Ревизия бюджетирования

Ревизия бюджетирования

20

Введение

Ревизия - это полное обследование хозяйственной деятельности объекта контроля с целью проверки ее законности, правильности, целесообразности и эффектности.

Ревизия - наиболее распространенная форма бюджетного контроля, включающая так же работу финансовых органов по составлению и исполнению бюджета, осуществляемую с помощью приемов документного и фактического контроля направленных на установление обоснованности, целесообразности и экономической эффективности совершения хозяйственных операций и выделения бюджетных средств, соблюдения финансовой дисциплины, сохранение государственной собственности, достоверности учета и отчетности с целью выявления недостатков и нарушению деятельности ревизуемого объекта.

Результаты ревизии оформляются актом, на основании которого применяются меры по устранению нарушений, возмещению материального ущерба и привлечению виновных к ответственности.

1. Сущность процессов бюджетирования и бизнес-планирования

Сущность бюджетирования

Бюджетирование в общем виде можно представить как информационную систему внутрифирменного, корпоративного управления с помощью определенных финансовых инструментов, называемых бюджетами. Бюджетирование непосредственно связано с управлением и управленческим учетом, является его составной частью. Экономически эффективная деятельность организации возможна только в том случае, если она имеет четко заданные достаточно напряженные, но реальные для выполнения стоимостные параметры затрат и результатов.

Бюджетирование - это процесс определения таких параметров, планирования движения ресурсов по предприятию на заданный будущий период времени. Когда параметры заданы, необходим учет и контроль их исполнения, составляющий основу управленческого учета и анализа.

Сущность бюджетирования состоит в разработке взаимосвязанных планов производственно-финансовой деятельности предприятия и его подразделений, исходя из текущих и стратегических целей функционирования, контроля за выполнением этих планов, в использовании корректирующих воздействий на отклонения от параметров их исполнения. В информационном отношении - это система, интегрирующая результаты процессов планирования, учета, контроля и анализа стоимостных показателей деятельности организации.

Нельзя ограничивать бюджет планом доходов и расходов, а бюджетирование только планированием. Это часть общей системы экономической работы на предприятии. Планирование без контроля исполнения планов теряет смысл, учет, не используемый для оценки и контроля деятельности, бесцелен, а контроль без данных плана и учета невозможен. Именно поэтому бюджетирование является интегрированной системой, обобщающей данные планирования, учета и контроля не только доходов и расходов, но и формирующих их процессов и величин. Бюджетирование как система имеет достаточно глубокие исторические корни. Его происхождение связывают с возникновением камеральной бухгалтерии, имеющей целью «схематическое, легко контролируемое определение хода производства и его результатов на основе предварительно составленной сметы и бюджета». Уже в то время (камеральная бухгалтерия появилась в позднем средневековье) считалось, что учету доходов и расходов должен предшествовать предварительный расчет их ожидаемой величины и специалисты по камеральному учету в зарубежных странах уделяли этому большое внимание.

Российские ученые также внесли определенный вклад в развитие идей бюджетирования. Среди них следует отметить Л.И. Гомберга, который выделял в качестве объектов исследования им же сформулированной новой науки экономологии смету (бюджет), бухгалтерский учет и контроль. В смете он видел инструмент планирования, связывая ее с коммерческим расчетом. В основе деятельности бухгалтерии он выделял причинно-следственные связи, а контроль трактовал как процесс установления соответствия хозяйственной деятельности интересам предприятия, признавая только предварительный и заключительный контроль. Проф. А.П. Рудановский предлагал ввести в классификацию счетов счета бюджета и пытался установить связь каждой операции с бюджетом, называя этот процесс бюджетированием. Он первым ввел это понятие в российскую теорию и практику учета.

Несмотря на свою прогрессивность, идеи бюджетирования в то время оказались невостребованными ни у нас, ни за рубежом. Они нашли практическое воплощение только в период становления и развития управленческого учета, когда бюджетирование стало неотъемлемой составной частью теории и практики менеджмента.

