Учет основных средств с помощью программы 1С: Предприятие

Необходимо обратить внимание на организацию аналитического учета на счете 15 "Капитальные инвестиции", так как все хозяйственные операции поступления необоротных активов проходят через этот счет. Более подробно организацию учета на счете 15 рассмотрено в граве 14 "Ремонт необоротных активов". При вводе новой капитальной инвестиции необходимо заполнить значения полей "Код", "Наименование", "Счет учета" и "Цена".

Заполнение справочника необходимо проводить следующим образом: формируется название инвестиции, заполняется счет учета и приходная цена без НДС.

Рассмотрим особенности реализации компьютерного учета НА на конкретных примерах. Вспомним, что одним из источников появления необоротных активов на предприятии является их поступление от учредителей. Данная операция отражается в бухгалтерском учете записью на счете 15 "Капитальные инвестиции" (формирование счета 15 рассмотрено выше) в корреспонденции со счетом 46 "Неоплаченный капитал" на сумму стоимости НА. На примере поступления необоротных активов в качестве взноса в уставный капитал предприятия продолжим рассмотрение операций по расчетам с учредителями предприятия "Добро".

Задача 2. Учредителями Гуренко М.В. и Чурбановым В.А. в качестве вклада в уставный капитал внесено основное средство "Станок деревообрабатывающий универсальный СДУ-П" по согласованной стоимости 25 000 грн. Стоимость станка в равных долях (по 12500 грн.) распределена между двумя учредителями. Станок предназначен для эксплуатации в столярном цехе в процессе производства всей номенклатуры выпускаемых изделий. По факту прихода основного средства оформлен акт № ОС-1 от 01.07.2001.

Поступление одного основного средства от нескольких учредителей в бухгалтерском учете предприятия не является операцией регулярной, часто повторяемой. В связи с этим в типовой конфигурации не предусмотрены специальные средства для ее реализации. В подобных условиях обычно используется ручной ввод операции.

Особенностью оформления хозяйственной операции в виде сложной проводки является то, что в ней дебетуется один аналитический счет основного средства, а кредитуется два аналитических счета расчетов с учредителями.

Таким образом, налицо сложная проводка, которую можно представить в виде следующей схемы. Введем новую операцию по поступлению основного средства от учредителей, состоящую из одной сложной проводки. Прежде всего, представим сложную проводку в виде последовательности корреспонденции:

1. Дебет счета 15.2 "Станок СДУ 11" - 25 000 грн.

2. Кредит счета 46 "Гуренко М. В." - 12 500 грн.

3. Кредит счета 46 "Чурбанов В.А." - 12 500 грн.

Сначала вводится "первая половина" двойной записи - тот счет, на который относится вся сумма сложной проводки. В нашем случае это счет 15.2 "Придбання (виготовлення) основних засоб!в": он дебетуется на сумму 25000 руб., а корреспондирующий счет не указывается. Поскольку корреспондирующий счет не задан, программа определяет, что в данный момент введена часть сложной проводки, и автоматически переходит в режим ввода продолжения проводки в последующих строках Все строки, входящие в состав сложной проводки, имеют двойной номер, разделенный знаком "/", например: 1/2. Первая часть номера - номер проводки, вторая часть - номер корреспонденции. Ввод сложной проводки считается завершенным, если сумма главной корреспонденции равна суммам подчиненных корреспонденции. Так, после ввода третьей корреспонденции программа автоматически завершит ввод сложной проводки.

Сложная проводка более точно выражает экономическую суть операции. Первая (главная) корреспонденция показывает увеличение счета необоротных активов на сумму полной стоимости поступившего оборудования. Вторая и третья (подчиненные) корреспонденции показывают понижение дебиторской задолженности каждого из учредителей, внесших основное средство в уставный капитал предприятия.

Рассмотрим еще один пример операций поступления основного средства от учредителей и еще один новый способ отражения хозяйственных операций в компьютерном учете.

