Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

3

Введение

Бухгалтерский учет в бюджетных организациях имеет свои специфические особенности, обусловленные законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе, инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, другими нормативными документами по учету и отчетности в бюджетных организациях, отраслевой их спецификой. К этим особенностям нужно отнести: организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации; организация управления оборотным капиталом; особенности формирования финансовых результатов; контроль исполнения сметы расходов; выделение в учете кассовых и фактических расходов; отраслевые особенности учета в учреждениях бюджетной сферы.

Специфические особенности учета в бюджетных организациях вызывают необходимость дополнить общие задачи бухгалтерского учета более конкретными, как, например, точное исполнение утвержденного бюджета, соблюдение финансово - бюджетной дисциплины, мобилизация средств в бюджет и выявление дополнительных расходов. Гражданский кодекс РФ делит все юридические лица на два вида - коммерческие и некоммерческие (ст. 50 ГК РФ). Основанием такого деления служит цель осуществляемой организацией деятельности. Основная цель коммерческих организаций - извлечение прибыли и ее распределение между участниками. Некоммерческие организации создаются для достижения образовательных, научных, благотворительных целей, для удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан и организаций, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ. Иначе говоря, они не преследуют цели извлечения прибыли и ее распределения между участниками. Для нас представляет интерес государственная бюджетная некоммерческая организация и, поэтому, в дипломной работе будут раскрыты аспекты ведения учета и организации расчетов с подотчетными лицами бюджетного учреждения.

Определение бюджетной организации дано в Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях №152н от 30 декабря 2009 года. Бюджетное учреждение - организация, созданная органами государственной власти РФ, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических и иных функций некоммерческого характера, деятельность которой финансируется из соответствующего бюджета или бюджета государственных внебюджетных фондов на основе сметы доходов и расходов. Обязательным условием отнесения организации к разряду бюджетной является бюджетное финансирование по смете и ведение бухгалтерского учета по бюджетному плану счетов и в порядке, предусмотренном инструкцией №152н. Все вышеизложенное подтверждает актуальность темы настоящей работы, предопределило ее цель и задачи.

Целью дипломной работы является изучение особенностей бухгалтерского учета и организации учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных государственных предприятиях с последующим внесением предложений по их совершенствованию.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т. к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

- изучить по нормативным материалам и данным литературы основы ведения бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях на современном этапе;

- проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

- осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов;

- выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Объект исследования - ГУСО «Центр социального обслуживания» Пыталовского района. Предметом исследования является система бухгалтерского учета и организация учета расчетов с подотчетными лицами в государственном учреждении.

В ходе выполнения исследования использованы нормативные акты и методические указания, учебная и периодическая литература, внутренняя документация предприятия, данные аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, бухгалтерская и финансовая отчетность за 2008-2009 гг.

1. Теоретические основы бухгалтерского учета и организации учета подотчетных лиц в бюджетной организации

1.1 Особенности бухгалтерского учета бюджетных учреждений

Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях является составной частью российской национальной системы бухгалтерского учета, специализированной на создании учетной информации для управления государственными финансами на всех уровнях властных структур бюджетной системы РФ. Определяющие регламентации бюджетного учета, обязательные в практике бюджетных учреждений, устанавливаются централизованно Министерством финансов Российской Федерации.

Бюджетное учреждение создается органами государственной власти РФ, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических и других функций некоммерческого характера [1, п. 1, ст. 161]. Деятельность бюджетного учреждения финансируется федерального, субъекта Федерации или местного бюджета или государственного внебюджетного фонда на основе сметы доходов и расходов.

Характер деятельности и организационно-правовая форма, предмет и цели деятельности, источники формирования имущества и другие характеристики определяются бюджетным учреждением.

1.1.1 Система нормативного регулирования

В настоящее время создано четыре уровня регулирования бюджетного бухгалтерского учета в России (табл. 1).

Таблица 1. - Регулирование бюджетного бухгалтерского учета

Приоритет в сфере нормативного регулирования принадлежит БК РФ, в котором закреплены права и обязанности бюджетных учреждений в бюджетном процессе.

Документы первого уровня регламентируют учет доходов, источников финансирования дефицита и расходы бюджета, операции, осуществляемые в процессе его исполнения.

Нормы БК РФ являются основой принятой Инструкции по бюджетному учету и Указаний по применению бюджетной классификации, относящихся ко второму уровню регулирования. Документы данного уровня регламентируют правила и принципы формирования учетной политики, учета фактов деятельности бюджетных учреждений, активов, обязательств, доходов и расходов.

Методический уровень составляют специализированные документы отраслевого характера, которые утверждаются федеральными органами, министерствами и ведомствами. Как правило, они содержат указания, рекомендации, возможные варианты учета, связанные с отраслевыми особенностями (методические указания, письма, обзор практики разрешения споров Высшим Арбитражным Судом РФ и т.п.).

Документы четвертого уровня включают приказы, распоряжения руководства учреждений, должностные инструкции, положения об оплате труда и др.

