Специфика бухгалтерского учета и внутреннего аудита в компьютерной среде

Специфика бухгалтерского учета и внутреннего аудита в компьютерной среде

26

• Введение 3
• 1. Современные системы автоматизации в отечественном и зарубежном опыте 5
• 2. Организация АРМ бухгалтера 10
• 3. Выбор информационных технологий и программ 14
• 4. Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета 17
• Заключение 26
• Список литературы 27

Современный мировой рынок предоставляет большие возможности как для потребителей, так и для производителей бесконечного многооб-разия товаров и услуг. Одним из его наиболее динамичных и перспек-тивных секторов является рынок персональных компьютеров и про-граммного обеспечения. В частности, наличие огромного числа предпри-ятий в Восточной Европе и странах СНГ, перешедших на рыночные от-ношения, открывает колоссальные возможности для поставщиков компь-ютерной техники, программ и профессионалов, готовых обеспечить вне-дрение и поддержку компьютеризированного бухгалтерского учета.

Внедрение новых технологий, постоянный поиск новых путей и адаптирование эффективных методов производства и управления -- залог ус-пешного предпринимательства. Компьютеризированный бухгалтерский учет относится к одному из таких методов. Его называют наиболее уни-версальным инструментом ведения современного бизнеса; некоторые считают его спасательным кругом для бухгалтерии.

Несмотря на все преимущества полностью компьютеризированной бухгалтерской системы, 90% вновь создаваемых организаций начинает бизнес, ведя бухгалтерский учет вручную, и только 10% принимается за дело с полностью автоматизированной системой учета.

Кроме того, более 50% пакетов бухгалтерских программ, купленных американскими компаниями в 90-х годах прошлого века, было установлено не вполне успешно или после небольшого срока перестало использоваться.

Существует ряд причин такого положения:

во-первых, хорошая интегрированная, сложная система бухгалтерско-го учета представляет более высокие требования к скорости обработ-ки и к памяти компьютера, что не обеспечивалось оборудованием, которое было доступно на рынке в течение первой половины десяти-летней жизни промышленности персональных компьютеров (ПК);

во-вторых, многие менеджеры, впервые столкнувшись со сложной компьютерной системой, плохо представляли себе, как внедрять такую систему. Некоторые пытались сделать это самостоятельно, не обладая достаточными знаниями основных компонентов системы (компьюте-ров, бухгалтерского учета, менеджмента). В то время как успешное внедрение системы предполагает хорошее знание всех указанных со-ставляющих, представляющих собой фундамент бухгалтерского дела.

В основу современных пакетов компьютеризации бухгалтерского дела положены следующие системы:

- интегрированная система -- система, которая осуществляет централи-зованный сбор и распределение данных между различными подсисте-мами, такими как расчет заработной платы, счета к получению, счета к оплате, ведение инвентарной стоимости и Главной книги, стои-мость работ и т. д.;

- система реального времени -- обеспечивает автоматическое обновление данных во всей системе при изменении данных в одной из подсистем;

- сателлитная система -- позволяет работать как с рабочих мест пред-приятия, так и с рабочего места бухгалтера из компании, обслужи-вающей данное предприятие.

Причина, по которой компании внедряют интегрированные системы ре-ального времени, заключается в том, что они обеспечивают наилучший еже-дневный контроль потока денежной массы и помогают осуществлять еже-дневную корректировку деятельности, отвечая на пять основных вопросов:

- Контролируете ли вы поток денежной* массы?

- Достаточна ли цена на вашу продукцию?

- Не слишком ли велики расходы?

- Правильно ли вы расходуете свои ресурсы?

- Получаете ли вы своевременное предупреждение о возникающей про-блеме?

Западные бухгалтеры, используя компьютеризированные технологии, в состоянии создать свой бизнес, помогая клиентам пройти через различ-ные стадии автоматизации.

