Учет и анализ движения товаров в оптовой торговле на примере ИП Кульченко В.Н.

Приказ Минфина РФ от "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" предписывает, что с 1 января 2001 г. вводится в действие новый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации. Утверждается инструкция по его применению. Принятие нового Плана счетов является одним из ключевых этапов программы реформирования бухгалтерского учета. Переход к применению нового Плана счетов организации разрешено осуществить в течение 2001 г. по мере готовности организации [32].

К нормативным документам четвертого уровня относятся рабочие документы самого предприятия. Рабочие документы определяют особенности организации и ведения учета на предприятии. Основными из них являются:

документ по учетной политике предприятия;

утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;

графики документооборота;

утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;

утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

Следует отметить, что во многих организациях ограничиваются разработкой приказа по учетной политике. Остальные рабочие документы

или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, План счетов). Подобные организации грубо нарушают порядок ведения бухгалтерского учета, установленный Законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными документами [22].

2. Учет движения товаров в оптовой торговле ИП Кульченко В.Н.

2.1 Экономическая характеристика ИП Кульченко В.Н.

Коммерческая организация - по гражданскому законодательству РФ юридическое лицо, преследующее извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности.

Согласно ст. 3 Федерального закона «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» субъектами малого предпринимательства принято считать:

коммерческие организации, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов не превышает 25%, доля, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого предпринимательства, не превышает 25%;

и в которых средняя численность работников за отчетный период не превышает следующих предельных уровней (малые предприятия):

в промышленности - 100 человек;

в строительстве - 100 человек;

на транспорте - 100 человек;

в сельском хозяйстве - 60 человек;

в научно-технической сфере - 60 человек;

в оптовой торговле - 50 человек;

в розничной торговле и бытовом обслуживании населения - 30 человек;

в остальных отраслях и при осуществлении других видов деятельности - 50 человек.

Под субъектами малого предпринимательства понимаются также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, т.е. индивидуальные предприниматели.

Индивидуальные предприниматели являются субъектами малого предпринимательства.

Индивидуальный предприниматель Кульченко В.Н. является коммерческой организацией и субъектом малого бизнеса.

ИП Кульченко Вячеслав Николаевич, паспорт 18 04 170429, выдан ОВД Советского района гор. Волгограда 03.11.2003 г., зарегистрирован по адресу: 400076 г. Волгоград, учхоз. «Горная Поляна», ул. Педагогическая 5, ИНН 344600150665, действующий на основании свидетельства № 6266 от 25.08.1999 г., выданного Департаментом муниципального имущества Администрации г. Волгограда, ОГРНИП № 304346019500242 от 13.07.2004 г. МИМ РФ по налогам и сборам № 10 по Волгоградской области, серия 34 № 001544405.

Фактическое расположение организации находится по адресу: 400075, г. Волгоград, ул. Моторная, д.5.

Индивидуальный предприниматель Кульченко В.Н. находится на общем режиме налогообложения.

Организация бухгалтерского учета и подготовка отчетности ИП Кульченко В.Н. осуществляется на основании избранной учетной политики (приложение 1). ( В приложения вставьте приказ об учетной политики и учетную политику ИП Кульченко. Не забудьте поменять нумерацию остальных приложений!)

Основной целью деятельности ИП Кульченко В.Н. является привлечение прибыли. Предметом деятельности является оптовая продажа. Покупка товаров производится на основании договоров купли товара. Сделки заключаются с крупными поставщиками и на длительный срок. Продажа производится на договорной основе только оптом. Индивидуальный предприниматель Кульченко В.Н. имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный счет в учреждении банка, круглую печать со своим наименованием, штампы и бланки.

Предпринимательская деятельность заключается в перепродаже отделочных материалов, сантехники, строительных смесей и других товаров, предназначенных для отделки помещений.

ИП Кульченко имеет структуру предприятия, представленную на рисунке 7.

Рис. 7 Структура ИП Кульченко В.Н.

В данной схеме в роли генерального директора выступает Кульченко Вячеслав Николаевич, выполняющий функцию контроля предприятия в целом.

