Учёт расчётов с подотчётными лицами в валюте РФ и иностр. валюте

Если организация не имеет иностранной валюты, для оплаты командировочных расходов работнику она может купить ее в безналичном порядке в уполномоченном банке. Покупка наличной валюты для оплаты командировочных расходов, например через обменные пункты, запрещена (п. 2.1 Положения № 62). Этот запрет распространяется на всех подотчетных лиц организации, в том числе на кассира и на подотчетное лицо, получившее аванс на командировочные расходы.

За нарушение этого порядка организации грозит штраф (п. 4 ст. 15.25 КоАП РФ):

-организации - от 40 000 до 50 000 руб. (400-500 МРОТ);

-ее должностным лицам - от 5000 до 10 000 руб. (50-100 МРОТ).

В обменных пунктах запрещена покупка или продажа наличной иностранной валюты от имени либо по поручению организаций (резидентов и нерезидентов). Согласно пункту 1.33 инструкции Банка России от 27.02.95 № 27 "О порядке организации работы обменных пунктов на территории Российской Федерации, совершения и учета валютно-обменных операций уполномоченными банками" (в редакции от 28.09.99). Поэтому в рассматриваемой ситуации, даже если командированный работник представит справку об обмене рублей на иностранную валюту, выданную пунктом обмена валюты, она не может служить первичным учетным документом для отражения валютной суммы на счетах бухучета организации.

Чтобы приобрести иностранную валюту, организация должна представить в банк платежное поручение по форме, утвержденной Указанием Банка России от 03.03.2003 № 1256-У. В поле "Назначение платежа" нужно указать информацию, необходимую для идентификации платежа, а именно: "Приобретение валюты для оплаты командировочных расходов" (п. 2.2 Положения № 62) со ссылкой на курс банка и указанием на то, что данная операция НДС не облагается.

Купленная валюта зачисляется на специальный транзитный валютный счет на основании Указания Банка России от 20.10.98 № 383-У и должна быть использована на заявленные цели в течение 7 календарных дней. Валюта, не использованная в течение указанного срока, подлежит обратной продаже.

Рассмотрим на примере, как отражаются операции по покупке валюты.

Пример 1

Организация в июне 2005 года направляет работника в командировку в Грецию на 5 дней. Командировка связана с основной производственной деятельностью работника. Для оплаты командировочных расходов у банка приобретена иностранная валюта в сумме 600 долл. США по курсу 30,70 руб. Деньги на приобретение валюты в сумме 18 420 руб. перечислены банку с расчетного счета. Кроме того, организация выдала сотруднику 6200 руб. для приобретения авиабилета. Курс Банка России на дату зачисления валюты на специальный транзитный счет составил 30,64 руб./долл. США. В тот же день валюта оприходована в кассу предприятия и выдана под отчет командируемому работнику.

Для отражения операций по загранкомандировкам организация открыла субсчета:

50-1 - "Касса в рублях";

50-4 - "Касса в долларах США";

52-2 - "Специальный транзитный валютный счет внутри страны";

71-2 - "Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам".

Приобретение иностранной валюты, получение наличной валюты с валютного счета и выдача аванса на командировочные расходы отражаются следующими бухгалтерскими записями:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 51

-18 420 руб. - перечислены рубли для покупки иностранной валюты;

ДЕБЕТ 52-2 КРЕДИТ 57

-18 384 руб. (30,64 руб. х 600 USD) - зачислена на валютный счет иностранная валюта;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 57

-36 руб. (18 420 руб. - 18 384 руб.) - отражена отрицательная курсовая разница, которая в целях исчисления налога на прибыль относится к внереализационным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ);

ДЕБЕТ 50-4 КРЕДИТ 52-2

-18 384 руб. (600 USD) - получена иностранная валюта в кассу организации;

ДЕБЕТ 71-2 КРЕДИТ 50-4

-18 384 руб. (600 USD) - работнику выдан аванс в иностранной валюте;

ДЕБЕТ 71-2 КРЕДИТ 50-1

-6200 руб. - работнику выдан аванс в рублях на приобретение авиабилетов.

Командированному за рубеж работнику выдан аванс не в валюте страны направления в командировку, а в другой конвертируемой валюте. Тогда для определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчет выданной валюты в российские рубли по курсу Банка России на дату выдачи, а из рублевого эквивалента в валюту страны убывания.