Новая технология внедряется прежде всего в наиболее рутинные про-цессы бухгалтерской деятельности. Клиент дает определенное задание, такое как подготовка регулярных отчетов по различным аспектам дея-тельности своей компании, например учет кадров, начисление налогов и т. п. Такого рода работа может быть основным сервисом, но не самым прибыльным. Задолго до появления компьютерных методов бухгалтеры делали то же самое, но только, обрабатывая информацию вручную либо посылая данные в специальные расчетные бюро. В настоящее время компьютеры имеются почти во всех фирмах, занимающихся бухгалтер-ским учетом. Благодаря им примитивная работа по обработке заданий клиентов становится более прибыльной. Только после того как бухгалтер полностью автоматизирует свой бизнес, он может расширять его, помогая своим клиентам пройти через че-тыре ступени автоматизации их учетных систем.

Первое, с чего западный специалист по бухгалтерскому учету реко-мендует начать, -- ввести в документооборот таблицу типа пустографки, состоящей примерно из 70 колонок для основных категорий расходов. Эта система ручной обработки. По мере заполнения таблицы колонки вручную табулируются, образуя расходную часть финансового отчета.

Второй шаг опять-таки связан с использованием пустографки, но с двумя дополнениями:

- во-первых, в конце каждого месяца бухгалтер получает от владельца компании предыдущие таблицы, так что теперь он может подготовить месячный финансовый отчет;

- во-вторых, бухгалтер рекомендует владельцу начать использовать ав-томатизированную систему начисления заработной платы и налогов и подготовки отчетов для государственных финансовых органов.

Третий шаг заключается в том, что клиенту предлагают внедрить у се-бя компьютерную систему, но пока только для ввода данных. Бухгалтер из обслуживающей компании использует в своем офисе ту же систему и, связываясь через модем с компьютером клиента, корректирует ошибки в данных, делая соответствующие записи в журнале; затем подготавливает финансовый отчет, используя соответствующие функции, встроенные в программное обеспечение.

Четвертый шаг связан со случаем, когда клиент нанимает бухгалтера, для того чтобы тот помог выбрать, купить и установить систему бухгал-терского учета для бизнеса клиента. В этом случае бухгалтер обычно предъявляет одноразовый счет, включая в него все виды услуг, стоимость оборудования и программного обеспечения. Наряду с этим отдельная плата может браться ежемесячно за то, что бухгалтер с некоторой перио-дичностью проводит проверку работы системы и контролирует правиль-ность информации, введенной в систему, а также изучает и анализирует месячные отчеты. Такой тип работы хорошо оплачивается клиентом и является для бухгалтера весьма прибыльным.

В настоящее время рынок программных продуктов предлагает широ-кий перечень прикладных программ для автоматизации бухгалтерского дела. В последние годы создаются разнообразные фирмы, предлагающие разработки в данном направлении. В связи с этим возникают проблемы сертификации программ бухгалтерского учета на соответствие их системе общепризнанных требований. Для целей отбора наиболее удачных разра-боток проводятся конкурсы программ автоматизации бухгалтерского уче-та и аудита. Чаще всего разработки по автоматизации бухгалтерского де-ла ведутся по трем направлениям:

- комплексная автоматизация бухгалтерского учета для малого бизнеса;

- комплексная автоматизация крупных организаций;

- автоматизация отдельных участков учета.

Программные продукты, реализующие первое популярны. Они обязательно обеспечивают:

- ведение Книги учета хозяйственных операций и Главной книги;

- составление баланса;

- заполнение первичных бухгалтерских документов;

- формирование различных вторичных документов.

Эти программы предназначены для непрофессионального пользовате-ля и не требуют специального сопровождения.

Программные системы второго класса представляют собой функцио-нально завершенное программное обеспечение автоматизированного ра-бочего места (АРМа) по бухгалтерскому учету с многоуровневым анали-тическим учетом. В условиях крупной организации возникает необходи-мость в сетевых версиях программных комплексов по автоматизации бух-галтерского учета, которые обеспечивали бы одновременную работу раз-личных специалистов с единой базой бухгалтерских данных. В настоящее время в России это направление еще не нашло своего воплощения в ре-альных программных продуктах.

Очень широко представлены на рынке программы, обеспечивающие oвтоматизацию отдельных, участков учета - "Склад", "Зарплата", "Банк", "Учет основных средств" и т. д. Они не решают проблем комплексной автоматиза-ции бухгалтерского учета предприятия, но облегчают труд бухгалтеров.

