов, Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 296 с. - (Высш. образование).

26. Кошелева Е.А. Номенклатура дел организации / Е. А. Кошелева // Секретарь-референт. - 2008. - №1. - С. 31-36.

27. Кошелева Е.А. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению / Е. А. Кошелева // Секретарь-референт. - 2008. - №2. - С. 37-39.

28. Кузнецова Т. В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря / Т. В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2000. - №1. - С. 3-5.

29. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. - 4-е изд., испр. и доп. - М.: Журн. «Упр. персоналом», 2003. - 416 с.

30. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2005. - 328 с.

31. Кузнецова, Т. В. Документооборот и его анализ / Т. В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2003. - № 3. - С. 12-15.

32. Кузнецова, Т. В. Организационные и нормативно-методические документы организации, необходимые в работе секретаря / Т. В. Кузнецова // Секретар. дело. - 2003. - № 9. - С. 4 - 6.

33. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления : практ. пособие / М. Ю. Рогожин. - М.: РДЛ, 2000. - 400 с.

34. Рогожин, М. Ю. Организация делопроизводства предприятия на основе ГОСТ Р6.30-2003 : учеб.-практ. пособие / М. Ю. Рогожин. - М.: РДЛ, 2004. - 208 с.

35. Рогожин, М. Ю. Справочник по делопроизводству (+ CD). - Спб. : Питер, 2006. - 192 с.

36. Организация работы с документами : учебник / Под ред. В. А. Кудряева; Гос. ун-т управления. - Изд. 2-е; перераб. и доп. - М. : Инфра-М, 2002. - 529 с. (Высш. образование).

в) неопубликованные

37. Положение об архиве Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

38. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

39. Должностной регламент государственного гражданского служащего Пермского края главного специалиста (делопроизводителя) отдела административно-финансового обеспечения

40. О проведении проверки делопроизводства и архива в государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края от 06.11.2009 СЭД-01-65-21

41. Приказ об утверждении Порядка формирования и хранения лицензионных дел от 07.05.2010 № СЭД-54-04-03-50

42. Приказ о создании экспертной комиссии от 22.06.2009 №47-ОД

43. Распоряжение Председателя Правительства Пермского края о проведении проверок состояния делопроизводства и архива в исполнительных органах государственной власти Пермского края от 09.12.2008 № 188-РПП

44. Положение об архиве Агентства по делам архивов Пермского края

45. Справка о результатах проверки состояния дел по работе с обращениями граждан в Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

46. Приказ об утверждении состава комиссии и плана подготовки к проверке состояния делопроизводства от 01.03.2010 № СЭД-54-02-13-118

47. О проведении паспортизации ведомственных архивов 09.09.2009 № 626

48. Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию

49. Административный регламент исполнения государственной функции по лицензированию образовательной деятельности от 03.02.2010 № СЭД-54-04-03-6

50. Административный регламент исполнения государственной функции по аккредитации ОУ от 03.02.2010 г. № СЭД-54-04-03-7

51. Распоряжение об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации губернатора Пермского края, аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края от 16 марта 2009 г. № 19-Р

52. Постановление о внесении изменений в Положение о Государственной инспекции по надзору в сфере образования Пермского края от 07.07.2009 № 422-П

53. Постановление Правительства Пермского края о создании Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края от 24.12.2008 N 792-п

54. http://working-papers.ru

55. http://www.consultant.ru

Страницы: 1, 2, 3