Задолженность работника по выданной ему под отчет иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность. В связи с изменением текущего курса рубля, по отношению к иностранной валюте, за период со дня выдачи аванса до дня утверждения авансового отчета командированного работника могут возникать курсовые разницы. Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен Положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2000), утвержденным приказом Минфина России от 10.01.2000 № 2н. Согласно этому документу датой совершения кассовых операций в иностранной валюте считается дата оприходования денежных знаков в кассу организации или дата их выдачи из кассы организации.

После возвращения из загранкомандировки сотрудник в течение 10 календарных дней должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме АО-1. Авансовый отчет является основным документом, на основании которого производится списание задолженности с подотчетного лица. В нем командированный работник должен отразить произведенные расходы в рублях и иностранной валюте.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается руководителем организации.

Расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Окончательный расчет с сотрудником производится после утверждения и обработки авансового отчета.

Для целей налогообложения прибыли расходы на командировки признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, наем жилого помещения (в том числе дополнительные услуги гостиниц), суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ. Сюда же относится оформление и выдача виз, паспортов, оплата консульских сборов и другие расходы, связанные с загранкомандировкой.

При оплате счета гостиницы не подлежат возмещению расходы на обслуживание в барах, ресторанах, номере гостиницы, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами, на выплату суточных или полевого довольствия свыше норм, утвержденных Правительством РФ.

Порядок выплаты суточных определен письмом Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 № 1037-ИХ. Они выплачиваются по норме в иностранной валюте за каждый день пребывания в командировке. При этом день пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию оплачивается по норме в рублях. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то день выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) оплачивается по норме, установленной для страны, в которую он направляется.

Нормы расходов на выплату суточных установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 (в редакции постановления Правительства РФ от 15.11.2002 № 828). Расходы на оплату суточных сверх установленных норм не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Что касается ЕСН и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, то сумма суточных сверх установленной нормы у организаций, формирующих базу по налогу на прибыль, не должна облагаться ими. Эта сумма не относится к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль. Соответственно вступает в действие пункт 3 статьи 236 НК РФ, освобождающий от налогообложения выплаты, не включаемые в расходы для целей налогообложения. Те организации, которые не формируют базу по налогу на прибыль, например, использующие УСНО или переведенные на уплату ЕНВД, на сумму суточных сверх установленных норм должны начислять страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Так как на указанные организации норма пункта 3 статьи 236 не распространяется.

Для целей исчисления налога на доходы физических лиц следует руководствоваться положениями пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Согласно этой статье от налога на доходы физических лиц освобождаются суточные в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Таким законодательным актом является Трудовой кодекс РФ. Статья 168 ТК РФ гласит, что порядок, размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Следовательно, суточные в пределах норм, установленных работодателем в коллективном договоре или приказе, не облагаются налогом на доходы физических лиц.

На сумму суточных, не превышающую указанные нормы, не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. (п.10 Перечня выплат на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации). Этот перечень утвержден постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. По возвращении из загранкомандировки работник представил авансовый отчет с приложенными оправдательными документами на сумму 680 долл. США и 7300 руб., в том числе:

- расходы на проживание - 400 долл. США (80 USD х 5 дн.);

-суточные за 4 дня - 280 долл. США (70 USD х 4 дн.). Приказом руководителя организации суточные за каждый день нахождения в командировке установлены в размере 70 USD;

-суточные за 1 день (при въезде на территорию России) - 100 руб.;

-оплата визы - 1000 руб.;

-оплата проезда - 6200 руб.

Сумма перерасхода выплачена работнику в рублях. Курс доллара США, установленный Банком России на дату утверждения авансового отчета, составлял 30,67 руб./долл. США.

Расходы в иностранной валюте бухгалтер организации должен пересчитать в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. В бухгалтерском учете эти операции следует отразить проводками:

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 71-2

-28 156 руб. (400 USD х 30,67 руб. + 280 USD х 30,67 руб. + 100 руб. + 1000 руб. + 6200 руб.) - списаны на затраты оплата за проживание, суточные, виза, проезд;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71-2

-18 руб. (30,67 руб. - 30, 64 руб.) х 600 USD - отражена отрицательная курсовая разница;

ДЕБЕТ 71-2 КРЕДИТ 50-1

-3554 руб. [(680 USD - 600 USD) х 30,67 руб. + 7300 руб. - 6200 руб.] - выплачена работнику сумма перерасхода по загранкомандировке.

