Учет расчетов с подотчетными лицами

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (приложение Г). Для ввода в информационную базу программы 1С:Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета - «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники».

Если предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Закладка «Оборотная сторона» диалога позволяет ввести данные в табличную часть документа.

В ней нужно указать:

· дату или интервал дат совершения расходов;

· выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;

· указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);

· сумму НДС;

· назначение расходов (кому, за что и по какому документу).

Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которые списываются затраты данного наименования.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки. Схема первичной документации представлена в приложении Д.

2.3. Аналитический и синтетический учет

В ООО «Чернушкастройкерамика» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 7.7».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте». В 2006 и 2007 гг. данный субсчет не использовался, так сотрудники не были направлены в командировки за рубеж.

Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица 1

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

Для получения информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

В ООО «Чернушкастройкерамика» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом: Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами:

1. Дебет 10,41,08,07 Кредит 71 - оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

2. Дебет 20,25,26 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.

3. Дебет 91-2 Кредит 71 - затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов; Дебет 91-2 Кредит 71 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

4. Дебет 28 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

5. Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 - произведен налоговый вычет.

6. Дебет 44 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

7. Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу; Дебет 70 Кредит 94 - удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника.

8. Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.

Используемая программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

На основании разнесенных расходных кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов - на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

Для вывода данной ведомости необходимо выбрать пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение К1).

Стандартный отчет «Журнал-ордер счета по субконто» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам.

Для вывода данного отчета необходимо выбрать пункт «Журнал-ордер по счету 71 по субконто» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Журнал-ордер счета по субконто» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать журнал-ордер. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение К2).

Стандартный отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Для получения данного отчета надо выбрать пункт «Журнал-ордер и ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров отчета. В запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение К3).

Стандартный отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода (приложение К4).

Стандартный отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета (приложение К5).

Стандартный отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Данный отчет очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

Для получения оборотов счета надо выбрать пункт «Обороты счета (главная книга)» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров формирования оборотов счета. В запросе настройки оборотов счета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Установив нужные параметры настройки, нужно нажать на кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра (приложение К6).

Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета - подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д - дебетовое, К - кредитовое) (приложение К7).

Также существует стандартный отчет «Карточка счета с выбранным значением субконто» позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом.

Ежемесячно итоги из журнала-ордера №7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 246, а кредиторскую - по строке 628.

Движение документов представлено в приложении Л.

Чаще всего через подотчетных лиц приобретается оборудование. Это связано с тем, что есть возможность осмотра технического состояния приобретаемого оборудования.

В исследуемых периодах (в 2006-2007 гг.) стало значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами в результате использования предприятием программы «1С: Предприятие», которая позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, понижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

3. Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

В ООО «Чернушкастройкерамика» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

· сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

· порядок представления авансовых отчетов;

· запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

· запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке. Пример приказа представлен в приложении М1.

Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных. Пример данного приказа представлен в приложении М2.

Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.

К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

В ООО «Чернушкастройкерамика» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное - не превысить лимит наличных в кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 21300 рублей.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.

Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18). В любом случае расходы работника на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем.

Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.

Так же дело обстоит при оплате услуг сотовой связи подотчетным лицом через свободные кассы.

Лучшим разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ. Пример данной ведомости представлен в приложении Н.

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки (приложение П1).

Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку (приложение П2).

Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

4. Выводы и предложения

На примере конкретного предприятия ООО «Чернушкастройкерамика» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Как выяснилось, на предприятии деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам, так как не всегда есть возможность приобретения ТМЦ безналичным путем.

Вследствие перехода предприятия в 2006 году на автоматизированный учет с использованием программы 1С: Предприятие стало значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами по сравнению с предыдущими годами, так как программа позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, снижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Данная программа позволяет формировать стандартные отчеты, которые полезны при подведении итогов и составлении отчетности.

В ООО «Чернушкастройкерамика» существуют нарушения правил расчетов с подотчетными лицами».

А именно, отсутствие приказа о порядке и выдаче денежных средств под отчет и письменного приказа об установлении размера (норм) суточных. Если данная ситуация не будет исправлена, то предприятию будут предъявлены налоговыми органами штрафные санкции.

Бывает, что к учету принимаются отчеты с приложением товарного чека, где указано «хозтовары» или «канцтовары». Это недопустимо, так как товарный чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке.

У предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование наличных денежных средств на свои нужды, поступившие в кассу от покупателей. Бухгалтерия предприятия забывает, что существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение ТМЦ, и выдает данные денежные средства сотруднику организации.

Также встречаются случаи, когда предприятие не соблюдает Указание ЦБ РФ от 20.07.2007 г. об установленном предельном размере расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами, который установлен в размере 100 000 рублей. За такое нарушение грозит штраф предприятию и его руководителю.

В ООО «Чернушкастройкерамика» все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица, так как подтверждающим документом является только кассовый чек. Чтобы исправить данную ситуацию необходимо заключить договор на оказание услуг сотовой связи, тогда операторы смогут предоставить все подтверждающие документы.

Чтобы нарушений при расчетах с подотчетными лицами стало меньше, необходимо ввести в штат предприятия бухгалтера по расчетам.

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

Страницы: 1, 2