В последнее время появились разработки нового класса, обеспечи-вающие анализ хозяйственной деятельности и автоматизацию аудитор-ской деятельности. Это направление имеет большие перспективы. Боль-шой интерес к нему проявляют банки, инвестиционные фонды, страхо-вые компании.

Очень интересным является такое направление, как информационные справочные системы по бухгалтерскому учету, аудиту, налогообложению.

В настоящее время перспективными являются разработки бухгалтер-ских комплексов, функционирующих в среде Windows, а также исполь-зующих распределенные базы данных и распределенные системы обра-ботки. Из известных реляционных систем управления базами данных (СУБД) на отечественном рынке программных продуктов наибольшей популярностью пользуются такие как FoxBASE и FoxPro (фирма Fox Software), Clipper (фирма Nantucket), Paradox (фирма Borland).

К числу самых распространенных СУБД относится семейство dBase (dBase II, dBase III, dBase IV, dBase V). Такие характеристики этих паке-тов, как способ организации информации и доступа к ней, а также встроенный язык программирования, послужили основой для дальней-шего развития других пакетов, например Clipper и FoxBASE. Большого успеха добился пакет Paradox, разработанный фирмой ANSA, а сейчас выпускаемый фирмой Borland. Этот продукт отличается очень "легким" интерфейсом и занимает лидирующее положение по простоте использо-вания. Paradox - одна из редких программ, которые в одинаковой степе-ни обращены и к начинающим, и к квалифицированным пользователям. Своим успехом Paradox отчасти обязан способу представления задач ра-боты с базами данных. В этом смысле для пользователей-непрофес-сионалов в области программирования Paradox подойдет в наибольшей степени.

Программный пакет Clarion Professional (фирма Clarion software) ори-ентирован как на профессиональных, так и на эпизодических пользова-телей. Он имеет средства для разработки автономных модулей.

Появление большого числа СУБД с различными структурами файлов и языками программирования привело к необходимости определенной стандартизации. Поскольку конечной целью пользователя является вы-борка информации из БД и ее последующий обработка, то усилия по стандартизации сконцентрировались в первую очередь на разработке уни-версального языка запросов. Такими языками для реляционных БД стали SQL или SEQUEL (Structured English Query Language) и QBE (Query by Example). Благодаря популярности и тщательной отработке SQL приоб-рел статус стандарта де-факто. Его описание можно найти в любом серь-езном учебном пособии или инструктивном материале. Комитет по раз-работке стандартов в области баз данных Американского национального института стандартов (ANSI) принял SQL в качестве отправной точки по созданию стандарта реляционного языка.

Большой популярностью среди пользователей-непрофессионалов в области программирования пользуются интегрированные пакеты про-грамм, объединяющие возможности СУБД и электронных таблиц. В ка-честве примера таких пакетов можно упомянуть Open Access и FRAME-WORK. Современная СУБД должна иметь в своем составе, с одной сто-роны, мощные диалоговые инструменты (например генератор отчетов, экранная форма и т. п.), а с другой -- хорошие средства проектирования программ. К результатам опросов и оценок относительно эффективности различных СУБД следует относиться осторожно, так как никто лучше самого пользователя не представляет специфику задач, которые необхо-димо решить на конкретном рабочем месте, в конкретной компании.

Эффективное использование возрастающего объема экономической информации при наименьших затратах на ее получение возможно только на базе внедрения высокопроизводительной вычислительной техники. При этом важно автоматизировать учет таким образом, чтобы все опера-ции по выписке, обработке и передаче первичных документов осуществ-лять автоматически. В нашей стране функционирует государственная сеть вычислительных центров (ГСВЦ), которая объединяет автоматизи-рованную систему управления (АСУ) различных уровней и базируется на использовании единой автоматизированной системы связи.

Вычислительные центры выступают базой для создания автоматизи-рованных систем управления предприятием (АСУП) и отраслью. АСУ предполагает использование средств сбора и составления первичной ин-формации, передачи, накопления, переработки информации, а также средств связи для выдачи командной информации на объект управления.

