Специфика ведение бухгалтерского учета в компьютерной среде

Специфика ведение бухгалтерского учета в компьютерной среде

Содержание

Введение

1 Компьютерные формы бухгалтерского

2 Ведение бухгалтерского учета на ОАО "Хлебная база № 63"

Заключение

Список литературы

Введение

Использование вычислительной техники привело к качественно новым тенденциям в построении структуры учетного аппарата. Первое характерное различие заключается в использовании АРМ бухгалтера. В специальной литературе под АРМ традиционно понимают профессионально ориентированный программно-аппаратный комплекс, который обеспечивает решение задач пользователя непосредственно на его рабочем месте. Если в построении структуры учетного аппарата при некомпьютеризированном способе обработки учетной информации его базовый элемент - это отдельный учетный работник, то при применении вычислительной техники принимают во внимание не только обязанности и квалификацию учетного работника, но и характеристику АРМ бухгалтера, на котором он работает.

Создание АРМ бухгалтера основано на принципах персонификации вычислений и самообучения учетных работников, компьютеризации основных учетных функций, безбумажной технологии ведения бухгалтерского учета, рациональном объединении распределенной, децентрализованной и централизованной систем обработки учетной информации.

Многочисленные публикации по вопросам создания АРМ для обработки учетной информации дают возможность классифицировать их по уровню управления:

АРМ высших руководителей, включая главного бухгалтера, а также руководителей среднего и нижнего уровней управления;

АРМ специалистов (АРМ бухгалтера и экономиста; нормировщика, диспетчера, инженера, технолога и др.);

АРМ технических исполнителей (кладовщика, секретаря, кассира, продавца, оператора и др.).

Специфика состоит в том, что АРМ бухгалтера нуждается в создании технологии, которая предусматривает участие широкого круга работников организации: бухгалтеров, операторов, секретарей, кладовщиков, руководителей и других специалистов по обработке учетной информации - во введении данных, формировании первичных документов, визуальном контроле входных данных, составлении форм итоговых документов, которые осуществляются на рабочем месте с помощью персонального компьютера.

При применении АРМ функции бухгалтеров изменяются следующим образом:

основной обязанностью бухгалтера, ответственного за ведение учета на конкретном участке, становится обработка локальной информации на относительно небольшой ин­формационной базе;

или информация поступает в виде заполненных первичных документов с регламентированной структурой, или первичный документ заполняется и оформляется на компьютере непосредственно бухгалтером;

обработка документов состоит в отражении информации из документов в учетных регистрах путем введения их реквизитов и формирования проводок;

обработка учетной информации строго регламентируется как инструктивными материалами, так и технологией работы с ней в системе.

Другой особенностью применения вычислительной техники является трансформация форм построения учетного аппарата.

1. Компьютерные формы бухгалтерского учета

Автоматизированные формы учета могут быть различными, что зависит главным образом от изменений в учетном процессе вследствие применения соответствующей техники.

При бумажном способе обработки учетной информации происходит выбор одной из форм учета, которая в наибольшей степени отвечает потребностям предприятия (журнально-ордерной, мемориально-ордерной и т.п.), и дальнейшей механизации ведения отдельных учетных регистров. При компьютеризации устанавливается порядок накопления, обработки, обобщения, контроля информации и формирования отчетных показателей в зависимости от алгоритмов обработки первичной информации.

Компьютерные формы учета реализуются с помощью программных алгоритмов, которые формируют как внешний вид регистров, так и последовательность учетных записей. Таким образом, особенность компьютерных форм бухгалтерского учета заключается в том, что они не существуют без конкретной компьютерной программы.

Формы учета, которые предусматривают применение компьютеров, позволяют эффективно удовлетворить требованиям разделения учетного труда, аналитичности и оперативности.

Первое требование -- возможность осуществления разделения труда -- выполняется благодаря тому, что современные программно-аппаратные компьютерные системы, как правило, построены на принципах распределенной обработки данных.