Задача 3. От учредителя - АКБ "ЗГОДАБАНК" в счет вклада в уставный капитал поступило основное средство - автомобиль "Газель" по согласованной стоимости 35 000 грн. 02.04.2001 по факту поступления НА оформлен акт приемки-передачи основного средства № 2 от 02 апреля 2001 года. Акт поступил в бухгалтерию. Автомобиль предназначен для эксплуатации в производственных целях Амортизационные отчисления для данного вида транспорта не зависят от пробега, метод начисления амортизации - уменьшение остатка, период эксплуатации - 60 месяцев, ликвидационная стоимость - 1560 грн. Необходимо ввести соответствующую информацию в справочники и отразить факт поступления основного средства в компьютерном учете.

Порядок ввода информации в справочник был подробно рассмотрен выше, поэтому сразу перейдем к оформлению операции по поступлению НА от учредителей. Помимо ручного ввода, в программе "1С:Бухгалтерия" имеется достаточно мощное средство автоматизации процесса ввода операций и проводок, это - механизм типовых операций. Что такое типовая операция?

Большинство хозяйственных действий, совершаемых на предприятии, с точки зрения бухгалтерского учета имеют однотипный характер и зачастую фиксируются в учете при помощи набора из нескольких бухгалтерских проводок. Например, проводка на перечисление средств с расчетного счета или снятие наличных средств обычно сопровождается начислением комиссионных банку; получение предоплаты влечет за собой начисление НДС; отпуск малоценных и быстроизнашивающихся предметов в эксплуатацию порождает начисление износа (50% или 100%). Подобных примеров можно привести множество, и, как правило, такие операции составляют значительную часть хозяйственных операций предприятия. Для отражения в учете подобных стандартных ситуаций в "1С:Бухгалтерии" служат типовые операции. С их помощью можно автоматизировать ввод стандартных или часто повторяющихся операций, "1С:Бухгалтерия" позволяет бухгалтеру самостоятельно создавать типовые операции, тем самым настраивая систему под свои потребности. Для этого в программе имеется встроенный инструментарий, предназначенный для создания типовых операций. В отличие от конфигурирования механизм создания типовых операций доступен из программы, работающей в режиме ведения бухгалтерского учета

При работе с типовыми операциями следует четко различать два возможных режима работы с ними: создание типовой операции, и ее использование. Создание типовой операции предполагает создание шаблона, предназначенного для ввода операций того или иного типа Использование типовой операции представляет собой ввод операции и проводок с использованием ранее созданного шаблона типовой операции В типовую конфигурацию могут включаться типовые операции, однако, их состав может расширяться пользователем практически неограниченно.

Организация списка типовых операций "1С:Бухгалтерия" позволяет создать любое количество типовых операций. Каждой типовой операции назначается произвольное имя, которое хранится в списке типовых операций. Может быть, как минимум, две причины для обращения к списку типовых операций:

Ш для выполнения действий над типовой операцией (например, создать новый шаблон, исправить имеющийся, удалить и т.п.);

Ш для ввода хозяйственной операции при помощи готового шаблона типовой операции.

Обратиться к списку типовых операций для их просмотра и редактирования можно через меню "Операции - Типовые операции". Обращение к списку типовых операций с целью использования осуществляется непосредственно из журнала проводок или журнала операций, через меню "Действия - Ввести типовую" или нажатием кнопки В; на панели инструментов. Для удобства просмотра и поиска операций имеется возможность объединять их в группы. Группировка типовых операций осуществляется по какому-либо смысловому критерию, например, по разделам учета или по видам хозяйственных операций и процессов

Для решения рассматриваемой задачи удобно создать типовую операцию "Поступление объектов необоротных активов в счет вклада в уставный капитал". О порядке создания типовых операций можно прочитать в общей литературе, поставляемой с конфигурацией. После создания необходимой типовой операции на экране раскроется окно ввода операции.