Востребованность идеи бюджетирования в XX в. была обусловлена двумя факторами: с одной стороны, новейшие теоретические исследования, обогатившие теорию и практику учета для целей управления, создали для этого необходимую базу, а с другой - сложившиеся экономические условия, обострившие внешнюю и внутреннюю конкуренцию и связанный с ней рост затрат и усилий на реализацию товаров, заставили искать новые пути их снижения и контроля.

После Второй мировой войны началось развитие управленческого учета и анализа, где основной упор делался на составление изменились функции и содержание бюджетирования. Оно стало составной частью предварительных смет затрат, оперативное выявление отклонений от них, систематический анализ издержек производства и поиск вариантов управленческих решений на базе оценки затрат и результатов.

Учет в бюджетировании

Основу учета в бюджетировании составляет учет по центрам ответственности. В отличие от аналитического учета по носителям затрат, который может носить эпизодический характер вследствие своего предназначения для решения конкретной управленческой задачи, учет по центрам ответственности в системе бюджетирования предполагает отражение, накопление и представление постоянного потока информации, входящей и исходящей из центра его формирования и соответствующей ответственности. Руководству предприятия необходима полная сравнительная информация о деятельности центров ответственности, поэтому учет в бюджетировании должен использовать все существующие системы учета затрат, основанные на исчислении полных и переменных издержек, их группировки по носителям и функциям.

Организационное обеспечение процесса бюджетирования многовариантно и зависит от многих факторов: масштабов предприятий целей и задач применяемой системы управленческого учета, отраслевой принадлежности, сложившихся традиций учетно-аналитической практики в данной стране и т.п.

На ряде зарубежных компаний и фирм бюджетированием занимаются специальные отделы, иногда называемые бюджетной бухгалтерией, и работники этих отделов, именуемые контроллерами.

Бюджетная бухгалтерия призвана представлять фактические и нормативные бюджетные затраты и результаты, разрабатывать рекомендации по их оптимизации. Исходя из задач, поставленных генеральной дирекцией организации, контроллеры должны рассчитать ожидаемы результат деятельности по видам бизнеса и оценить реальность е достижения. Кроме того, они призваны предвидеть экономическую ситуацию предприятия по истечении определенного периода времен через анализ исполнения бюджетом. Бюджетная бухгалтерия обеспечивает эффективный управленческий контроль результатов хозяйствования, объединяя контроль предстоящих затрат и будущих результатов, связанных с ответственностью, в момент формирования бюджетов и контроль в ходе исполнения бюджета, позволяющий проводить корректирующие изменения в ходе одного и того же экономического процесса до того момента, пока экономическая ситуация потребует вмешательства.

Современная бюджетная бухгалтерия развивается по двум направлениям: в виде интегрированного учета исполнения бюджета в составе финансовой или управленческой бухгалтерии; как самостоятельная бюджетная бухгалтерия, построенная на информации управленческого учета.

Исходя из этого возможны три формы связи финансовой, управленческой и бюджетной бухгалтерий.

Первый вариант - автономная система с выделением бюджетной бухгалтерии в самостоятельную подсистему, использующую данные управленческого учета. При втором варианте существует обособленный учет исполнения бюджета, но бюджетная бухгалтерия не выделена в самостоятельную и находится в составе управленческой. Третий вариант предполагает интегрированную систему, в которой объединены финансовая, управленческая и бюджетная бухгалтерии. При этом используется единая система счетов и бухгалтерских проводок, связь показателей осуществляется при помощи контрольных счетов доходов и расходов финансовой бухгалтерии, а задачи, поставленные перед управленческой и бюджетной бухгалтериями, в основном решаются внесистемными методами.

Организация управленческого учета в системе бюджетирования во многом зависит от содержания бюджетов и последовательности их формирования. Наиболее распространена следующая последовательность бюджетирования:

- выделение сегментов деятельности и определение программы действий;

- формирование коммерческого бюджета;

- составление бюджета производственных расходов;

- формирование бюджета закупок;

- составление бюджета административных расходов;

- формирование бюджета инвестиций;

- составление прогноза (бюджета) движения денежных средств (финансового бюджета);

- формирование прогноза прибылей и убытков, прогнозного баланса.

