Учет денежных средств в кассе

Учет денежных средств в кассе

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

Глава 1. Учет кассовых операций

1.1Регламент кассовых операций

1.2 Организация работы кассы

1.2.1 Лимит наличных денежных средств

1.2.2 Инкассация денежных средств

1.3 Документирование кассовых операций

1.3.1 Ведение кассовой книги

1.4 Ответственность за несоответствие ведения кассовых операций

1.5 Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и на валютных счетах

Глава 2. Расчеты с применением контрольно-кассовой техники

2.1 Правила применения и регистрация контрольно-кассовой техники

2.2 Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин

2.3 Контроль за соблюдением правил работы с контрольно кассовой техникой

Глава 3.Бухгалтерский учет кассовых операций

Список использованной литературы

Введение

Денежные средства представляют собой вид оборотных активов, находящихся в кассе, на банковских расчетных счетах, валютных, специальных счетах, в выставленных аккредитивах, выданных чековых книжках, переводах в пути и денежных документов. Это особые оборотные средства, обладающие абсолютной ликвидностью, поэтому именно их объем определяет на конкретный момент времени платежеспособность организации. Вместе с тем платежеспособность базируется на расчете и сопоставлении денежных потоков организации, то есть поступлении и расходовании денежных средств.

Виды расчетов, связанные с движением денежных средств в организации, складываются из расчетов в наличной и в безналичной форме. Безналичный оборот составляет значительную часть денежных потоков организации и предполагает разрыв во времени движения товара и денежных средств. Движение безналичных денежных средств осуществляется в виде записей по счетам плательщиков и получателей денежных средств в кредитных учреждениях, путем зачета взаимных требований и передачи оборотных документов (векселей, варрантов и т.п.).

Сфера использования наличных денег в организации в основном связана с осуществление расчетов со своими работниками и прочими физическими лицами.

Наличные денежные средства и денежные документы организации хранятся и учитываются в кассе организации.

Касса (итал. Cassa от лат. capsa - вместилище, ящик) 1) наличные деньги, имеющиеся у организации;

2) структурное подразделение предприятия, организации, учреждения, выполняющее кассовые операции;

3) в бухгалтерском учете счет, на котором отражаются движение, поступление и выдача "наличных денег";

4) специально оборудованное помещение для приема, хранения, выдачи денег и других ценностей. Большой юридический словарь, изд. Инфра - Мтр. 2001 г , стр 623.

На предприятии касса служит для приема, хранения и расходования наличных денег. Порядок ведения кассовых операций регламентируется законодательством Российский Федерации. Кассовые операции оформляются соответствующими документами в следующем порядке:

- оформляются первичные документы по приходу и расходу

- первичные документы регистрируются в журнале регистрации

- производятся записи в кассовую книгу

- ежедневно подводятся итоги по кассовой книге, отчет кассира с приходными и расходными ордерами сдается в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ - упорядоченная система сбора, регистрации, обобщения и (в итоге) формирования финансовой информации об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (ФЗ РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Таким образом БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ - упорядоченная система сбора, регистрации, обобщения и формирования информации о наличных средствах имеющихся у организации или структурного подразделения организации, их движения и документировано подтвержденного перемещения.

Глава 1. Учет кассовых операций

1.1 Регламент кассовых операций

Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию в установленной форме.

Основными Нормативно правовыми актами регламентирующими ведение кассовых операций являются:

1.Налоговый кодекс Российской Федерации.

2.Гражданский кодекс Российской Федерации.

3.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 ФЗ №129

4.Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1988 №14-П

5.Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации от 22.09.1993

6. Постановление Правительства Российской федерации от 30.07.1993 №745 «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с население без применения контрольно-кассовых машин.»

