Учет материалов

Учет материалов

5

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

I. УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

1.1. ЗАДАЧИ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

1.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАДАЧ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

1.3. СЕБЕСТОИМОСТЬ И ОЦЕНКА В ТЕКУЩЕМ УЧЕТЕ

1.4. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УЧЕТУ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ

1.5. УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДАХ И ЕГО СВЯЗЬ С УЧЕТОМ МАТЕРИАЛОВ В БУХГАЛТЕРИИ

1.6. СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ

1.7. УЧЕТ ТРАНСПОРТНО-ЗАГОТОВИТЕЛЬНЫХ РАСХОДОВ

II. ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ

2.1. УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ

2.2. ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ В БУХГАЛТЕРИИ

2.3. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ

III. ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ И РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ В УСЛОВИЯХ АВТОМАТИЗАЦИИ

IV. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Жизнь человеческого общества состоит из множества повседневно происходящих событий и фактов. Если количество имеющих место фактов и событий не большое, то их можно просто запомнить. Но если фактов много и характеризуются они большим числом показателей и цифр, то их уже приходиться записывать, следовательно, учитывать.

Учет - это количественное отражение событий и фактов жизни общества, которые используются для управления обществом на различных организационных условиях.

Развитие рыночной экономики приводит к расширению числа предприятий, основанных на государственной, коллективной, частной и совместной формах собственности. Сюда входят крупные государственные промышленные предприятия и объединения, кооперативы, акционерные общества, предприниматели и др. При этом каждый субъект хозяйствования обязан организовать и вести бухгалтерский учет своей финансово-хозяйственной деятельности исходя из действующих правил и особенностей хозяйствования и самостоятельно разрабатываемой учетной политики.

Поскольку учет является одной из важнейших функций в системе управления и предоставляет точные сведения о процессах заготовления, производства, реализации и потребления, служит основой для планирования деятельности предприятия.

Согласно выбранной теме курсовой работы моей целью становиться детальное изучение учета материалов, которое я проведу на основе данных Государственного учреждения культуры «Гродненская областная филармония».

Объектом исследования является ГУК "Гродненская областная филармония" - государственное учреждение культуры, субсидируемое из областного бюджета на покрытие убытков. Основные дотационные статьи расходов: заработная плата штатных работников, налоги от фонда оплаты труда, коммунальные услуги, текущий ремонт и прочие, согласно годовому производственно-финансовому плану с разбивкой по кварталам.

Бухгалтерский учет ведется по автоматизированной форме с применением универсальной программы по бухгалтерскому учету для персональных ЭВМ 1С: Бухгалтерия 7.7, программ по учету труда и заработной платы и квартплаты «РохРго», а также с использованием информационной системы «Консультант Плюс» и «Главбух-Инфо». Регистрами синтетического учета являются главная книга, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета; регистрами аналитического учета - карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость по счету. За каждый отчетный месяц производится распечатка анализов счетов с журналами проводок, журналы-ордера и ведомости. По основным средствам и ТМЦ, по счетам 76/5, 62 оборотно-сальдовые ведомости подлежат распечатке не реже 1 раза в квартал. Сводные оборотно-сальдовые ведомости по счетам распечатываются ежемесячно.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, разработан на базе Типового плана счетов 2004г. и включает применяемые в организации счета необходимые для ведения синтетического учета, а также субсчета.

Предметом исследования является ведение учета материалов в ГУК "Гродненская областная филармония".

В учреждении ведется сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия материалов; учет количества и оценки материалов.

Основными задачами учета материалов являются:

· формирование фактической себестоимости материалов;

· правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по приобретению и использованию материалов;

· контроль за сохранностью материалов в местах хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;

· контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;

· своевременное выявление излишних материалов с целью их возможной реализации или определение иных возможностей вовлечения в хозяйственный оборот;

· проведение анализа эффективности использования материалов.

Основным требованием учета материалов является оперативность (своевременность) проведения учета, что позволяет контролировать соответствие данных складского учета и оперативного учета движения материалов данным бухгалтерского учета.

Для анализа учета материалов использовались такие источники как учетная политика ГУК "Гродненская областная филармония" на 2008г., перечень форм первичных документов, график документооборота на 2008г. и другие печатные издания.

I. УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ

1.1. ЗАДАЧИ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

Производственные запасы, являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передается на вновь созданный продукт. В целом по стране удельный вес материалов в себестоимости изготовляемой продукции составляет свыше 70%, а в текстильной и химической промышленности -- до 85%.

В настоящее время определяющее значение приобретают качественные показатели, такие, как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Это значит, что необходимо увеличить применение прогрессивных конструкционных материалов, металлических порошков и пластмасс, заменить дорогостоящие материалы более дешевыми, синтетическими без снижения качества продукции; сократить отходы производства. Необходимо комплексно использовать природные и материальные ресурсы, максимально устранять потери и нерациональные расходы. Широко вовлекать в хозяйственный оборот вторичные ресурсы, а также попутные продукты. Понятно, что использование таких основных направлений экономии ресурсов, как внедрение новых технологий, повышение качества сырья и материалов, снижение отходов, использование вторичных ресурсов, позволяет создать надежно действующий противозатратный механизм функционирования народного хозяйства.

Занимаются этими вопросами технологические службы предприятия, материально-технического снабжения и бухгалтерского учета -- как контролирующий орган.

Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм (расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранности.

Основные задачи бухгалтерского учета в этой области: ·

· контроль за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки; ·

· правильное и своевременное документирование всех операций но движению материальных ценностей, выявление и отражение затрат, связанных с их изготовлением, расчет фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения и статьям баланса; ·

· систематический контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользуемых материалов, их реализация;

· своевременное осуществление расчетов с поставщиками материалов, контроля за материалами, находящимися в пути, неотфактурованными поставками.

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей немаловажное значение имеют организация снабжения на предприятиях, состояние складского и весоизмерительного хозяйства. С этой целью приказом по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. При наличии нескольких складов необходимо сосредоточить в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. С этой же целью в местах хранения материала прикрепляется ярлык (ф. № М-36) . Склады должны быть полностью обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

Материалы должны централизованно доставляться с базисных складов в цехи по согласованным графикам. Необходимо установить список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.) , за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. С этими лицами должны быть заключены договоры о материальной ответственности.

Всем службам предприятия следует иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.

В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы) , другие изменяют только свою форму и размер (смазочные материалы, краски) , третьи -- входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части) , четвертые -- только способствуют изготовлению изделий, не, входят в их массу или химический состав (МБП) .

1.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАДАЧ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

Все материалы по способу их использования и назначения в производственном процессе можно подразделить таким образом: ·

· сырье (руда в металлургических производствах, хлопок-сырец в текстильной промышленности и т.п.); ·

· основные материалы (черные металлы в машиностроении, лес деревообрабатывающей промышленности); ·

· покупные полуфабрикаты (моторы в станкостроении, шины в автомобилестроении); ·

· вспомогательные материалы (смазочные материалы, краска, лак, обтирочные материалы и т.д.); ·

· отходы (стружка, опилки, обрезки труб и т.д.), ·

· тара (деревянная, картонная, металлическая); ·

· топливо (дрова, каменный уголь); ·

· запасные части (отдельные детали машин и оборудования для капитального ремонта); ·

· малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (отвертки, стамески, хозяйственный инвентарь, спецодежда и т.д.).

Кроме того, материалы, классифицируются по техническим свойствам и делятся на группы: черные металлы, прокат, трубы, цветные металлы, химикаты и т.д., всего 42 группы. В связи с этим предприятия заполняют формы отчетности № 1-сн и 4-сн.

Такая классификация дает возможность предприятию контролировать обеспеченность технологического процесса соответствующими видами ценностей и поэтому она же необходима и для организации аналитического учета материалов.

1.3. СЕБЕСТОИМОСТЬ И ОЦЕНКА В ТЕКУЩЕМ УЧЕТЕ

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо: иметь номенклатуру-ценник; установить четкую систему документации и документооборота; проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты; шире внедрять современные средства автоматизации учета.

Для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник.

Номенклатура -- систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии.

Номенклатура-материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале:

· технически правильное наименование (в соответствии с общесоюзными стандартами -- ГОСТ);

· полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.);

· номенклатурный номер -- условное обозначение, заменяющее, по существу, перечисленные признаки.