Благодаря программно реализованному механизму, который позволяет работать с одной базой данных нескольким пользователям, возникла возможность одновременно работать с одним учетным регистром не одному, а нескольким бухгалтерам.

Применение компьютеров позволяет эффективно решить проблему аналитического учета. Если при использовании бумажных форм учета увеличение уровней детализации аналитического учета и перечня объектов аналитики нуждается в росте числа учетных работников, то при наличии вычислительной техники есть возможность вести аналитический учет с любым уровнем детализации и широкой номенклатурой аналитических объектов.

Проблема оперативности получения данных решается в процессе применения компьютеров автоматически. Если при бумажных формах учета операции накопления данных в учетных регистрах, вычисления итогов и перенесения данных из регистpa в регистр требуют больших затрат живого труда и всегда связаны с ошибками, то при применении компьютеров эти операции выполняются без участия человека.

Технологический процесс обработки данных при компьютерной форме учета можно разделить на три этапа.

Начальным этапом учетного процесса являются сбор и регистрация первичных данных для обработки на компьютере. При введении информации в компьютерную информационную систему предприятия (КИСП) пользователь составляет учетные фразы, по которым формируется единый электронный учетный регистр -- журнал хозяйственных операций, хотя большая часть программ для компьютеризации бухгалтерского учета позволяет проводить просмотр информации и в виде журналов-ордеров, ведомостей и т.п.

На втором этапе проводится формирование на электронных носителях массивов учетных данных: журнала хозяйственных операций, структуры синтетических и аналитических счетов, справочников аналитических объектов, постоянной информации. Одновременно осуществляется контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных.

Заключительным этапом процесса является получение результатов за отчетный период по запросу пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок из бухгалтерских счетов или отражения на экране дисплея нужной информации.

Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на средствах вычислительной и коммуникационной техники. Практическое ее применение зависит от набора технических средств и выбора организационных форм их использования, которые предусматривают такие варианты:

а) предоставление каждому бухгалтеру персонального компьютера;

б) использование одного центрального компьютера (сервера) и терминалов (или сетевых компьютеров) для введения данных;

в) объединение персональных компьютеров в сеть (этим обеспечивается обмен данными между разными участками бухгалтерского учета);

г) объединение персональных компьютеров в сеть с одним или более мощными компьютерами (серверами). В последнем случае бухгалтер работает на специализированном автоматизированном рабочем месте (АРМ).

Если используют персональные компьютеры, которые не соединены сетью, то вместо одного журнала ведут несколько журналов, информационные массивы носят локальный характер (формируются по участкам учетной работы), а в конце отчетного периода объединяются по определенным принципам. Если используется центральный компьютер с терминалами (сетевыми компьютерами), то применяют общий журнал; при этом информационный массив представлен единой базой данных. Если создана компьютерная сеть, то наличие единого журнала не обязательно.

В этом случае необходима координация набора локальных информационных массивов; исключением может быть выделение одного из рабочих компьютеров для использования как сервера. И наконец, если создана сеть АРМ с использованием выделенных серверов, то в зависимости от конкретных условий возможно использование как единого журнала, так и набора журналов, причем в любом случае целесообразно иметь единую базу данных.

Применение компьютерных сетей представляет собой новый этап использования вычислительной техники. Они позволяют эффективно объединять возможности компьютеров и линий связи. База данных составляет информационное ядро системы, которое часто располагается на одном компьютере -- сервере локальной сети. Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. Сейчас эти возможности предоставляет локальная вычислительная сеть.

Изучение особенностей компьютерной формы учета позволяет сформулировать основные ее принципы.

1. Основой компьютерной формы учета является электронный учетный регистр, в который входят:

а) база данных на технических носителях информации, предназначенная для накопления и хранения учетной информации;

б) переменные величины, которые временно создаются в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных;

в) видеограммы и машинограммы, предназначенные для визуального отражения результатной информации.