План счетов бюджетного учета состоит из пяти разделов (табл. 2).

Таблица 2. - Структура Плана счетов бюджетного учета

Рассмотрим структуру кода бухгалтерского счета.

Номер счета Плана счетов бюджетного учета состоит из двадцати шести разрядов.

1 - 17 разряд - с 1 по 17 разряды кода классификации доходов бюджета, классификации расходов бюджета, классификации источников финансирования дефицита бюджета (без кода классификации операций сектора государственного управления - (далее - КОСГУ)) (приложение №4 к настоящей Инструкции);

18-й разряд - содержит код вида деятельности (источника финансирования). В данном разряде могут стоять следующие цифры, обозначающие вид деятельности:

1 - бюджетная деятельность;

2 - деятельность, приносящая доход;

3 - деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении.

4 - деятельность некоммерческих организаций сектора государственного управления, не являющихся участниками бюджетного процесса.

9 - 21 разряд - код синтетического счета Плана счетов бюджетного учета;

22 - 23 разряд - код аналитического счета Плана счетов бюджетного учета;

24 - 26 разряд - код классификации операций сектора государственного управления (приложение №5 к настоящей Инструкции).

Разряды 18 - 26 образуют код счета бюджетного учета.

Например, разд. 1 подразделяется на семь подразделов:

«Основные средства» - первый подраздел, код счета - 101, Нематериальные активы» - второй подраздел, код счета - 102, «Непроизведенные активы» - 103 (третий подраздел) и т.д.

Раздел 2 состоит из тринадцати подразделов. Например, денежные средства на банковских счетах (это первый подраздел), код счета - 201, средства на счетах бюджетов - 202 и т.д. расчеты с дебиторами по прочим операциям между органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов - 213.

22 и 23-й разряды - содержат код аналитического счета Плана счетов бюджетного учета. Они представляют собой номера по порядку внутри каждого подраздела.

В частности, основные средства подразделяются на жилые и нежилые помещения (номера счетов 10101 и 10102), транспортные средства и библиотечный фонд (10105 и 10107) и т.д.

Кроме того, к каждой подгруппе основных средств открыты еще по два аналитических счета, на которых развернуто учитываются изменения стоимости активов и обязательств, например увеличение стоимости машин и оборудования отражается на счете 10104310, а обратный процесс - на счете 10104410. Это связано с классификацией операций сектора государственного управления (КОСГУ). Код КОСГУ отражается в 24, 25 и 26-м разрядах и представлен в Приложении 5 к Инструкции по бюджетному учету.

Такое построение счета создает возможности для ведения детализированного аналитического учета и формирует основу для перехода к бюджетированию, ориентированному на результат. План счетов позволяет иметь информацию о финансовых результатах тех или иных программ и подпрограмм. Учетная информация по объемам активов и обязательств в разрезе кодов бюджетной классификации является основой для построения

среднесрочного бюджета в условиях планирования.

План счетов с интегрированной в него бюджетной классификацией позволяет учитывать, например, запасы конкретного вида активов на начало учетного периода, а также изменения в них, вызванные операциями в том или ином отчетном периоде (в ходе исполнения бюджета) и, таким образом, обеспечить данные о запасах соответствующих активов на конец отчетного периода. Данная система учета предопределяет информационную базу для составления отчетов об исполнении бюджета, об операциях сектора государственного управления и др. Такой подход позволяет составлять отчетность как в соответствии с действующим законодательством РФ об исполнении бюджета, так и отчеты в соответствии с МСФО государственного (общественного) сектора.

Забалансовые счета кодируются двумя цифрами. На счетах этой группы в стоимостной оценке учитываются наличие и движение ценностей, не принадлежащих учреждению. Такие ценности могут находиться в его распоряжении и пользовании (но не в собственности) временно. Примером могут служить арендованные основные средства (счет 01); материальные ценности, принятые на ответственное хранение (счет 02); спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками (счет 12) и др. Данные таких счетов, как следует из их названия, не учитываются при подготовке бухгалтерского баланса учреждения.

К забалансовым относятся также счета условных прав и обязательств, предназначенные для обобщения информации о наличии и движении полученных и выданных гарантий в обеспечение обязательств и платежей, контрольные счета («Бланки строгой отчетности» и «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»).

Учет хозяйственных операций на забалансовых счетах ведется внесистемно, без применения двойной записи.

Структуры государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов и территориальных государственных внебюджетных фондов, органы местного самоуправления вправе дополнить код аналитического счета Плана счетов разрядами для получения дополнительной, более детальной, информации, необходимой внутренним пользователям.

Нужно заметить, что при отсутствии в Инструкции по бюджетному учету типовой корреспонденции счетов бюджетного учета по операциям обычной деятельности учреждений главные распорядители могут формировать схемы необходимой корреспонденции счетов, не противоречащие законодательству.

Бюджетный учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации, группировки и обобщения информации в денежном выражении о состоянии и движении финансовых и нефинансовых активов и обязательств органов государственной власти, государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления и созданных ими бюджетных учреждений.

