Учет денежных средств в кассе

Учет денежных средств в кассе

40

Белкоопсоюз

Учреждение образования

«Молодеченский торгово-экономический колледж»

Учет денежных средств в кассе

по дисциплине «Бухгалтерский учет»

Молодечно, 2010

• Содержание
• ВВЕДЕНИЕ
• 1. ЗАДАЧИ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
• 2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

2.1 Основные правила ведения кассовых операций.

2.2 Основные правила ведения и документального оформления кассовых операций.

• 3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВОЙ КНИГИ. ПРОВЕРКА И БУХГАЛТЕРСКАЯ ОБРАБОТКА КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
• 3.1 Порядок ведения кассовой книги.

3.2 Проверка и бухгалтерская обработка кассовых документов.

4. ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТОЙ.

5. СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ.

6. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ И ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ ЕЕ РЕЗУЛЬТАТОВ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

При осуществлении хозяйственной деятельности организации вступают в денежно-расчетные отношения с другими юридическими лицами, налоговыми органами, банками, с работниками и другими физическими лицами. Эти отношения оформляются договорами (контрактами), выполнение которых предполагает проведение между участниками договора расчетов, как в безналичной форме, так и наличными денежными средствами.

Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированный.

Целью курсовой работы является комплексное изучение состояния бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в кассе предприятия, выявление недостатков в организации учета и контроля денежных средств и разработка мероприятий по устранению данных недостатков на примере частного торгового унитарного предприятия «Фантазия 2007», бухгалтерский учет на предприятии ведётся с помощью компьютерной программы «1 С Бухгалтерия 7.7» .

При написании работы были поставлены следующие задачи:

ь изучить правила организации кассы на предприятии;

ь рассмотреть основные виды документов, являющихся основанием для совершения кассовых операций;

ь изучить порядок учета движения денежных средств в бухгалтерии предприятия;

ь изучить порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе.

Предметом данной курсовой является более детальное изучение особенностей ведения учета денежных средств в кассе на примере ЧТУП «Фантазия 2007».

Структура курсовой работы состоит из введения, 3 глав и заключения.

Для написания курсовой работы использовалось 17 источников информации: из них 8 нормативно-правовых актов, 8 учебных пособий, 1 периодическое издание

1. ЗАДАЧИ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Денежные средства предприятий находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, в чековых книжках и пр. Их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью - важнейшая задача бухгалтерии. От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет и др. Бухгалтерский учет денежных средств, расчетных и кредитных операций имеет важное значение для правильной операции организации денежного обращения расчетов и кредитования, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

Целью бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций - является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики бухгалтерия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

Из этой цели вытекают следующие основные задачи учета и контроля денежных средств:

ь проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;

ь обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженностей, средств в расчетах в иностранной валюте;

ь своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечение взыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженностей и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;

ь обеспечение сохранности денежных средств, документов в кассе и других местах их выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд предприятия, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима;

ь изыскание возможности наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

Текущими заботами этого участка являются:

ь контроль за оплатой счетов;

ь получение долгов с заемщиков и дебиторов;

ь наблюдение за кассовой дисциплиной;

ь правильное заполнение первичной документации.[3]

2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

2.1 Основные правила ведения кассовых операций

Согласно пункту 4 Указа от 29.06.2000 № 359 «Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь» наличные расчеты между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Беларуси осуществляются в белорусских рублях в порядке, определяемом Нацбанком.

Такой порядок определен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка от 17.01.2008 № 4и Правилами организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Нацбанка от 24.08.2007 № 166.

В настоящее время Нацбанком не определен предельный размер наличных расчетов между юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями. Поэтому до утверждения такого размера необходимо руководствоваться нормой, установленной пунктом 30 Правил № 166 для выдачи наличных денег из касс банков. Согласно этому пункту юридическим лицам, их обособленным подразделениям, предпринимателям из касс банков выдаются наличные деньги в размере не более 300 БВ в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам каждому юридическому лицу, обособленному подразделению, индивидуальному предпринимателю. По сравнению с 50 БВ в месяц (это ограничение суммы наличных расчетов между субъектами хозяйствования действовало до 1 ноября 2009 года) -- очень солидная сумма.[17]

Предельная сумма наличных расчетов между субъектами хозяйствования увеличилась -- и это хорошо. Но одновременно для юридических лиц введен запрет на расчеты наличными деньгами из выручки: юридические лица, подразделения не имеют права использовать выручку для расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями (последний абзац пункта 19 Инструкции № 4).

Впрочем, юридические лица, подразделения все же могут использовать наличные деньги, поступившие в кассу, но только по согласованию с обслуживающим банком и только на оплату труда, пенсии, пособия, стипендии в необходимом размере (часть вторая пункта 17 Правил № 166).[12]

Согласно письму Нацбанка от 09.10.2009 № 28-21/224 «О порядке расчетов наличными денежными средствами» допускается прием в кассы наличных денег без ограничения размера:

• юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, осуществляющими выставочную деятельность, -- за услуги и аренду площадей, розничную торговлю;

• магазинами-складами -- за приобретаемые у них товары;

• рынками -- за оказываемые ими услуги, аренду помещений;

• юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, осуществляющими ветеринарный и фитосанитарный контроль, -- за услуги по ветеринарному надзору и карантину растений на государственной границе и транспорте;

• юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, реализующими топливо и услуги, связанные с автомобильными перевозками грузов и пассажиров.[17]

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки.

