Теоретические основы учета расчетов по заработной плате и видов удержаний из нее

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

- Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

- Кредит счета 70 «Касса».

Не полученная в срок заработная плата оформляется следующей бухгалтерской записью:

- Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

- Кредит счета 76 «Расчеты с разными кредиторами и дебиторами»,

- субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Остатки не выданной в срок заработной платы (задепонированных сумм) по истечении трех дней должны быть сданы в банк на расчетный счет. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

- Дебет счета 51 «Расчетные счета»;

- Кредит счета 50 «Касса».

Учет расчетов с депонентами ведут в Книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невыданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету счета 76 и кредиту счета 50.

Из начисленной работникам организации заработной платы производят различные удержания, рассмотрим подробнее их виды и учет.

2. Виды и учет удержаний из заработной платы

2.1 Обязательные удержания

В обязательном порядке осуществляются удержания по исполнительным документам. Исполнительными документами являются: исполнительные листы, выдаваемые судами на основании принимаемы ими решений; судебные приказы; нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов; постановления судебного пристава-исполнителя. В большинстве случаев удержание денежных средств из заработной платы работников осуществляется на основании исполнительных листов .

Исполнительный лист - это документ, выданный судом, в котором указан причина, порядок и размер удержаний с работника. Как правило, по исполнительному листу удерживаются алименты на несовершеннолетних детей, а также суммы в возмещение морального и материального вреда, нанесенного работником другим лицам. Удержание по исполнительному листу возможно только если он содержит все обязательные реквизиты: наименование суда, выдавшего лист; номер судебного дела, по которому выдан лист; дату принятия судебного решения об удержании денежных средств с работника; изложение решения судебного органа; дату вступления судебного решения в законную силу; дату выдачи листа; наименование должника и лица, в пользу которого осуществляется взыскание [20, с. 162].

Исполнительный лист подписывается судьей и заверяется гербовой печатью. Удержания денежных сумм из дохода работника на основании исполнительного листа осуществляются без издания приказа руководителя об удержании без согласия работника. После того как исполнительный лист поступил в организацию, он должен быть зарегистрирован и не позднее следующего дня передан под расписку в бухгалтерию.

В бухгалтерии все исполнительные документы регистрируются в специальном журнале и хранятся как бланки строгой отчетности. О поступлении исполнительного листа организация обязана уведомить взыскателя (лицо, в пользу которого осуществляются удержания) и судебного исполнителя. Образец уведомления приведен в приложении 1.

При увольнении работника, из зарплаты которого удерживаются алименты, на исполнительном листе делаются отметки о всех удержанных суммах и задолженности работника. Указанные пометки заверяются печатью организации. В трехдневный срок после увольнения работника исполнительный лист передается в суд по его новому месту работы, а если оно неизвестно - в суд по месту жительства работника. Если оно также неизвестно, исполнительный лист нужно направить в суд по месту нахождения организации. О том, куда был отправлен исполнительный лист, необходимо письменно уведомить взыскателя и судебного исполнителя.

Как правило, размер суммы, которую необходимо удержать по исполнительным документам, не может превышать 50% заработка работника, уменьшенного на сумму налога на доходы физических лиц. Однако есть случаи, при которых может удерживаться до 70% заработка работника, уменьшенного на сумму налога на доходы физических лиц. Перечень таких случаев приведен в ст. 66 Федерального закона от 21.07.1997г. № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве». Удержания в размере 70% заработка работника возможны: при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей; при возмещении вреда, причиненного здоровью; при возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца; при возмещении ущерба, причиненного преступлением [20].

Денежные средства по исполнительным документам удерживаются из заработной платы работников, сумм, приравненных к заработной плате (надбавки, доплаты, премии, вознаграждения), стипендий, авторских вознаграждений и т.д. При этом есть перечень выплат физическим лицам, с которых удержания не производятся. К таким выплатам относятся денежные средства, выдаваемые работнику: в возмещение вреда, причиненного здоровью; в возмещение вреда, если работник понес ущерб в результате смерти кормильца; в качестве компенсации увечья (ранения, травмы, контузии), полученного при исполнении служебных обязанностей; в связи с рождением ребенка; за работу во вредных производственных условиях; в качестве выходного пособия, выплачиваемого при увольнении, и т.д.

Для учета обязательных удержаний к счету 76 открывается субсчет «Расчеты по исполнительным документам». При удержании сумм по исполнительным документам в бухгалтерском учете составляется запись:

- Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

- Кредит 76 субсчета «Расчеты по исполнительным документам» - удержаны денежные средства по исполнительному документу из заработной платы работника.

При выплате удержанных средств взыскателю из кассы составляется проводка:

- Дебет 76 субсчета «Расчеты по исполнительным документам»;

- Кредит 50 - удержанная сумма выдана получателю из кассы.