В заголовке окна отображается название типовой операции. Ниже строки заголовка размещается панель инструментов управления порядком ввода типовой операции. В следующей строке выдается подсказка, какие данные следует вводить в текущее поле. Соответственно, текст подсказки изменяется при перемещении курсора из одного поля в другое. Далее, как и в форме документа, располагаются две области. Первая (шапка) - для ввода реквизитов операции, вторая (таблица) - для ввода реквизитов проводок.

В отличие от ввода новой операции вручную данная операция уже содержит проводки, причем значительная часть реквизитов операции и проводок уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Теперь остается только лишь ввести недостающие реквизиты операции и проводок, используя предлагаемый шаблон. Кроме того, ряд реквизитов операции рассчитывается автоматически на основании других реквизитов.

В этом отношении важную роль в типовой операции играет реквизит "Сумма операции". Если в обычной операции эта сумма рассчитывается на основании сумм введенных проводок, то в типовой операции, наоборот, чаще всего суммы проводок рассчитываются по некоторым заранее заданным формулам исходя из значения суммы операции.

После ввода в шапке операции общей суммы, программа автоматически переносит ее в графу "Сумма" табличной части и сразу предлагает заполнить графу "Субконто дебета". Таким образом, задача по отражению в компьютерной бухгалтерии факта поступления основного средства в качестве взноса в уставный капитал сводится к четырем простейшим действиям: выбору даты, вводу суммы операции, выбору (при необходимости - добавлению в соответствующий справочник) основного средства и выбору из справочника "Контрагенты" того учредителя, от которого это основное средство поступило. Результат ввода типовой операции После завершения ввода типовой операции, в журнале операций будет зафиксирована запись, которая ничем не будет отличаться от обычных операций.

В журнале не сохраняется ни одного свидетельства о ее необычном происхождении. Связь с породившей ее типовой операцией никак не фиксируется. Если понадобится изменить какие-то параметры данной хозяйственной операции, то ранее введенную операцию придется удалить и заново произвести ввод типовой операции. В отличие от предыдущего примера, введенная операция будет состоять из одной простой проводки следующего вида На данный момент в компьютерном учете отражен факт поступления необоротных активов от учредителей. После этого потребуется ввести следующие операции, отражающие факт ввода данных НА в эксплуатацию.

Для отражения этой операции в типовой конфигурации предусмотрены отдельные средства, которые будут рассмотрены далее.

Наиболее распространенной является операция приобретения основного средства у поставщика. Затраты на приобретение основного средства относятся к долгосрочным инвестициям, поскольку направлены на приобретение необоротных активов длительного пользования В связи с этим затраты по приобретению основного средства должны быть отражены в бухгалтерском учете на счете 15 "Капитальные инвестиции".

В рабочем плане счетов стандартной конфигурации в развитие счета 15 имеется несколько субсчетов. В частности, для учета капиталовложений на приобретение отдельных объектов необоротных активов используется субсчет 2. На этом субсчете, ведется аналитический учет в разрезе субконто "Инвестиции", что можно увидеть непосредственно в настройке плана счетов.

Для каждой из операций, представленных на схеме в типовой конфигурации программы "1С:Бухгалтерия 7.7" предусмотрены документы, автоматизирующие процесс отражения этих операций в компьютерном учете. Операция "Оплата" реализуется при помощи документа "Банковская выписка" или "Приходный кассовый ордер". Операция "Поступление" реализуется при помощи документа "Приходная накладная (Акт)". Операция "Ввод в эксплуатацию" реализуется при помощи документа "Ввод в эксплуатацию". Рассмотрим порядок отражения хозяйственных операций по поступлению основного средства на следующем примере.

Задача 4. 29.07.2001 от завода "Азер" на предприятие "ДОБРО" в сопровождении товарно-транспортной накладной поступило оборудование - станок сверлильный СДС-1 в количестве I шт. на сумму 12 000 грн., включая НДС 20%. Ранее по счету № 345/21 от 22.07.2001 была произведена оплата этой поставки (см. задачу № 11-2). Необходимо отразить в бухгалтерском учете предприятия факт поступления НА. 30.07.2001 станок СДС-1 по акту № 2 Приемки-передачи основных средств передан в эксплуатацию в столярный цех.