Для хранения денежных средств и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. На крупных предприятиях может иметь филиалы в подразделениях. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг.

Ведение кассовых операций возлагается на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей и не может передоверять, кому бы то ни было выполнение своих обязанностей.

Сдача наличных денежных средств в центральную кассу предприятия подразделениями, расположенными вне месторасположения предприятия и не являющимися обособленными подразделениями, продавцами мелкорозничной торговой сети (палатки, ларьки, киоски, летние кафе и т.п.), пунктами передвижной торговли (автомагазины, автолавки, лотки, корзины и т.п.), а также иными уполномоченными лицами (агенты, распространители, инспекторы и другие материально ответственные лица), сдающими выручку в центральную кассу предприятия, должна осуществляться в установленный в соответствии с законодательством Республики Беларусь срок.

Сдача наличных денежных средств в центральную кассу вышеуказанными подразделениями, уполномоченными лицами с нарушением установленного срока расценивается как факт несвоевременного оприходования в кассу наличных денежных средств.

В случае, когда организация не представляет расчет на установление лимита остатка средств наличных денег в кассе, этот лимит считается нулевым.[8]

Нередко бывает так, что сложно заранее спланировать наличные расходы. А получить в банке 300 БВ «про запас» и просто ждать, когда возникнет потребность в наличных деньгах, нельзя.

Юридические лица, подразделения могут выдавать наличные деньги под отчет на предстоящие расходы только на сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения, включая день выдачи наличных денег под отчет:

• не более 3 рабочих дней -- на расходы в месте нахождения юридического лица, подразделения;

• не более 10 рабочих дней -- на расходы вне места нахождения юридического лица, подразделения;

• до 30 рабочих дней -- в сумме, не превышающей 1 БВ, в целом по юридическому лицу, подразделению.

Подотчетные лица, получив наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. [14]

Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций и оказании услуг организация обязана проводить с применением кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем. Все применяемые кассовые аппараты должны быть зарегистрированы в государственной налоговой инспекции, как и книги кассира-операциониста (на каждый кассовый аппарат). [15]

Предприниматели, которые открыли счета и которым поступила выручка наличными деньгами за предыдущий месяц в размере, превышающем 500 базовых величин, обращаются в банк до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором размер выручки превысил 500 базовых величин, за установлением порядка и сроков сдачи наличных денег, размера расходования наличных денег из выручки.

Предприниматели обязаны соблюдать до конца календарного года установленные банком порядок и сроки сдачи наличных денег, размер расходования наличных денег из выручки.[14]

В ЧТУП «Фантазия 2007» установлены сроки сдачи выручки на 2010 год: понедельник и четверг - еженедельно. Прием наличных денег от операций в розничной торговле, ведется с помощью кассовых суммирующих аппаратов установленного образца, на принятые деньги от продавцов выписывается КО-1.

2.2 Основные правила документального оформления кассовых операций

Прием наличных денег, полученных по чекам в учреждении банка, поступивших за реализацию продукции, товаров, работ, услуг, топлива, материалов и др., оформляется приходным кассовым ордером, заполняемым на бланке формы № КО-1 в одном экземпляре, квитанция от которого передается сдатчику денег за подписью главного бухгалтера, кассира с проставлением печати (штампа).

В приходном кассовом ордере указывается: от кого поступили деньги, на какие цели или за что их вносят, сумма и дата хозяйственной операции, учетный номер налогоплательщика, НДС.

В ЧТУП «Фантазия 2007» происходит ежедневная приемка выручки по реализации от продавцов по приходным кассовым ордерам, руководителем исполняющим также функции бухгалтера, заполняются кассовые ордера с использованием «1С Бухгалтерии 7.7», подписываются руководителем, ставится печать, отрывной корешок отдается продавцу, взаимен получаются деньги полученные за предыдущий день с помощью КСА, корешок хранится у продавца.

Приходные кассовые ордера при использовании их для приема денежных средств за реализованную продукцию (товары, работы, услуги) перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетности. Использование копии (ксерокопии) с зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для приема денежных средств запрещается и рассматривается как сокрытие дохода. [10]

Кроме того, для приема денежных средств при реализации юридическими и физическими лицами продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет используются талоны формы № 20-ФС; квитанции формы КВ-1 - до 01.01.2011. [1]

Согласно Постановлению Министерства Финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 №38 ордера КО-1, КО-1в, КО-2, КО-2в заполняются как вручную, так и с помощью технических средств. [11]

Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов, выплатой пенсий, пособий по социальному страхованию и т. д. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.

