Состояние организации первичного бухгалтерского учета ЗАО "ххх" и пути его совершенствования

Состояние организации первичного бухгалтерского учета ЗАО "ххх" и пути его совершенствования

18

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теоретические основы организации первичного бухгалтерского учета

1.1 Понятие и сущность первичного бухгалтерского учета

1.2 Бухгалтерские документы и их классификация

1.3 Документация, документооборот и этапы оформления документов

1.4. Инвентаризация

2. Экономическая характеристика и анализ финансового состояния ЗАО «Ххх»

2.1 Краткая характеристика и основные экономические показатели деятельности организации

2.2 Анализ финансового состояния организации

2.3 Организация бухгалтерского учета

3. Состояние организации первичного бухгалтерского учета в ЗАО «Ххх»

3.1 Организация первичного бухгалтерского учета в целом

3.2 Состояние организации первичного учета по отдельным участкам учета

3.2.1 Учет материально-производственных запасов

3.2.2 Учет основных средств

3.2.3 Учет труда и его оплаты

3.2.4 Учет денежных средств

3.2.5 Документы для расчета НДС

3.3 Внутренний контроль первичных учетных документов

4. Пути улучшения организации первичного бухгалтерского учета в ЗАО «ХХХ»

Выводы и предложения

Список литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, обязаны вести бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Информационным обеспечением бухгалтерского учета является первичное наблюдение, которое направлено на описание и регистрацию данных о фактах хозяйственной деятельности организации.

В настоящей дипломной работе рассматривается такой обособившийся в отдельную систему способ первичного наблюдения и регистрации первичных данных, как первичный бухгалтерский учет. Для управления финансово-хозяйственной деятельностью фирмы необходима разнообразная информация о хозяйственных операциях. Такая информация представляется с помощью учетной информационной системы и поступает от первичного учета. Первичный бухгалтерский учет - это организованная система измерения и регистрации количества материальных ценностей, труда и финансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, а также отражение признаков и показателей этих операций в документах или в системе ЭВМ. Правильное построение первичного учета дает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологический процесс и вносить в него коррективы. Информация первичного учета используется руководителями, менеджерами и другими специалистами для текущего анализа производственно-финансовой деятельности, на основе которого принимаются управленческие решения, планируется производство. Этим определяется актуальность организации первичного учета для современных руководителей.

Из вышесказанного следует, что данная тема является актуальной и необходимой в настоящее время. Кроме того, актуальность исследования этой проблемы на современном этапе возрастает все больше и больше. Это обусловлено реорганизацией форм собственности, развитием научно-технического процесса и другими изменениями в экономике. Все эти факты придают качественно новое содержание процессу сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения информации о хозяйственной деятельности, а, следовательно, и исследование этого процесса в настоящий момент приобретает особую значимость.

Целью данной дипломной работы является рассмотрение состояния организации первичного бухгалтерского учета и выработка на этой основе выводов и практических рекомендаций по его совершенствованию. В нашем случае рассматривается закрытое акционерное общество «Ххх», которое занимается производством и реализацией программных средств и техники. Таким образом, предметом изучения настоящей работы являются первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, их создание (оформление), обработка, хранение. В качестве объекта исследования выбраны хозяйственные операции, проводимые организацией ЗАО «Ххх», из которых формируются хозяйственные процессы (заготовление, производство, реализация), характеризующие состояние всей деятельности данной организации.

В ходе написания дипломной работы ставились следующие задачи:

Раскрытие теоретических основ организации первичного бухгалтерского учета;

Рассмотрение экономической характеристики и анализ финансового состояния фирмы;

Изучение состояния организации бухгалтерского учета фирмы;

Исследование состояния организации первичного бухгалтерского учета фирмы в целом и по участкам учета;

Оценка внутреннего аудита первичных учетных документов в рассматриваемой фирме;

Выявление положительных сторон и основных недостатков организации первичного бухгалтерского учета фирмы;

Разработка предложений по совершенствованию организации первичного бухгалтерского учета фирмы.

При написании дипломной работы использовать следующие приемы и методы: монографический, диалектический, индукция, дедукция, анализ, синтез, табличный, графический.

