Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем для раціонального ведення діловодства

Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем для раціонального ведення діловодства

3

Зміст роботи:

ВСТУП

РОЗДІЛ 1.Основи роботи з базами даних

1.1 Поняття бази даних та систем управління базою даних

1.2 Проектування бази даних

1.3 Робота з базами даних робітників служб документаційного забезпечення управління

1.4 Використання баз даних в роботі діловода

РОЗДІЛ2.Використання баз даних та інформаційно-пошукових систем для раціонального ведення діловодства на прикладі Криворізької районної адміністрації

2.1. Особливості загальної організації діловодства в установі

2.2. Напрямки оптимізації діловодства районної Криворізької адміністрації

2.3. Шляхи створення комп'ютерно-інформаційної системи для робот із документами районної Криворізької адміністрації

2.4. Автоматизація роботи канцелярії та машбюро

ВИСНОВКИ

ПЕРЕЛІК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТКИ

ВСТУП

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Система управління базами даних надає повний контроль над процессом визначення даних, їх обробкою та використанням. Система управління базами даних також істотно полегшує обробку великих об'ємів інформації, які зберігаються в багаточисленних таблицях.

Відсутність необхідності рукописним способоим розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації, істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques).

Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Традиційна система діловодства, що існує в Україні, потребує особливих методів вирішення проблем з точки зору комп'ютеризації.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким і присвячена дана робота.

Метою написання курсової роботи є вивчення теоретичних основ щодо баз даних та інформаційно-пошукових системам та практичнее застосування для оптимізації документообігу організаці.

Предметом курсової роботи виступає процес використання баз даних та інформаційно-пошукових систем в роботі з документами.

Об'єктом курсової роботи автоматизація документообігу на прикладі Криворізької державної районної адміністрації.

Під час написання роботи я використовувала навчальну та науково-методичну література з вивчаємого питання.

РОЗДІЛ 1. Основи роботи з базами даних

1.1. Поняття бази даних та систем управління базою даних

Відомі два підходи до організації інформаційних масивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних.

База даних - це сукупнiсть взаємопов'язаних даних, що збеpiгаються pазом, пpи чому:

- для даних допускається така мiнiмальна надлишковiсть, що допускає їх оптимальне викоpистання для кiлькох застосувань;

- забезпечується незалежнiсть даних вiд пpогpам;

- для пошуку, доповнення та модифiкацiї даних застосовуються спiльнi засоби;

В самій суті база даних - це набір записів та файлів, організованих особливим образом. В комп'ютері, наприклад, можна зберігати прізвища та адреси друзів, або клієнтів.

Один із типів баз даних - це документи,набрані за допомогою текстових редакторів та сгруповані по темах. Інший тип - файли електроних таблиць, об'єднані в групи по характеру використання.

Основними та невід'ємними властивостями баз даних є такі:

- для даних допускається така мінімальна надлишковість, яка сприяє їх оптимальному використанню в одному чи кількох застосуваннях;

- незалежність даних від програм;

- для пошуку та модифікації даних використовуються спільні механізми;

- як правило, у складі бази даних існують засоби для підтримки її цілісності та захисту від неавторизованого доступу;

- забезпечується цiлiснiсть та захист вiд неавтоpизованого доступу.

Система управління базами даних надає повний контроль над процесом визначення даних, їх обробкою та використанням. Система управління базами даних також істотно полегшує обробку великих об'ємів інформації, які зберігаються в багаточисленних таблицях.

Різноманітні засоби системи управління базами даних забезпечують виконання трьох основних функцій: визначення даних, обробка даних та оперування даними.

Дані - це набір різнорідної неорганізованої інформації, подібний до рахунків, кинутих у ящик столу, або сюжету останього поганого роману. Для того щоб дані стали корисними, потрібний засіб управління ними - система управління базою даних.Тому потрібно упорядкувати усі розкидані рахунки з тим, щоб можна було легко знайти те, що потрібно в даний момент. Організований набір даних і є базою даних.

Переваги комп'ютерної бази даних :

- Комп'ютеризована база даних - швидка. Навіть якщо у вас усього декілька сотен рахунків,то вам потрібно багато часу, щоб найти потрібну. З електроною базою даних ви найдете вірний шлях для пошука необхідних даних на протязі декількох секунд.

- Комп'ютеризована база даних - потужна. Навіть величезна папка не зможе умістити записи про тисячі співробітників та продані товари. А електронна база даних може підтримувати на жорсткому диску вашого комп'ютера стільки записів скільки вам необхідно одну, сотню, мільйон.