При перечислении удержанных средств на банковский (расчетный) счет взыскателя составляется следующая учетная запись:

- Дебет 76 субсчета «Расчеты по исполнительным документам»;

- Кредит 51 - удержанная сумма перечислена на банковский (расчетный) счет взыскателя.

Алименты на содержание несовершеннолетних детей удерживаются с дохода работника как по основному месту работы, так и при работе по совместительству. Удержания алиментов производятся до достижения ребенком совершеннолетия (18 лет). Перечень доходов, из которых удерживаются алименты на несовершеннолетних детей, утвержден постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 г. Удержания алиментов на несовершеннолетних детей производятся [18, с. 284]:

- с суммы, начисленной по тарифным ставкам, должностным окладам, по сдельным расценкам или в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ и оказания услуг) и т.п.;

- со всех видов доплат и надбавок к тарифным ставкам и должностным окладам (за работу в опасных условиях труда, в ночное время; занятым на подземных работах, за квалификацию, совмещение профессий и должностей, временное заместительство, допуск к государственной тайне, ученую степень и ученое звание, выслугу лет, стаж работы и т.п.);

- с премий (вознаграждений), имеющих регулярный или периодический характер, а также по итогам работы за год;

- с оплаты за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни;

- с зарплаты, сохраняемой за время отпуска, а также с денежной компенсации за неиспользованный отпуск, в случае соединения отпусков за несколько лет;

- с сумм районных коэффициентов и надбавок к заработной плате;

- с суммы среднего заработка, сохраняемого за время выполнения государственных и общественных обязанностей, в других случаях, предусмотренных законодательством о труде (кроме выходного пособия, выплачиваемого при увольнении);

- с дополнительных выплат, установленных работодателем сверх сумм, начисленных при предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с законодательством РФ и законодательством субъектов РФ;

- с суммы, равной стоимости выдаваемого (оплачиваемого) питания, кроме лечебно-профилактического питания, выдаваемого в соответствии с законодательством о труде;

- с суммы, равной стоимости оплачиваемого проезда транспортом общего пользования к месту работы и обратно;

- с комиссионного вознаграждения (штатным страховым агентам, брокерам);

- с оплаты выполнения работ по договорам, заключаемым в соответствии с гражданским законодательством;

- с суммы авторского вознаграждения, в том числе выплачиваемого штатным работникам редакций газет, журналов и иных средств массовой информации;

- с сумм исполнительского вознаграждения;

- с доходов, получаемых от избирательных комиссий членами избирательных комиссий, осуществляющими свою деятельность в указанных комиссиях не на постоянной основе;

- с доходов, получаемых физическими лицами от избирательных комиссий, а также из избирательных фондов кандидатов в депутаты и избирательных фондов избирательных объединений за выполнение указанными лицами работ, непосредственно связанных с проведением избирательных кампаний.

Сумма удержанных алиментов должна быть не позднее чем в 3-дневный срок:

- выдана получателю из кассы организации;

- переведена на банковский счет получателя;

- выслана получателю по почте.

Расходы на перевод алиментов по почте должен оплачивать работник, который их уплачивает. Если место нахождения получателя алиментов неизвестно, удержанные суммы перечисляются на депозитный счет суда по месту нахождения организации. Сумма алиментов, которая удерживается из дохода работника, определяется на основании: исполнительного листа; нотариально заверенного соглашения об уплате алиментов. Алименты могут удерживаться в процентах (долях) от дохода работника или в фиксированной денежной сумме. В соглашении или исполнительном листе может быть также предусмотрено, что алименты удерживаются как в долях от дохода работника, так и в фиксированной сумме. Как правило, алименты удерживаются в следующем размере:

- на содержание одного ребенка - 1/4 дохода работника;

- на содержание двоих детей - 1/3 дохода работника;

- на содержание троих и более детей - 1/2 дохода работника [20, с. 164].

Размер этих долей может быть изменен (уменьшен или увеличен) судом с учетом материального или семейного положения сторон и иных заслуживающих внимания обстоятельств. Суд может уменьшить или увеличить сумму, подлежащую взысканию в уплату алиментов. Однако эта сумма не может превышать 70% заработка работника, уменьшенного на сумму налога на доходы физических лиц. При удержании алиментов с работника, отработавшего неполный рабочий месяц из-за прогула, сумма алиментов определяется исходя из его зарплаты за полный рабочий месяц.

Пример 1

Работник организации имеет ребенка, но в браке не состоит. Ежемесячно он платит алименты в размере 1/3 своего дохода. Почтовые расходы на пересылку алиментов составляют 3% от их суммы.