Основными источниками информации для выполнения дипломной работы служат:

- бухгалтерская (финансовая) отчетность ЗАО «Ххх» за 2003-2005гг.;

- первичная учетная документация ЗАО «Ххх»;

- организационно-распорядительные и учредительные документы, соответствующие расчетные таблицы ЗАО «Ххх»;

- нормативные документы, определяющие методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в организациях Российской Федерации;

- учебная и научная литература;

- периодические издания;

- справочно-правовые системы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1 Понятие и сущность первичного бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе организации и ее обязательствах и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет [1, 9]. Первичный учет - это более сложное понятие, которое представляет собой организованную систему измерения и регистрации количества материальных ценностей, труда и финансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, а также отражение признаков и показателей этих операций в материальных носителях информации или непосредственно в системе ЭВМ. Он является обособившимся в отдельную систему способом первичного наблюдения и регистрации первичных данных для всех видов учета. Первичный учет не является самостоятельным видом учета [51].

Объектами первичного бухгалтерского учета являются операции, из которых формируются хозяйственные процессы (заготовление, производство, реализация), характеризующие состояние всей деятельности организации.

Построение первичного учета зависит от особенностей организации производства и труда, форм собственности и системы управления. Но в любом случае организация первичного бухгалтерского учета должна обеспечивать обратную информационную связь с управляемой системой. Правильное построение первичного бухгалтерского учета дает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологический процесс и при необходимости вносить в него коррективы, то есть, первичный бухгалтерский учет обеспечивает связь с системой норм, нормативов, стандартов в части расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Таким образом, первичный бухгалтерский учет - это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения информации о хозяйственной деятельности, который выполняет две основные функции: первоначальный сбор информации (регистрация хозяйственных операций) и контроль за технологией производства (регистрация отклонений от нормативов)[51].

Информация первичного бухгалтерского учета используется руководителями, менеджерами и другими специалистами для текущего анализа производственно-финансовой деятельности, на основе которого принимаются управленческие решения, планируется производство. Кроме того, данные первичного бухгалтерского учета используются для проведения ревизий и проверок. Поэтому первичный учет должен обеспечить сплошную регистрацию всех хозяйственных фактов и гарантировать юридическую доказательность достоверности отражаемых данных [57].

1.2 Бухгалтерские документы и их классификация

Как указывалось выше, по результатам первичного наблюдения составляются учетные документы, которые являются первичными носителями информации. Документ - это письменное свидетельство факта хозяйственной операции, который представляет собой материальный объект с информацией и является основанием и подтверждением учетных записей. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований [58]. Общие требования к оформлению и содержанию документов установлены Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 30.06.2003 г. № 86-ФЗ), Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н., а также положением Минфина СССР «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 юля 1983 г. № 105 [1, 9, 15].

Составление документов может осуществляться разными способами:

1. Вручную. Он длительный и очень трудоемкий, требует внесения в документ не только переменной (о конкретной хозяйственной операции), но и постоянной информации (например, названия организации). Кроме того, при этом способе наиболее велика вероятность ошибок.

2. Механизированный способ несколько сокращает время составления документов. Для повышения скорости и качества подсчетов и измерений применяют специальные устройства.

3. Автоматизированный способ первичного учета обеспечивает быструю фиксацию хозяйственных операций, резко сокращает время заполнения документов и количество работников, занятых их оформлением, снижает трудоемкость, и, следовательно, уменьшает расходы на содержание счетного персонала [51].

Материальным носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Учетный бланк - напечатанный типографским способом разграфленный (в виде колонок, клеток) лист бумаги, куда заносят сведения о хозяйственных операциях. Размеры и формы учетных бланков различаются в зависимости от объема и содержания отражаемых в них операций. В зависимости от степени важности учетные бланки подразделяются на простые и бланки строгой отчетности. Простые учетные бланки могут приобретаться организациями в типографиях, канцелярских отделах магазинов. Их количество не регламентируется, они хранятся на предприятии свободно. Бланки строгой отчетности (квитанция в приеме почтовых отправлений; квитанция в приеме почтового перевода денежных средств; квитанция в приеме платы за подписку на газеты, журналы и книги) определены законодательством (в частности, Приказом Минфина РФ от 29 декабря 2000 г. № 124н «Об утверждении бланков строгой отчетности»). Они нумеруются типографским способом или при получении в организации. Храниться они должны в местах, недоступных для свободного пользования. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходной книге, листы которой нумеруют, прошнуровывают, скрепляют печатью и заверяют подписями руководителя и бухгалтера [14, 37].