Контроль предприятия проводится с помощью заместителя генерального директора. В обязанности заместителя генерального директора входит как контроль бухгалтерии и менеджмента, так и участие в переговорах, решение текущих финансовых и юридических вопросов, связанные с управлением и бесперебойным функционированием организации. Заместитель генерального директора в своем лице представляет интересы предпринимателя в судебных спорах. Заместитель генерального директора контролирует все затраты необходимые для текущей работы предприятия в целом и сотрудников в частности. Таким образом, на основании выполненной работы заместителя, генеральный директор может объективно оценить состояние предприятия в целом и эффективность работы подразделений. На основании полученных данных принимаются соответствующие управленческие решения.

Главный бухгалтер в процессе выполнения своих обязанностей проводит контроль всех отделов бухгалтерии, а также все проводимые в процессе деятельности финансовые операции. Также в обязанности главного бухгалтера входят составление отчетности и своевременная сдача ее в налоговые органы. По итогам месяца главный бухгалтер представляет отчет о выполненной работе, а также итоги работы за месяц заместителю генерального директора.

Начальник отдела продаж проводит контроль над менеджерами по продажам, в том числе за заключенными договорами и правильностью их оформления. Так же проводится статистика отгрузки за период, выявляет наиболее востребованный товар. Из этого делаем вывод, что работа данной штатной единицы в основном строится на исследовании процесса продаж и разработки мероприятий по увеличению отгрузок. Начальник отдела продаж в конце месяца так же представляет отчет о выполненной работе заместителю генерального директора.

Должностные обязанности начальника отдела закупок схожи с обязанностями начальника отдела продаж. Работа его заключается, в первую очередь, в изучении именно отгрузок, для того чтобы принять решение какой именно товар будет пользоваться спросом. Так же в процессе работы проводятся сравнительные анализы, и в конце месяца отчет передается заместителю генерального директора.

Менеджеры по продажам в своей работе, в первую очередь, занимаются отгрузкой товара, начиная с принятия заявки от клиента и до момента погрузки товара в транспорт. Менеджеры по продажам принимают активное участие в контроле дебиторской задолженности. Так же к их обязанностям относится контроль за состоянием складов, на которых находятся товары, продаваемы менеджером. Менеджеры по продажам информируют уже имеющихся клиентов о новых товарах, занимаются поиском новых клиентов. Как и все сотрудники, менеджеры по продажам в конце месяца представляют отчет о проделанной работе начальнику отдела продаж.

Работа менеджеров по закупке схожа с работой менеджеров по продаже. В должностные обязанности менеджера входят поиск выгодных партнеров, грузового транспорта для перевозки товара с территории поставщика на территорию базы. Для менеджеров по закупке важно следить за кредиторской задолженностью, поэтому возникает необходимость предоставления счетов на оплату в бухгалтерию.

Отдел бухгалтерии выполняет текущую работу по сбору, регистрации и учету первичной документации. Отдел бухгалтерии состоит из нескольких участков. Структура бухгалтерии ИП Кульченко В.Н. представлена на рисунке 8.

Рис. 8 Структура бухгалтерии ИП Кульченко В.Н.

При более детальном рассмотрении структуры бухгалтерии ИП Кульченко можно отметить, что обязанность по ведению счета «Касса» на данном предприятии возложена на кассира. В его обязанности входит: ведение кассовых отчетов на основании приходных и расходных кассовых ордеров, выплата заработной платы и аванса сотрудникам, выдача денежных средств под отчет.

Оплата за товар проводится по безналичному расчету и осуществляется на счете 51 «Расчетный счет». Данный счет ведется бухгалтером, в обязанности которого входит: своевременное внесение в базу данных банковских выписок, набор платежных поручений.

Оплата за услуги, учитываемые на счете 76, также проходит по безналичному расчету. В обязанности бухгалтера данного участка входит своевременная оплата за коммунальные услуги, услуги связи и т.д. Также бухгалтер этого участка проводит контроль над оплатой транспортных услуг. Счета на оплату транспорта в бухгалтерию этого участка передают менеджеры по закупкам после получения данной услуги.