Наиболее распространенная номенклатура материалов -- цифровая. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой -- ценником.

Приведем пример построения номенклатуры-ценника на материалы по группам: I -- черные металлы и II -- цветные металлы.

На каждом документе по движению материалов должно быть указано не только наименование материала, но и его номенклатурный номер. Номенклатура материалов позволяет не допускать ошибок при заполнении приходных и расходных документов и при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

Важное значение в учете имеет оценка материалов: оптовая, договорная, плановая и фактическая.

Оптовые цены устанавливаются централизованно, утверждаются правительством и используются в виде отпускных, продажных цен при расчетах между предприятием-поставщиком и предприятием-покупателем. Изменяются они только по решению правительства. Договорные цены устанавливаются при заключении договоров -- поставок.

Плановая себестоимость (цена) материалов разрабатывается предприятием и в ее состав включаются: оптовая цена, или договорная. Провозная цена (железнодорожный тариф), расходы по разгрузке и доставке материалов на склады предприятий, расходы по содержанию специальных заготовительных контор и складов в местах заготовок, командировочные расходы, непосредственно связанные с заготовлением материалов. Плановая себестоимость действует на предприятиях длительное время и меняется при изменении поставщиков, оптовых цен и тарифов за перевозку.

Фактическая себестоимость рассчитывается бухгалтерией пред приятия ежемесячно на основе оптовой цены материалов, фактически израсходованных средств на провозную плату (железнодорожный тариф) , фактически произведенных расходов по разгрузке и доставке материалов на склады предприятия, фактически произведенных расходов на содержание специальных заготовительных контор в местах заготовки, суммы потерь от недостачи сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли; фактически произведенных расходов на командировки по непосредственному заготовлению материалов.

Расходы на содержание отдела снабжения и заводских складов в себестоимость материалов не включаются. Их относят на общезаводские (общехозяйственные) расходы предприятия.

Для упрощения планирования и учета материалов в денежном выражении расходы, включаемые в их себестоимость, делят на две статьи (части): стоимость материалов по оптовым ценам и транспортно-заготовительные расходы.

Фактическую себестоимость материалов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости (платежные требования поставщиков материалов, платежные требования за перевозку, за погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы). Движение же материалов происходит на предприятиях ежедневно, и документы на приход и расход материалов должны оформляться своевременно, по мере совершения операций и находить отражение в учете. По этому появляется необходимость использовать в текущем учете твердые, заранее установленные цены, называемые учетными. Ими могут быть оптовые или плановые цены.

В случае использования в текущем учете оптовых цен по окончании месяца рассчитываются суммы и процент транспортно заготовительных расходов для доведения их до фактической себестоимости.

При использовании плановых цен ежемесячно рассчитываются суммы и проценты отклонений фактической себестоимости от плановой (экономия или перерасход). Этот показатель предоставляет возможность дать оценку процессу заготовления материалов. Транспортно-заготовительные расходы или отклонения от плановых цен рассчитываются не по каждому номенклатурному номеру материалов, а по группам материалов (основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, топливо и т.д.). За основу расчета берутся остатки материалов на начало месяца и их поступление за отчетный месяц.

1.4. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УЧЕТУ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ

Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ -- один экземпляр, а при ручной обработке -- не более двух.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани) , экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие -качество (сертификаты, удостоверения и т.п.) . При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (ф. № М-З и М-4) .

Различают документы однострочные, выписанные на отдельную номенклатурную позицию материалов, и многострочные -- на несколько номенклатурных позиций материалов одновременно.

В условиях ручной обработки рекомендуется применять однострочные документы, при автоматизации -- многострочные. Приходные ордера ф. № М-З (однострочный) и ф. № М-4 (многострочный) необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5 и М-6) в четырех экземплярах: а) покупателю -- для оприходования материалов вместо приходного ордера б) поставщику -- для списания ценностей; в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта; г) для предъявления в банк на оплату.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый -- передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй -- поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью социалистической собственности.

Кроме перечисленных документов, составляются накладные (ф. № М-12, М-13) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу -- для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8, М-9) выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один -- цеху, другой -- складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя -- в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование (ф. № М-10 и М-11) . Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй -- у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Страницы: 1, 2