|
|
|
Формирование и хранение дел в делопроизводствеопии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;Ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов помещаются в дела на общих основаниях;в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело. Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. - М.:Омега-Л, 2007. - с. 104-105Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.Полное оформление дел предусматривает:оформление реквизитов обложки по установленной форме (ГОСТ 17914-72);нумерацию страниц;составление заверительной надписи;составление в необходимых случаях внутренней описи дела;подшивку или переплет;внесение необходимых изменений в обложку. Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. - М.:Омега-Л, 2007. - с. 105В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте/Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536//Консультант-ПлюсПосле завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение 5). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее).Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Частой ошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру на последнем листе. Нельзя забывать, что в деле могут быть литерные и пропущенные номера. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2(27). - с. 17-21Например: "В данном деле прошито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе литерные листы 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены".Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 6)."Внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов" ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г.Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.Все документы подшиваются или переплетаются в твердые обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.В делах долговременного хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела с документами постоянного хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной ? 1см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.При подшивке нужно следить что бы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.На обложке дела (Приложение 4) указываются реквизиты:наименование федерального органа исполнительной власти (организации);наименование структурного подразделения;номер (индекс) дела;заголовок дела;дата дела (тома, части);количество листов в деле;срок хранения дела;архивный шифр дела. [1]Реквизиты на обложке дела оформляются следующим образом:наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации;заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архива;дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации [1]Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. 4. Организация оперативного хранения документовС момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архивДела сотрудникам организации выдаются под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более 1 месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заместитель, на которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ.Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника. [1] 5. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документамиСистематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к обычным документам. Но помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел предназначена для решения следующих задач:учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией;учет дел архивного фонда;учет движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.Табличная часть номенклатуры конфиденциальных дел имеет дополнительные графы:гриф конфиденциальности дела;фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться деламиотметка о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма);отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата).Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения доступа к документам.Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.Гриф конфиденциальности указывается в правом верхнем углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы:учетный номер документа;гриф конфиденциальности;дату подписания или утверждения;вид;краткое содержание;номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.Особенностями процедуры оформления дела при его закрытии являются:подшивка и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)оформление итоговой записи во внутренней описи делаопечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности)внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке делапроставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатурепри необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналовпо окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу. [1] ЗаключениеПри написании данной курсовой работы мною была рассмотрена процедура оформления, формирования и хранения дел. Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив. Список литературы1. Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с. 2. Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16 3. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения /Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.17-21 4. Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с.26-32 5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ.01.01.99. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - III, 7 с. 6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, - 2000 7. Основные правила работы архивов организаций: Одобрены решением Коллегией Росархива от 06.02.2002/ВНИИДАД.М., 2003. - 152 с. 8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 // Консультант-Плюс ПриложенияПриложение 1 Форма номенклатуры дел
Приложение 2 ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
Приложение 3 ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Приложение 4 ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ (наименование исполнительного органа и структурного подразделения) ДЕЛО № _____ том № ___ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ (заголовок дела) ___________________________________________________________ (дата) На _________ лист Хранить _____________ Ф. № _____________ Оп. № ____________ Д. № _____________ Приложение 5 ЛИСТ-3АВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Приложение 6 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Страницы: 1, 2 |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||
Рефераты бесплатно, реферат бесплатно, сочинения, курсовые работы, реферат, доклады, рефераты, рефераты скачать, рефераты на тему, курсовые, дипломы, научные работы и многое другое. |
||
При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна. |
||