С точки зрения организации учета процедуры, используемые при формировании главного бюджета, аналогичны тем, что используются при отражении фактических операций, а конечный результат вычислений и обобщений фиксируется в итоговой финансовой отчетности: балансе, отчете о прибылях и убытках, отчете о движении капитала и денежных средств. Принципиальное различие состоит в том, что, во-первых, бюджетные суммы отражают запланированную деятельность, а не прошедшие события и, во-вторых, запись компонентов бюджетов и их исполнения ведется, как правило, внесистемным методом.

Коммерческий бюджет, формируемый для центра дохода, лежит в основе составления главного бюджета, так как он оказывает влияние практически на все бюджеты, входящие в систему. Этот бюджет включает доходы от реализации продукции и услуг и коммерческие расходы, связанные с данными продажами. Бюджет формируется на основе прогноза продаж, который в большинстве случаев определяется руководством компании, используя различные прогнозные оценки и обоснования на основе статистических и аналитических методов. Бюджет продаж отличается от соответствующего прогноза тем, что прогноз является пассивным предсказанием какого-то неконтролируемого результата, а бюджет представляет собой обязательство менеджера центра ответственности предпринять необходимые действия для достижения желаемого результата, в том числе и объема продаж. В коммерческий бюджет кроме бюджета продаж включаются затраты на организацию сбыта и продвижение товара, в которых целесообразно выделять постоянную и переменную части. Переменные расходы (транспортировка, реклама, комиссионные и др.) определяются в зависимости от объема реализации. Постоянные расходы в основном связаны с деятельностью коммерческой службы как части административного аппарата предприятия, чаще всего они планируются исходя из соответствующих нормативных ставок. Расходы на организацию продаж рассчитывают применительно к отделению, подразделению, товару, услуге, группе покупателей, региону, временному периоду, методам продаж и т.д.

Стандартизированная деятельность носит повторяющийся характер и является предметом исследования для количественного анализа. Но могут обособляться единичные, весьма существенные расходы, такие, например, как на участие в выездных продажах, для которых необходимо составлять отдельный бюджет и затраты классифицировать по функциям.

Основы планирования

Бизнес-планирование - это определение целей и задач направлений бизнеса (направления деятельности предприятия, определенного инвестиционного или коммерческого проекта, организационного мероприятия: эмиссия, приватизация, реорганизация и т.п.), путей их достижения, а также детализация всего этого в специальном документе - бизнес-плане. Планирование - заранее намеченный порядок, последовательность осуществления программы выполнения работы или проведения мероприятия. Планирование оптимальное - это совокупность методов и средств, позволяющих выбрать из множества возможных вариантов развития наиболее оптимальный, который обеспечивает наиболее эффективное использование ресурсов предприятия.

План - это намеченный на определенный период порядок работы. Планирование должно охватывать все звенья производства, распределения и обмена на территории страны и осуществляемое на всех уровнях управления экономикой и социальными процессами. Система планирования включает:

1. Прогнозирование развития предприятий и организаций;

2. Разработка проекта перспективного плана;

3. Утверждение перспективного плана;

4. Разработка и составление долгосрочного, среднесрочного, краткосрочного и оперативного планов;

5. Утверждение этих планов;

6. Доведение плановых заданий до отдельных цехов и т.д.;

7. Оперативно-календарное планирование работы подразделений и предприятий;

8. Оперативный контроль и регулирование всей производственно-хозяйственной деятельности.

Прогноз - это научно обоснованные суждения о возможных состояниях объекта в будущем о путях и сроках решения социально-экономических проблем. Прогнозы используются в планировании двоякими способами: как составная часть самого планирования; как предплановая стадия. Прогноз в отличие от плана не имеет директивного характера. Прогнозирование является предплановой стадией.