Следовательно, бухгалтерские документы выполняют такие функции:

- впервые фиксируют данные о факте хозяйственной деятельности и обеспечивают их юридическое подтверждение;

- создают возможность первичного контроля за совершение хозяйственных операций и других фактах хозяйственной деятельности, за действиями должностных и материально ответственных лиц;

- позволяют передавать данные о хозяйственных фактах, отбирать и группировать их для дальнейшего обобщения в системе бухучета;

- обеспечивают хранение данных о хозяйственных фактах.

Составными элементами документа являются реквизиты - информационные элементы, отражающие признаки и показатели фактов хозяйственной деятельности, которые необходимы в правильно составленном и оформленном бухгалтерском документе. То есть, те сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Реквизиты различны по своему характеру и зависят от назначения документа и содержания хозяйственной операции.

1) По значению реквизиты можно разделить на:

- обязательные реквизиты - содержатся в каждом первичном учетном документе. К ним относят: наименование документа; дата его составления; наименование организации, от имени которой составлен документ, а также ее адрес; содержание хозяйственной операции; измерители в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц.

- дополнительные реквизиты - уточняют или дополняют содержание определенных специфических хозяйственных операций, поэтому их наличие или отсутствие в первичном документе зависит от характера операции. Это может быть наименование и адреса организаций, участвующих в данной хозяйственной операции (поставщика, банка, покупателя); указание суммы не только цифрами, но и прописью (при оформлении денежных документов); печать (в командировочном удостоверении, приходном кассовом ордере).

2) По сроку действия реквизиты делятся на:

- постоянные реквизиты - в рамках конкретной организации длительное время (или никогда) не меняются, например наименование или адрес организации, номер расчетного счета, номера складов, табельные номера работников;

- переменные реквизиты - зависят от характера и содержания хозяйственной операции (дата совершения хозяйственной операции, количество отпускаемых в производство материалов) [51].

Для удобства оформления и последующей обработки данных реквизиты документов располагаются в определенном порядке. Различия в расположении реквизитов определяют формы бухгалтерских документов. В настоящее время используют следующие формы первичных учетных документов: унифицированные, специализированные, индивидуальные. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а. При необходимости в типовой бланк можно включить дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Нельзя изменять только бланки документов по учету кассовых операций. Это предписано Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением). Документы, форма которых законодательно не утверждена, организации разрабатывают самостоятельно. Вместе с тем такие документы должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. То есть, форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми. Значит, унифицированные формы документов являются общими для всех организаций, носят межотраслевой характер и утверждаются постановлениями Госкомстата РФ [1, 18, 21].

Специализированные формы документов используются организациями определенных отраслей (строительство, торговля, транспорт), т. е. являются отраслевыми и утверждаются отраслевыми министерствами. Так, для сельскохозяйственных организаций - Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации.

Индивидуальные формы документов разрабатываются самой организацией в связи со спецификой деятельности и используются ею для внутреннего учета определенных операций.

Расположение реквизитов в документах может быть разнообразным. При зональном расположении реквизитов на бланке документа расчерчиваются отдельные зоны, предназначенные для размещения тех или иных реквизитов. Такое расположение удобно при заполнении и последующей обработке документа, так как каждый реквизит расположен на своем постоянном месте (авансовый отчет). При анкетном (вертикальном) расположении реквизитов названия реквизита располагаются в левой стороне бланка, а их заполнение - в правой. Документ заполняют сверху вниз по всем реквизитам. При табельном расположении реквизитов они размещаются как по вертикали, так и по горизонтали. При этом для каждой группы реквизитов могут выделяться несколько строк и столбцов, так что внутри документа образуются дополнительные информационные таблицы (расчетно-платежная ведомость). При комбинированном расположении реквизитов сочетаются разные признаки рассмотренных выше форм - зональное и анкетное, анкетное и табельное расположение и т.п. [54]

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность. Записи в первичных учетных документах должны быть четкими и разборчивыми. Для этого могут использоваться чернила, шариковые и другие ручки. Разрешается заполнение документов с использованием пишущих машин и компьютеров. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Незаполненные строки в должны быть прочеркнуты. Это исключает возможность внесения дополнительных записей в документ после подписания его ответственными лицами. Документы должны составляться в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после ее окончания. Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером [1, 9, 53].