В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

-приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков Пункт 2.1 Положение Центрального банка Российской Федерации от 05 января 1988 г. № 14 - П

-иметь кассу и кассовую книгу для осуществления наличных расчетов; наличные деньги хранить в кассе в пределах установленного банком лимита Пункт 2.5 Положение Центрального банка Российской Федерации от 05 января 1988 г. № 14 - П

- производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами - в пределах установленной Центральным Банком суммы( предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60 000 рублей по одному платежу. Указание Центрального Банка Российской Федерации от 14 ноября 2001 № 1050 - У)

- производить прием наличных денег от населения с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.

1.2 Организация работы кассы

В организации пердусмотрена должность кассира, который занимается ведением кассовой документации, хранением, приемом, распределением и выдачей денежных средств из кассы предприятия. После издания приказа о назначении на должность кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с Порядком ведения кассовых операции в Российской Федерации, а вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

На основании заключенного с кассиром договора о материальной ответственности он несет ответственность за сохранность в кассе средств, правильность оформления первичных документов и ведения кассовой книги, а так же за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Обязанности кассира на малых предприятиях может исполнять главный бухгалтер или другой работник назначенный по письменному приказу руководителя. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке. (Договор о материальной ответственности см. Приложение 1.)

Помещение кассы должно быть специально оборудовано, для сохранности денежных средств. Изолированное помещение, предназначенное для хранения, выдачи и приема денежных средств, а значит оборудованное сейфами и несгораемыми шкафами, без доступа посторонних лиц. Перед открытием помещения кассы и сейфов кассир обязан смотреть за сохранностью замков, дверей, оконных решеток, пломб и печатей, убедиться в исправности охранной системы.

В соответствии с действующим законодательством кассы могут быть застрахованы.

1.2.1 Лимит наличных денежных средств

В соответствии с правилами все предприятия независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждениях банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые ни получены: на выдачу заработной платы, командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы. Пункт 2.5 Положение Центрального банка Российской Федерации от 05 января 1988 г. № 14 - П

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям и организациям независимо от формы собственности и деятельности. Сумма на конец дня свыше лимита подлежит сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации.

Лимит остатка кассы для предприятий устанавливается банком по согласованию с предприятием в размере, необходимым для обеспечения нормально работы предприятия. Лимит определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Лимит наличных утверждают на год. Для этого составляют расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на год.

Заполняется все графы в Типовой форме приведенной в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ № 14-П .В начале Расчета указывают наименование предприятия, номер счета и название обслуживающего банка. Далее начинаются вычисления. Сначала берут наличную денежную выручку за последние три месяца. Причем несмотря на то, что в Расчете говорится «выручка», на самом деле на практике указывают все поступления в кассу. Это логично - ведь при проверке лимита считают всю наличность. Да и в банках, как правило, соглашаются с таким подходом.

Что касается вновь созданных организаций, то они исходят из ожидаемой выручки. Затем трехмесячную выручку делят на количество рабочих дней в этом периоде. Это - выручка среднедневная. А чтобы рассчитать среднечасовую выручку, надо трехмесячную выручку разделить на количество рабочих часов.

После этого переходят к расходам. Тут прежде всего определяют, сколько было выдано наличными за последние три месяца (за исключением зарплаты, стипендий и пособий). Новые фирмы, так же как и в случае с доходами, исходят из предполагаемой величины затрат. Разделив результат на количество рабочих дней в этом периоде, получают среднедневной расход.

Следующий этап: фирма указывает сроки, в которые хочет сдавать выручку. Это может происходить ежедневно, на следующий день, один раз в несколько дней. Чтобы потом банк определил, насколько обоснован выбор, бухгалтер приводит время работы фирмы, а также время сдачи выручки - в объединенную кассу при предприятии, инкассаторам, в кассу банка, на почту.

Если у фирмы стандартный рабочий день, скажем с 9.00 до 19.00, и отделение банка или почты расположено не очень далеко, то выручку можно сдавать ежедневно. В подобном случае банк устанавливает такой лимит, чтобы предприятие смогло нормально работать с утра следующего дня.

Далее приводят желаемую сумму лимита. Обычно ее указывают в большем размере, чем разница между среднедневной выручкой и среднедневным расходом. Ведь цель предприятия - отвоевать себе как можно больший лимит. А банк уже решает, можно ли пойти фирме навстречу.