2. Бездокументный сбор первичных данных с помощью периферийных устройств и их передача с помощью средств коммуникации дистанционными каналами в компьютеры -- основной способ документирования хозяйственных операций.

3. Информация, которая отражает отклонение по тем или иным хозяйственным операциям, например отклонение от установленных нормативов, плановых задач, может быть получена автоматически по запросу.

4. На основе входных первичных данных, однократно зафиксированных на электронных носителях информации, осуществляется интегрированная обработка учетных данных с необходимым уровнем детализации и оперативности. При этом используется единая информационная база данных, которая накапливает всю необходимую для системы учета информацию.

5. Одноразовое введение данных -- учетная запись превращается в учетную фразу, предназначенную для перенесения данных на компьютерные носители и их обработку в компьютеризированной системе учета.

6. Один журнал хронологической записи -- много регистров систематической записи. По учетным фразам формируется единый электронный учетный регистр -- журнал хозяйственных операций, хотя большая часть для компьютеризации бухгалтерского учета позволяет просматривать информацию в виде журналов-ордеров, ведомостей и т.п.

7. Один синтетический счет -- множество аналитических счетов. Количество счетов аналитического учета зависит от цели, поставленной руководством перед учетом, и никак не ограничивается.

8. Отчетная информация выводится в определенный срок, а рабочая (справки, отчеты для управленцев) в любой момент может быть получена по запросу -- данные для этих документов получают путем выборки из журнала операций по определенным алгоритмам.

В компьютерной форме принципиальное значение приобретает программное обеспечение (набор алгоритмов) для компьютеризации бухгалтерского учета. Порядок введения, способ и последовательность обработки учетных данных с помощью компьютеров, формирование сводных учетных показателей полностью зависят от программы, которая используется. Таким образом, технологический процесс компьютеризированного учета определяется общими принципами программирования, и в связи с этим элементы формы учета находят конкретное воплощение в специализированных компьютерных программах.

Система учета -- понятие более широкое и содержательное, чем форма учета, поскольку охватывает не только технику ведения учета, но и методологию отражения операций, вычисления показателей, способов оценки, организацию работы бухгалтерии и т.п. Несмотря на то что форма учета представляет собой важную составляющую системы учета, она определяет лишь порядок учетной регистрации, а не порядок построения учетной системы. С применением КИСП понятие формы учета переходит в понятие компьютерной системы бухгалтерского учета КСБУ, которая имеет следующие основные характерные признаки:

а) компьютер из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации работы бухгалтера;

б) компьютеризация охватывает все без исключения этапы обработки учетной информации -- сбор первичной информации, накопление и обработку данных, формирование отчетности;

в) оперативность обеспечивается как в направлении передачи учетной информации, так и относительно обработки учетных данных;

г) появляется возможность моделирования на основе учетных данных в процессе анализа хозяйственных операций.

2. Ведение бухгалтерского учета на ОАО "Хлебная база № 63"

Информационная технология обработки учетных данных позволяет охватить все уровни преобразования информации, начиная с создания первичного учетного документа и заканчивая составлением бухгалтерской финансовой отчетности и её анализом.

Важным преимуществом бухгалтерского программного обеспечения является его ориентация на традиционную, хорошо известную бухгалтерам журнально-ордерную систему, что не требует коренной перестройки.

Применение бухгалтерской программы в ОАО "Хлебная база № 63" позволило осуществить переход к безбумажной технологии, на более высоком уровне и более оперативно обеспечивающей решение традиционных учетных задач. Кроме того, появились возможности для организации более глубокой аналитической работы.

Все это требует от работников бухгалтерии ОАО "Хлебная база № 63" и других организаций знания ПК, умения пользоваться функциональными пакетами прикладных бухгалтерских программ.