Решение данной задачи потребует от бухгалтера выполнения определенной последовательности действий, таких, как контроль оплаты счета на поставку основного средства, отражение факта поступления и факта ввода в эксплуатацию. Остановимся на каждом из этих моментов. Оплата счета на поставку основного средства Прежде чем приступать к вводу операций по приходу НА, возможно, потребуется убедиться в том, что ранее была произведена оплата счета поставщика. Эту информацию можно получить через стандартную ведомость "Анализ субконто".

Наиболее естественный способ обратиться к режиму формирования данной ведомости - через меню "Отчеты -Анализ субконто". После обращения к указанному пункту меню на экране развернется окно "Установки параметров отчета". В данном окне необходимо задать параметры, определяющие, за какой период и по каким субконто должна быть сформирована ведомость.

В качестве первого вида субконто установлено - "Контрагенты". Рядом указывается режим формирования ведомости по данному аналитическому признаку - "Отбирать". Тем самым предполагается, что должно быть определено конкретное значение субконто, по которому информация будет отбираться в ведомость. Это значение устанавливается в поле, расположенном ниже. В данном поле задается интересующее нас значение - завод "Азер". Формирование ведомости даст следующий результат.

В ведомости можно видеть, что контрагент завод "Азер" имеет дебиторскую задолженность в размере 12 000.00 грн., которая образовалась на счете 371. Имеется возможность детализировать информацию отчета и выяснить, за счет каких операций образовалась выявленная задолженность. Для этого надо переместить курсор мыши на 105 детализируемый показатель, после чего двойной щелчок мыши обеспечит формирование нового отчета "Карточка счета", в котором будут приведены все операции по счету 371 с данным контрагентом.

Из представленного отчета видно, что задолженность в размере 12000 грн. образовалась за счет операции, введенной при помощи документа "Выписка банка № 2" от 24.07.2001. Можно и дальше продолжить детализацию показателей нового отчета Следующий шаг детализации приведет нас в журнал операций, непосредственно к интересующей нас операции. Как известно, из операции имеется возможность быстро перейти к породившему ее документу при помощи функции "Открыть документ". Таким образом, компьютерная бухгалтерия позволяет за считанные секунды отыскать документы, операции, проводки, объясняющие происхождение показателей отчетов. В нашем случае это - банковская выписка № 2.

Для отражения факта прихода основного средства от поставщика целесообразно воспользоваться документом типовой конфигурации "Приходная накладная". Диалоговая форма ввода документа заполняется на основании сопроводительного комплекта документов организации-поставщика.

При заполнении формы диалога в шапку документа нужно ввести номер и дату документа, ввести поставщика путем выбора из журнала "Отбор заказов по контрагенту", а также документ, на основании которого произведена оплата, - счет № 1 от 22.07.2001, который выбирают из справочника "Договоры (счета)". Документ "Приходная накладная" можно ввести на основании документа "Счет входящий", для этого необходимо зайти в журнал "Счета входящие", выбрать необходимый счет и нажать пиктограмму "Ввести на основании". После чего из перечня предлагаемых документов выбрать документ "Приходная накладная".

Для учета поступления необоротных активов, приобретенных с налогом на добавленную стоимость, важным является порядок возмещения НДС. Если НДС, уплаченный поставщику, не подлежит зачету (возмещению из бюджета), в форме документа на закладке "Дополнительно" устанавливается флажок "НДС на себестоимость". При этом сумма НДС, указанная в табличной части экранной формы, при проведении документа будет учтена в стоимости основного средства Далее необходимо заполнить табличную часть документа.