- Комп'ютеризована база даних - розумна, так як може робити висновки. Тому, якщо вона використовується для ведення бізнесу, вона у повній мірі може вести фінансові справи. Її можна використовувати, наприклад, для підрахунка доходів, які отримуються від певного виду діяльності.

Електронні таблиці та текстові документи є чудовими засобами для вирішення так званих “однокористувачевих” задач, але вони погано пристосовані для сумісного користування даними.

Електронні таблиці також корисні в якості шаблонів для простих форм вводу інформації, але, якщо необхідно провести комплексну перевірку даних, то тут їх функцій явно недостатньо. Наприклад, електронна таблиця чудова в якості шаблона для рахунка фактури у невеликій фірмі.

Але, якщо з розширенням бізнесу починає збільшуватись кількість співробітників, що вводять у комп'ютер закази, то без бази даних вам не обійтись. Так само електронна таблиця може використовуватись на великих підприємствах для підготовки співробітникам звітів про свої витрати, але для створення загальної бухгалтерської звітності ці дані все одно повинні збиратися у базі даних.

Коли виникає необхідність колективного використання інформації,справжня система управління базами даних дає можливість захищати інформацію від несанкціонованого доступа так, що право продивлятись дані або вносити в них зміни отримують тільки відповідні користувачі.

1.2. Проектування бази даних

Проектування баз даних є складним творчим процесом, успішне здійснення якого вимагає від виконавця високого рівня сформованості основних прийомів розумової діяльності - аналізу, синтезу, порівняння, абстрагування й узагальнення.

Для успішного, свідомого і творчого використання інструментарію, що надається сучасними інформаційними технологіями опрацювання даних, спеціалісту необхідні глибокі знання теоретичних основ, на яких ґрунтуються ці технології, вміння досліджувати предметну галузь і проблемне середовище створюваного банку інформації, а не тільки володіння прийомами роботи з певним програмним засобом.

Перед тим як створювати таблиці, форми та інші об'єкти, потрібно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.

Сам процес проектування бази даних являє собою складний процес проектування відображення опису предметної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проектування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об'єкти, їх властивості та зв'язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.

Одним із найскладніших етапів у процесі проектування бази даних є розробка таблиць, тому що результати, які повинна видавати база даних (звіти, вихідні форми тощо), не завжди дають повне уявлення про структуру таблиці. У разі проектування таблиць зовсім не обов'язково використовувати систему управління базою даних. Спочатку краще розробити структуру на папері.

Архітектурно система управління базою даних складається з двох великих компонент (дод.А). За допомогою мови опису даних створюються описи елементів, груп та записів даних, а також взаємозв'язки між ними, які, як правило, задаються у вигляді таблиць. В залежності від конкретної реалізації система управління базою даних мову опису даних підрозділяють на мову опису схеми бази даних та мову опису підсхем бази даних. Слід особливо зазначити, що мова опису даних дозволяє створити не саму базу даних, а лише її опис.

Бази даних містять різні об'єкти, але основними об'єктами будь-якої бази даних є її таблиці. По-перше, в таблицях зберігаються всі дані, які містяться в базі. По-друге, таблиці зберігають структуру бази (поля, їх типи і властивості). У кожній з таблиць є ключове поле, дані в якому повторюватися не можуть.

Відношення між таблицями встановлюють зв'язок між даними, які знаходяться в різних таблицях бази даних. Вони визначаються відношеннями між групами об'єктів відповідного типу. Зміст створення реляційних зв'язків між таблицями полягає, з одного боку, в захисті даних, з іншого - в автоматизації внесення змін одночасно в декілька таблиць при змінах в одній таблиці.

Якщо структура бази даних добре продумана, поля розподілені за базовими таблицями, ключові поля і типи міжтабличних зв'язків правильно вибрані, і ці зв'язки встановлені, то можна вважати, що в цілому базу даних створено. Така основа дає можливість легко працювати з іншими об'єктами бази даних, тобто формувати запити, створювати різні типи форм, звітів.

Система управління базою даних Microsoft Access надає дуже зручні засоби створення об'єктів. Тому розробка таблиць, визначення властивостей полів не викликає значних проблем. Причому при створенні таблиць рекомендується працювати в режимі Конструктора, а при розробці форм і звітів краще користуватися автоматизованими засобами, які надають Майстри.

В основі організації бази даних є модель даних, яка визначає правила, у відповідності з якими структуруються дані. За допомогою моделі представляється велика кількість даних і описуються взаємно зв'язки між ними.

Найбільш поширені такі моделі даних: ієрархічна, сітьова, реляційна.

