Регистрация и регламентация служебных документов

федеральных конституционных законов и федеральных законов;

указов и распоряжений Президента РФ;

постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ;

постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

постановлений и распоряжений Правительства РФ;

решений Конституционного Суда РФ;

решений Верховного Суда РФ;

решений Высшего Арбитражного Суда РФ;

Президента РФ;

Совета Федерации Федерального Собрания РФ;

Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

Правительства РФ;

Конституционного Суда РФ;

Верховного Суда РФ;

Высшего Арбитражного Суда РФ.

Изображение Государственного герба РФ в одноцветном варианте помещается на бланках следующих учреждений:

Администрации Президента РФ;

полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах;

федеральных органов исполнительной власти;

Генеральной прокуратуры РФ;

Уполномоченного по правам человека в РФ;

Счетной палаты РФ;

Центральной избирательной комиссии РФ;

Центрального банка РФ.

Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:

Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;

органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;

федеральных судов;

органов прокуратуры РФ;

дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ.

Статьей 8 Закона о Государственном гербе РФ установлено, что гербы (геральдические знаки) субъектов РФ, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу РФ. Использование герба субъектов РФ на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов РФ (конституциями, законами, уставами и др.). Герб города, района РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов или районов в соответствии с нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.) городов, районов РФ, если они не противоречат основным нормативным актам соответствующих субъектов РФ. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.1993 № 674-РМ официально восстановлен исторический герб города, принят Закон г. Москвы от 01.02.1995 № 4-12 "О гербе и флаге Москвы". Запрещается использование изображения Государственного герба РФ, а также гербов субъектов РФ, гербов городов, районов на бланках юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, если это не предусмотрено специальными законодательными и иными правовыми актами.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Чаще всего в качестве эмблемы используется товарный знак или знак обслуживания. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09.1992 №3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения то варов"1, который предусматривает их обязательную регистрацию. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Помещение на бланке товарного знака не исключает указания на бланке наименования организации, не допускается и замена наименования организации -- автора документа ее эмблемой.

Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.

4. Входящие документы, этапы их обработки

Обработка документов при их поступлении в организацию позволяет выделить первичные потоки документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков зависит от количества инстанций прохождения документов до передачи их на исполнение. Количество инстанций определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организацией делопроизводства. В небольших организациях документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой сроки прохождения документов от получения до исполнителя будут значительно увеличены.

Предварительное рассмотрение документов проводится непосредственно после первичной обработки и значительно ускоряет их движение. Оно позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Эта работа проводится секретарем руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам -- высокая квалификация, достаточный стаж работы, хорошее знание распределения обязанностей между работниками организации, а также доверие к ним руководителя. Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому необходимо иметь четкие представления о положении дел в организации, функциях структурных подразделений, функциях и специализации отдельных сотрудников. Предварительное рассмотрение подразумевает просмотр всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке. Это -- распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие большое значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т. д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения управления или помощником руководителя направляются исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или в копиях.

После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией. Формы исполнения могут быть различными. Ряд документов содержит указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий и т.д.). На поступившем документе исполнителем делается отметка о произведенных действиях.

Например:

"Проведены переговоры. 15.07.2003". Должность Подпись Инициалы, фамилия

Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов. Секретариат или канцелярия проводит ознакомление необходимого круга сотрудников с документом, на котором делается отметка.

Например:

"Принято к сведению" или

"Принято к руководству".

Должность Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет. Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа

Технологическая операция

Получение документа от курьеров и почтовых работников, предварительное рассмотрение Создание РКК на документ (регистрация и передача документа на рассмотрение) Рассмотрение документа

Занесение в РКК резолюции и при необходимости постановка на контроль

Передача документа в структурное подразделение

Передача документа для доклада руководителю структурного подразделения Рассмотрение документа

Занесение в РКК резолюции руководителя структурного подразделения Передача документа исполнителю

Исполнение документа

Внесение в РКК сведений об исполнении документа по данным, полученным от исполнителя Снятие документа с контроля

Подшивка документа в дело

5. Формы регистрации, их характеристика

Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах документационного обеспечения управления в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки. Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720). Карточная форма регистрации документов получает распространение в развитых странах с начала 1920-х гг. В России ее начинают применять практически в 1970-х гг. после выхода в свет ЕГСД. В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах. Правила заполнения реквизитов регистрационных форм в приложении 17.

Сведения о входящих документах включают:

автора (корреспондента);

название документа;

дату документа, проставленную организацией-авто ром;

индекс документа, присвоенный организацией автором;

дату поступления;

индекс поступившего документа (входящий индекс);

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюцию;

срок исполнения;

исполнителя (кому направляется документ на исполнение);

отметку об исполнении;

номер дела по номенклатуре, в которое документ помещается после исполнения.

Сведения об исходящих документах содержат:

исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);

дату документа;

регистрационный индекс;

корреспондента (кому адресован документ);

заголовок документа или его краткое содержание;

количество листов;

номер дела по номенклатуре, куда копия документа помещается после отправки.

Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов. Состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т. д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т. п.

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

количество входящих, исходящих и внутренних документов;

наличие документов, требующих строгого учета;

принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

возможность использования организацией компьютерных технологий обработки документов.

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах. В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др. Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо и т. п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая охрана сведений о документах. В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:

1. Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т. е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, т. к. сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.