Каждая строка таблицы содержит сведения об одном объекте НА. При заполнении графы "Наименование" предлагается выбрать объект инвестиций из справочника "Инвестиции". Если запись о данном объекте не была введена ранее, то ее можно ввести в справочник, не выходя из документа. Кстати, не обязательно заполнять сразу все реквизиты справочника: незаполненные реквизиты можно будет ввести позже, например, на этапе отражения операции по вводу основного средства в эксплуатацию или в любой другой момент времени, обратившись напрямую к справочнику "Необоротные активы".

Рассмотрим, какие результаты будут зафиксированы в компьютерной бухгалтерии после ввода и проведения документа "Приходная накладная". В журнале операций регистрируется запись о введенном документе Запись о введенном документе также автоматически регистрируется в журнале документов "Приходные накладные". Документ автоматически формирует три проводки, отражающие в компьютерном учете факт поступления основного средства, а также зачет ранее сделанной предоплаты: Ввод необоротных активов в эксплуатацию Для отражения факта ввода основного средства в эксплуатацию в типовой конфигурации предусмотрен документ "Ввод в эксплуатацию", который доступен из журнала документов "Необоротные активы и МБП", а также может быть вызван через меню "Документы - Необоротные активы и МБП - Ввод в эксплуатацию".

Рассмотрим порядок использования данного документа на примере ввода в эксплуатацию основного средства согласно данным постановки задачи 4. Использование документа "Ввод в эксплуатацию" Заполнение формы диалога предполагает обязательный ввод номера и даты документа. Реквизит "Место хранения" указывает место, где актив будет находиться в период его эксплуатации. Место хранения выбирается из справочника "Места хранения" и может быть представлено в виде материально-ответственного лица либо склада Признак ввода в эксплуатацию объекта Может принимать значение либо "Ввод в эксплуатацию МБП", либо "Ввод в эксплуатацию необоротных активов". Этот реквизит будет определять состав и структуру табличной части документа.

Для необоротных активов необходимо задать их вид в графе "Вид необоротных активов". В данном случае необходимо выбрать вид необоротных активов "Основные фонды". Реквизит "ТМЦ/Инвестиции" представляет объект, который является источником поступления актива. В нашем случае объект инвестиций ранее был введен в справочник "Инвестиции", поэтому реквизит может быть заполнен путем выбора из справочника Реквизит "Необоротный актив" представляет объект, который вводится в эксплуатацию.

В нашем случае объект НА ранее был введен в справочник "Необоротные активы", поэтому данный объект может быть заполнен путем выбора из справочника Если сведения об основном средстве в справочнике отсутствуют, то после обращения к справочнику можно ввести в него информацию о новом объекте. Далее необходимо ввести количество вводимых объектов, их стоимость.

Программа автоматически рассчитает сумму введенных объектов. После заполнения всех реквизитов документа "Ввод в эксплуатацию" можно распечатать акт установленной формы, нажав кнопку «Печать». В зависимости от выбранного вида вводимого актива и дополнительной информации, в документе автоматически выбирается счет и признаки его аналитического учета, с которым будет корреспондировать счет 10.4 "Машины и оборудование" при проведении документа.

Рассмотрим, какие результаты будут зафиксированы в компьютерном учете после ввода и проведения документа "Ввод в эксплуатацию". В журнале операций найдет отражение запись о введенном документе.

Этот же документ автоматически регистрируется в журнале документов "Необоротные активы и МБП".

В журнал проводок автоматически помещаются проводки, порожденные данными документами. Операция ввода в эксплуатацию порождает две проводки Первая характеризует поступление необоротного актива в бухгалтерском учете, вторая производит приходование актива в налоговом учете. Формирование второй проводки происходит исходя из параметра "Начислять износ в налоговом учете", который находится на закладке "Дополнительно" элемента справочника "Необоротные активы".

Запуск системы "1С:Предприятие" обнаруживает ее интересную особенность. Оказывается, она содержит четыре составные части: "1С:Предприятие", "Конфигуратор", "Отладчик", "Монитор".

