Теоретичні основи обліку та аудиту

За періодичністю складання -- на поточну та річну. При цьому до періодичної відносять разову, місячну, квартальну, піврічну та дев'ятимісячну. Цей поділ має певне значення при організації підсумкового обліку.

Облікові номенклатури звітності поділяють на два види: директивні та розрахункові.

Значну роботу з організації підсумкового обліку виконують для внутрішньогосподарських виробничих та інших підрозділів.

Організація зовнішньої звітності залежить насамперед від вимог, поставлених до неї державними органами та контрагентами: банками, кредиторами.

Основними нормативними документами, що визначають обсяг робіт з організації підсумкового обліку як звітності, є Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні, Інструкція зі складання звітності. Крім того, слід мати також методичні рекомендації щодо заповнення окремих показників звітності. Підприємство ВАТ «Херсонські комбайни» повинно бути забезпечене цими нормативними та методичними документами. Контроль за їх наявністю здійснюють у спеціальному описі (табл.2.1).

Формуючи облікові номенклатури підсумкового обліку, слід пам'ятати, що в окремих випадках звітні дані підприємства заносять у зведену консолідовану звітність асоціації, фірми. Тому номенклатуру підсумкового обліку формують з урахуванням цієї вимоги. При цьому виокремлюють номенклатуру, яка використовуватиметься лише для складання зведеного звіту і внутрішніх потреб підприємства.

Безпосередньо вибір облікової номенклатури здійснюється, як і для первинного або поточного обліку, проте має деякі особливості.

Облікові номенклатури підсумкового обліку як система фінансової звітності регламентовані законодавчими актами та стандартами бухгалтерського обліку. Тому кожну таку номенклатуру на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» вибирають, переглядаючи ці нормативні акти.

Номенклатуру або показники внутрішньої звітності формують відповідно до потреб управління кожного структурного підрозділу залежно від характеру діяльності та інших характеристик.

Таблиця 2.1

Опис необхідних нормативних та методичних матеріалів для складання періодичної та річної звітності.

Відправним моментом у формуванні номенклатури звітності для внутрішніх потреб є організація внутрішньогосподарського поділу підприємства.

Внутрішня звітність формується для потреб управління, оцінювання діяльності відповідного підрозділу. При розробці зазначеної номенклатури слід виходити з конкретних завдань, поставлених перед підрозділом [24].

При розробці облікової номенклатури підсумкового обліку слід враховувати ще одну особливість: номенклатура тісно пов'язана з нормуванням та плануванням, бюджетуванням, контролем та аналізом. Саме тому до складу облікової номенклатури підсумкового обліку (звітності) крім фактичних даних мають входити також планові, нормативні, кошторисні та інші аналогічні показники, а також показники відхилення від них як в абсолютному, так і у відносно до потреб управління кожного структурного підрозділу залежно від характеру діяльності та інших характеристик.

Таблиця 2.1

Опис необхідних нормативних та методичних матеріалів для складання періодичної та річної звітності.

Відправним моментом у формуванні номенклатури звітності для внутрішніх потреб є організація внутрішньогосподарського поділу підприємства.

Внутрішня звітність формується для потреб управління, оцінювання діяльності відповідного підрозділу. При розробці зазначеної номенклатури слід виходити з конкретних завдань, поставлених перед підрозділом [24].

При розробці облікової номенклатури підсумкового обліку слід враховувати ще одну особливість: номенклатура тісно пов'язана з нормуванням та плануванням, бюджетуванням, контролем та аналізом. Саме тому до складу облікової номенклатури підсумкового обліку (звітності) крім фактичних даних мають входити також планові, нормативні, кошторисні та інші аналогічні показники, а також показники відхилення від них як в абсолютному, так і у відносному вираженні.

Облікові номенклатури підсумкового обліку для зовнішньої і внутрішньої звітності формують за топологічними ознаками.

У всіх випадках формування номенклатури внутрішньої звітності слід додержувати затверджених у державних нормативних актах показників, щоб уникнути зайвої роботи на рівні господарства в цілому.

Після вибору номенклатури обліку на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» переходять до організації вибору і розробки носіїв її інформації.

Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу формування доказів.

Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає в тому, що кожний господарський факт -- явище або процес -- має бути насамперед зафіксований на носії як доказ, тобто як документ, що його закріплено у спеціальному законодавчому акті -- Положенні про документи та документообіг у бухгалтерському обліку. Основою для записів у бухгалтерські облікові реєстри можуть бути лише оформлені згідно з цим Положенням документи.