Для целей налогообложения прибыли в расходы включаются суточные в пределах норм, установленных постановлением № 93. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 налогового кодекса. В нашем примере - это 8128 руб. (53 USD х 5 дн. х 30,67 руб.).

В тех случаях, когда по результатам расчета получен перерасход, сумма задолженности организации перед сотрудником может быть погашена на основе договоренности между ними. Работнику может быть выдана соответствующая наличная иностранная валюта или рублевый эквивалент, исчисленный по курсу Банка России на дату выплаты. Кроме того, организация может перевести сумму задолженности на текущий валютный счет сотрудника.

Если сотрудник аванс, полученный в иностранной валюте, израсходовал не полностью, он должен погасить задолженность. То есть внести в кассу организации остаток неизрасходованной суммы в полученной иностранной валюте или рублях либо в иной валюте. Для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования.

Неиспользованная сотрудником наличная иностранная валюта подлежит сдаче в банк в течение 10 дней с момента ее возвращения в кассу подотчетным лицом.

Аванс, полученный на командировочные расходы, в случае, если командировка не состоялась, должен быть возвращен в банк в течение 5 рабочих дней с даты предполагаемой командировки.

Глава V. Представительские расходы организации

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

Оформление первичных документов

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий (в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.

На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

- порядок расходования средств на представительские расходы;

- документальное оформление представительских расходов;

- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

- нормирование отдельных видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

- распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

- распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

- программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

- отчет о расходах на проведение деловой встречи;

- авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

Все первичные документы должны соответствовать требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ.

Бухгалтерский учет

Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские расходы".

Но если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами. (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами, например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

Порядок включения затрат, произведенных организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

К представительским относятся расходы организации:

1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

2) транспортное обеспечение доставки принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

3) буфетное обслуживание во время переговоров;

4) оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.

Не относятся к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы организации принимаются в целях налогообложения прибыли в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. "Сверхнормативные" суммы представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п.1 ст.318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

В ООО"АЗК" представительские расходы не предусмотрены.

Заключение

На примере ООО "АЗК" была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами в ООО "АЗК" имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества.

При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм; право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров; продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России; расходы на представительские цели; документальное оформление соответствующих операций; отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо.

В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных, впрочем, последнее оговорено в учетной политике.

Вообще происходит дублирование записей по лицевым счетам, то есть каждый бухгалтер делает разноску, но это издержки книжно-журнальной формы и автоматизированная сеть решит этот вопрос. Но в связи с текущим ремонтом внедрение автоматизированной формы приостановлено, данные проблемы будут решены уже в следующем месяце.

Литература

1. Гражданский кодекс РФ. - Ч. 1, 2

2. Налоговый кодекс РФ. - Ч. 1, 2. - М.: Проспект, 2003

3. Трудовой кодекс РФ. - М.: ЗАО "Славянский дом книги", 2002

4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций: Приказ Министерства финансов России № 94н от 31.10. 2000 (в ред. От 07.05.2003 №38н). М.: Эксмо,2005.

5. О бухгалтерском учете: Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.96.

6. Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99: Приказ МФ РФ № 33н от 06.05.1999

7. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2004 № 26

8. О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств: Постановления Совмина - Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261

9. О служебных командировках в пределах СССР: Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС № 62 от 07.04.1988

10. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2004

11. Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учёт: Учебное пособие. .-М.: ИКЦ "МарТ"; Ростов, 2003

12. Бабаева Ю.А. Бухгалтерский учет. - М.: "Юнити", 2002

13. Бакаев А.С. Комментарии к новому плану счетов бухгалтерского учета. - М.: "ИПБ-БИНФА", 2001

14. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух № 20, 2003

15. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - М.: - Инфра - М, 2002

16. Крутякова Т.Л. Командировки по России и за рубеж. - М.: АКДИ Экономика и жизнь, 2005

17. Ларичев А. Ю. В командировку со средним заработком // Газета "Учет. Налоги. Право" № 23, 17-23 июня 2004

18. Ларичев А. Ю. Если вы закупаете товары у физических лиц // Газета "Учет. Налоги. Право" № 14, 15-21 апреля 2005

19. Реформа бухгалтерского учёта: Сборник документов.- М.: Омега - Л, 2005

20. Ройбу А. В. Если утеряны командировочные документы // Бухгалтерский учет № 7, 2003

Страницы: 1, 2, 3