Работа с программой в режиме ведения бухгалтерского учета предполагает наличие некоторой настроенной конфигурации. Это может быть одна из типовых конфигураций, поставляемых разработчиками программы, например: типовая конфигурация для учета на хозрасчетных предприятиях, типовая конфигурация для учета в организациях, состоящих на государственном бюджете, типовая конфигурация для учета на предприятиях торговли.

Помимо типовых конфигураций, разрабатываемых фирмой "1С",конфигурации могут разрабатываться, дорабатываться, модифицироваться силами сторонних организаций и отдельных специалистов, в том числе и силами самих пользователей. Собственно типовая конфигурация в ее первозданном виде существует лишь до того момента, пока в нее не внесено никаких изменений.

Пользовательским интерфейсом называется набор средств, предоставляемых программой для общения с пользователем. К элементам пользовательского интерфейса относятся экранные формы, меню, пиктограммы, горячие клавиши и др.

Практически все элементы пользовательского интерфейса программы, работающей в режиме ведения бухгалтерского учета, также являются настраиваемыми и, соответственно, могут быть изменены разработчиками конфигураций или самим пользователем. В частности, может быть установлен иной состав и взаимное расположение пунктов меню, пиктограмм, может меняться внешний вид экранных форм документов.

Бухгалтерские операции оформляются в виде бухгалтерских записей, или проводок. Проводка - элементарное действие, отражающее изменение состояния хозяйственных средств - их увеличение или уменьшение на счетах бухгалтерского учета с соблюдением принципа двойной записи Принцип двойной записи состоит в том, что каждая элементарная операция, выраженная в виде суммы, отражается в учете на двух счетах, дебетуя один и кредитуя другой.

Следует понимать, что при компьютерном ведении учета журнал проводок является единственным регистром, в котором фиксируется учетная информация. Любые другие формы ввода информации, например, в виде документов или операций не считаются отраженными в учете до тех пор, пока на их основе не будут сформированы проводки и размещены в журнале проводок. Нередко одна хозяйственная операция порождает не одну, а несколько проводок.

Таким образом, работая с программой "1С:Бухгалтерия", под операцией будем понимать, с одной стороны, некоторый факт хозяйственной деятельности, фиксируемый в виде записи в журнале операций, а с другой стороны, набор проводок, относящихся к этой операции. Причем, не исключается такая ситуация, когда имеется запись об операции, но ей не соответствуют никакие проводки, то есть такая операция или документ не порождают проводок. В программе "1С:Бухгалтерия" существует много разнообразных способов ввода операций и проводок, различающихся степенью автоматизации. Самым простым способом (и наименее автоматизированным) является ручной режим ввода. Именно с этого режима начнем знакомство с методами отражения хозяйственных операций в компьютерном учете.

1. Камягин В.Б. Самоучитель 1С: Бухгалтерии 7.5-7.7 в вопросах и ответах: - М.: Триумф, 2000.

2. Автоматизация бухгалтерского учета контроля, анализа и аудита. В.Л.Завгородний. - К., 2001.

3. Бухгалтерский учет, контроль и аудит в условиях рынка. В.Л.Завгородний. - Киев, 2002.

4. Компьютеризация бухгалтерского учета. В.Н. Довыдов. - М.: ФиС, 2001.

5. Шишкин С.С. Бухгалтерский учет и финансовый анализ на коммерческих предприятиях. - М.: Инфра-М., 2002.

6. 12. Винтер П. Мicrosoft Word97: справочник. - СПб.: Питер, 1999.

7. 26. Козье Д. Электронная коммерция: Пер. с англ. -- М.: Русская редакция, 1999.

8. Новейший самоучитель работы на компьютере. Под ред. Симоновича С. -- М.: Десс; Инфорком-Пресс, 2000.

9. Симонович С., Евсеев Г. Практическая информатика: универсальный курс. -- М.: ACT-ПРЕСС; Инфорком-Пресс, 2000.

10. Симонович С., Евсеев Г., Алексеев А. Специальная информатика: универсальный курс. - М.: ACT-ПРЕСС; Инфорком-пресс, 2000.

Страницы: 1, 2, 3