При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, т. к. при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.

Значительно затрудняется ведение срокового контроля за исполнением документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях. Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная -- исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.

6. Типовая номенклатура дел

Номенклатура дел -- систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация. Индивидуальная номенклатура -- это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел из нее полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учетом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносится в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел. В крупных учреждениях и организациях номенклатура дел составляется для каждого структурного подразделения, затем на основании номенклатур подразделений составляется сводная номенклатура дел.

7. Основные требования к составлению номенклатуры дел

Составление и оформление номенклатуры дел -- это одна из функций службы документационного обеспечения управления организации или предприятия. При составлении номенклатуры дел должны учитываться требования, закрепленные в целом ряде нормативных и нормативно-методических документов. Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются Основные правила работы архивов организаций'. Основные правила устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т. д. Кроме того, в разделе содержатся требования к оформлению номенклатуры дел. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов, включенных в номенклатуру дел. Кроме того, архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться не только перечисленными документами. Необходимо изучение состава и содержания документов, образующихся в процессе реализации учреждением или организацией своих задач. Изучаются устав и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При разработке номенклатуры важно определить задачи, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов, образующихся в деятельности организации. Поэтому к процедуре составления номенклатуры дел привлекаются руководители и ведущие специалисты, которые могут оказать помощь в решении этих вопросов. Методическую помощь организациям могут оказать архивные учреждения. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается руководителем организации. Организации, сдающие документы в государственные архивы на постоянное хранение, обязаны не реже одного раза в пять лет согласовывать ее с архивным учреждением. В случае коренного изменения функций и структуры организации должна быть разработана новая номенклатура дел. Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;

формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения;

дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

В номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года. Должна учитываться и документация, создаваемая в самой-организации, и документы, получаемые от других организаций и лиц. В номенклатуру включаются регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, включая справочные. В номенклатуру должны быть внесены документы временно действующих органов. Они служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, документы ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации). Кроме того, номенклатура дел может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера. Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники, сборники и т. д.). Номенклатуры дел организации (сводная) и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые разработаны архивными органами. Они закреплены в Основных правилах работы архивов организаций. В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных непредусмотренных заранее дел в случае их появления. В графу вторую включаются заголовки дел (томов, частей). Каждое дело может составлять один или несколько томов. В третьей графе указывается количество единиц хранения, т. е. томов или частей каждого дела. В графе "Срок хранения и № статьи по перечню" указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на перечень (типовой или ведомственный). В графе "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т. п. Разделами сводной номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. В этом случае основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура (штатное расписание) организации. Первый раздел номенклатуры -- это всегда название службы делопроизводства (управление делами, канцелярия и т.д.). Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах. В небольших организациях, которые не имеют стабильной структуры, разделами номенклатуры являются управленческие функции или направления деятельности, например руководство, кадры, рекламная деятельность, документационное обеспечение и т. п. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

8. Оформление дел

После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т. е. в дела.

Формирование дел -- это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При оформлении дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общиелзебования) сформулированные в Основных правилах работы архивов организаций:

в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;

приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;

в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:

- переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);

личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);

дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);

дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);

дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон) и др.;

--в дела должны помещаться только исполненные до кументы, неисполненные подшивать запрещается;

С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок (признаки). Вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный -- группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию. По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, приказы, акты и т. д. Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При алфавитном порядке документы систематизируют по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов и т. д. Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков. Различные группы документов имеют свою специфику систематизации. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела. Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т. д.), рекомендуется группировать в отдельные дела. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период созыва выборных органов и т. д. в зависимости от специфики деятельности организации. При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые дают возможность быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ:

название организации полное и (или) сокращенное, если оно официально признано, т. е. зарегистрировано государственными органами. Например: Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова-- МГУ;

название структурного подразделения: Канцелярия, Бухгалтерия, Планово-экономический отдел;

индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например: Дело № 03-07, где 03-- это индекс структурного подразделения (участка деятельности), 07 -- порядковый номер дела в номенклатуре;

заголовок дела, т. е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, также переносится на обложку из номенклатуры без изменений.

срок хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хранить постоянно и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

9. Докладная записка и ее оформление

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяют я на инициативные, информационные и отчетные. 11 инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п. (формление докладной записки зависит от ее адресата). Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, то -- внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние на обычном листе бумаги. Внешняя докладная записка должна содержать: Наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указание должности, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Текст инициативной докладной записки состоит и вводной и заключительной части. В первой излагаю факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять. Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста. Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий. Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Разновидностью докладной записки являются и служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно правовых форм с той же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная записка -- документ, не имеющий официального статуса. Ни в одном нормативно методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.

Список использованной литературы

1. Т.В. Кузнецова «Делопроизводство» Москва МЦФЭР 2004

2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982. 150 с.

3. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России, 1994.

4. Делопроизводство. Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 355 с.

5. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000. 477 с.

6. Организации работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 2002. 575 с.

7. Закон РФ от 23.09.1992 № 3520-1 « О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании имеет происхождения товаров» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД РФ. 1992. №42. Ст. 2322; СЗ РФ. 2002. №50. Ст. 4927.

8. Гражданский кодекс РФ от 26.01.1996 № 14-ФЗ // СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. 410.

Страницы: 1, 2