Счет 41 «Товар» ведет бухгалтер-материалист, который контролирует движение товара. В обязанности бухгалтера-материалиста входит: своевременное выявление расхождения данных складского и бухгалтерского учета, а так же выяснить в чем заключаются причины расхождений, организация ревизий как плановых, так и внеплановых.

Расчеты с поставщиками ведутся на счете 60. Важным моментом в работе предприятия является контроль за правильным оформлением накладных и счетов-фактур, соответствие фактического поступления товара данным, указанным в накладных. В случае несовпадения данных, бухгалтер-материалист выясняет причины несоответствия. Помимо всего бухгалтер сверяет данные учета с данными поставщиков с помощью актов сверки. На этом участке работы бухгалтер связан с менеджером по закупкам, т.е. работнику бухгалтерии передаются счета на оплату за товар и решаются текущие вопросы по доставке товара, такие как предоплата в рамках заключенного договора.

Практически аналогичные функции исполняет бухгалтер, ведущий счет 62 «Покупатели». Разница на этом участке заключается в том, что взаимодействие бухгалтерии и менеджмента проходит в рамках продажи.

Функции бухгалтера ведущего счета 01 «Основные средства», 04 «НМА», кардинально не отличаются от функций бухгалтеров на других участках. В его обязанности входит составления всей необходимой первичной документации, правильное отнесение объектов к основным средствам и НМА, правильное применение выбранного способа начисления амортизации. Бухгалтер данного участка контролирует сохранность основных средств и момент передачи основного средства от одного материально-ответственного лица другому.

По окончании отчетного месяца все участки бухгалтерии обязаны сдать отчет о выполненной работе главному бухгалтеру, в которых отражены данные дебиторской и кредиторской задолженности, вопросы, которые требуют решения в ближайшее время, долги менеджеров по первичной документации и т.д.

Отделы бухгалтерии, менеджеры по закупке и менеджеры по продаже в процессе деятельности тесно связаны между собой. Работа каждого конкретно взятого отдела влияет на работу всех остальных.

Изучив выше изложенную информацию о деятельности и структуре ИП Кульченко В.Н., можем сказать об эффективности имеющейся структуры предприятия.

2.2 Документальное оформление поступления и реализации товаров ИП Кульченко В.Н.

В данном параграфе нами было рассмотрено документальное оформление операции по движению товара у ИП Кульченко В.Н.

Поставщики отгружают в адрес ИП Кульченко В.Н. товары в соответствии с заключенными с ними договорами, определяющими права и обязанности сторон. Основными реквизитами договора являются наименования сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество товара), имущественная ответственность сторон за невыполнение или ненадлежащее выполнение договора, цены, сроки поставки, порядок расчетов, тара и упаковка и т.д. Для учета выполнения условий договора на каждый договор открывается карточка, в которую записываются основные условия договора, а затем на основании поступающих приходных документов делаются отметки о его выполнении. Периодически проверяются итоги выполнения договоров и при их не6выполнениии предъявляются претензии поставщикам.

ИП Кульченко В.Н. проводит приемку товара либо на станции железной дороги, либо на складах организации.

В первом случае приемка товара производится материально ответственным лицом при предъявлении доверенности. На полученный от железной дороги товар экспедитор выписывает накладную на его отправку на склад автомобильным транспортом (через агента-водителя). В случае обнаружения недостачи товаров при приемке их на складе от агента составляется акт. Если товары от органов транспорта принимает кладовщик, являющийся материально ответственным лицом, то он расписывается в получении товаров в сопроводительных документах либо составляет «Акт о приемке товаров» (ф. № ТОРГ-1) (приложение 2), который применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора.

Во втором случае порядок приемки товаров на оптовых складах и сроки ее проведения устанавливаются в договорах на их поставку. Приемка товаров по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счету-фактуре, описи, упаковочным ярлыкам), а по качеству и комплектности - по сопроводительным документам, удостоверяющих их качество и комплектность (сертификат).

Поставщики при отгрузке товаров в адрес ИП Кульченко В.Н. выписывают следующие документы: коммерческие (товарные); транспортные.