Конечным звеном в технологической цепочке бюджетного бухгалтерского учета является бухгалтерская отчетность.

Бюджетный бухгалтерский учет получателей средств основан на методе начисления. Все хозяйственные факты движения бюджетных средств отражаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от даты (момента) оплаты.

Основные функции бюджетного бухгалтерского учета, так же, как и в бухгалтерском учете коммерческих организаций, представлены контрольной, информационной и аналитической функцией.

Главные распорядители, распорядители и получатели бюджетных средств по данным бюджетного бухгалтерского учета формируют информацию, которая служит средством внутренней и внешней связи между ними, обеспечивает согласованность отдельных видов деятельности в достижении цели, поставленной перед ними государством. Учетная информационная система подчинена потребностям структуры бюджетной системы РФ.

Качество учетной информации является сферой интересов ее потребителей. Многочисленные хозяйственные факты документируются, группируются, оцениваются по определенным признакам и обобщаются на счетах бюджетного бухгалтерского учета в учетных регистрах и в определенном порядке включаются в бухгалтерскую отчетность.

Отчетная информация, в свою очередь, помогает выявить определенные тенденции, например в социальной сфере, контролировать как целевую направленность расходования бюджетных средств, так и результативность их использования.

Основными задачами бюджетного учета являются:

- формирование полной и достоверной информации о состоянии и движении активов и обязательств учреждений, о финансовых результатах их деятельности, а также об исполнении бюджетов всех уровней бюджетной системы РФ;

- обеспечение контроля за соответствием операций, осуществляемых в ходе исполнения бюджетов всех уровней бюджетной системы, законодательству РФ, а также за состоянием и движением активов и выполнением обязательств учреждений;

- обеспечение внутренних и внешних пользователей отчетными данными о состоянии активов и обязательств учреждений.

Предметом бюджетного бухгалтерского учета является поступление и использование бюджетных средств в обычной деятельности органов власти разного уровня. Наличие и движение (изменение) объектов хозяйственной деятельности в основном предопределяет сущность предмета бухгалтерского учета. Все, что попадает в сферу бюджетного учета, составляет его объекты.

Объектами бюджетного бухгалтерского учета являются имущество (хозяйственные средства) и источники его формирования в стоимостном выражении, а также их наличие и движение, обусловленные хозяйственными процессами. К объектам бюджетного учета относятся активы и обязательства учреждения; хозяйственные факты, приводящие к изменению активов и обязательств учреждения в течение финансового года; бюджетные ассигнования, лимиты бюджетных обязательств, принятые юридические обязательства; финансовые результаты деятельности учреждения.

Метод бухгалтерского учета представляет собой совокупность способов и приемов, с помощью которых учитываются объекты бюджетного бухгалтерского учета, обеспечиваются достоверные учетные показатели, тем самым достигаются приоритетные цели бухгалтерского учета в целом.

Организация бюджетного бухгалтерского учета включает несколько направлений:

- первичный учет и документооборот;

- инвентаризация;

- формы бухгалтерского учета;

- формы организации учетно-вычислительных работ.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях и выполнение норм законодательства несут руководители организаций.

Функции по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях выполняет самостоятельное структурное подразделение (бухгалтерия) либо централизованная бухгалтерия, возглавляемые главным бухгалтером.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несет ответственность за ведение учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Структура бухгалтерии зависит от объема учетной работы и предусматривает иерархию подчиненности и взаимосвязь между бухгалтерами различных групп.

В бухгалтериях, как правило, создаются специализированные группы: финансовая, материальная, расчетов и т.д. На эти группы может быть возложено оформление всей первичной документации по бюджетному бухгалтерскому учету операций данного учреждения, контроль за сохранностью ценностей, находящихся в подотчете материально ответственных лиц, и выполнение других работ, предусмотренных распределением обязанностей.

Форма бухгалтерского учета определяет связь между учетными регистрами, а также порядок действий с первичными данными.

Проверенные и принятые к учету данные первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и учитываются накопительным способом в журналах операций: по счету «Касса»; с безналичными денежными средствами; расчетов с подотчетными лицами; поставщиками и подрядчиками; дебиторами по доходам; расчетов по оплате труда; операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов и прочим операциям.

Бухгалтерские проводки составляются и записываются в журналы операций по мере их документального оформления, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и исполнителем.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций переносятся в регистр синтетического учета «Главная книга» с учетом определенных особенностей (иначе образуется повторный счет).

В Главной книге учет ведется в хронологическом порядке записи по счетам бюджетного учета (балансовым счетам соответствующих бюджетов) в порядке возрастания.

В Главную книгу записываются суммы остатков на бухгалтерских счетах на начало бюджетного года и на начало отчетного периода по данным заключительного баланса за истекший год. В справочной таблице приводятся суммы по журналам операций. Подсчитывается общий итог оборотов за период с начала года. При этом сумма оборотов за период должны быть равны.

Страницы: 1, 2