В настоящее время значительно повысилась эффективность автомати-зации бухгалтерского учета; в частности, появилась возможность приме-нения данных бухгалтерского учета для многоцелевого использования, в том числе и для принятия управленческих решений. Происходит объеди-нение бухгалтерского учета с другими видами учета и подсистемами Управления, а также его интеграция с отдельными функциями разных подсистем, основанная на многократном использовании однократно вве-денных первичных документов.

В условиях рыночной экономики, когда появилось много малых пред-приятий и фирм, крупные вычислительные центры потеряли свое гла-венствующее положение. При автоматизации управленческих функций произошла переориентация на использование микропроцессорной тех-ники. В настоящее время рынок технических средств предполагает ши-рокий выбор персональных компьютеров различной конфигурации на базе микропроцессоров (Intel Pentium, AMD), которые обладают высо-ким быстродействием, большой емкостью постоянной, оперативной и внешней памяти (магнитные и оптические доски CD-ROM), а также различных видов мониторов, печатающих устройств, в том числе наибо-лее совершенных -- лазерных и струйных принтеров, сканеров и т. д.

Персональные компьютеры обеспечивают формирование первичных до-кументов и учетных регистров, что дает возможность организовать автомати-зированное рабочее место (АРМ) с использованием диалогового режима. АРМ организуется на базе персонального компьютера (ПК), который может использоваться либо автономно, либо во взаимосвязи с другими ЭВМ:

- в первом случае организуется АРМ с замкнутым циклом обработки данных;

- во втором -- информационный обмен обеспечивается между отдель-ными АРМ на уровне документа, машинного носителя или автомати-ческий информационный обмен на уровне создания локальной вычис-лительной сети.

При проектировании и создании АРМ бухгалтера можно выделить два основных вида обеспечения: техническое и программное. Стадия техни-ческого обеспечения -- приобретение персонального компьютера и соз-дание условий для его рационального и эффективного применения (ком-плектация необходимой периферией). Программное обеспечение -- это тот инструментарий, с помощью которого бухгалтер на своем рабочем месте, оснащенном ПК, может вести весь процесс обработки данных, начиная с ввода в машину информации и заканчивая получением реги-стров бухгалтерского учета.

С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе ПК происходит распределение функций и операций между бухгалтером и персональным компьютером. Бухгалтер выполняет операции:

- по сбору первичных документов;

- контролю их достоверности;

- подготовке для машинной обработки;

- вводу данных в ПК и записи их на носители (диски, дискеты);

- управлению их обработки на машине;

- получению регистров выходной информации;

- контролю, анализу и регулированию расчетов.

Все вычислительные и группировочные операции, выборку, форми-рование и хранение информационных массивов, а также печать выход-ных ведомостей выполняет ПК.

Кроме того, использование в качестве технического средства АРМ бухгалтера современных персональных ЭВМ дает возможность одновременно с децентрализованной обработкой учетных данных обеспечить интегра-цию информационной базы, сократить время обработки; ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом, получением пер-вичной информации, ее обработкой и выдачей итоговой информации,

Локальные сети обеспечивают доступ к более мощным ЭВМ и общим базам данных, а также распределение баз данных по сети. Локальные сети могут иметь различную типологию построения, объединять одно-типные и разнотипные ЭВМ:

-- наиболее часто используется так называемая звездообразная организа-ция локальной сети, когда одна микро-ЭВМ выполняет роль управляющей и к ней подключаются подчиненные АРМы на базе микро-ЭВМ. Таким образом можно организовать многоуровневую систему обработки данных на базе использования различных типов ЭВМ и операционных систем;

- при организации АРМ бухгалтера используются также сети с кольцевым подключением микро-ЭВМ или через общую шину. Если микро-ЭВМ кольцевой сети выполняет управляющие функции, то она может обеспечить информационно-вычислительное обслуживание опреде-ленного участка учета.

Объединение микро-ЭВМ в локальную вычислительную сеть в преде-лах одного предприятия дает возможность использовать их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функ-циональному признаку и охватывает участки учета основных средств, мате-риальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций; затраты на производство готовой продукции, а также сводный учет и отчетность (рис. 1).