Если у организации не было наличных поступлений, то лимит ей установят в пределах среднедневного расхода (не учитывая зарплату, пособия и стипендию). В Расчете также указывают цели, на которые фирма собирается расходовать выручку. Тут можно записать: на оплату труда и социально-трудовых льгот, на командировочные расходы, покупку канцелярских товаров, ремонт хозяйственного инвентаря, на срочный ремонт. Впрочем, если организация использует наличную выручку на цели, не указанные в Расчете, ей ничего не грозит.

Расчет лимита остатка кассы составляют в двух экземплярах. Каждый из них подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмы. Далее их подписи заверяют печатью предприятия. Один экземпляр Расчета остается в бухгалтерии, другой же отвозят в банк на согласование.

Свои выводы кредитная организация записывает в разделе «Решение учреждения банка». Здесь указывают сумму установленного лимита, а также цели, на которые разрешено расходовать выручку. Подписывает разрешение руководитель банка. (См.приложение 2.)

Пример:

ООО «Маркет», зарегистрированное в г. Краснодаре, занимается розничной торговлей. 7 декабря 2009 года фирма подала в коммерческий банк (КБ) «Русский банк» (БИК 044583327) Расчет лимита остатка кассы на 2010 год. Номер расчетного счета фирмы в банке - 40702810700000000057.

Поступления в кассу фирмы составили:

в сентябре 2009 года - 850 000 руб.;

в октябре 2009 года - 950 000 руб.;

в ноябре 2009 года - 900 000 руб.

Всего за три месяца получили наличными 2 700 000 руб. (850 000 + 950 000 + 900 000).

Магазин работает ежедневно, без выходных.

Итого в сентябре 2004 года фирма работала 30 дней, в октябре - 31 день, в ноябре - 30 дней.

Среднедневная выручка равна: 2 700 000 руб. /(30 дн. + 31 дн. + 30 дн.) = 29 670 руб.

Поскольку в Расчете все суммы указывают в тысячах рублей, бухгалтер округлил среднедневную выручку до 29,7 тыс. руб.

Поскольку в Расчете все суммы указывают в тысячах рублей, бухгалтер округлил среднедневную выручку до 29,7 тыс. руб.

За сентябрь-ноябрь 2009 года из кассы ООО «Маркет» выдано наличными на:

командировочные расходы - 100 000 руб.;

общехозяйственные расходы - 115 000 руб.;

покупку ГСМ - 150 000 руб.

Всего расходов, оплаченных наличными, - 365 000 руб. (100 000 + 115 000 + 150 000).

Среднедневной расход составил 4011 руб. (365 000 руб. / 91 дн.).

По строке «Среднедневной расход» бухгалтер ООО «Маркет» записал: «4 тыс. руб.».

Выручку магазин сдает ежедневно. Открыта фирма с 9.00 до 21.00, то есть работает по 12 часов в день.

Среднечасовая выручка равна 2473 руб. (2 700 000 руб. : 91 дн. : 12 ч).

В Расчете по строке «Среднечасовая выручка» бухгалтер записал: «2,5 тыс. руб.».

Инкассаторы забирают деньги в 20.00. Желаемая сумма лимита - 35 000 руб.

Наказания за то, что фирма не согласовала с банком лимит, законодатели не предусмотрели. Однако в таком случае лимит автоматически приравнивается к нулю. Это означает, что если в кассе на конец рабочего дня останется хотя бы один рубль, то его необходимо сдать в банк. Иначе лимит остатка будет превышен.

Если у организации есть обособленное подразделение

Правила, по которым лимит определяется для головного предприятия и его филиалов, зависит от того, есть у подразделений отдельные балансы и расчетные счета или нет. Если есть, то лимит кассы утверждают для каждого филиала в обслуживающем его банке.