В ієрархічній моделі зв'язок даних "один до одного" (1:1) означає, що кожному значенню (екземпляру) елемента даних А відповідає одне і тільки одне значення, пов'язаного з ним елемента В. Наприклад, поміж такими елементами пар даних, як код готової продукції і її найменуванням є вищезазначений зв'язок, так як тільки кожному коду продукції відповідає одне її найменування.

В сітьовій моделі зв'язок "один до багатьох" (1:В) означає, що значенню елемента А відповідають багато (більше одного) значень, пов'язанню з ним елементів В. Наприклад, поміж елементами даних "код виробу" (елемент А) і "кодом матеріалів" (елементи В) існує такий взаємозв'язок бо на виготовлення одного виробу використовується багато різних матеріалів.

В реляційній моделі зв'язок "багатьох до багатьох" (В:В) указує на те, що декільком значенням елементів даних А відповідає декілька значені елементів даних В. Наприклад, поміж елементами даних "код операції технологічного процесу" і "табельний номер працівника" існує зазначені взаємозв'язок, так як багато операцій технологічного процесу можуть виконувати різні працівники (табельні номери) і навпаки.

1.3. Робота з базами даних робітників служб документаційного

забезпечення управління

В даний час існує багато систем управління базами даних. Серед них програма Microsoft Access 2000 займає одне з перших місць по популярності. Причиною цього є те, що дана програма входить до складу пакета Microsoft Office, тобто добре інтегрована з іншими популярними продуктами фірми Microsoft. Це означає, що Access підходить для рішення задач якщо не більшості, то, принаймні, значній частині користувачів.

Для ведення документообігу на підприємстві Access підходить оптимально, оскільки не тільки дає можливість самостійно коректувати бази даних, айне потребує складних спецефічних знань програмування та є простою в застосуванні.

Access добре зарекомендував себе при використанні в мережі. Безсумнівним достоїнством Access є те, що ця програма створювалася відразу для Windows і тому не містить у собі обмежень, обумовлених "спадщиною MS-DOS".

Для того, щоб почати роботу з базою даних, слід завантажити Microsoft Access. На екрані з'являється вікно-запрошення, яке пропонує зробити наступний вибір: створити нову базу даних, або відкрити існуючу.

Початкове вікно відрізняється простотою та лаконічністю. Шість вкладок цього вікна представляють шість видів об'єктів, з якими працює програма.

Таблиці - основні об'єкти бази даних. Утворення бази даних починається з утворення таблиці. Цей процес полякає у завданні її полів та зазначенні їх властивостей. Воно починається з натискання на кнопці Утворити у вікні База даних.

Є декілька методів створення нової таблиці, які відрізняються рівнем автоматизації. Самий автоматичний спосіб полягає у імпорті таблиць з другої бази даних, можливо, утвореної в іншій системі. В залежності від обставин з імпортує мої таблиці може поступити структура полів, їх назва та властивості, а також і зміст бази. Якщо щось імпортується не зовсім так, як треба, потрібні правки заносять вручну.

В тих випадках, коли мова йде про чужу таблицю, яка знаходиться на далекому серверу і яку не можливо імпортувати повністю, використовують режим Зв'язок з таблицями. Це нагадує підключення до таблиці для загального користування її даних.

Таблиці баз даних не являються самостійними документами. Сама база - це документ. Їй відповідає файл на диску, і можливо зробити його копію. Структура таблиць - також документ. В деяких системах вона має окремий файл, а в деяких такого файла не має, але структура таблиць входить у склад загального файла бази даних наряду з за просами, формами та іншими об'єктами.

Зміст таблиць не можливо сохранити присудковою командою або відмовитися від його сохраніння. Усі зміни в таблицях сохраняються автоматично в режимі реального часу.

Для утворення зв'язків між таблицями є спеціальне діалогове вікно, яке має назву Схема даних.

Це вікно відкривають натисканням на кнопці панелі інструментів або командою Сервіс - Схема даних. Якщо раніш ніяких зв'язків між таблицями не було, то при відкритті вікна Схема даних відкривається вікно Добавлення таблиці, в якому можна обрати потрібні таблиці для включення їх в структуру між табличних зв'язків.

Якщо зв'язки між таблицями вже були задані, то для введення в схему даних нової таблиці треба клацнути правою кнопкою на схемі даних і в контекстному меню обрати пункт Добавити таблицю. Ввівши в схему даних усі таблиці, які треба зв'язати, можна приступати до утворення зв'язків між полями таблиць.

Зв'язок між полями встановлюється шляхом перетаскування імені поля із однієї таблиці в іншу на відповідне йому зв'язане поле. Після перетаскування відкривається діалогове вікно Зв'язки, в якому можна задати властивості утвореного зв'язка.