Коммерческие (товарные) документы дают количественную, качественную и стоимостную характеристики товаров. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 было утверждено «Правило ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Счет-фактура (приложение 3) составляется поставщиком на имя покупателя и дает право на возмещение сумм налога на добавленную стоимость покупателям. В счет-фактуре должны быть указаны: порядковый номер и дата выписки; наименование, адрес продавца и покупателя; наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя; номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров; наименование поставляемых товаров; цена за единицу без учета налога; стоимость товаров без учета и с учетом налога и т.д. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. Товарная накладная (ф. № ТОРГ-12) (приложение 4) составляется в двух экземплярах: один остается у поставщика, другой - передается покупателю. Сертификат о качестве удостоверяет качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям договора.

Транспортные документы обычно выписываются грузоперевозчиком, они удостоверяют, что товар принят ими к перевозке. Такими документами у ИП Кульченко В.Н. в основном являются: железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная (ТТН) (приложение 5).

Также с этими документами поставщик передает счет на оплату поставленного товара (приложение 6), в котором указан образец заполнения платежного поручения. В платежном поручении указываются: его номер, дата составления, вид платежа, плательщик, его идентификационный номер (ИНН), местонахождение, расчетный счет, банк плательщика, его код; наименование получателя, его реквизиты (ИНН), банк получателя, код; сумма прописью и цифрами; дата получения товара, оказания услуги; назначение платежа, наименование товара, номера и суммы товарных документов; вид операции, срок платежа и его очередность, проведено банком, подписи клиента, место печати, отметки банка и др. Форму платежного поручения и порядок его заполнения устанавливает Банк России [6, с.39].

Документальное оформление оптовой реализации товаров производится в зависимости от способов реализации. ИП Кульченко В.Н. реализует товары только со складов. Отпуск товаров производится непосредственно представителю покупателя в порядке самовывоза. Предприятие осуществляет реализацию товаров на условиях отсрочки платежа, в течении 14 дней. Любая отгрузка товаров с оптовой базы осуществляется на основании договора поставки. В договоре поставки фиксируется наименование товара, единица измерения, цена единицы продукции в рублях, размер оптовой надбавки, ставка НДС в процентах и по сумме, итоговая стоимость с учетом надбавки и НДС. Договор поставки вступает в силу с момента подписания обеими сторонами и действует до окончания расчетов его сторон. Так как отгрузка товаров со склада на предприятии производится автомобильным транспортом, то основным сопроводительным документом является товарно-транспортная накладная. На предприятии товарно-транспортные накладные выписываются с применением персональных ЭВМ, используются бланки строгой отчетности. Товарно-транспортная накладная выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах:

первый экземпляр сдается водителем (экспедитором) грузополучателю и предназначен для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

второй экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

третий экземпляр сдается перевозчику и служит основанием для расчетов. Этот экземпляр прилагается к счету за перевозку и высылается плательщику;

четвертый экземпляр также передается перевозчику и прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

При отпуске товаров путем самовывоза представителю покупателя необходимо предъявить доверенность на бланках типовой формы № М-2 (приложение 7) и паспорт.

Доверенность выдается лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Выдается доверенность сроком не более чем на 15 дней под расписку в специальной книге регистрации. Исключением являются доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые ведутся в порядке плановых платежей. Срок действия таких доверенностей - месяц или квартал.

Доверенность передается покупателем работникам ИП Кульченко В.Н., занимающихся оформлением документов на реализацию. Затем по окончании отпуска товара доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии товара по сдаваемой доверенности.

Отпуск товарно-материальных ценностей не производится в случаях:

предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;

предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;

непредъявления паспорта, указанного в доверенности;

окончания срока, на который выдана доверенность;

получения сообщения получателя об аннулировании доверенности.

При реализации товара составляются товарные накладные (ф. № ТОРГ-12) в двух экземплярах с соблюдением правил заполнения необходимых реквизитов:

в строке «Грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами.

в строке «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

в строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами.

в строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

в строке «Основание» указываются номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика.