Друга особливість -- усі господарські факти -- явища та процеси -- із первинних документів, тобто доказів про їх реальність, підлягають обов'язковому запису (реєстрації) і нагромадженню в облікових реєстрах. Це означає, що облікові реєстри після того, як у них буде зроблено записи про відповідні господарські факти та виконано потрібні математичні процедури (додавання, віднімання та визначення нового стану об'єкта обліку), стають автоматично носіями облікової інформації.

Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об'єкта в облікових реєстрах, а підсумкові дані мають бути перенесені із облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та відповідно доказами.

Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як технологічного процесу визначають три види способів формування облікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звітні форми.

Зауважимо, проте, що документи формуються не лише на першому етапі, а й на етапах поточного та підсумкового обліку. Слід ураховувати також, що на етапі первинного обліку способами доказовості облікових даних і інформації є здебільшого документи, на другому -- облікові реєстри, на третьому -- звітні форми.

Як уже зазначалося, основу технології відображення і вибору носіїв облікової інформації на всіх етапах формують облікові номенклатури. Важливими факторами при цьому є вид, склад, інформації на місткість, складність тощо.

Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. Як відомо з курсу «Теорія бухгалтерського обліку», в умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями даних та інформації є паперові, а в разі використання обчислювальної техніки, особливо ПК, -- технічні (відео- і машинограми, дискети та ін.). Проте завжди господарські факти -- явища та процеси -- мають бути відображені за допомогою документів, передбачених законодавчими актами.

При організації технології та вибору носіїв облікової інформації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу. Раціональними вважають носії інформації, які орієнтовані на контрольно-аналітичні процеси, прості, не потребують складних процедур обробки.

Вибору носіїв облікової інформації сприяє те, що багато паперових носіїв розробляють централізовано: типові форми документів, облікові реєстри (наприклад, журнально-ордерної форми обліку тощо), звітні форми. Деякі форми документів визначено нормативними актами, наприклад, касові документи -- правилами ведення касових операцій [43].

Якщо типових або уніфікованих документів немає, їх розробляють на підприємствах відповідно до діючих положень, інструкцій та рекомендацій.

Як було зазначено, основним видом носіїв облікової інформації на етапі первинного обліку є документ (доказ). До бухгалтерських документів на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» ставлять такі вимоги: наявність обов'язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, виготовлення звітних даних, зручність обробки, чіткість, компактність тощо.

На вибір матеріальних носіїв документів впливають наявність технічних засобів, обчислювальних машин, методика сприйняття первинних даних (ручним, машинним, автоматичним способами тощо). До цієї роботи, крім бухгалтерів, залучають працівників інших служб -- фінансистів, постачальників, плановиків.

Вибір форм первинних документів полегшує наявність типових і уніфікованих форм, виготовлених різними центральними органами -- банками, фінансовими органами і т. ін.

Якщо типових або уніфікованих форм первинних документів немає, їх розробляють на підприємстві, погоджуючим органами Міністерства статистики України.

Основним напрямом удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація та стандартизація. Крім того, цьому сприяють заміна разових документів накопичувальними, застосування документів багаторядкових і тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо у реєстрах, створення комплексних документів. Зменшення кількості документів скорочує облікову процедуру.

В умовах використання комп'ютерів, функціонування АРМ первинні дані слід формувати в основному безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), широко впроваджувати автоматичну фіксацію первинних даних, вилучати постійні реквізити і використовувати бази даних (БД) і розподілені бази даних (РБД).

Для того щоб на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» одержати облікову інформацію, сформувати різні показники про результати господарської діяльності, потрібні дані, зафіксовані на носіях первинної облікової інформації -- документах, які в подальшому слід зареєструвати відповідно до економічного змісту їх та вимог управління в облікові реєстри поточного обліку: відомості, журнали, журнали-ордери, машинограми тощо.

Облікові реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації поточного обліку. Крім облікових реєстрів на цьому етапі облікового процесу формують реєстри розрахункового характеру, наприклад розрахунок розподілу витрат на управління, визначення транспортно-заготівельних витрат, амортизації основних засобів тощо. Тому на цьому етапі облікового процесу крім облікових реєстрів використовують нові носії -- розрахункові таблиці.

Крім облікових реєстрів та розрахункових таблиць у процесі поточного обліку складають різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення помилок, відображення в обліку результатів інвентаризації, що мають індивідуальний характер.

Таким чином, на етапі поточного обліку на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки.

