Состав и характеристика нормативно-справочной информации

Состав и характеристика нормативно-справочной информации

5

17

по дисциплине:

"Информационные системы учета"

— учет денежных средств в кассе предприятия;

— учет денежных средств на счетах в банке;

— учет расчетов с подотчетными лицами и прочих расчетов;

— аналитический учет по соответствующим счетам денежных средств и расчетов;

— аудит финансовых операций.

В состав системы автоматизированной обработки задач финансово-расчетных операций входит база данных, языковые и программные средства, реализующие доступ к данным и управление ими, а также программное обеспечение для решения данного комплекса задач и средства общения пользователей с системой в виде соответствующих языков диалога.

Для решения задач по учету финансово-расчетных операций, в том числе и кассовых операций с использованием АРМ бухгалтера необходима следующая информация: данные первичного учета, данные единой базы бухгалтерских записей, нормативно-справочной информация.

Укрупненная информационная схема взаимосвязи АРМ бухгалтера по учету, контролю, анализу и аудиту финансово-расчетных операций с другими информационными системами приведена на рис. 1.

АРМ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций должен обеспечивать учет и контроль финансовых операций, отражающих ежедневное состояние предприятия, и. выполнение необходимых расчетов по анализу его финансового состояния с целью определения резервов ускорения оборачиваемости денежных средств. Пользователь должен иметь возможность в режиме активного диалога проанализировать состояние расчетов, средств и пр.

Формирование и контроль данных первичного учета и нормативно-справочной информации осуществляется в еле дующем порядке. На экран дисплея выводится форма первичного документа, а с клавиатуры производится набор данных путем заполнения пустых окон формы.

Одновременно с набором проверяется допустимость значений реквизитов и правильность их преставления. Прошедшая контроль информация записывается на машинный носитель в рабочую базу данных. Ошибочные данные отражаются на экране дисплея для необходимой корректировки реквизитов.

Корректировка первичных документов и НСИ осуществляется путем обновления, физического удаления или ввода новых данных. Исправленные данные снова помещаются в рабочую базу данных

Ошибочная запись физически удаляется лишь в том случае, если ошибка обнаружена в ключевом реквизите. Вместо удаленной записи вводится новая запись, по своей структуре соответствующая первичному документу или НСИ.

Входная информация и НСИ по учету расчетных операций на АРМ бухгалтера включает типовые формы первичных документов и НСИ, базу данных первичной информации и НСИ на машинных носителях Типовые формы первичных документов и НСИ создаются на ПЭВМ по образцу бланков первичных документов и комплектуются в библиотеку. Одновременно формируется база данных первичной информации, в которой хранятся бухгалтерские записи за отчетный период. Каждая бухгалтерская запись имеет следующую стандартную структуру справочные и группировочные показатели (номер документа или бухгалтерской записи, код операции, предприятия); основной счет; корреспондирующий счет; количество; сумма.

База данных состоит из продублированных сдвоенных бухгалтерских хозяйственных операций и имеет большую информационную емкость. Она позволяет в реальном режиме времени получать на уровне корреспондирующих счетов необходимые для аналитического учета и отчетности показатели.

АРМБ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций может вестись на АРМ бухгалтера как I, так и II категорий. При этом АРМБ I категории устанавливается в бухгалтерии, где осуществляется учет финансово-расчетных операций, а АРМБ II категории - у руководителя предприятия, главного бухгалтера.

На крупных предприятиях возможны варианты трехкатегорийной организации АРМБ бухгалтера. При этом АРМБ I категории устанавливается в кассе и финансовом отделе, АРМБ II категории - в бухгалтерии, АРМБ III категории - у руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Рассмотрим процесс обработки данных при автоматизации учета финансово-расчетных операций, осуществляющейся с помощью трехуровневого меню.

Меню первого уровня содержит директивы, обеспечивающие загрузку программ и выполнение функций второго и третьего уровней. Меню второго уровня используется для загрузки данных в оперативную память и для выполнения определенных функций. Меню третьего уровня предназначено для представления альтернативных возможностей по управлению процессом переработки данных.

Меню первого уровня имеет следующий вид:

Итого:

Для аналитического учета как выплаченных, так и невыплаченных депонированных сумм служит Карточка депонирования, которая формируются автоматически при вводе данных платежной ведомости.

Карточки депонирования хранятся в единой картотеке, независимо от возможного разделения учета депонированных сумм по различным балансовым счетам. При выплате депонированных сумм соответствующие карточки считаются закрытыми и переносятся в архив.

Карточка депонирования

Карточки депонирования, по которым не произведены выплаты, хранятся в картотеке до истечения установленного законодательством срока хранения невыплаченной заработной платы.