Товарную накладную подписывает работник организации-продавца, разрешивший отпуск груза, главный бухгалтер организации-продавца, а также работник организации-продавца, производящий отпуск груза.

Если товар принимается по доверенности, то ее данные вносятся в накладную и заверяются подписью, причем подпись ставит лицо, указанное в доверенности.

Подписи уполномоченных лиц на товарной накладной заверяются печатями организации-продавца и организации-покупателя.

Кроме того, в документе не допускаются подчистки и помарки. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Данные о товаре, указанные в накладной, должны соответствовать данным счета-фактуры [6].

В процессе торговой деятельности может возникнуть необходимость возврата товара вследствие ненадлежащего качества или брака товара возникшего не по вине покупателя. Так как при возврате товара, как поставщику, так и при возврате товара покупателем составляется аналогичный пакет документов, то рассмотрим тот вариант, когда ИП Кульченко В.Н. выступает в роли покупателя, т.е. рассмотрим документальное оформление возврата товара поставщику.

Товар может быть возвращен покупателем продавцу по различным основаниям. В соответствии с действующим законодательство возможны два варианта:

товар возвращается из-за того, что не соответствует требованиям, указанным в договоре (некачественный или не соответствующий заказанному);

возвращается качественный товар по взаимному согласию сторон (например, если стороны не желают оформлять договор комиссии, а дальнейшая продажа товара не возможна либо не дает планировавшегося эффекта).

Ненадлежащее качество может выявиться покупателем в процессе оприходования товара, после его оприходования, в процессе дальнейшей реализации. По гражданскому законодательству продавец отвечает за недостатки товара, если покупатель докажет, что эти недостатки возникли до передачи товара покупателю или по причинам, возникшим до этого момента (ст. 476 ГК РФ). Если на товар выдавалась гарантия качества, то продавец отвечает за недостатки, если не будет доказано, что они возникли по причине нарушения покупателем правил пользования товаром, его хранения, действий третьих лиц либо непреодолимой силы.

Если товар несоответствующего качества выявлен в момент приемки товара на склад, тогда организация-покупатель должна оформить следующие документы:

Акт «Об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (по форме №ТОРГ-2) (приложение 8) или Акт «Об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» (по форме №ТОРГ-3).

Образцы актов по форме №ТОРГ-2 и по форме №ТОРГ-3, утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету торговых операций». В соответствии с Указаниями по применению данных документов, утвержденных вышеназванным Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132, Акт по форме №ТОРГ-2 и (или) по форме №ТОРГ-3 применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, и является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акты о приемке товаров по количеству составляется в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте. Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и так далее) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Акт по форме №ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах.

Акт по форме №ТОРГ- 3 составляется на импортные товары в пяти экземплярах.

На основании составленных актов оформляется претензия поставщику.

Действующим законодательством не установлена типовая форма уведомления о ненадлежащем качестве товара. В связи с этим, покупатель составляет претензию в адрес поставщика о выявленных недостатках качества товара в произвольной форме, при этом в данном документе рекомендуется отразить следующую информацию:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

ссылка на существующий договор поставки, поставленный товар (наименование, количество, цена, ассортимент, партия) с указанием на товаросопроводительные документы;

детальное описание товара и характер брака по каждому изделию (вид товара, номер партии и упаковки);

ссылку на документ (акт) о браке с указанием составивших его лиц;

четкое изложение требований покупателя относительно выявленной некачественной продукции;

ссылки на приведенные нормы гражданского законодательства в обоснование своей позиции;

ссылку на заключение независимой экспертизы, в случае, если покупатель по своей инициативе проводил независимую экспертизу (В дальнейшем покупатель, защищая свои права, руководствуясь положениями статей 15, 393 и 395 ГК РФ, может потребовать от продавца компенсировать расходы (возместить убытки) на организацию экспертизы;

требование о возмещении убытков, связанных с ненадлежащим исполнением договора поставки;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Если некачественный товар передается продавцу, то фактический возврат товара поставщику оформляется покупателем товарной накладной по форме №ТОРГ-12 (Форма ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету торговых операций»).

Страницы: 1, 2