Рис. 1. Структура бухгалтерии на базе АРМ (автоматизированных рабочих мест)

Компьютер как физический объект (hardware) не решает все пробле-мы. Необходимо иметь также программы (software), которые помогут обеспечить эффективное функционирование предприятия во всех аспектах -- в производстве (производительность), менеджменте, бухгалтерском учете, финансах, делопроизводстве и т. д. Для достижения гарантированного успе-ха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо наличие следую-щих семи факторов:

1) система, которую выбирают, должна удовлетворять следующим тре-бованиям:

* быть адаптируемой, то есть ее можно приспособить для существующего бизнеса и модифицировать, если время от времени меняются внутренние и внешние условия его функционирования;

* быть хорошо документированной и легкой в использовании;

* иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представи-тельства производителя программ, которое в состоянии профессио-нально и в срок отвечать на все вопросы пользователя;

2) перед переходом на автоматизированную систему необходимо иметь хо-рошо отлаженную систему бухгалтерского учета с ручной обработкой;

3) один из сотрудников фирмы должен нести полную ответственность за проект;

4) весь персонал, так или иначе связанный с проектом (включая даже тех, кто будет вводить данные), должен участвовать как в планирова-нии, так и во внедрении системы;

5) директор фирмы обязан знать весь проект в деталях;

6) менеджер по внедрению должен определять приоритет задач и быть готовым к их поэтапному выполнению;

7) фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых ком-пьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидае-мых результатов.

Рынок программных продуктов по автоматизации бухгалтерского уче-та непрерывно меняется, причем это касается структуры как предложе-ния, так и спроса. Такие перемены обусловлены ростом уровня компью-терной подготовки специалистов-бухгалтеров, потребностями развиваю-щихся малых предприятий, а также появлением более совершенного тех-нического обеспечения по доступным ценам. Зачастую пользователю предлагаются десятки и сотни программных продуктов одного назначе-ния, значительно отличающихся друг от друга по качеству и по цене. При этом как цена, так и количество продаж зачастую мало зависят от реального качества программного продукта. Это создает серьезную про-блему для потенциальных пользователей. Перед ними стоит задача сори-ентироваться в многообразии программных продуктов и сделать пра-вильный выбор.

Если бы разработчики программ заранее, еще до начала проектирова-ния, имели возможность получить достоверные данные о потребитель-ских свойствах существующих программных продуктов, то вряд ли воз-никла необходимость наводнять рынок слишком большим числом про-грамм одного назначения, несопоставимых по качеству.

При этом если бы покупатель мог сам оценить качество программно-го продукта, сравнить экономическую эффективность предлагаемых про-граммных средств, провести оценку достоверности информации, содер-жащейся в рекламных сведениях, то наверняка было бы меньше разоча-рования после покупки программных продуктов данного направления.

Такая ситуация не выгодна никому: ни самому продавцу, поскольку производить и предлагать рынку программные средства с заведомо худ-шими эксплуатационными возможностями бессмысленно, ибо слишком велики затраты на их разработку и слишком велик риск, что они не оку-пятся; ситуация не выгодна и обществу, которое несет при этом прямые и косвенные убытки. Произведенный, но не востребованный покупате-лем программный продукт, не имеет остаточной потребительской стои-мости, его нельзя продать на запчасти, переплавить и т. д. Общество не получает отдачи от затрат интеллектуальных и финансовых средств, от-влеченных из других сфер.

Чтобы сделать правильный выбор, пользователю важно знать основ-ные показатели потребительского качества программных продуктов. Из-вестно множество показателей, используемых для характеристики каче-ства разрабатываемых программ. Наиболее важные из них следующие:

- функциональная полнота;

- завершенность разработки;

- быстродействие;

- уровень требований к комплексу технических средств;

- возможность перенастройки на новые условия применения;

- возможность работы в сети;

- качество предоставляемой поддержки и сервиса;

- трудоемкость освоения и внедрения;

- качество пользовательского интерфейса;

- требования к уровню квалификации пользователя;

- удобство копирования и вывода информации;

- наличие и качество средств защиты от несанкционированного доступа;

- качество документации.

Каждый из названных показателей в зависимости от вида программ-ного продукта может иметь разный удельный вес и разделяться на более мелкие составляющие.

Наглядное представление о параметрах перехода к компьютеризиро-ванной обработке данных дает рис. 2.

Страницы: 1, 2