2. Организация ревизии бюджетирования и бизнес-планирования

Как известно, одним из наиболее важных участков управленческого учета и контроля на предприятии является ревизия финансовой системы. Причем, если обычно ревизия финансово-хозяйственной деятельности предприятия за год (осуществляемая ревизионной комиссией) имеет основной целью либо подтверждение достоверности данных, содержащихся в годовом отчете общему собранию участников предприятия, бухгалтерском балансе, отчете о прибылях и убытках, либо выявление нарушений порядка ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, а также правовых актов Российской Федерации, то ревизия финансовой системы или системы управления финансами предприятия имеет целью помощь исполнительному органу управления или совету директоров в осуществлении контроля эффективности различных звеньев финансовой системы. В этом случае ревизионная комиссия (ревизор) осуществляет проверки деятельности различных звеньев финансовой системы, предоставляет обоснованные предложения по устранению выявленных недостатков, дает рекомендации по повышению эффективности финансового управления. Организационная модель ревизии имеет следующую структуру:

- объект ревизии,

- критерии эффективности состояния или функционирования объекта ревизии,

- методика ревизии. Она схематична в связи с тем, что информационная перенасыщенность может привести к затруднениям в практическом использовании. Например, в элементе «методика ревизии» указаны лишь главные или принципиальные технологические процедуры (шаги). Более детализированные методики разрабатываются отдельно по каждому вопросу (объекту) ревизии системы управления.

В первую очередь дадим характеристику структуры организационной модели ревизии.

Объектами ревизии являются:

- система безналичных расчетов;

- системы бюджетирования и бизнес-планирования;

- управление финансовыми рисками;

- управление оборотными средствами;

- управление капиталом, вложенным в основные средства (основным капиталом);

- политика привлечения новых финансовых ресурсов;

- управление структурой капитала предприятия;

- уровень и динамика финансовых результатов деятельности предприятия.

имущественное и финансовое состояние предприятия;

- деловая активность и эффективность деятельности предприятия.

Критерии эффективности системы бюджетирования и бизнес-планирования: вопросы рациональности систем бюджетирования и бизнес-планирования в общем и целом могут быть сведены в следующие три основных направления:

а) оргструктура систем,

б) регламентация систем,

в) информация систем.

Кроме этого, об эффективности данных систем следует судить по уровню достижения ряда параметров (оптимальная координация деятельности, управляемость и адаптивность предприятия к изменениям, оптимизация внутреннего контроля, высокая мотивация работы менеджеров и т.д.), указанных в самой методике.

Методика ревизии включает в себя:

1. Выяснение (методами анкетирования и интервьюирования персонала, беседы с руководством, сбора и анализа документации и т.д.):

- целей и финансовых стратегий предприятия (общих и по структурным составляющим), финансовых программ развития;

- внешних и внутренних факторов функционирования.

2. Анализ:

- организационно-распорядительной документации предприятия, регламентирующей бухгалтерскую и финансовую деятельность (положения, инструкции, приказы и т.д.);

- форм финансового и управленческого учета и отчетности (бухгалтерскую отчетность, бюджеты, платежные календари, бизнес-планы, отчеты о структуре затрат, отчеты об объемах продаж, отчеты о состоянии запасов, балансы оборотных средств, ведомости-расшифровки задолженности дебиторов и кредиторов и т.д.);

- кредитных соглашений, договоров, кредитных заявок, гарантийных писем, залоговых свидетельств, реестров акционеров, эмиссионных документов, счетов-фактуры, платежной документации и иных документов, регулирующих финансовые отношения между предприятием и иными юридическими (физическими) лицами.

3. Процедура контроля системы бюджетирования и бизнес-планирования предприятия в зависимости от объекта ревизии включает ряд направлений, описанных ниже.

Проанализировать и оценить:

- обоснованность принятых стратегий бюджетирования (дополнительное, нулевое бюджетирование и др.), используемых методов составления бюджетов или смет (форм плановых расчетов), методов расчета основных финансовых показателей бизнес-плана (объем реализации продукции, денежные поступления и отчисления, прибыли и убытки, показатели планового баланса активов и пассивов, точка безубыточности продаж), методов оптимизации прибыли как составной части бизнес-планирования (предельный анализ и оптимизация прибыли, издержек и объема производства, метод производственной функции Кобба-Дугласа, метод двойного бюджета и др.);

- состав и виды бюджетов (бизнес-планов) предприятия и его структурных подразделений, их формы, структуры, отражаемые в них данные;