На основе картотеки депонирования аудитор (бухгалтер) по мере необходимости формирует для контроля информацию по следующим параметрам:

- табельному номеру, фамилии, имени, отчеству;

- номеру структурного подразделения;

- дате депонирования;

- сроку истечения исковой давности депонированных сумм;

- депонированным суммам;

- дате, номеру документа выданных сумм;

- счетам бухгалтерского учета.

3. Составить структуру данных и логичные равенства для автоматизированного формирования корреспонденции счетов хозяйственных операций по учету кассовых выплат работникам предприятия

Рассмотрим несколько операций по образованию дебиторской / кредиторской задолженности в результате расчетов с сотрудниками организации в наличной форме.

24 января 2009 г. предприятие «КИТ» по чеку 10104 сняло со счета в банке на хозяйственные нужды и командировочные расходы сумму в 320 грн. Приход денежных средств отражен в приходном кассовом ордере №1. В этот же день из кассы выданы под отчет сотрудникам предприятия следующие суммы:

Наличные деньги хранятся в кассе предприятия и учитываются на активном счете 30 «Касса». Приход денег в кассу отражается по дебету счета 30, а расход - по кредиту. На рис. 3 показана схема отражения операций задачи на счетах бухгалтерского учета.

Первая операция кредитует расчетный счет и дебетует кассу на сумму 320 грн. Операции 2-4 кредитуют счет «Касса» и дебетуют счет 37 «Расчеты с подотчетными лицами». Тем самым образуется дебиторская задолженность, которая отражается на счете 37. Для учета расчетов с подотчетными лицами необходимо организовать ведение аналитического учета в разрезе подотчетных лиц - сотрудников предприятия. Кроме того, в обязанности кассира входит ведение кассовой книги установленного образца

Для ввода кассовых операций по приходу и расходу денежных средств удобен документ «Банк (касса) «Отчет кассира», который входит в комплект стандартной настройки программы.

Отчет кассира является листом кассовой книги, в котором отражены операции за один кассовый день. Использование данного документа (расчета) позволит сформировать кассовую книгу, а также автоматизировать ввод проводок по кассовым операциям. Воспользуемся им для ввода операций поставленной задачи.

В обязанность бухгалтера входит не только правильно указать данные о лицах и документах, но и определить корреспондирующий счет по каждой кассовой операции, а также выбрать субконто в том случае, если на корреспондирующем счете предусмотрено ведение аналитического учета.

В нижней части поля ввода документа имеется служебный реквизит «Провод (1/0)» Его назначение состоит в том, чтобы управлять режимом формирования проводок. Если установить его значение равным нулю, то проводки формироваться не будут. При значении, равном единице, в журнал операций автоматически поместятся проводки по всем операциям, зарегистрированным в данном документе Так, в течение рабочего дня кассир может вводить операции без формирования проводок Тогда в журнале операций будет сохраняться только лишь заголовочная запись документа.

В конце рабочего дня через заголовочную запись можно снова «войти» в документ, проставить в нем признак формирования проводок, что приведет к их фиксации в журнале операций. Печатная форма «Отчет кассира» формируется по нажатии экранной кнопки «Документ». Форма документа, полученная на основании введенных операций, приводится на рис 4

Касса за 24 января 2009 г.

Кассир ________

Проверил и документы в количестве Четыре получил

Итак, перед выходом из режима «Документы и расчеты» проставим признак формирования проводок равным единице, тогда, выйдя в журнал операций, обнаружим в нем помимо заголовочной записи четыре бухгалтерские проводки, полностью соответствующие данным кассовой книги

Список использованной литературы

Завгородній В.П. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудита. - К.: А.С.К., 2008. - 768 с. - (Економіка. Фінанси. Право)

Информационные системы в экономике: Учебник/ Под ред. Проф.В.В. Дика. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 272 с.:ил.

Іванюта, П.В. Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті [Текст]: навчальний посібник / П.В. Іванюта; Мін-во освіти і науки України, Держ. комітет статистики України, Держ. академія статистики, обліку та аудиту, Полтавська філія. - К.: ЦУЛ, 2007. - 180 с.

Рогач І.Ф., Сендзюк М.А., Антонюк В.А. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах: Навч.посібник. - К.:КНЕУ, 2005. - 216 с.

Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст]: підручник / О. І. Черняк, А.В. Ставицький, Г.О. Чорноус. - К.: Знання, 2006. - 447 с.

Шквір, В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]: практикум / В.Д. Шквір, А.Г. Загородній, О.С. Височай. - К.: Знання, 2006. - 429 с.