Если же филиал не составляет отдельного баланса и не имеет расчетного счета, то определяют единый лимит для всей организации. Тогда, подготавливая Расчет для своего банка, бухгалтер укажет обороты наличных как в кассе головного офиса, так и в подразделениях. Кроме того, приказом руководителя можно распределить единый лимит между головной организацией и ее подразделениями.

Лимит остатка кассы может пересматривается в течении года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия, а так же в соответствии с договором банковского счета.

В том случае, когда предприятие имеет несколько счетов в разных банках, лимит устанавливается в одном из них, а в остальные предоставляется копия решения.

1.2.2 Инкассация денежных средств

Для того чтобы остаток наличных денег в кассе на конец дня не превышал лимита, организация для передачи денег в банк может заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или специализированной инкассаторской службой имеющей лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ от 9 октября 2002г. №199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации".

После заключения договора, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбира заверяются руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при передаче им ценностей, а второй в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов. Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий)учет, учебник Москва, Издательство Проспект, 2008 г.-с.204

Образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки, организация предоставляет в подразделение инкассации. Количество сумок выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумки выставляется порядковый номер. К каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью кассир организации выписывает препроводительную ведомость.

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумке; Второй экземпляр (накладная к сумке) передается инкассатору при получении им сумки; Третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) остается у кассира. Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (Форма № КО-2)(См.Приложение 3) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Перед получением ценностей инкассатор предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и сумку. Кассир организации предъявляет оттиск пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Инкассатор проверяет соответствие суммы указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, затем на копии препроводительной ведомости ставит печать, дату приема сумки и расписывается.

Для учета денежных средств, выданных из кассы организации, для зачисления на е расчетный счет, но еще не зачисленных по назначению, предназначен счет 57 "Переводы в пути". Основанием для принятия к учету по счету 57 сумм(например при сдачи выручки от продажи) могут быть копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Расходы связанные с оплатой услуг, оказываемые кредитными организации, являются операционными расходами(пункт 11ПБУ 10/99) Приказ Министерства Финансов Российской федерации от 06 мая 1999 года № 33-н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации»ПБУ 10/99» Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или в величине кредиторской задолженности(подпункт 14.1,6 ПБУ 10/99).Для их учета предназначен счет 91"Прочие доходы и расходы", субсчет 91.2"Прочие расходы"; для учета расчетов с банком может использоваться счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Сумма оплаты услуг по инкассации обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По мере оплаты услуг по инкассации и получении счетов фактур организация в общеустановленном порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со статьей 170-172 Налогового кодекса РФ.

1.3 Документирование кассовых операций

Основанием для отражение учетных регегистрах движения наличных денежных средств служат унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций. Постановление Госкомстата России от 18 августа 1988г.(в ред. от 3 мая 2000 года) № 88

Документы являются основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

- проверяют правильность оформления документов, их соответствие законодательству, характеру совершаемых операций, а так же наличием необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

- оформляют приходных и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

- получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные блинками кассовых документов;

- регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных расходных документов;

- передают кассиру приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными или распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре четко и ясно, чернилами, шариковой ручкой или печатаются. Все исправления, помарки или подчистки не допускаются.

Приходный кассовый ордер заполняется одновременно с квитанцией, являющейся его частью, подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Квитанция выдается только послу получения денег.(приходный кассовый ордер см.приложение 4).

Расходный кассовый ордер оформляется на основании платежных ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней документов, регистрируются в журнале после их выдачи. Подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицом уполномоченным на это.

Прием и выдача наличных денег по кассовым ордерам может производится только в день их оформления. Выдача приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов на раку лицам, вносящим или получающим деньги запрещается.

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

- проверяет наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи руководителя;

- проверят правильность оформления документов;

- проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для переоформления.

В случае соблюдения всех требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги. Проверяет платежеспособность денег в соответствии с признаками платежеспособности банкнот и монет Банка России. Утверждены Положением Центрального Банка Российской Федерации от 09 октября 2002 г. № 199 - П. Полученная сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

Страницы: 1, 2