- временные (год, квартал, месяц и т.д.) и пространственные (взаимосвязи подразделений) параметры бюджетов;

- последовательность их постановки в соответствии с бизнес-процессами организации;

- широту применения (по сферам деятельности, подразделениям, центрам ответственности и т.п.), структуру, уровень детализации и взаимосвязи различных бюджетов (смет);

- процедуры формирования (включая согласование показателей, утверждение и контроля) бюджетов и бизнес-планов, ответственность за их формирование и исполнение;

- процедуры контроля за правильностью заполнения бюджетных форм, соответствием значений бюджетных показателей утвержденным плановым лимитам (нормам), выполнением бюджетного регламента (в частности, на предмет: оперативности контроля, анализа отклонений и установления их причин);

- принимаемые меры по отклонениям в бюджетах (в частности, на предмет: рациональности, действенности мер, оперативности представления информации по отклонениям об исполнении бюджетов руководству предприятия, корректировки бюджетов);

- фактическое выполнение процедур (планирование, мониторинг, составление отчетов, контроль) бюджетирования (или бюджетного регламента) и бизнес-планирования, порядок ответственности по уровням управления (ответственность наиболее оптимально распределяется при использовании оперативно корректируемых или «гибких» смет).

При этом особое внимание целесообразно уделить анализу и оценке системы управления денежными потоками (основные аспекты анализа: структура, формы, регламенты, степень использования при принятии финансово-хозяйственных решений и их последующей оценке, методика расчета и анализа дисконтированных денежных потоков по видам деятельности, выбор коэффициентов дисконтирования).

Установить:

- обеспечивают ли системы бюджетирования и бизнес-планирования лучшую координацию деятельности, повышение управляемости и адаптивности предприятия к изменениям во внутренней (оргструктура, ресурсы, потенциал и т.д.) и внешней среде (рыночной конъюнктуре);

- создают ли они оптимальные условия для организации и контроля устойчивого движения (поступления и расходования) денежных средств;

- соответствуют ли они принципу сквозного финансового планирования;

- снижают ли они возможность злоупотреблений (например: сговор работников отдела сбыта с покупателями продукции предприятия и т.д.) и ошибок в управлении;

- демонстрируют ли они взаимосвязь различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности, формируют ли единое видение работы и возникающих проблем всеми ответственными работниками (что заставит их понимать проблемы не только своего отдела, но и других);

- обеспечивают ли они более ответственный подход специалистов к принятию решений, лучшую мотивацию их деятельности и ее оценку.

При необходимости оценить надежность независимых финансовых консультантов, привлекаемых предприятием для разработки разделов бизнес-плана (в первую очередь, финансового).

3. Проведение ревизии организации бюджетирования и бизнес-планирования ООО «Фортуна»

Общество с ограниченной ответственностью «Фортуна», утверждено решением учредительного собрания от «15» мая 1993 года, в соответствии со ст. ст. 87-94 ГК РФ, Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ от 08.02.98 г.

Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Фортуна».

Место нахождения и почтовый адрес Общества: 241033, г. Брянск, пр-т. Ст. Димитрова, 88

Срок деятельности Общества не ограничен. Деятельность Общества прекращается по решению его Участников либо по основаниям, предусмотренным ГК РФ, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

1. Выяснение (методами анкетирования и интервьюирования персонала, беседы с руководством, сбора и анализа документации и т.д.):

- целей и финансовых стратегий предприятия: основной целью общества является получение прибыли в результате осуществления текущей финансово-хозяйственной деятельности;

- с этой целью ООО «Фортуна» осуществляет производство и оптово-розничную торговлю оргтехникой и запасными частями к ней.

- внешних и внутренних факторов функционирования: ООО «Фортуна» осуществляет свою деятельность на основании лицензии №С 113355;

2. Анализ:

- организационно-распорядительной документации предприятия, регламентирующей бухгалтерскую и финансовую деятельность:

Порядок выполнения:

- Путем сопоставления данных учетной политики и требований законодательных и нормативных актов, осуществлена первоначальная оценка полноты и правильности составления учетной политики.