В ОАО "Хлебная база № 63" применяется программа "1С: Предприятие 7.7.", которая является универсальной системой для автоматизации учета. За счет своей универсальности "1С: Предприятие" используется для ведения любых разделов учета на предприятиях различных типов. Разнообразные и гибкие возможности "1С: Предприятие" позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Это универсальная бухгалтерская программа, ориентированная на широкий спектр возможных объектов применения. Широкие возможности организации детального аналитического учета, высокая оперативность формирования тех или иных экономических показателей, предусматриваемые возможностями указанной программы, позволят поднять на новый качественный уровень бухгалтерский учет.

Программа "1С: Предприятие" построена по принципу заполнения такого системно-хронологического регистра как Журнал хозяйственных операций и ориентирована на привычную для бухгалтера журнально-ордерную систему, при этом значительно упрощая её в расчете на пользователя-непрофессионала. Все расчеты ведутся автоматически, предоставляется возможность автоматического пересчета остатков и оборотов после ввода и изменения операций. Существует режим расчета внутри квартала как за один месяц или квартал, так и за любой интересующий период вообще.

Имеется также возможность автоматизации первичного учета вообще (приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты и т.п.). Накопление данных по счетам ведется автоматически, при этом значительно упрощается документооборот. Включена функция калькулятора и памяти, существует режим формирования информации по всем счетам, автоматическое получение шахматной ведомости, оборотно-сальдовой ведомости (за любой период), баланса предприятия, а также других форм финансовой и налоговой отчетности.

Следует отметить, что с помощью программы "1С: Предприятие" можно вести автоматически синтетический и аналитический учет. Кроме того, расчет таких величин, как амортизация основных средств, начисления на фонд оплаты труда по единому социальному налогу и обязательному социальному страхованию от травматизма и профессиональных заболеваний при задании параметров осуществляется автоматически.

Программой "1С: Предприятие" предполагается автоматизация практически всех основных участков учетной работы:

1) Учет основных средств и нематериальных активов: создание электронных инвентарных карточек по ОС и НМА, автоматическое начисление амортизации по установленным нормам.

2) Кассовые и расчетные операции: операции по кассе, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с поставщиками и заказчиками, расчеты с разными дебиторами и кредиторами, расчеты по налогам и сборам с бюджетом, платежам во внебюджетные фонды, расчеты по кредитам и займам.

3) Учет материально-производственных запасов: составление оборотных ведомостей движения материальных ценностей, формирование данных аналитического учета по каждому виду используемых материальных ресурсов.

4) Учет труда и заработной платы: автоматическое начисление сумм заработной платы и удержаний из нее по различным системам оплаты труда, составление расчетно-платежной документации, ведение индивидуальных карточек работников по НДФЛ и ЕСН.

5) Учет затрат на производство - автоматический подсчет затрат на производство, учет затрат на готовую продукцию по статьям расходов.

6) Учет выпуска, отгрузки и продаж готовой продукции: аналитический учет по видам продукции, формирование результата от продаж.

7) Финансовая отчетность: предусмотрено автоматическое формирование регистров синтетического учета (ведомости, Главная книга) и составление форм бухгалтерской отчетности. Решение данной задачи обеспечивается наличием информационных связей со всеми вышеперечисленными комплексами учетных задач.

При работе с программой "1С: Предприятие" целесообразно выделить подготовительный, начальный и основной этапы работы.

Подготовительный этап выполняется практически сразу после установки программы и предполагает:

- ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере, ввод реквизитов постоянных контрагентов предприятия, сведения об их расчетных счетах. Впоследствии, при составлении первичных документов (накладных, счетов-фактур, платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров) указанные данные будут заноситься автоматически из сформированных справочников;

- корректировка плана счетов применительно к рабочему плану счетов предприятия (открытие необходимых субсчетов и счетов аналитического учета);

- ввод начальных остатков по каждому счету на начало периода, в котором предприятие перешло на применение автоматизированной формы бухгалтерского учета.