1).Вибір форм носіїв та технології відображення в них облікової інформації поточного обліку. Запис господарських операцій із носіїв первинного обліку -- документів -- до облікових реєстрів має здійснюватись відповідно до заздалегідь встановлених правил. Ці правила визначаються способом ведення записів, характером бухгалтерського проведення, ступенем деталізації або укрупнення об'єкта обліку тощо. Співвідношення цих ознак визначає форму облікових реєстрів, послідовність та прийом записів.

Співвідношення різних облікових реєстрів, їх структура, прийому і послідовність записів, прийоми узагальнення кінцевих результатів (показників) визначають форму поточного і власне всього бухгалтерського обліку. Тому вибір форм поточного обліку це практично вибір форм бухгалтерського обліку. У будь-яком разі форми облікової інформації поточного обліку мають забезпечати отримання необхідних даних для управління тими чи іншими об'єктами господарювання, здійснення контролю за станом рухом господарських фактів -- явищ та процесів для аналізу дія діяльності і реальної оцінки результатів роботи.

Вибір форм відображення облікової інформації для поточного обліку здійснюється у розрізі топологічних підрозділів обліку, а також видів фор (облікові реєстри, розрахункові таблиці, бухгалтерські довідки) Цей вибір полегшується тим, що з окремих форм обліку (наприклад журнально-ордерної, таблично-автоматизованої тощо) або видів розрахункових таблиць розробляють типові або уніфіковані форми.

Якщо з окремих форм не розроблені типові або уніфіковані форми або в економічній літературі немає будь-яких рекомендацій, то їх розробляють у самому господарстві відповідно до державних стандартів. У всіх випадках розроблені облікові реєстри мають повністю відповідати вимогам управління, контролю, аналізу для реальної оцінки результатів роботи.

2). Розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки. Поточний облік на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» пов'язаний з виконанням великої кількості розрахунків. Розрахункові таблиці мають індивідуальний характер. Методика і техніка розробки розрахункових таблиць така сама, як і в разі вибору первинних документів.

Значна частина розрахункових таблиць рекомендована в централізованому порядку. Разом з тим багато їх розробляють безпосередньо на підприємствах.

Значний вплив на форми поточного обліку мають показники звітності. Для того щоб з даних поточного обліку без додаткової роботи можна було безпосередньо заповнити форми звітності, при розробці форм поточного обліку попередньо вибирають показники звітності [25].

На цьому етапі готують два види носіїв: звітні форми та розрахункові таблиці.

Звітні форми фінансової звітності на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» розробляють на основі господарської діяльності. Для цього з альбомів типових форм вибирають відповідні форми звітності.

Усі форми внутрішньої звітності на підприємствах розробляють за загальною методикою, яку було розглянуто.

Відібрані форми звітності формують у робочі альбоми. При цьому окремо формують альбоми:

за видами -- первинні документи: прибутковий касовий ордер та видатковий касовий ордер, облікові реєстри: журнал 1, відомість 1.1, 1.2, 1.3, звітні форми: баланс та звіт про власний капітал;

по кожному топологічному підрозділу --облік грошових коштів.

Робочі альбоми форм мають єдину структуру: титульний лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо їх заповнення.

В умовах використання ЕОМ на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» облікові реєстри та звітні форми складають за заданою програмою і видають на технічних носіях (відео-і і машинограмах та ін.). Значна частина їх, особливо допоміжних, зовсім не видається на дисплей або друкуючий пристрій, хоча за допомогою оператора-бухгалтера вони можуть бути видані на дисплей.

Загальні питання методики та техніки складання форм звітності викладені у додатках до цих форм. Проте там не враховані специфічні особливості конкретного підприємства.

У робочих інструкціях конкретизують служби, посадові особи, строки, методику формування та деякі інші питання. Робочі інструкції сприяють поліпшенню та упорядкуванню робіт із складання звітних форм.

Значна кількість носіїв -- первинних документів і реєстрів -- типові й уніфіковані. Якщо типових або уніфікованих форм немає, розробляють власні форми. При цьому керуються загальними вимогами і методичними рекомендаціями:

а) розташовують поряд реквізити, які заповнює або обробляє одна особа, графи реквізитів, що перебувають у арифметичній та логічній залежності, графи тексту та коду тощо;

б) довідкові дані розміщують на зворотній стороні документа;

в) додержують вимог законодавчих актів.

Необхідно також визначити належність документа до топологічної структури обліку, характер, призначення, склад потрібних документів, рух у процесі обробки, осіб, які повинні взяти участь в обробці, кількість примірників.

На підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» комплекс робіт з визначенням змісту форми носіїв облікової інформації умовно можна розподілити на такі етапи:

· визначення основних характеристик майбутньої форми;

· вибір необхідних реквізитів;

· попереднє проектування зон розміщення інформації;

· вибір форми розміщення реквізитів у зони;

· компонування елементів інформації у ланки, а ланок -- у зоні;

· монтаж форми у цілому;

· креслення ескізу;

· розрахунок загальної площі та вибір формату;

· редагування;

· оформлення.

Зміст другого етапу розробки --це вибір реквізитів, які поділяють на дві групи: які обробляють (кількість, ціна тощо) та які не обробляють (назва, підпис тощо). Усі реквізити, що обробляють, поділяють на чотири підгрупи: групувальні, довідкові, кількісні, вартісні [42].

До групувальних належать номенклатурний номер, вид операції, до довідкових -- назва підприємства, номер картки, період, на який виписують документ.

Кількісні реквізити -- це позначення одиниці, ліміт і дата видавання тощо. До вартісних належать ціна за одиницю, загальна вартість.

До реквізиту, що не обробляють, відносять підпис.

Для кожної групи реквізитів на формі відводиться окрема зона.

При розміщенні реквізитів слід враховувати такі особливості:

послідовність розміщення їх має бути такою, яка передбачена для введення в комп'ютер;

логічний і арифметичний зв'язок їх;

зручність запису;

легкість для читання.

Загальну площу аркуша розраховують обчисленням його довжини (горизонтально) та висоти (вертикально). Довжина аркуша складається з розміру його бічних полів, підсумку розмірів граф (рубрик) та товщини усіх вертикальних ліній. Такий розрахунок роблять на одному із «поверхів» форми. Аналогічний розрахунок виконують за шириною аркуша.

Перед тим як остаточно викреслити форму макета документа, потрібно скоригувати розміщення окремих елементів реквізитів на аркуші.

Після визначення розміру бланка попередньо викреслюють у кожній зоні кожний елемент. Потім вибирають форму розміщення реквізитів і формат.

На підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» застосовують такі форми розміщення реквізитів:

а) анкетну (аркуш ділять на дві частини -- ліву та праву: у лівій частині розміщують реквізити, а в правій -- відповіді, записи на бланку);

б) зональну (документ розділяють на зони горизонтальними та вертикальними лініями);

в) табельну, або табличну (у кожній зоні носія утворюється таблиця з графами по вертикалі та рядками по горизонталі);

г) комбіновану.

В умовах використання ПК та функціонування АРМ бухгалтера первинний документ може бути зафіксований як на людинно-читальному, так і машинно-читальному носії, що потребує автоматизації всіх операцій процесу документування первинної облікової інформації. У першому випадку необхідно створити і машинно-читальний носій первинних даних, у другому -- обидві властивості задовольняються єдиним носієм.

В умовах використання АРМ бухгалтера закладено можливість автоматизувати косові та фінансово-розрахункові операції (рис.2.5).

Документування первинної облікової інформації в умовах використання АРМ бухгалтера -- процес функціонально неоднорідний і реалізується виконанням таких функцій:

реєстрація, тобто фіксація, первинних даних на паперовому носії з одночасним реєструванням на машинному;

передавання, тобто послідовне проходження, первинного документа (для відображення його даних) по руху реєстрації і формування;

формування, тобто послідовне агрегування (доповнення), первинного

документа необхідними реквізитами [24].

Носії первинних облікових даних повинні забезпечити можливість: фіксації первинних даних на місцях виконання їх за допомогою ПК; збереження даних носієм у вигляді, в якому їх було на ньому зареєстровано, протягом установленого строку без спеціальних засобів захисту і відновлення; сприйняття зареєстрованих даних на місцях їх використання.

Суттєвими характеристиками організації підготовки машинного носія є:

умовна реєстрація первинних даних на машинному носії;

умови передавання машинного носія;

властивості носія, використання машинно-читального носія як первинних даних;

інформаційний зміст машинного носія.

Порядок оформлення машинно-читаних первинних документів при використанні АРМ бухгалтера має забезпечувати встановлення персональної відповідальності за юридичну правомочність їх, достовірність і точність облікових даних.

Машинно-читаний первинний обліковий документ повинен містити відомості, давати змогу одночасно ідентифікувати всі його реквізити: найменування, номер, дату, місце здійснення, зареєстровані у ньому господарські операції, осіб, відповідальних за створення документа, та ін.

Найменування документа, зміст господарських операцій на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» фіксують у документі за допомогою кодів і довідкової інформації.

Допускається не фіксувати в машинно-читаному документі характеристики господарських операцій, що являють собою виробничу інформацію, яка створюється на основі нормативно-довідкової інформації або за допомогою розрахунків.

Страницы: 1, 2, 3, 4