При выдаче денег кассир требует у получателя предъявление документа, удостоверяющего его личность, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и берет расписку о получении денег.

Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег через других лиц по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества того, кто должен получать, указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомостях перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и другие массовые выплаты производятся по платежным (расчетно-платежным) ведомостям. На титульном (заглавном) листе такой ведомости руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными, делается разрешительная надпись о праве выдачи денег и сумме прописью.

По истечении установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат кассир в платежной ведомости против фамилии лица, не получившего деньги, ставит штамп или делает запись «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм, а в конце платежной ведомости указывает фактически выплаченную и невыплаченную суммы и скрепляет эти данные своей подписью. Если деньги выдавались не самим кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)» (выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается). После этого записывают в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставят на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №...». [2]

На исследуемом предприятии выдача заработной платы осуществляется в установленные для этого сроки, и как правило осуществляется в один установленный день (15 числа каждого месяца).

При сдаче денег на расчетный счет составляется объявление на взнос наличными. Для подтверждения приема банк выдаст квитанцию, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Все приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже и оговоренных, в этих документах не допускается. Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Все приходные и расходные кассовые ордера и приравненные к ним документы регистрируются в журнале регистрации кассовых ордеров по форме № 1, №1а. Журнал формы 1 открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. Чтобы дважды не было выдачи (приема) денежных средств по одному и тому же документу, расходные кассовые ордера погашаются штампом «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Регистрацию приходных и расходных кассовых документов можно вести и с применением средств вычислительной техники. При этом составляется машинограмма: «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях».

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их исполнения. [1]

В ЧТУП «Фантазия 2007» для учета бланков используется журнал формы Ф-1а, в котором регистрируются КО-1 и КО-2, но т.к. ведется автоматизированный учет то бухгалтер имеете возможность сформировать при необходимости проанализировать выписку КО-1 и КО-2 в отдельных журналах ф-1.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины:

Согласно ст.12.19 КОАП:

- Нарушение порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Беларуси, выразившееся в осуществлении платежей наличными деньгами с нарушением требований законодательства, влечет наложение штрафа на юридическое лицо в размере до 100 % от суммы таких платежей. [17]

Согласно ст.12.20 КОАП:

- Нарушение порядка использования кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров и (или) платежных терминалов для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, а равно отсутствие указанного оборудования для приема наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг - влекут наложение штрафа в размере до ста базовых величин. [6]

3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВОЙ КНИГИ. ПРОВЕРКА И БУХГАЛТЕРСКАЯ ОБРАБОТКА КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ.

3.1 Порядок ведения кассовой книги

Для учета кассовых операций на каждом предприятии ведется одна кассовая книга формы № КО-4 для учета рублей и отдельные книги формы № КО-4в для учета валюты, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03. 2010г. № 38 "Об утверждении типовых форм первичных документов по оформлению кассовых операций". [11]

Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной печатью или же на концы шпагата наклеивается плотный четырехугольник и по его углам ставится чернильная печать, а на последней странице пишется прописью количество листов и ставятся подписи директора и главного бухгалтера. Каждый лист книги складывается пополам и под копировальную бумагу записи ведутся в двух экземплярах - первый остается в книге, а второй отрывается и передается в бухгалтерию в качестве кассового отчета со всеми документами. По иностранной валюте записи и в документах, и в кассовой книге ведутся в национальной валюте и в инвалюте.

Исправления в кассовой книге должны быть оговорены («Исправлено») и подписаны кассиром и бухгалтером. Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток денег на конец дня.[14, гл.3]

На исследуемом предприятии ежедневно формируется машинограмма «кассовая книга и отчет кассира». В дни сдачи выручки в банк, периодически предварительно формируется отчет по КСА и сверяется со сданными наличными деньгами, для избегания ошибок в записях книги кассира-операциониста и в кассовых приходных ордерах, т.к. часто продавцы ошибаются при ведении книги.

При получении наличных денег в банке на зарплату и другие цели сначала выписывается банковский чек, а затем приходный кассовый ордер. Ордер прилагается к кассовому отчету, а квитанция - к выписке банка по расчетному счету.

В период выдачи средств на оплату труда в соответствии с пунктом 7 Правил ведения кассовых операций по наступившим срокам остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым документам с отражением отдельной строкой "в том числе на оплату труда".

При этом сумма выданных по ведомости на оплату труда за день наличных денег расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке "Расход" в кассовой книге. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. Расход выданных денежных средств на оплату труда, выплату дивидендов, стипендий, пенсий и др. отражается в кассовой книге по мере закрытия платежных (расчетно-платежных) ведомостей. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. В аналогичном порядке записи в кассовую книгу производятся при выплате по платежным (расчетно-платежным) ведомостям дивидендов, стипендий, пенсий, других социальных выплат. [5]

3.2 Проверка и бухгалтерская обработка кассовых документов

Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому ордеру, сначала все приходные, затем все расходные. Потом выводится остаток денег в кассе, отрывной лист кассовой книги с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Страницы: 1, 2