Запити існують для доступу к даним, це дуже гибкий та зручний засіб. Для однієї таблиці можна створити багато різних запитів, кожний з яких зможе брати із таблиці лише невелику частину інформації, але ту частину, яка в даний момент необхідна. У результаті роботи запита із загальної бази формується результативна таблиця, яка містить частину загальної інформації, відповідну запиту.

Важливою властивістю запитів є те, що при утворенні результативної таблиці можна не тільки обирати інформацію із бази, але й обробляти її. При роботі запиту данні могуть впорядковуватися, фільтруватися, розподілятися, та при цьому ніяких змін в базових таблицях може не відбуватися.

Ще однією цікавою властивістю запитів є їх можливість виконувати стогові обчислення. Запит може не тільки видати результативну таблицю, але й знайти середнє значення по якомусь полю.

Існує багато різних видів запитів, але самі прості з них та ті, які використовуються найчастіше, - це запити на вибір. Ціль запита на вибір полягає в утворенні результативної таблиці, в якій відображаються тільки необхідні за умовою запиту данні із базових таблиць. Як і інші об'єкти, запити можна створювати автоматично за допомогою Майстра або вручну

Форма являє собою якийсь електронний бланк, у якому є поля для уведення даних. Складач уводить дані в ці поля, і дані в автоматично заносяться в таблиці бази.

Форма складається із численних елементів керування, і від того, наскільки акуратно ці елементи розташовані на екрані, залежить зовнішній вигляд форми. Автоматичні засоби дозволяють створювати акуратні форми й не задають користувачеві зайвих питань. Починати краще починати з них.

Автоформати - найпростіший вид автоматичних форм. Для створенняавтоформи треба відкрити вкладку ФОРМИ в діалоговому вікні БД і клацнути на кнопці СТВОРИТИ- відкриється вікно НОВА ФОРМА.

У діалоговому вікні НОВА ФОРМА вибирається як джерело даних для форми яку-небудь таблицю або запит, після чого створюють автоформу подвійним клацанням у списку вибору виду автоформи.

Форма створюється в такі етапи:

1. вибір полів, дані для яких можна буде вводити у формі;

2. вибір зовнішнього вигляду форми;

3. Готову форму можна відразу ж використовувати для перегляду існуючих записів або уведення нових.

Редагування форм складається в створенні нових або зміні наявних елементів керування, а також у зміні їхнього взаємного розташування.

Прийоми створення нових елементів керування:

1. Перетягнувши долілиць розділову границю між заголовками й областю даних, ми можемо звільнити вгорі досить місця для створення великого напису.

2. На панелі елементів існує спеціальний елемент керування для створення заголовків, які називаються НАПИС.

3. Клацнувши на ньому, а потім на формі , ми одержуємо текстову рамку, у яку можна вводити довільний текст. Закінчивши уведення, треба нажати клавішу ENTER, після чого можна приступитися до оформлення тексту.

4. Для форматування елемента керування його треба спочатку виділити. Для цього служить інструмент ВИБІР ОБ'ЄКТІВ.

5. При виділенні елемента керування довкола нього утвориться рамка з вісьма маркерами.

Створення й редагування зв'язаних полів відбувається наступним чином:

1. Заголовок таблиці, що ми тільки що створили, не зв'язані з жодним з полів таблиці. Тому елемент керування НАПИС (зведене поле). Текст уведений у нього, залишається незмінним незалежно від того, яку запис у цей момент переглядають у формі.

2. Зовсім інакше полягає справа з елементами керування, у яких відображається вміст полів таблиці. Такі елементи керування називаються зв'язаними полями.

3. для їхнього створення служить елемент Поле.

4. Для створення зв'язаного поля в місці з ним одночасно утвориться ще один елемент керування - приєднаний напис. Вона переміщається разом зі зв'язаним полем і утворить із ним єдине ціле .

5. Відірвати поле від приєднаного напису дозволяє маркер.

При створенні форми вручну елементи керування розміщаються на ній так, як зручно проектувальникові.

1.4. Використання баз даних в роботі діловода

Ведення діловодства на сучасному етапі потребує використання,обробки та зберігання великої кількості інформації.

В даний час на платформі Microsoft існує цілий ряд систем автоматизації діловодства і документообігу, що відповідають сучасним вимогам. Вликими і середніми організаціями широко використовується система «Справа».

Ця система автоматизації діловодства і документообігу цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення величезної кількості електронних картотек, що, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.

Таким чином, у будь-який момент часу є наявною повна інформація про стан, історію руху і виконання документів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв'язку між підрозділами.

Основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:

- Заощадження організаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.

Страницы: 1, 2