Особый порядок установлен для оформления денежных документов - приходных и расходных кассовых ордеров, чеков, платежных поручений и других банковских документов. Их оформление регламентируется Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации и правилами, установленными Центральным банком России. Документы по операциям с денежными средствами подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица [33].

Первичные учетные документы составляют на бумажных или машинных носителях информации. Если используются машинные носители, организация обязана изготовить за свой счет копии таких же документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда или прокуратуры.

Каждый бухгалтерский документ предназначен для оформления определенной хозяйственной операции. Он дает разрешение на ее осуществление или подтверждает факт ее совершения. Поэтому в бухгалтерском учете недопустимо использование первичных документов повторно. При оформлении документа в текстовой его части и в цифровых данных не допускаются подчистки, замазывания корректирующей жидкостью, помарки и любые другие исправления. Для изменения ошибочно внесенных в документ данных разрешаются только оговоренные исправления (согласованные с участниками хозяйственных операций), что подтверждается их подписями с указанием даты. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Ответственность за достоверность содержащихся в документе данных, а также за качественное его составление несут должностные лица, подписавшие документ [56].

Юридическая доказательность и контрольное значение первичных учетных документов обеспечиваются их правильным оформлением; полнотой зарегистрированных данных о хозяйственных фактах; подтверждением лиц, ответственных за проведение операции и ее регистрацию; сохранением документов в течение установленных сроков.

Бухгалтерские документы имеют экономическое и юридическое значение. Каждый первичный учетный документ, как и соответствующая ему хозяйственная операция, прежде всего, имеет экономическую сторону. Деятельность любой организации состоит из разнообразных экономических процессов: снабжения, производства, реализации. Рассматривая совокупность первичных учетных документов, можно воспроизвести ход событий в этих процессах, что дает возможность анализировать экономическую ситуацию, например движение денежных средств, состояние задолженностей при расчетах с поставщиками, покупателями, бюджетом, движение материальных запасов и т. д. С юридической точки зрения, первичные учетные документы являются доказательством законности осуществляемых действий. Кроме того, они подтверждают факт совершения хозяйственных операций и поэтому используются при возникновении споров между предприятиями или предприятием и его работником. На практике часто возникают споры, связанные с оплатой труда, споры администрации с материально ответственными лицами, поставщиков с покупателями. Таким образом, лицо, подписывающее первичный учетный документ, контролирует как экономическую целесообразность, так и законность хозяйственной операции, принимая на себя ответственность за ее совершение [51].

Деятельность организации неоднородна, поэтому совершаемые операции различны по своему содержанию, назначению, характеру. Этим объясняется разнообразие документов, которыми они оформляются. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

1) По назначению документы делятся на:

- распорядительные, которые содержат разрешение на выполнение хозяйственной операции, дают право на выполнение строго определенных действий (приказы, распоряжения, чеки, доверенности и др.);

- оправдательные (исполнительные), подтверждающие уже произведенные операции и удостоверяющие эти действия. Такие документы составляются в момент осуществления операций и представляют собой первый этап их учетной регистрации. Они служат основой (оправданием) последующих бухгалтерских записей (акты приема-сдачи ценностей, накладные, отчеты материально ответственных лиц, приходные ордера материалов, товарно-транспортные накладные, кассовые ордера);

- документы бухгалтерского оформления, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения и упрощения работы (ведомости распределения расходов по содержанию и эксплуатации машин и оборудования, общепроизводственных расходов, бухгалтерские справки);

- комбинированные, которые сочетают признаки нескольких видов документов и служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее на счетах (приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты, накладные на отпуск материалов на сторону).

Страницы: 1, 2