Начальный этап выполняется периодически по мере переноса на машинный носитель переменных данных с поступающих на предприятие внешних бухгалтерских первичных документов. Также на данном этапе осуществляется ввод информации по совершаемым на предприятии хозяйственным операциям. Ввод информации может осуществляться:

- автоматически, при формировании любого документа - при этом содержание документа (хозяйственная операций, сумма, проводка, наименование документа) одновременно отражается в Журнале хозяйственных операций;

- вручную: хозяйственная операций, её количественно-суммовое выражение, дата совершения, основание заносится в журнал хозяйственных операций на основании поступивших первичных документов.

При работе с программой "1:С Предприятие" вручную вводятся преимущественно хозяйственные операции, связанные с поступлением документов по ним от внешних контрагентов.

Основной этап завершается режимом "Отчетность", при применении которого реализуются следующие функции:

- Оборотная ведомость;

- Ведомость остатков по счетам на начало и конец отчетного периода;

- Движение средств по синтетическим и аналитическим счетам;

- Шахматка;

- Журнал-ордер;

- Материальный отчет.

После составления годового отчета и закрытия отчетного периода выполняется функция "Новый журнал", которая обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду.

Заключение

Автоматизированные формы учета могут быть различными, что зависит главным образом от изменений в учетном процессе вследствие применения соответствующей техники.

При бумажном способе обработки учетной информации происходит выбор одной из форм учета, которая в наибольшей степени отвечает потребностям предприятия (журнально-ордерной, мемориально-ордерной и т.п.), и дальнейшей механизации ведения отдельных учетных регистров. При компьютеризации устанавливается порядок накопления, обработки, обобщения, контроля информации и формирования отчетных показателей в зависимости от алгоритмов обработки первичной информации. Компьютерные формы учета реализуются с помощью программ­ных алгоритмов, которые формируют как внешний вид регистров, так и последовательность учетных записей. Таким образом, особенность компьютерных форм бухгалтерского учета заклю­чается в том, что они не существуют без конкретной компьютерной программы.

Формы учета, которые предусматривают применение компьютеров, позволяют эффективно удовлетворить требованиям разделения учетного труда, аналитичности и оперативности.

Первое требование - возможность осуществления разделения труда - выполняется благодаря тому, что современные программно-аппаратные компьютерные системы, как правило, построены на принципах распределенной обработки данных. Благодаря программно реализованному механизму, который позволяет работать с одной базой данных нескольким пользователям, возникла возможность одновременно работать с одним учетным регистром не одному, а нескольким бухгалтерам. Применение компьютеров позволяет эффективно решить проблему аналитического учета. Если при использовании бумажных форм учета увеличение уровней детализаций аналитического учета и перечня объектов аналитики нуждается в росте числа учетных работников, то при наличии вычислительной техники есть возможность вести аналитический учет с любым уровнем детализации и широкой номенклатурой аналитических объектов.

Проблема оперативности получения данных решается в процессе применения компьютеров автоматически. Если при бумажных формах учета операции накопления данных в учетных регистрах, вычисления итогов и перенесения данных из регистpa в регистр требуют больших затрат живого труда и всегда связаны с ошибками, то при применении компьютеров эти операции выполняются без участия человека. В истории компьютерных форм учета в зависимости от ис­пользуемых технических средств можно выделить три этапа.

Список литературы

1. Федеральный закон от 21.11.96 г. 129-ФЗ О бухгалтерском учете. 1996

2. Бухалтерское дело: Учеб. пособие для вузов /Под ред. Проф. Л.Т.Гиляровской. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2006.

3. Климова М.А. Бухгалтерское дело: Учеб.пособие. - М.: Инфра-М, 2004.-200с.

4. Ивашкевич В.Б., Куликова Л.И. Бухгалтерское дело: Учеб. пособие. - М.: Экономист, 2005.-523с.

5. Бреславцева Н.А., Медведева О.В., Нор-Аревян Г.Г. Бухгалтерское дело: Учеб. Пособие. - М.: Приор-издат, 2004. - 160с.

6. Соколова Е.С. Бухгалтерское дело: Учебник. - М.: ИД ФБК - Пресс, 2003.-296с.