- Осуществлена первоначальная оценка полноты и правильности составления внутренних документов по организации системы бухгалтерского учета и применяемых средств контроля.

- Осуществлена оценка профессионального уровня сотрудников бухгалтерской службы.

- на ООО «Фортуна» разработаны главным бухгалтером и утверждены директором предприятия Приказ об учетной политике предприятия и Рабочий план счетов.

- на ООО «Фортуна» бухгалтерская отчетность ведется и составляется в соответствии с законодательством Российской федерации;

- также на предприятии составляются бизнес-планы, отчеты о структуре затрат, отчеты об объемах продаж, отчеты о состоянии запасов, балансы оборотных средств, ведомости-расшифровки задолженности дебиторов и кредиторов.

- все документы регулирующие финансово-хозяйственную деятельность (кредитные соглашения, договора, кредитные заявки, гарантийные письма, счета-фактуры, платежная документация и иных документов, регулирующих финансовые отношения между предприятием и иными юридическими (физическими) лицами) составляются и хранятся в соответствии с законодательством РФ.

3. Процедура контроля системы бюджетирования и бизнес-планирования ООО «Фортуна» включает ряд направлений, описанных ниже.

- на предприятии ООО «Фортуна» составляются ежегодные бизнес-планы;

- в бизнес-плане за 2005 г. были представлены данные необходимые для получения кредита в банке «Уралсиб» филиал в г. Брянске, разделы данного бизнес-плана включают:

- Производственная программа на время пользования кредитом

Ответственным за формирование (включая согласование показателей, утверждение и контроль) бизнес-планов является главный бухгалтер предприятия

Заключение

Задача планирования деятельности предприятия, формирования бюджета и контроля за его исполнением является одной из важнейших в области управления предприятием. Для решения данной задачи необходимо большое количество финансовой, бухгалтерской и производственной информации.

Первым шагом в нелегком пути построения системы организации бюджетирования может стать теоретическая и практическая подготовка специалистов предприятия по вопросам постановки и автоматизации бюджетирования. Для этих целей разработана специальная программа обучения.

Что же компания получает в итоге? Финансовые потоки компании становятся для руководителя прозрачными. Они имеют возможность определять приоритеты платежей; отслеживать и контролировать финансовые результаты деятельности компании в целом и по отдельным центрам финансовой ответственности; планировать движение денежных средств и движение товарно-материальных ценностей; планировать доходы и расходы компании; строить и оценивать внутренние показатели ликвидности и рентабельности компании и отдельных ее бизнесов. Компания получает возможность осмысленно двигаться к поставленным целям.

Список используемой литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации №51 - ФЗ от 30.11.94 г.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации №146-ФЗ от 31.07.98 г.

3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.96 г.

4. постановление Правительства РФ от 23.09.02 г. №696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности.

5. План счетов и Инструкция по его применению.

6. ПБУ 15/01 «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию»

Монография

7. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. - М.: Изд-во «дело и сервис», 2002. - 464 с.;

8. Андреев В.Д. Практический аудит (справочное пособие). - М.: Экономистъ, 2004. - 366 с.;

9. Аудит Монтгомери/Ф.Л. Дефлиз; пер. с англ. под ред. Я.В. Соколова. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2001. - 542 с.;

10. Аудит: Учеб. для вузов/В.И. Подольский. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2004. - 583 с.;

11. Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль: Учебное пособие. - М.: ИД ФЬК - ПРЕСС. - 2004. - 520 с.

12. Контроль и ревизия: Учебное пособие / Под ред. Д-ра экон. наук проф. МФ. Овсийчук - М.: КНОРУС. - 2005 - 224 с.

13. Маренков Н.Л. Веселова Т.Н. Практика контроля и ревизии: Учебное пособие. - М.: КНОРУС - 2005. - 352 с.

14. Маренков Н.Л. Ревизия и контроль в КО. Издание 2-е. Серия «Высшее образование. Москва: Финансово-экономический институт. Ростов-на - Дону: Издательство «Феникс». - 2004. - 416 с.

15. Аудит: Учебник для вузов/ Под ред. Проф. В.И. Подольского. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, Аудит. - 2004. - 583 с.