Оклад работника составляет 5000 руб. Кроме того, ежемесячно он получает надбавку за выслугу лет в сумме 1000 руб.

При исчислении налога на доходы физических лиц работник пользуется стандартным налоговым вычетом - 400 руб. Также работнику положен вычет на ребенка в размере 300 руб. Поскольку работник в браке не состоит, то вычет предоставляется в двойном размере, т.е. 600 руб.

Организация уплачивает взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 3%, а единый социальный налог - по ставке 35,6%.

Сумма налога на доходы физических лиц, удерживаемая с работника, составит: (5000 руб. + 1000 руб. - 400 руб. - 600 руб.) * 13% - 650 руб. Сумма дохода, с которого удерживаются алименты, составит: 5000 + 1000 - 650 = 5350 руб. Бухгалтер организации должен удержать с работника алименты в сумме: 5350 руб. * 1/3 = 1783 руб. Сумма расходов на пересылку алиментов составит: 1783 руб. * 3% = 53 руб.

В счет выплаты алиментов бухгалтеру организации следует удержать 1836 руб. (1783 + 53). В бухгалтерском учете организации будут сделаны проводки, приведенные в приложении 1.

По исполнительным листам из заработной платы работников также могут удерживаться:

- суммы в возмещение вреда, причиненного третьим лицам в результате пол ной или частичной потери ими трудоспособности или кормильца;

- суммы в возмещение имущественного вреда или ущерба, причиненного третьим лицам;

- суммы, перечисляемые в возмещение морального вреда;

- штрафы за нарушение административного, налогового и уголовного законодательства.

Сумма удержаний указывается в исполнительном листе. Организация не имеет права единовременно удерживать более 50% месячного заработка работника. При этом заработок работника должен быть уменьшен на сумму налога на доходы физических лиц. В исключительных случаях сумма удержаний не может превышать 70% месячного заработка работника. Удержания в размере 70% заработка работника возможны:

- при возмещении вреда, причиненного здоровью;

- при возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца;

- при возмещении ущерба, причиненного преступлением [20, с. 165].

Расходы по пересылке денежных средств взыскателям осуществляются за счет работника, Однако в любом случае общий размер удержаний не может превышать 50 или 70% его заработка.

Пример 2

В сентябре 2007 г. в бухгалтерию организации поступил исполнительный лист о взыскании с работника организации ущерба от дорожно-транспортного происшествия в пользу третьего лица, Взыскиваемая сумма составляет 10000 руб. Заработная плата работника - 15 000 руб. Денежные средства, удержанные из заработной платы работника, переводятся их получателю по безналичному расчету. Расходы на перевод средств составляют 10 руб. за каждое платежное поручение. При исчислении НДФЛ зарплата работника уменьшается на стандартный налоговый вычет - 400 руб. Организация уплачивает взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и проф.заболеваний по ставке 3%, а ЕСН- по ставке 35,6%.

Сумма налога на доходы физических лиц, удерживаемая с заработной платы работника, составит: (15000 руб. - 400 руб.) * 13%= 1898 руб. Заработная плата работника, уменьшенная на сумму налога на доходы, составит: 15000 - 1898 = 13102 руб. Общая сумма удержаний из заработной платы работника не может превышать: 13102 руб. * 50% = 6551 руб. В бухгалтерском учете организации в сентябре 2003 г. будут сделаны проводки, приведенные в приложении 2. В октябре 2007 г. бухгалтеру необходимо удержать из заработной платы работника сумму в размере: 10000 - 6541 = 3459 руб.

Дополнительно должны быть удержаны расходы на перевод этих средств получателю в сумме 10 руб. Общая сумма удержаний составит: 3459+10 = 3469 руб.

Так как эта сумма не превышает 50% заработной платы работника, она удерживается полностью. В бухгалтерском учете организации в октябре 2007 г. будут сделаны проводки, приведенные в приложении 2.

2.2 Удержания по инициативе организации

Удержания за причиненный материальный ущерб

Работник организации в процессе своей трудовой деятельности может нанести материальный ущерб организации. Ущерб может возникнуть в результате потери или порчи имущества организации. Порядок возмещения ущерба зависит от того, как оформлены отношения между организацией и работником. С работником может быть заключен гражданско-правовой договор (например договор подряда или поручения) или трудовой договор.

Если с работником заключен гражданско-правовой договор, то ущерб возмещается в порядке, установленном гражданским законодательством. Гражданский кодекс РФ предусматривает полное возмещение ущерба. Работник организации должен возместить как прямой ущерб (расходы на восстановление поврежденного или приобретение утраченного имущества), так и сумму доходов, не полученных организацией в результате утраты или порчи имущества (упущенной выгоды). Если с работником заключен трудовой договор, ущерб возмещается в соответствии с трудовым законодательством. Статьей 238 ТК РФ установлено, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение на личного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в т.ч. имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты по приобретение или восстановление имущества.

Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. Размер ущерба при утрате и порче имущества определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Трудовое законодательство предусматривает: ограниченную материальную ответственность; полную материальную ответственность.

В соответствии со ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работникам исключается, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК). За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами (ст. 241 ТК). В соответствии со ст. 242 ТК полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ [18, с. 286].

Работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка. Сумма ущерба, которая не превышает среднемесячный заработок работника, удерживается из его заработной платы. Сумма ущерба, которая превышает среднемесячный заработок работника, взыскивается только в судебном порядке. Если сумма причиненного ущерба не превышает среднемесячный заработок, взыскание производится на основании приказа руководителя. Приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма ущерба превышает среднемесячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке. Образец приказа приведен в приложении 3.

Ограниченная материальная ответственность наступает, если работник: допустил брак в работе; испортил имущество по небрежности или неосторожности; потерял или неправильно оформил документы (например, неправильно составил акт приемки товаров и из-за этого организации было отказано во взыскании с поставщика выявленной недостачи) [20, с. 158].

Брак в производстве может возникнуть как по вине работника, так и по вине работодателя. В том случае, если брак возник по вине работника, организация может удержать с работника сумму ущерба, который она понесла из-за выпуска бракованной продукции. Для определения размера ущерба, который должен компенсировать работник необходимо выяснить, является ли брак исправимым. Размер ежемесячного удержания за допущенный брак не может превышать 20% заработной платы работника, причитающейся к выплате. Порядок отражения в учете операций по удержанию ущерба, возникшего из-за выпуска бракованной продукции, зависит от того, является ли брак исправимым или нет. Если работник допустил исправимый брак, то при отражении расходов на его исправление необходимо сделать записи:

- Дебет 28, Кредит 10 - списана себестоимость материалов, израсходованных на исправление брака

- Дебет 28, Кредит 70 - начислена заработная плата работникам, занятым в исправлении брака;

- Дебет 28, Кредит 69-1 (69-2, 69-3, 68 субсчет «Расчеты по ЕСН») - начислены ЕСН, взносы на обязательное пенсионное и страхование от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний с зарплаты работников, занятых в исправлении брака.

Сумма, подлежащая удержанию с работника (в пределах его среднемесячного заработка), отражается проводкой:

- Дебет 73-2, Кредит 28 - учтена сумма, подлежащая удержанию с работника,

Затраты на исправление брака, превышающие среднемесячный заработок работника, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Разница между затратами на исправление брака и суммой, подлежащей взысканию с работника, отражается записью:

- Дебет 20, Кредит 28 - списана разница между затратами на исправление брака и суммой, подлежащей взысканию с работника.

Если сумма расходов по исправлению брака удерживается из заработной платы работника, составляется проводка:

- Дебет 70, Кредит 73-2 - сумма расходов по исправлению брака удержана из заработной платы работника.

Если для компенсации расходов по исправлению брака работник вносит денежные средства в кассу организации, составляется запись:

- Дебет 50, Кредит 73-2 - сумма расходов по исправлению брака компенсирована работником.

Если работником допущен неисправимый брак, необходимо определить себестоимость бракованной продукции. Для этого составляется детальная калькуляция затрат на изготовление бракованной продукции, включая последнюю технологическую операцию, на которой выявлен брак, затем рассчитывается сумма взысканий с виновников брака стоимость возвратных отходов по цене их возможного использования и в конце определяется и списывается сумма потерь от окончательного брака.

Фактическая себестоимость бракованных изделий списывается следующей проводкой:

- Дебет 28, Кредит 20 - списана фактическая себестоимость бракованных изделий.

Пример 3

Работник организации в сентябре 2007 г. допустил брак - 100 деталей. Средний заработок работника равен его окладу и составляет 5000 руб. Брак оказался исправимым. Исправлял брак другой рабочий. Согласно первичным документам расходы на исправление брака составили: себестоимость материалов, израсходованных на исправление брака - 1500 руб.; заработная плата рабочего, исправлявшего брак - 4000 руб. Организация уплачивает взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 3%, а единый социальный налог - по ставке 35,6%. При исчислении налога на доходы физических лиц все работники организации пользуются стандартным налоговым вычетом - 400 руб. Итого расходы по исправлению брака составили: 1500 + 4000 + 120 + 160 + 1120 + 144 = 7044 руб. С виновника брака может быть удержано только 5000 руб. Таким образом, сумма потерь от брака составила: 7044 - 5000 = 2044 руб. Эта сумма была включена в затраты на производство готовой продукции.

Страницы: 1, 2, 3